Unternehmen investieren oft viel Zeit und Geld in Projekte. Dennoch sind sie unzufrieden mit den Ergebnissen. Woran liegt das? Der Reifegrad im Projektmanagement ist hier ein entscheidender Hebel für mehr Projekterfolg. Doch was genau ist das? Und wie können Sie den Projekterfolg messen und gezielt steigern?
In diesem Artikel erfahren Sie, wo die Schwächen der klassischen Reifegradmodelle für Projektmanagement, Ressourcenplanung und PMOs liegen. Orientieren Sie sich nicht blind an Stufenmodellen, sondern lernen Sie hier, wie Sie gezielt die richtigen Maßnahmen für Ihre Organisation ableiten – individuell, wirkungsvoll und mit messbarem Mehrwert.
Diese Kapitel warten auf Sie:
- Was ist Performance im Projektmanagement und wie wird sie gemessen?
- Wie hängen Reifegrad und Performance im Projektmanagement zusammen?
- Was ist ein Reifegradmodell?
- Was ist der Reifegrad im Projektmanagement?
- Reifegradmodelle für Projektmanagement
- Reifegradmodelle für PMOs
- Reifegradmodelle für Ressourcenmanagement
- Praxis-Tipps: Schritte zum Top-Performer mit hohem PM-Reifegrad
- Zusammenfassung – Reifegrad im Projektmanagement
Was ist Performance im Projektmanagement und wie wird sie gemessen?
Die Performance in Projekten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie gibt Aufschluss darüber, wie gut Ihre Projekte tatsächlich laufen. Um die Performance zu messen, betrachtet man klassischerweise drei Hauptaspekte: Termine, Kosten und Ziele bzw. Qualität.
Die Qualität wird oft durch Abnahmekriterien und den Nutzen definiert. Auch die Zufriedenheit der Stakeholder und das Risikomanagement spielen eine Rolle für die Projektperformance.
Unser Tipp: Definieren Sie für jedes Projekt klare und messbare Ziele sowie Abnahmekriterien.
Die TPG PMO-Studie hat die Performance von Projekten genauer untersucht. Dabei zeigte sich, dass die Einhaltung von Endterminen nicht immer selbstverständlich ist. Nur ein kleiner Teil der befragten PMOs gab an, dass sie bei 80 % ihrer Projekte die Termine einhalten.
Bei den Kosten beziehungsweise dem Budget sah es etwas besser aus. Aber auch hier erreichte nur eine Minderheit diesen hohen Wert.
Bezüglich der Qualität gaben die meisten Befragten an, dass sie bestrebt sind, die geforderte Leistung zu liefern.
(Quelle: TPG PMO-Studie (n=330)
Aus den Studienergebnissen haben wir dann unsere Einteilung in Projektmanagement-Leistungsstufen abgeleitet:
- Top Performer: Unternehmen, die bei mehr als 80 % ihrer abgeschlossenen Projekte Termine und Budget einhalten sowie die geforderte Qualität liefern.
- High Performer: Unternehmen, die dies bei mindestens 50 %, aber unter 80 % ihrer Projekte schaffen.
- Low Performer: Unternehmen, die dies bei weniger als 50 % ihrer Projekte erreichen.
Die Studie zeigte, dass nur ein sehr geringer Anteil der Unternehmen zu den Top Performern gehört. Dies verdeutlicht das große Verbesserungspotenzial im Projektmanagement.
(Quelle: TPG PMO-Studie (n=330)
Unser Tipp: Die PMO-Studie zeigt, dass es ein riesiges Potenzial für Unternehmen gibt, Top-Performer zu werden. Führen Sie eine Selbsteinschätzung Ihrer Projektperformance durch, um Ihren aktuellen Stand zu ermitteln. Berücksichtigen Sie dabei Termine, Kosten und Qualität. Und dann arbeiten Sie an der Verbesserung (siehe Tipps am Ende des Artikels).
Wie hängen Reifegrad und Performance im Projektmanagement zusammen?
Was ist ein Reifegradmodell?
Ein Reifegradmodell definiert eine standardisierte Umgebung, die eine gute Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung von Projekten ermöglichen soll. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, zu verstehen, wo Ihr Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Ihr PMO aktuell stehen. Damit können Sie den aktuellen Entwicklungsstand Ihres Projektmanagements einstufen und sehen, wo Sie sich ggf. verbessern könnten.
Was ist der Reifegrad im Projektmanagement?
Der Reifegrad ist das, was Sie mit einem Reifegradmodell messen können. Er resultiert aus dem Ausmaß Ihrer Fähigkeit, einen Nutzen für Ihre Stakeholder und Ihr Unternehmen zu erreichen.
Es besteht ein klarer Zusammenhang zwischen dem Reifegrad im Projektmanagement und der Wahrscheinlichkeit für Projekterfolg. Je höher Ihr Reifegrad ist, desto besser sind Ihre Organisation und Ihre Prozesse darauf vorbereitet, Projekte erfolgreich abzuschließen.
Wichtiger Hinweis: Die Erfüllung der Vorgaben eines Reifegradmodells garantiert Ihnen nicht automatisch eine hohe Projektperformance. Ein guter Reifegrad schafft zwar eine bessere Voraussetzung für gute Performance, aber er misst nicht direkt Ihren Projekterfolg in Bezug auf Termine, Kosten und Qualität. Die tatsächliche Performance müssen Sie weiterhin separat messen.
Lesetipp: Was bedeutet Projekterfolg? Definition, Herausforderungen und Tipps
Reifegradmodelle können aber sehr gute Wegweiser sein, damit Sie an den richtigen Stellen in Ihrer Organisation Verbesserungen vornehmen. Sie helfen Ihnen zu erkennen, wo Ihre größten Schwierigkeiten oder Schwächen liegen, sei es z.B. in der Terminplanung, im Ressourcenmanagement oder im Risikomanagement.
Es ist wichtig, dass Sie die Vorgaben eines Reifegradmodells nicht nur um des Modells willen erfüllen, sondern um Ihre echte Projektperformance zu verbessern.
Reifegradmodelle für Projektmanagement
Es gibt verschiedene Projektmanagement-Reifegrad Modelle, darunter
Diese Modelle definieren eine standardisierte Umgebung für erfolgreiche Projekte.
Das grundlegende Prinzip der Stufen von Reifegradmodellen sieht etwa so aus:
- Stufe 1: Willkür – Wie Projekte durchgeführt werden, obliegt den Projektleitenden
- Stufe 2: Definierte Prozesse – PM-Methoden sind definiert, werden aber nicht für alle Projekte angewendet
- Stufe 3: Etablierte Prozesse – PM-Methoden sind definiert, geschult und kommen durchgängig zur Anwendung
- Stufe 4: Messung von Kennzahlen – Kennzahlen zur Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten werden ermittelt
- Stufe 5: Kontinuierliche Verbesserung – Die Verbesserungsmöglichkeiten fließen kontinuierlich in die Optimierung der PM-Methoden ein
Eine kritische Betrachtung dieser Stufen: Aus den aktuellen Einstufungen und der Zielstufe, die man erreichen möchte, werden die Defizite in den einzelnen Bereichen abgeleitet. Bei dem Vorgehen versucht man also, vorgegebene Maßnahmen umzusetzen, um die nächste Stufe zu erreichen. Damit hofft man, Projekte besser durchzuführen…
Wir schlagen einen anderen Ansatz vor: Wäre es nicht umgekehrt sinnvoller, wenn Sie den Erfolg von Anfang an messen und daraus früh individuelle Maßnahmen zur Verbesserung ableiten?
Reifegradmodelle für PMOs
PMO-Reifegradmodelle sollen den Entwicklungsstand und die Fähigkeiten eines PMO bewerten. Anders als bei Reifegradmodellen für Projekt- oder Ressourcenmanagement liegt der Fokus hier nicht zwingend auf der Ausweitung hin zu strategischen Aufgaben.
Das Prinzip der Stufen von verschiedenen PMO-Reifegradmodellen lautet: je wichtiger die Aufgaben, desto höher der PMO-Reifegrad.
Im Gegensatz dazu sind wir aber der Meinung, dass Sie die PMO-Reife primär daran messen sollten, wie gut Ihr PMO seine definierten Aufgaben erfüllt und wie zufrieden die Stakeholder damit sind.
Download (PDF): Ergebnisse zur PMO- / PPM-Tools-Umfrage 2024
Eine Studie aus Ende 2024 zu eingesetzen PPM-Tools im PMO, der Zufriedenheit damit und Potenzialen zur Verbesserung der Tool-Landschaft.
* Pflichtfeld | Datenschutzhinweise
Die Messung der Zufriedenheit mit Ihrem PMO kann beispielsweise diese Aspekte umfassen:
- Interview der Stakeholder bezüglich der Erwartungen an das PMO
- Klarstellung der Aufgaben des PMO
- Zufriedenheit der Projektleitenden
- Zufriedenheit der Teamleitenden
- Zufriedenheit der Geschäftsleitung
- Feedback nach dem Portfoliomeeting
- Feedback nach Statusmeetings
- Feedback zu Trainings
- Bewertung der Vorlagen, Berichte und Tools
- Umfrage zur generellen Erreichbarkeit
- Bewertung der Toolumgebung
Sehr einfach können Sie z.B. mit Sterne-Bewertungen arbeiten, die Sie regelmäßig wiederholen, und die Entwicklung der Zufriedenheit mit Ihrem PMO dokumentieren.
Unser Tipp: Messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Projektleitenden, Teamleitenden und Ihrer Geschäftsleitung mit den Leistungen Ihres PMO. Das kann ein guter Indikator für die Entwicklung Ihres PMO-Reifegrades sein.
(Quelle: TPG PMO-Studie).
Reifegradmodelle für Ressourcenmanagement
Reifegradmodelle für das Ressourcenmanagement (z.B. von Instantis und Oracle) zielen darauf ab, die Fähigkeiten einer Organisation zur effektiven Ressourcenplanung und -steuerung zu verbessern.
Diese Modelle betrachten typischerweise Aspekte wie die Detailtiefe der Planung, die Berücksichtigung von Prioritäten und die Fähigkeit zur vorausschauenden Konfliktlösung. Wichtig ist dabei die Vollständigkeit und Regelmäßigkeit der Ressourcenplanung sowie die Zusammenarbeit aller Beteiligten.
(Quelle: Resource Management Insititute)
Der Reifegrad bei den verschiedenen Modellen wird als höher gesehen, wenn:
- detaillierter geplant wird (Projektebene / Phasen / Vorgänge)
- Personen statt Skills geplant werden
- Prioritäten berücksichtig werden
- mehr vorausschauend geplant wird, als reaktiv Konflikte gelöst werden
- Ist-Daten erfasst werden
- mehr Bereiche in gleicher Weise planen
- Kosten berücksichtigt werden
Das macht unserer Meinung nach nicht alles Sinn. Wäre es nicht besser, die Vollständigkeit, Regelmäßigkeit und das Zusammenspiel aller Beteiligten zu messen?
Ein ausgereiftes Ressourcenmanagement ist essenziell, um den Projekterfolg zu sichern. Die TPG PMO-Studie zeigt, dass Top-Performer ein besseres Ressourcenmanagement haben.
(Quelle: TPG PMO-Studie)
Nach diesem Einblick in die klassischen Reifegradmodelle und unserer Kritik daran, erfahren Sie jetzt, welche Möglichkeiten wir Ihnen zur Erhöhung Ihres Projektmanagement-Reifegrads vorschlagen. So gehen Sie beständig den Weg in Richtung Top-Performer.
Jetzt herunterladen: Kostenloses eBook (PDF) zu „The PPM Paradise“
Das sollte eine optimale und anpassbare Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) können – Tipps und wichtige Argumente für Ihre Entscheider. > Download eBook (PDF) „The PPM Paradise“.
Praxis-Tipps: Schritte zum Top-Performer mit hohem PM-Reifegrad
- Analysieren Sie aktuelle Defizite: Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, welche Projekte in der Vergangenheit nicht erfolgreich waren – und warum. Fragen Sie konkret: Welche Projekte sind schiefgelaufen? Was bedeutet „schiefgelaufen“ für uns? Häufige Ursachen sind unklare Inhalte und Ziele, unterschätzter Aufwand, zu wenige verfügbare Mitarbeitende oder mangelhafte Kommunikation. Die TPG PMO-Studie zeigt, dass vor allem unklare Zieldefinitionen ein zentrales Problem sind – besonders bei Low Performern.
- Dokumentieren Sie die Ausgangslage: Halten Sie zu Projektbeginn Ziele, Zeitpläne und Ressourceneinsatz schriftlich fest. Diese Grundlage ist entscheidend, um später Verbesserungen bewerten zu können. Nutzen Sie geeignete PM-Tools zur Speicherung von Basisplänen und Projektständen.
- Erfassen und historisieren Sie regelmäßig den Projektstatus: Verwenden Sie einfache Statusanzeigen wie Ampelfarben (rot, gelb, grün) für Termine, Budget und Umfang. Durch monatliche Aktualisierung erkennen Sie Trends frühzeitig und können schneller gegensteuern.
- Messen Sie den Projekterfolg mit klaren Kennzahlen: Dokumentieren Sie regelmäßig Werte wie Terminverzögerungen, Budgetabweichungen und Qualitätsmängel – nicht nur am Projektende, sondern auch an Meilensteinen. So schaffen Sie eine fundierte Basis zur Bewertung Ihrer Projektleistung.
- Bewerten Sie auch qualitative Fortschritte: Neben Zahlen zählen auch weiche Faktoren. Messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder, die Qualität der Projektdokumentation (z.B. Vorhandensein von Projektaufträgen oder Risikomanagement) sowie die Qualifikation Ihrer Projektleitenden.
- Führen Sie neue Methoden unternehmensweit ein: Ob strukturierter Projektantrag, einfacher Statusbericht oder Ressourcenplan – etablieren Sie neue Standards schrittweise, aber konsequent über alle relevanten Projekte hinweg.
- Etablieren Sie eine zentrale Multiprojektsteuerung (PMO): Ein gut aufgestelltes PMO – unterstützt durch die Geschäftsleitung – sorgt für einheitliche Standards, fundiertes Controlling und gezielte Unterstützung der Projektleitenden. Geben Sie dem PMO die notwendigen Kompetenzen, um wirksam agieren zu können.
- Sichern Sie die Datenqualität: Achten Sie auf die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität aller Daten im PPM-System. Nur auf einer zuverlässigen Datenbasis lassen sich fundierte Entscheidungen treffen.
- Definieren Sie Eskalationsprozesse klar: Schaffen Sie eine Kultur, in der offen gesagt werden darf, wenn etwas nicht verstanden wurde oder Projektziele gefährdet sind. Klären Sie, was im Moment unangenehmer Erkenntnis zu tun ist (z.B. „ich kenne mich nicht aus“ oder „ich werde nicht fertig“) und geben Sie Ihren Mitarbeitenden Sicherheit im Umgang mit solchen Situationen.
- Schätzen Sie Aufwände realistisch: Lassen Sie diejenigen die Aufwände schätzen, die die Aufgaben später auch umsetzen. Berücksichtigen Sie Unsicherheiten und parallele Belastungen. Fremdschätzungen führen häufig zu Nacharbeit und Frustration.
- Priorisieren Sie neue Projekte bewusst: Bevor Sie neue Vorhaben starten, prüfen Sie, welche bestehenden Aufgaben reduziert oder pausiert werden können. Ohne eine realistische Ressourcenplanung führen neue Projekte schnell zur Überlastung Ihrer Teams.
Download (PDF): So führen Sie ein PMO schrittweise und erfolgreich ein
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie schrittweise richtig Vorgehen bei einer erfolgreichen PMO-Einführung. Die vielen praktischen Tipps sorgen für Sicherheit bei Ihren Schritten.
* Pflichtfeld | Datenschutzhinweise
Zusammenfassung – Reifegrad im Projektmanagement
In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum der Reifegrad im Projektmanagement ein zentraler Erfolgsfaktor ist. Und Sie wissen, warum klassische Reifegradmodelle allein nicht ausreichen, um echte Verbesserungen zu erzielen. Orientieren Sie sich nicht blind an Modellstufen! Starten Sie mit gezielten Messungen Ihrer Projektperformance, strukturierten Analysen, konkreten Kennzahlen und qualitativen Bewertungen. Damit können Sie den tatsächlichen Erfolg Ihrer Projekte erfassen.
Sie wissen nun, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Organisation vom Low Performer zum Top Performer zu entwickeln.
Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, schaffen Sie die Grundlage für messbar bessere Projektergebnisse. Zudem werden Sie bald eine höhere Zufriedenheit bei Ihren Stakeholdern feststellen.
Das alles resultiert dann in einem messbar höheren Projektmanagement-Reifegrad. Sie entwickeln Ihr Projektmanagement gezielt von reaktivem Arbeiten hin zu einer proaktiven, strategisch ausgerichteten Projektorganisation. Herzlichen Glückwunsch und viele erfolgreiche Projekte in der Zukunft!
Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).
Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.
Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.
Immer informiert sein: TPG MonatsInfos abonnieren (praxisstarke Tipps)
Jetzt abonnieren und Sie verpassen keine neuen Experten-Tipps in Form von Blogartikeln, Webinaren, eBooks etc. Keine Kosten, kein Risiko, Abmeldung mit nur einem Klick.
* Pflichtfeld | Datenschutzhinweise
Über den AutorJohann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin.
Über den AutorAchim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn.
