Seit einiger Zeit klagen so gut wie alle Unternehmen über zu wenig geeignete Personalressourcen. Die optimale Einplanung vorhandener interner und auch externer Personen wird also immer wichtiger. Das bedeutet aber gleichzeitig auch ein Umdenken in der Herangehensweise: es geht nicht länger nur darum, Projekte gut zu managen, sondern solides, vorausschauendes Ressourcenmanagement zu betreiben. Dazu braucht es:
- eine vollständige und aktuelle Übersicht aller Teammitglieder und deren Aufgaben – incl. Linientätigkeiten und Abwesenheiten.
- eine vorausschauende Planung, um auftretende Konflikte rechtzeitig zu erkennen und auch zielgerichtet zu lösen.
- Und natürlich müssen langfristig die geeigneten Fähigkeiten aufgebaut werden, die sich heutzutage leider viel schneller ändern als noch vor ein paar Jahren.
Die Basis dafür liefern eine geeignete Organisation, fundierte Prozesse und Methoden, aber auch die Werkzeuge, die beteiligten Stakeholdern entsprechend ihrer Rolle wirklich helfen.
Das Problem: Viele Unternehmen versuchen die Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben nur mit dem Werkzeug des Projektleiters abzudecken. Für die unterschiedlichen Anforderungen der Stakeholder genügt diese Darstellung jedoch nicht:
- Entscheider – Strategieplanung und Portfoliomanagement
- Projektleiter – Projektplanung und Ressourcenanforderung
- Teamleiter – Bereitstellung und Zusicherung von geeigneten Ressourcen
- Teammitglieder – Aufgabenplanung und Fertigstellungsmeldung
- PMO – Koordination und Qualitätssicherung
Bild: Die beteiligten Rollen im Ressourcenmanagement
Das Ergebnis bietet bestenfalls eine grobe Schätzung der Ressourcenauslastung. Schließlich bilden Projektmanagement-Tools nur die Sicht des Projektleiters ab. Sie beinhalten weder Linientätigkeiten noch Abwesenheiten, noch bieten Sie Teammitgliedern oder PMOs eine adäquate Planungsgrundlage.
Wie sieht also eine solche Planungsgrundlage aus? Welche Anforderungen muss sie erfüllen? Und wieviel unterschiedliche Werkzeuge benötigen Sie dafür? Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Rollen besonders berücktsichtig werden müssen und welche spezifischen Anforderungen diese Rollen an die jeweilige Ressourcenplanung Software stellen.
Kostenloser Download (PDF): Die jeweils richtige Software zur Ressourcenplanung für die beteiligten Rollen
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Anforderungen von Entscheidern an Ressourcenplanung Software
Entscheider müssen entsprechend der Strategieplanung Initiativen und Projekte priorisieren. Sie müssen die richtigen Projekte starten und dafür Sorge tragen, dass mittel- und langfristig genügend geeignete Personen für deren Umsetzung zur Verfügung stehen.
Dafür brauchen sie:
- eine Übersicht über alle laufenden und neuen Projekte sowie die bestehenden Teams mit deren Skills und aktueller Auslastung.
- eine Ausarbeitung von Szenarien über die Verschiebung von Projekten, welche eine langfristig optimale Ressourcenauslastung auf Basis von Teams und Skills ergeben.
- eine Möglichkeit, standortübergreifend und ggf. sogar international nach passenden Verfügbarkeiten für neue Projekte zu suchen.
Das passende Werkzeug muss also eine sehr flexible Darstellung des Portfolios und der Ressourcenauslastung ermöglichen:
- welche Anforderungen an Fähigkeiten / Skills aus Projekten kommen
- welche Fähigkeiten / Skills an welchen Standorten verfügbar sind und welche fehlen
- welche Projekte wann gestartet werden können
- welche laufenden Projekte verschoben werden können oder müssen
- welche Projekte mit welchen Fähigkeiten / Skills nicht versorgt werden können
- wo Personal mit welchen Fähigkeiten eingestellt, umgeschult oder abgebaut werden muss, usw.
Die laufenden und neuen Projekte sind in einem Balkendiagramm und in den Histogrammen farblich zu unterschieden. Durch einfaches Verschieben der Projektbalken muss sich das Ressourcengebirge so anpassen lassen bis keine wesentlichen Überlastungen mehr bestehen.
Projekte müssen zudem einfach aktiviert oder deaktiviert sowie die Kapazitäten von Ressourcen angepasst werden können. Die Aggregation von Ressourcen muss über verschiedene Kriterien wie Skill, Standort, Team, Produktgruppe usw. möglich sein. Es müssen Simulationen getestet und die Ergebnisse verschiedener Szenarien abgespeichert werden können.
Bild: Planung von Szenarien mit TPG PortfolioManager
Das Problem:
Managelnde Tool-Funktionalität: Viele Unternehmen versuchen diese Aufgabe mit Excel zu lösen, scheitern aber an der Datenqualität und an der starren Ansicht, die kein einfaches Gruppieren von Ressourcen und Verschieben der Projekte erlaubt.
Fokus auf Planungsdetails: Nicht alle kommenden Projekte können perfekt im Detail geplant werden. Schließlich ist ja auch noch gar nicht klar, ob sie überhaupt gestartet werden. Hier reicht der Ansatz nach dem Prinzip „grob, aber vollständig“. Für die langfristige Planung reicht dann auch eine Zeile pro Projekt und Skill auf Basis von Monaten.
Die wichtigste Planungsregel im Projektportfoliomanagement: lieber grob, aber vollständig als detailliert, aber unvollständig.
Von den laufenden Projekten können die Daten der Projektleiter herangezogen werden, für die neuen Projekte muss der Vertrieb oder das Produktmanagement eine grobe Planung beisteuern. Es müssen aber auch alle Grundlasten und Abwesenheiten berücksichtigt werden, die von den Teamleitern geplant werden.
Ein gutes System lässt den Import aus den verschiedenen Quellsystemen zu und hat die Möglichkeit, fehlende oder neue Informationen gezielt in bestehende Szenarien nachzuladen oder direkt einzugeben.
Die Vorteile gegenüber Excel:
- einfache Ad-hoc-Optimierung der Ressourcenauslastung per Maus,
- grafische Simulation von Projektlagen mit sofortiger Anzeige der Auswirkungen auf die geplanten Ressourcen,
- Zusammenfassung aller Projektdaten in einer überschaubaren Darstellung.
Weitere Informationen zur Projekt-Portfoliomanagement-Software von TPG finden Sie hier!
Anforderungen von Projektleitern an Ressourcenplanung Software
Projektleiter müssen Ergebnisse liefern. Dabei sind sie auf die Bereitstellung geeigneter Personen aus verschiedenen Teams des Unternehmens angewiesen. Um ihre Projekte zu „staffen“, müssen sie also aus der Projektplanung entsprechende Anfragen an die Teamleiter stellen. Im Idealfall erhalten sie dann verlässliche Zusicherungen.
Die Herausforderungen hier:
- Bei Plänen mit mehreren hundert Vorgängen wird die Ressourcenplanung schnell unübersichtlich.
- Die Einsatzprofile von Ressourcen sind oft nicht hundert Prozent, sondern auch mal ein paar Stunden hier und ein paar Stunden dort. Den Überblick zu behalten kann damit sehr aufwändig werden.
- Und: viele Vorgänge können nicht wirklich genau geplant werden.
Das heißt: Projektleiter können ihren Ressourcenbedarf sowieso immer nur schätzen. Das heißt also noch mehr Detailplanung? Detaillierter planen bedeutet mehr Zeitaufwand, der oft nicht geleistet werden kann. Zudem haben wir die Erfahrung gemacht, dass der Ansatz „grob, aber vollständig“ auch bei den Projektleitern der bessere ist.
Unser Tipp: nehmen Sie die Ressourcenplanung auf Ebene von Arbeitspaketen und Phasen pro Woche oder Monat vor, statt auf Ebene einzelner Vorgänge und Tage!
Schließlich müssen Sie als Projektleiter die Verfügbarkeit mit den Teamleitern auf Ebene der Projekte und Wochen oder Monaten abstimmen. Dazu können Sie mit Hilfe der Ressourcenplanung Software in Erfahrung bringen:
- welche Teams welche Qualifikationen haben
- welches Team welches Arbeitspaket wann übernehmen kann
- welches Team wann wie viele Personen mit den geforderten Qualifikationen zur Verfügung stellen kann
- warum eine bestimmte Person nicht mehr Zeit für sein Projekt hat
- wer zugesagte Kollegen während ihres Urlaubs vertritt
- wie die Zusagen aus den Teams mit der aktuellen Projektplanung verglichen werden können
- wie sich Zusagen aus den Teams geändert haben
- was passiert, wenn sich das Projekt verschiebt.
Kostenloser Download (PDF): Die jeweils richtige Software zur Ressourcenplanung für die beteiligten Rollen
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Die Werkzeuge für Projektleiter müssen also den gesamten Prozess abdecken:
- Anfrage: Der Projektleiter plant die Ressourcen auf verschiedenen Ebenen der Projekte generisch ein – durch Zuordnung von Teams oder Skills.
- Zusicherung: Der Teamleiter sichert dem Projekleiter konkrete Personen zu.
- Konkretisierung: Der Projektleiter ersetzt im Plan die generischen Teams oder Skills durch die zugesichterten Personen.
Bild: Vergleich der Anfragen mit den Zusicherungen mit MS Project und TPG TeamLink*
Die Projektleiter müssen die von den Teamleitern zugesicherten Personen mit ihrer aktuellen Planung vergleichen können. Damit können sie sehen, ob ihre Planung hinsichtlich der Ressourcenbereitstellung auch umsetzbar ist.
*Gut zu wissen: TPG TeamLink ist optionaler Bestandteil der Ressourcenmanagement-Lösung TPG TeamManager. Die App ermöglicht es dem Projektleiter, Anfragen und Zusicherungen jeder Zeit einzusehen und seinen Projektplan zu aktualisieren bzw. Engpässe zu erkennen.
Anforderungen von Teamleitern an Ressourcenplanung Software
Teamleiter stehen einerseits zwischen ihren Vorgesetzten und den Projektleitern. Auf der anderen Seite verantworten sie die Führung ihrer Teammitglieder.
Klassisches Teammanagement: Mit ihrem Team haben sie möglichst viele Aufgaben in der Linie und in Projekten zu erledigen. Dabei sollen die Teammitglieder immer optimal ausgelastet, aber eben nicht überlastet sein.
Kollaboration mit Stakeholdern: Teamleiter müssen außerdem gegenüber den Entscheidern, Projektleitern und Teammitgliedern jederzeit auskunftsfähig sein. Dabei geht es z.B. um Informationen zum Einsatz ihres Teams oder einzelner Personen. Steht den Teamleitern ein passendes und ausgereiftes System zur Verfügung, sind Teamleiter in der Lage, schnell und zuverlässig relevante Informationen zu planen, weiterzugeben und als Argumentationsgrundlage zu nutzen:
- welche Kapazitäten / Verfügbarkeiten ihr Team hat
- welche Fähigkeiten / Skills ihr Team und dessen Mitglieder haben
- an welchen Projekten ihr Team derzeit arbeitet
- wie viel Zeit für Teammeetings und andere allgemeine Linientätigkeiten eingeplant ist
- welche Grundlast ihr Team hat und wie diese sich zusammensetzt
- wer wann in Urlaub gehen kann und wer die Vertretung übernimmt
- wie viel Weiterbildung ihr Team in welchen Bereichen macht
- wie gut die Auslastung ihres Teams in 6, 12 oder 18 Monaten ist
- ob weitere Aufgaben geschaffen oder übernommen werden müssen
- welche Mitarbeiter welche Lücken bezüglich des Teamwissens haben
- wer noch wie ausgebildet werden muss, um die Aufgaben besser verteilen zu können
- wann welche Ausbildung oder Umbildung für kommende Aufgaben erfolgen muss
- wer wann an neuen Projekten mitarbeiten kann.
Dazu brauchen Teamleiter ein eigenes Tool, in dem ihre eigenen Daten für Abwesenheiten und Linientätigkeiten eingegeben und die Anforderungen aus Projekten importiert werden können. Nur so erhalten sie ein vollständiges Bild der Auslastung ihrer Teammitglieder. Mit Ampeldarstellungen müssen Über- und Unterlasten leicht identifizierbar sein.
Idealerweise können zu den Anfragen aus Projekten Zusicherungen auf Projektebene eingegeben werden. So sollen neben den Ampeln für die personelle Auslastung auch Ampeln für das Verhältnis von Anfragen und Zusicherungen pro Projekt sichtbar werden. Dies ermöglicht eine sehr zielgerichtete Diskussion über den optimalen Ressourceneinsatz in Projekten.
Bild: Laden von Ressourcenanfragen aus verschiedenen PM-Systemen mit TPG TeamManager
Teamleiter arbeiten in der Regel nicht gerne mit Tools zur Projektplanung. Das liegt natürlich daran, dass sie keine Vorgänge und Meilensteine und auch keine Abhängigkeiten zwischen Vorgängen planen, sondern Abwesenheiten und Linientätigkeiten für bestimmte Zeiträume. Deshalb nutzen viele Teamleiter Excel. Das ist für die eigene Übersicht auch ausreichend. Das Problem: Damit lassen sich weder Daten aus Projektmanagement-Systemen importieren, Übersichten generieren, noch zentral Daten abrufen oder bereitstellen.
Hinweis: Sie möchten im lernen, wie Sie Ihre Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement schnell aufbauen oder optimieren? Dann ist dieses Ressourcenplanung-Seminar von TPG genau richtig für Sie.
Besser ist es deshalb, ein System zu nutzen, das so einfach wie Excel zu bedienen ist, aber eine Datenbank im Hintergrund nutzt. Damit können die Teamleiter:
- die eigene Planung für die Portfolioübersicht bereitstellen
- die Planungen auf Projektebene in Form von Anfragen einlesen
- unmittelbar darunter Zusicherungen zu den Anfragen eingeben
- sofort im Teamplan erkennen, wenn sich Projekte verschoben haben.
So haben Teamleiter auf eigener Datenbasis immer eine vollständige Übersicht Ihrer Teammitglieder und eine valide Gesprächsbasis mit den Projektleitern.
Mehr zur Ressourcenplanung Software für Teamleiter auf SharePoint Basis finden Sie hier!
Alle 14 Tage – der TPG Projektmanagement Podcast für Unternehmen. Schicken Sie uns doch gerne Ihre Themenwünsche und Feedbacks an podcast@theprojectgroup.com.
Einbindung von Teammitgliedern an Ressourcenplanung Software
In letzter Zeit stellen wir immer mehr fest, dass die umfängliche, klassische Planung mit allen Details in einem einzigen Projektplan nicht sinnvoll ist. Der Trend geht im Rahmen moderner agiler bzw. iterativer Planung zu groben Projektplänen, kombiniert mit detaillierten Aufgabenlisten.
Der Trend geht zu groben Projektplänen, kombiniert mit detaillierten Aufgabenlisten.
Dabei wird die Projektstruktur mit den Phasen und Meilensteinen vom Projektleiter erstellt. Die unterste Ebene sind dabei Arbeitspakete oder Sprints bzw. Iterationen.
Parallel dazu, werden von den Teammitgliedern Aufgabenlisten mit den Details zu den Arbeitspaketen bzw. Iterationen geplant. Dies erfolgt meist nicht im Tool der Projektleiter, sondern in eigenen Aufgabenmanagement-Tools.
Was bedeutet das also? Der Projektleiter plant den Rahmen des Projektes und die Teammitglieder die eigentlichen Inhalte. So entsteht ein ordentlich strukturierter Projektplan mit vielleicht hundert statt tausend Zeilen. Die Vorteile:
- Ein schlanker Projektplan liefert eine brauchbare Übersicht für die Termin-, Ressourcenplanung.
- Durch die Kopplung von grobem Projektplan und Aufgabenlisten der Teammitglieder entsteht eine Detailplanung, die viel zuverlässigere Schätzungen ergibt.
- Zudem lässt sich diese kombinierte Planung wesentlich besser steuern als im Projektplan alleine.
Bild: Synchronisation der Projektstruktur und Aufgabenlisten aus verschiedenen Systemen mit TPG PSLink und Ressourcenplanung Software
Wie kommen Projekt- und Aufgabenplanung aber nun zusammen? Passende Integrations-Middleware, wie z.B. TPG PSLink sind in der Lage, Daten und Strukturen zwischen unterschiedlichen Systemen auszutauschen und automatisch zu synchronisieren:
- Die Termine der Arbeitspakete aus der Projektplanung werden in die Aufgabenplanung übernommen.
- Die Summe der Aufwände der zugehörigen Aufgaben wird an die entsprechenden Arbeitspakete in der Projektplanung übertragen.
- Die Anzahl der Aufgaben mit den Zuständen neu / laufend / wartend / fertig wird als wertvolle Information für Projektleiter zurücksynchronisiert.
Der Nutzen: Mit einer geeigneten Synchronisation / Kombination der Tools wird
- eine höhere Planungsqualität durch die Teammitglieder gewährleistet,
- die Ressourcenplanung für die Projektleiter wesentlich einfacher und
- die Zusammenarbeit optimiert. Beide Rollen arbeiten in den für sie am besten geeigneten Tools ohne Daten doppelt erfassen zu müssen.
Zusammenfassung
Die zunehmende Verschärfung der Ressourcensituation in Unternehmen führt zu einem Paradigmenwechsel im Projektmanagementumfeld. Wie Sie jetzt wissen, wird die Planung der Ressourcen über Projektpläne zunehmend abgelöst durch eine kombinierte Planung aus Projekt (Grobplanung) und Linie (Detailplanung). Denn:
- Eine Grobplanung im Projektplan erleichtert die Kontrolle und Übersicht.
- Die Detailplanung aus dem Team liefert eine wesentlich realistischere Einschätzung der Ressourcensituation.
- Der Teamleiter und sein Team werden damit zur zentralen Drehscheibe im Ressourcenmanagement. Mit der geeigneten Ressourcenplanung Software hat der Teamleiter alle Steuerungs- und Informationswerkzeuge, die er für die Aufgabe benötigt.
- Entscheider und PMOs erhalten auf diesem Wege die richtigen Informationen und damit Entscheidungsgrundlagen zur Koordination bzw. Strategieplanung (z.B. Projektportfoliomanagement)
Zudem haben Sie einige Werkzeuge kennengelernt, die die jeweiligen Stakeholder mit ihren spezifischen Anforderungen optimal unterstützen bzw. unterschiedliche Systeme miteinander verbinden:
- Entscheider (Projektportfoliomanagement): Simulation, Überblick und Optimierung der Ressourcenauslastung per Mausklick mit dem TPG PortfolioManager
- Projektleiter (Projektplanung / Ressourcenanforderung): Planung des Anfragen- und Zusicherungsprozesses über den TPG TeamLink
- Teamleiter (Information / Ressourcenzusicherung): Informationsbereitstellung zur Portfolioübersicht und Zusicherung der Ressourcenanfragen über TPG TeamManager
- Teammitglieder (Aufgabenplanung / Fertigstellungsmeldung): Kopplung der Detailplanung aus Aufgabenmanagement-Tools und der Grobplanung im Projekt durch TPG PSLink (Middleware)
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von Johann Strasser
