ROI-Berechnung für PPM-Tools: So entscheiden Sie fundiert über Investitionen (mit Rechenbeispiel und Excel-Download)

Die Komplexität von Projekten nimmt weiter zu und die Anforderungen an Transparenz im Projektportfoliomanagement wachsen. Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage: Lohnt sich die Investition in ein (neues) Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM-Tool)? Eine Antwort liefert die ROI-Berechnung (Return on Investment). Diese wirtschaftliche Kennzahl hilft z.B. dem PMO oder der verantwortlichen Stelle für Projektmanagement, den Nutzen einer PPM-Lösung objektiv zu bewerten.

In diesem Beitrag lernen Sie, wie Sie den ROI für ein PPM-Tool anhand eines Rechenbeispiels ermitteln. Sie finden zudem eine Benchmark-Liste des ROI für verschiedene PPM-Tools. Und Sie erfahren, worauf Sie bei der Argumentation gegenüber der Geschäftsleitung achten sollten. Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Was ist der ROI eines PPM-Tools?
• Warum ist der ROI für Entscheidungen zu PPM-Tools wichtig?
• Welchen Mehrwert schafft ein gutes PPM-Tool?
• Welche Positionen gehören in die ROI-Kalkulation?
• So berechnen Sie den ROI für Ihr Projektmanagement-Tool: Ein Praxisbeispiel
• Benchmark: So hoch ist der ROI von PPM-Tools laut Forrester
• Fazit: Mit ROI-Berechnung zur strategischen Tool-Entscheidung
• Wichtige Fragen und Antworten (FAQ) zum ROI bei PPM-Systemen

Legen wir los!

Was ist der ROI eines PPM-Tools?

Der Return on Investment (ROI) für ein PPM-Tool misst das Verhältnis zwischen dem erzielten Nutzen und den dafür aufgewendeten Investitionskosten. Die Formel lautet:

ROI (%) = (Gesamtnutzen ‑ Gesamtinvestition / Gesamtinvestition) × 100

Ein ROI von 300 % bedeutet also, dass die Investition in ein PPM-Tool den dreifachen wirtschaftlichen Nutzen erzeugt, bezogen auf die Investitionskosten.

Warum ist der ROI für Entscheidungen zu PPM-Tools wichtig?

Gibt es in Ihrem Unternehmen ein PMO, so wird dieses sich vermutlich um die Auswahl eines passenden PPM-Tools kümmern. Gibt es (noch) kein PMO, so ist eine andere Rolle dafür verantwortlich. Wie auch immer – die ROI-Berechnung ist besonders relevant, wenn Sie:

• den Business Case für ein neues PPM-Tool mit Argumenten begründen müssen
• den wirtschaftlichen Erfolg der bestehenden PPM-Lösung bewerten wollen
• verschiedene Anbieter auf Basis harter Fakten vergleichen möchten

Unser Praxistipp: Der ROI hilft Ihnen, nicht nur qualitative Vorteile eines PPM-Tools zu benennen (z.B. bessere Usability), sondern belastbare Zahlen zu liefern. Nutzen Sie diese besonders im Gespräch mit Controlling und IT zum Überzeugen.

Starten wir dennoch zunächst mit einer kurzen Übersicht der qualitativen Nutzenargumente eines modernen PPM-Tools.

Welchen Mehrwert schafft ein gutes PPM-Tool?

Ein modernes Projekt- und Portfoliomanagement-Tool bietet Ihnen im Multiprojektumfeld nicht nur Funktionen für Projektplanung, Ressourcenmanagement und Reporting. Es schafft vor allem strategischen und operativen Mehrwert, wie beispielsweise:

• Transparente Portfolio-Übersicht – alle Projekte, Budgets und Status in einem zentralen Cockpit
• Echtzeit-Reporting & Dashboards – automatisierte Kennzahlen statt Excel-Sammelarbeit
• Ressourcenplanung & Auslastungssteuerung – Engpässe früh erkennen und Kapazitäten optimieren
• Automatisierte Workflows – Zeitersparnis durch weniger manuelle Routine, schnellere Prozesse
• Priorisierung & strategische Ausrichtung – Projekte nach Unternehmenszielen gewichten
• Frühzeitiges Risikomanagement – Risiken proaktiv identifizieren und Gegenmaßnahmen planen
• Budget- & Kostenkontrolle – Abweichungen sofort sichtbar, fundierte Finanzentscheidungen
• Bessere Kollaboration & Kommunikation – zentrale Plattform statt isolierter E-Mail-Threads
• Compliance & Governance-Unterstützung – Standards, Audits und Freigaben revisionssicher steuern
• Datenbasierte Entscheidungshilfen – What-if-Analysen und Szenario-Simulationen auf Knopfdruck

All diese Punkte haben einen messbaren wirtschaftlichen Effekt. Genau hier setzt die ROI-Berechnung für PPM-Tools an.

Unser Lese-Tipp: PMO- und PPM-Tools: Software und Empfehlungen für erfolgreiches Multiprojektmanagement 

Welche Positionen gehören in die ROI-Kalkulation?

Damit Sie mit der Berechnung des Return on Investment für ein Projektmanagement-Tool Ihre Entscheider im Unternehmen überzeugen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Typische Investitionskosten:

• Lizenzen (Cloud- / SaaS-Modell vs. On-Premises)
• Implementierung / Setup / Schnittstellen
• Schulung, Support, Betriebskosten
• Interner Aufwand (z.B. Projektteam)

Typische Nutzenkategorien:

• Eingesparte Zeit durch bessere Koordination über das Tool
• Effizientere Meetings durch bessere Berichte und schnellere Entscheidungsfindung
• Erfolgreicher durchgeführte Projekte und geringerer Projektverzug binden weniger Ressourcen
• Zentrale Datenablage „Single Source of Truth” verhindert Zeitaufwand für langes Suchen von Dokumenten
• Bessere Ressourcenauslastung durch das Wissen, wer woran arbeitet und noch Kapazitäten hat
• Schnellere Projektstarts durch bessere Transparenz zur Ressourcenverfügbarkeit und Szenarien im Portfolio
• Bessere interne Kommunikation vermeidet kostspielige Fehler und redundantes Arbeiten
• Dokumentation im System und zentrale Datenverfügbarkeit sorgt für bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und ist wichtig für Compliance-Fragen
• Wegfall obsoleter Softwarelizenzen (z.B. für in die Jahre gekommene Desktop-Tools, die keine zentrale Datenbank haben)

Unser Praxistipp: Berechnen Sie zusätzlich zur ROI-Kennzahl auch die Amortisationsdauer („Payback Period“). Diese zeigt, ab wann sich das Tool wirtschaftlich trägt – oft schon nach 6 bis 12 Monaten.

So berechnen Sie den ROI für Ihr Projektmanagement-Tool: Ein Praxisbeispiel

Um die ROI-Berechnung für ein beliebiges PPM-Tool greifbar zu machen, nehmen wir ein Beispielunternehmen. Dieses definieren wir wie folgt:

• 1.000 Mitarbeitende, davon 150 in projektbasierten Rollen, die das neue Tool nutzen sollen
• Einführung eines integrierten PPM-Tools (z.B. auf Microsoft 365 Basis)
• Betrachtungszeitraum über drei Jahre (36 Monate)

Die folgende Tabelle stellt die Investitionen dar.

Unser Praxistipp: Verwenden Sie realistische, unternehmensspezifische Werte für Gehälter, Zeitaufwand und Projektvolumen. Bei Unsicherheiten lieber konservativ schätzen – so bleibt Ihr Business Case glaubwürdig.

Den wirtschaftlichen Nutzen des PPM-Tools zeigt die folgende Tabelle, die verschiedene Benefits berücksichtigt:

Nach der oben genannten Formel berechnet sich der ROI aus dem Nettonutzen und der Investition in unserem Beispiel wie folgt:

→ Gesamtinvestition über 3 Jahre: 582.000 €
→ Gesamtnutzen über 3 Jahre: 3.470.900 €
→ ROI = (3.470.900 – 582.000) / 582.000 × 100 = 496 %

Download-Tipp: Hier können Sie sich die > Excel-Datei herunterladen, aus der die Screenshots stammen. Geben Sie einfach Ihre Werte ein und berechnen Sie so schnell den ROI Ihrer geplanten PPM-Lösung.

Benchmark: So hoch ist der ROI von PPM-Tools laut Forrester

Viele Softwarehersteller lassen von unabhängigen Analysten wie Forrester Consulting sogenannte „Total Economic Impact™“ Studien (TEI) erstellen. Dies sind häufig durch die entsprechenden Tool-Hersteller in Auftrag gegeben und daher unter Berücksichtigung des zu Grunde gelegten Bewertungsrahmens zu interpretieren.

Aber diese Studien geben einen Überblick über die Größenordnungen dieser standardisierten ROI-Berechnungen.

Tabelle 3: ROI-Vergleiche aus Forrester TEI-Studien zu PPM-Lösungen
(* Alle ROI-Angaben basieren auf dem Forrester-Framework Total Economic Impact™ (TEI) und beziehen sich, wenn nicht anders angegeben, auf eine dreijährige Modellrechnung bei einem „Composite-Unternehmen“.)

Das Forrester-Framework Total Economic Impact™ kalkuliert mit Netto-Barwerten von Nutzen und Kosten. Zudem berücksichtigt es Risiken und Diskontierung. Der Betrachtungszeitraum wird meist mit 3 Jahren festgelegt.

Die Bandbreite des ROI reicht bei den Beispielen oben von 187 % bis hin zu 640 %. Annahmen, die diese Unterschiede beeinflussen, sind u.a. der untersuchte Funktionsumfang, Implementierungskosten, Betriebsgröße, Lizenzmodell, Prozessreife etc.

Diese Zahlen zeigen: Die ROI-Berechnung für PPM-Tools liefert beeindruckende Resultate – vorausgesetzt, die Implementierung des Tools wird richtig aufgesetzt.

Unser Lese-Tipp: Einführung von Projektmanagement-Software – 9 Risiken zu scheitern

Fazit: Mit ROI-Berechnung zur strategischen Tool-Entscheidung

Die Einführung oder Ablösung eines PPM-Tools ist eine strategische Entscheidung – gerade in Zeiten knapper Budgets. Mit einer strukturierten ROI-Berechnung für PPM-Tools schaffen Sie eine fundierte Grundlage, um den wirtschaftlichen Nutzen Ihrer Investition transparent zu machen.

Der ROI dient als „Door-Opener“. Aber berücksichtigen Sie in Ihrer Argumentation für ein neues Tool auf jeden Fall auch die Auswirkungen auf den qualitativen Nutzen! Dies sind z.B. eine höhere Zufriedenheit mit der Tool-Umgebung, die sich auch auf die Projekterfolgsquote oder schnellere Entscheidungszyklen auswirkt.

Mit dem vorgestellten Praxisbeispiel und der > Excel-Tabelle zum Download, können Sie nun Ihre eigenen Berechnungen anstellen. Um Ihre internen Entscheider zu überzeugen, orientieren Sie sich zusätzlich an den aufgeführten unabhängigen Marktstudien wie von Forrester.

Folgend noch ein paar wichtige Fragen und Antworten (FAQ) um Thema.

Wichtige Fragen und Antworten zum ROI bei PPM-Systemen

1) Wie beeinflusst der Projektmanagement-Reifegrad meines Unternehmens den erwarteten ROI?

Eine Studie des PMI kommt zu folgendem Ergebnis: Je höher die PPM-Prozess-Reife, desto besser die Projekt­kosten- und Termin­performance – und desto höher der erzielbare ROI. (Quelle)

2) Wie beeinflusst die Unternehmenskultur den ROI eines PPM-Tools?

Die Unternehmenskultur spielt eine entscheidende Rolle bei der Implementierung eines PPM-Systems. Eine kulturbedingte Widerstandshaltung gegenüber Veränderungen kann den ROI negativ beeinflussen, während eine offene und adaptive Kultur die Vorteile eines PPM-Tools maximieren kann. (Quelle)

3) Welche Rolle spielen Schulungen und Change Management beim ROI von PPM-Systemen?

Schulungen und effektives Change Management sind essenziell, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende das PPM-Tool effizient nutzen. Ohne angemessene Schulung kann der ROI durch ineffiziente Nutzung und mangelnde Akzeptanz erheblich sinken. (Quelle)

4) Wie kann die Integration eines PPM-Tools mit bestehenden Systemen den ROI beeinflussen?

Eine nahtlose Integration eines PPM-Tools mit bestehenden Systemen wie ERP oder CRM kann den ROI steigern, indem sie Datenkonsistenz gewährleistet und redundante Prozesse eliminiert. Schwierigkeiten bei der Integration können hingegen zusätzliche Kosten verursachen und den ROI mindern. (Quelle)

5) Inwiefern beeinflusst die Auswahl des richtigen PPM-Tools den langfristigen ROI?

Die Auswahl eines PPM-Tools, das auf die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens zugeschnitten ist, ist entscheidend für einen positiven langfristigen ROI. Ein ungeeignetes Tool kann zu ineffizienten Prozessen und zusätzlichen Kosten führen. (Quelle)

6) Wie berücksichtige ich qualitative Benefits bei der ROI-Berechnung eines PPM-Tools?

Weisen Sie „weiche“ Nutzen wie höhere Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit mithilfe von Bewertungs­-Scores oder geldwerten Schätzungen (z.B. geringere Fluktuations­kosten) aus und addieren Sie sie als Bonus-Cashflows zum harten, messbaren Nutzen. (Quelle)

7) Welchen Einfluss hat Cloud vs. On-Premise auf den ROI eines PPM-Systems?

Cloud-Lösungen erzeugen meist niedrigere Anfangs­investitionen und schnellere Time-to-Value, während On-Premises mehr Kontrolle, aber höhere CapEx & IT-Betriebskosten bedeutet – damit sinkt oft der kurzfristige ROI. (Quelle)

8) Wie oft sollte der ROI nach der Einführung eines PPM-Tools überprüft werden?

Führen Sie nach 6–12 Monaten eine erste Post-Implementation-Review (PIR) durch und danach im Jahresrhythmus; so erfassen Sie tatsächliche Nutzeneffekte und können Optimierungen ableiten. (Quelle)

9) Welche Finanzkennzahlen ergänzen den ROI bei der Bewertung eines PPM-Investments am besten?

Nutzen Sie zusätzlich Net Present Value (NPV) und Internal Rate of Return (IRR), um Zeitwert des Geldes und Kapitalkosten abzubilden; Payback-Periode und Cost-Benefit-Analyse runden den Business Case ab. (Quelle)

10) Welche Risiken birgt eine ungenaue ROI-Berechnung bei PPM-Systemen?

Eine ungenaue ROI-Berechnung kann zu Fehlentscheidungen führen, indem sie den tatsächlichen Nutzen oder die Kosten eines PPM-Tools falsch einschätzt. Dies kann Ressourcenverschwendung oder verpasste Chancen zur Effizienzsteigerung zur Folge haben. (Quelle)

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Haben Sie noch Fragen oder fehlt Ihrer Meinung etwas in dem Artikel oben? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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