Taktische Ressourcenplanung mit SharePoint

Die taktische Ressourcenplanung ist eine der großen Herausforderungen im Projektmanagement. Und selbstverständlich variieren die Anforderungen an die eingesetzten Tools stark.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen eine Lösung vorstellen, mit der Sie Ihren Abstimmungsprozess zwischen Projekt- und Teamleiter optimieren können: TPG TeamManager.

Die SharePoint App wurde speziell für die Anforderungen von Teamleitern entwickelt und unterstützt beide Rollen deshalb gezielt bei der taktischen Ressourcenplanung.

Definition: Unter taktischer Ressourcenplanung verstehen wir hier die Abstimmung zwischen Projekt und Line. Diese ist abhängig von der Organisationsform im Unternehmen (Matrix oder Linie). Ziel ist es, den Bedarf an Ressourcen mit benötigten Skills für Projekte zeitnah durch Mitarbeiter aus der Linie zu decken. Diese Arbeit ist zumeist die Aufgabe von Teammanagern.

Prozess der Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Der Kreislauf der Ressourcenplanung zwischen Projektleitern und Teamleitern sollte einem zeitlich festgelegten Prozess folgen. Damit stellen Sie die Aktualität der Planung und damit die Zufriedenheit aller Beteiligten sicher.

Kreislauf der Ressourcenplanung zwischen Projektleitern und Teamleitern

Und so sollten Sie bei der Abstimmung vorgehen:

• Die Kapazitäten der Ressourcen können pro Team vom Ressourcenpool des Project Servers geladen werden.
• Abwesenheiten und Linientätigkeiten geben Teamleiter ein oder importieren sie aus anderen Quellen.
• Daraus wird die tatsächliche Projektverfügbarkeit der Ressourcen ermittelt, was der wesentliche Schritt zur Verbesserung der Planungsqualität ist.
• Projektanfragen können von Project Server oder Project Online aus der aktuell veröffentlichten Planung der Projektleiter geladen werden. In Microsoft Project müssen dazu keine Planungsdaten extra eingegeben werden.
• Wenn Ihre Projektleiter nicht Microsoft Project einsetzen, können deren Anfragen auch manuell eingegeben oder über Textdateien aus anderen PM-Werkzeugen eingelesen werden.

Struktur der Planungstabelle

In TPG TeamManager gibt es einen Plan pro Team. Dieser öffnet sich beim Start automatisch. Hier sehen Sie in einer Tabelle alle Ressourcen, Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekte in einer logischen Reihenfolge. Und diese können Sie in derselben Tabelle auch gleich bearbeiten.

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Vorteile, Herausforderungen und das Geheimnis für die schnelle Einführung

In der ersten Zeile ist der Auslastungsstatus des gesamten Teams mit Ampelfarben abzulesen. Darunter sehen Sie

• die Gesamtkapazität des Teams
• die Summen der Abwesenheiten und Linientätigkeiten
• die daraus resultierende verbleibende Projektverfügbarkeit
• den Gesamtstatus der Projektzusagen
• die einzelnen Ressourcen des Teams mit deren Auslastungsstatus als Ampel

Auslastungsstatus des Teams, der Ressourcen und Projekte in einer gemeinsamen Tabelle

Die Fülle an Informationen erscheint Ihnen im ersten Moment vielleicht etwas groß. Aber die Ansicht zeigt Ihnen farblich differenziert und auf einen Blick sowohl die Ressourcenauslastung als auch die Projektzusicherung.

In EINER Ansicht verfügen Sie als Teamleiter damit über die beiden Perspektiven, die Sie brauchen. Damit können Sie zielsicher Aussagen über mögliche und erforderliche Einsätze treffen und direkt umplanen.

Durch Ausblenden von Zeilen erstellen Sie sich einfach eine passende Übersicht. So behalten Sie auch in der sehr großen Tabelle den Überblick und arbeiten effizient.

Filtermöglichkeiten für Planungszeilen zur
besseren Übersicht

Und so bekommen Sie die Daten ins Werkzeug:

• Kapazitäten und Projektanfragen werden aus Microsoft Project geladen, aus Textdateien importiert oder manuell eingegeben.
• Abwesenheiten und Linientätigkeiten können manuell eingegeben, aus Listen ausgewählt oder aus Textdateien importiert werden.
• Abwesenheiten und allgemeine Linientätigkeiten werden als Zeilen auf Teamebene angelegt und automatisch auf alle Ressourcen übertragen. Die Eingabe der Stunden oder Tage erfolgt auf Ebene der Ressourcen, die Aggregation von deren Arbeitswerten auf Teamebene.
• Individuelle Linientätigkeiten werden als Zeilen und Werte an den Ressourcen gepflegt und auf Teamebene hochaggregiert. Dabei werden dieselben individuellen Tätigkeiten von verschiedenen Ressourcen zu einer Zeile zusammengefasst.

Tabelle mit allgemeinen und individuellen Linientätigkeiten

An den Projekten werden drei Zeilen geführt:

• die Anfragen, die aus Microsoft Project Server oder Project Online geladen werden
• die vom Teamleiter eingegebenen Zusagen
• der daraus resultierende farblich dargestellte Status

Ressourcenstatus und alle Tätigkeiten aus Abwesenheiten, Linie und Projekten

Unterhalb der Ressourcen finden Sie dieselbe Struktur wie auf Teamebene mit den individuellen Daten der Ressourcen wieder.

Ressourcenstatus und alle Tätigkeiten aus Abwesenheiten, Linie und Projekten

Auf weitere technische Erläuterungen zur notwendigen Umgebung und dem Befüllen mit Daten aus anderen Tools wie Project Server / Project Online verzichten wir an dieser Stelle. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie hierzu mehr wissen möchten: www.theprojectgroup.com/kontakt

Hierarchische Teamstrukturen

Entsprechend der Unternehmensstruktur können Sie Teams zu übergeordneten Teams oder Abteilungen zusammenfassen. Dabei werden nur die Planköpfe, also die Summen der Teams, nicht aber die einzelnen Ressourcen der untergeordneten Teams importiert.

Der Plankopf beinhaltet den Teamstatus, die Summen der Kapazitäten, Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekte, aber keine einzelnen Ressourcen.

Abbildung beliebiger hierarchischer Teamstrukturen

Mit Klick auf ein importiertes Team rufen Sie dessen Plan in einem neuen Browserfenster schreibgeschützt auf. Dabei werden immer nur die veröffentlichten Daten angezeigt.

Lesetipp: Mehr zur strategischen Ressourcenplanung bzw. Kapazitätsplanung.

Wollen Sie die Originaldaten editieren, dann müssen Sie den Plan des jeweiligen Teams mit entsprechenden Rechten aus dessen Teamsite öffnen. So bleiben auch alle Zugriffsrechte hierarchieübergreifend gewahrt.

Zusagen von Ressourcen zu Projekten und Konfliktlösung

In der Ansicht „Matrix“ werden die Ressourcen und Projekte des Teams in einer Kreuztabelle dargestellt, deren Zeilen und Spalten gewechselt werden können.

Zuordnung von Projekten und Ressourcen in der Matrix

Durch das Setzen und Entfernen der Häkchen in den Kontrollkästchen werden Zuordnungen von Projekten zu Ressourcen hergestellt und gelöscht. Ein dunkler Hintergrund steht hier für die Existenz von Zusagen.

Die Arbeitswerte für die Projektzusagen geben Sie in der Planansicht entlang der Zeitachse ein. Als Teamleiter sehen Sie dabei, wie viel tatsächliche Restverfügbarkeit vorhanden ist, und Sie können Ihre Teammitglieder vor Überlastungen schützen.

Ein Beispiel: Im Folgenden wurde das Projekt B mit der Option „PRIO“ automatisch voll zugesagt, weswegen Sabrina für Projekt A nicht mehr so zugesagt werden kann, wie vom Projektleiter gewünscht. Die Umplanung ist hier noch nicht abgeschlossen: Zwei Positionen sind orange markiert und veranschaulichen Handlungsbedarf (Sabrina im Mai und Projekt A im April). Ein Lösungsansatz wäre, vielleicht ihren Urlaub oder Teile von Projekt A auf Juni zu verschieben. Dies lässt sich hier in der Tabelle gut erkennen.

Übersicht der vollständigen Planung einer Ressource zur Konfliktlösung

Grafische Übersicht der Ressourcenauslastung

Die Ansicht „Berichte“ stellt zwei Diagramme mit der Auslastung der Ressourcen in Säulen und deren Kapazität als Linie dar. In der linken Grafik sehen Sie die Auslastung gestapelt nach Ressourcen, in der rechten Grafik dieselbe Auslastung, aber gestapelt nach Projekten.

Ressourcen und Projekte auf einer Seite – übersichtlich und bequem zu filtern

Wenn Sie Projekte und Ressourcen auswählen, dann verändern sich immer beide Grafiken. Die Standardfarben der Balken und Linien können Sie jederzeit leicht auf Ihren Bedarf anpassen.
Und zum Schluss können Sie alle Daten exportieren. So lassen sich weitere Auswertungen in Excel, PowerBI oder über eine Datenbank mit Reporting Services oder anderen Tools erstellen.

Alle 14 Tage – der TPG Projektmanagement Podcast für Unternehmen. Schicken Sie uns doch gerne Ihre Themenwünsche und Feedbacks an podcast@theprojectgroup.com.   

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie die taktische Ressourcenplanung mit der SharePoint App TPG TeamManager kennengelernt. Damit geben Sie Ihren Projekt- und Teamleitern ein Tool zur ausgeglichenen Ressourcenplanung an die Hand. Beide Seiten können in einem für ihre Rolle geschaffenen Werkzeug arbeiten und haben volle Transparenz. Die Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte auf die Planungsdaten bleiben dabei aber bestehen.

Mit einem einfach bedienbaren Tool wie TPG TeamManager kann sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen eine vollständige Ressourcenübersicht über alle Teams und Abteilungen hergestellt und dauerhaft betrieben werden. Und das sogar innerhalb weniger Tage oder Wochen. Lesen Sie dazu auch den Artikel Ressourcenmanagement einführen.

So verfügen Sie auch schnell über eine sehr gute Übersicht der unternehmensweite Ressourcenauslastung, unabhängig von der Verbreitung eines PM-Tools. Schließlich wissen Teamleiter in der Regel selbst, in welchem Umfang ihre Teammitglieder an welchen Projekten arbeiten. Auch können Sie mit dem Fortschritt bei der Einführung einer detaillierten Projektplanung durch die Projektleiter die Qualität der Ressourcenplanung sukzessive noch verbessern.

Für Entscheider: Der wichtigste Unterschied bei der taktischen Ressourcenplanung mit Microsoft Project 2016 und TPG TeamManager:

• Bei der Funktion Ressourceneinsätze in Microsoft Project 2016 müssen Ihre Projektleiter die Anforderungen der Ressourcen parallel zur Projektplanung pflegen. Das ist ein erheblicher Mehraufwand und daher eine Akzeptanzbremse.
• Mit TPG TeamManager können Ihre Teamleiter die Projektanfragen ohne Mehraufwand aus der Projektplanung importieren und dazu auch alle teaminternen Aktivitäten planen. So schaffen sie komfortabel eine Planbasis auf der sie valide Projektzusagen geben können.

TPG TeamManager ist eine SharePoint App. Das Tool lässt sich gemeinsam mit Microsoft Project Server 2013, 2016 sowie mit Project Online einsetzen. Mit dieser Kombination unterstützen Sie den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie optimal. Das erhöht die Erfolgsaussicht Ihrer Projekte. Die App kann von Ihren Teamleitern zur Teamplanung aber auch „stand-alone“ genutzt werden. Daten aus anderen Systemen lassen sich importieren. Mehr zur Ressourcenplanung mit SharePoint unter: www.theprojectgroup.com/teammanager

Haben Sie noch Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld.

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Von Johann Strasser

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