Projektzeiten werden in vielen Unternehmen noch immer mit Excel, per E-Mail oder über isolierte Tools erfasst. Das führt zu Datenlücken, Abrechnungsfehlern und einer Auslastungsplanung, die auf veralteten Zahlen beruht. Projektleitende wissen oft nicht, wie viel Aufwand tatsächlich angefallen ist, Controller arbeiten mit Schätzwerten und die Abrechnung gegenüber Kunden verzögert sich.
Mit einer PPM-Software auf der Microsoft Power Platform können Sie die Projektzeiterfassung digitalisieren und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren. Die erfassten Ist-Zeiten fließen automatisch in Ihr ERP-System – beispielsweise SAP – zurück, in dem Ihre Ressourcenkosten hinterlegt sind. So erhalten Sie aktuelle Projektkosten ohne manuelle Übertragung und Projektleitende haben präzise Daten für ihre Steuerung und ihr Reporting.
Das Wichtigste in Kürze
- Manuelle Projektzeiterfassung führt zu Datenlücken, Abrechnungsfehlern und ungenauen Forecasts.
- Lösungen auf Power Apps ermöglichen eine benutzerfreundliche Zeiterfassung auf Desktop- und mobilen Geräten.
- Power Automate unterstützt automatisiert Genehmigungsworkflows und Benachrichtigungen.
- Die Integration von PPM- und ERP-System schafft eine durchgängige Datenbasis für Projektkosten.
- TPG ProjectPowerPack verbindet Planung, Zeiterfassung und Auswertung in einer Lösung.
Warum Projektzeiterfassung wichtig ist
Ohne verlässliche Ist-Zeiten fehlt die Grundlage für wesentliche Projektentscheidungen. Ob Kostenkontrolle, Ressourcenplanung oder Kundenabrechnung – all diese Prozesse hängen davon ab, dass die erfassten Zeiten korrekt, vollständig und aktuell sind.
Transparente Ressourcennutzung und Kostenkontrolle
Projektleitende müssen wissen, wie viel Aufwand in einzelne Arbeitspakete fließt. Ohne diese Informationen lassen sich weder Budgets überwachen noch Abweichungen frühzeitig erkennen. Eine durchgängige Zeiterfassung macht sichtbar, wo Ressourcen tatsächlich eingesetzt sind und wo möglicherweise mehr Aufwand entsteht als geplant.
Für Controller ist die Projektzeiterfassung die Basis, um Plan- und Ist-Kosten zu vergleichen. Erst wenn Stunden auf Projekte und Arbeitspakete gebucht werden, entstehen belastbare Zahlen für das Projektcontrolling.
Basis für Abrechnung, Planung und Reporting
In vielen Branchen – etwa Consulting, Engineering oder IT-Dienstleistung – erfolgt die Abrechnung auf Basis geleisteter Stunden. Fehlerhafte oder verspätete Zeiterfassung führt direkt zu Umsatzverlusten oder Nachfragen beim Kunden.
Auch die Ressourcenplanung profitiert von aktuellen Ist-Daten. Wenn Ihnen bekannt ist, wie viel Kapazität tatsächlich verbraucht wurde, dann können Sie künftige Projekte realistischer planen. Ihr PMO-Reporting gewinnt an Aussagekraft, wenn es auf echten Zahlen statt auf Schätzungen basiert.
Voraussetzung für effizientes Projektcontrolling
Projektcontrolling ohne Ist-Zeiten gleicht dem Navigieren ohne Standortbestimmung. Kennzahlen wie Earned Value, Cost Performance Index oder Forecast at Completion setzen voraus, dass der tatsächliche Aufwand bekannt ist. Nur mit präzisen Ist-Daten lässt sich der ROI von PPM-Tools nachweisen und die Wirtschaftlichkeit von Projekten zuverlässig bewerten.
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Herausforderungen bei der Ist-Zeiten-Rückmeldung
Die Projektzeiterfassung scheitert in der Praxis oft nicht am fehlenden Willen der Mitarbeitenden, sondern an umständlichen Prozessen und unzureichenden Tools.
Manuelle Eingaben und doppelte Datenerfassung
Ein typisches Szenario: Mitarbeitende notieren ihre Zeiten zunächst in einer persönlichen Excel-Liste, übertragen sie am Wochenende ins Projektmanagement-Tool und buchen dieselben Stunden nochmals im ERP-System für die Lohnabrechnung. Dieser dreifache Aufwand kostet Zeit und führt zu Fehlern. Die Zahlen weichen voneinander ab und niemand weiß, welche Version korrekt ist.
Fehlende Integration zwischen Projekt- und ERP-Systemen
In vielen Unternehmen existieren Projektmanagement und ERP als getrennte Welten. Das Projektteam arbeitet in Microsoft Project oder Planner, während Finanzdaten in SAP oder einem anderen ERP-System verwaltet werden. Ohne Integration müssen Daten manuell übertragen werden, was zu Verzögerungen und Fehlerquellen führt.
Das Problem verschärft sich, wenn Ressourcenkosten nur im ERP-System hinterlegt sind. Projektleitende sehen dann zwar gebuchte Stunden, können aber keine verlässlichen Aussagen über die tatsächlichen Projektkosten treffen.
Keine Echtzeitdaten für Steuerung und Controlling
Wenn die Zeiterfassung wöchentlich oder sogar monatlich erfolgt, arbeiten alle Beteiligten mit veralteten Daten. Projektleitende erfahren erst im Nachhinein von Überschreitungen, Controller erstellen Berichte auf Basis unvollständiger Buchungen, und das Management trifft Entscheidungen ohne aktuelle Faktenlage.
Digitale Lösungen für Projektzeiterfassung
Die Microsoft Power Platform bietet alle Bausteine, um die Projektzeiterfassung zu digitalisieren – von der Erfassung über die Genehmigung bis hin zur Auswertung. TPG bietet mit TPG ProjectPowerPack ein Produkt für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) auf Basis der Power Platform, das auch die Zeitrückmeldung beinhaltet. Zudem ist der bidirektionale Datenaustausch mit ERP- und anderen Systemen möglich (Details weiter unten).
Erfassung von Projektzeiten mit Power Apps
Microsoft Power Apps ermöglicht die Entwicklung benutzerfreundlicher Erfassungsmasken, die sich an den tatsächlichen Arbeitsablauf anpassen. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten direkt auf Projekte und Arbeitspakete – am Desktop, im Browser oder auf dem Smartphone.
Die Oberfläche lässt sich so gestalten, dass nur die relevanten Projekte und Vorgänge angezeigt werden. Das reduziert Fehleingaben und beschleunigt die Erfassung. Statt umständlicher Navigation reichen wenige Klicks für eine Buchung.
Automatisierte Workflows und Genehmigungen mit Power Automate
In vielen Unternehmen müssen erfasste Zeiten freigegeben werden, zum Beispiel durch die Projektleitung oder die Führungskraft. Power Automate automatisiert diese Genehmigungsprozesse: Sobald Zeiten eingereicht werden, erhält die zuständige Person eine Benachrichtigung und kann die Freigabe direkt in Teams oder per E-Mail vornehmen.
Weitere Automatisierungen und Anpassungen an individuelle Prozesse in Ihrem Unternehmen sind möglich. Dies können etwa Erinnerungen bei fehlenden Buchungen, Eskalationen bei überfälligen Genehmigungen oder automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitungen sein.
Reporting und Analyse mit Power BI
Power BI verwandelt erfasste Zeitdaten in aussagekräftige Dashboards. Controller erkennen auf einen Blick, wie sich Ist- und Planstunden entwickeln, welche Projekte im Budget liegen und wo Handlungsbedarf besteht.
Für PMOs entstehen Übersichten über alle Projekte hinweg, zum Beispiel zur Ressourcenauslastung pro Team, zur Verteilung der Stunden auf Projekttypen oder zu Trends in der Zeiterfassung. Diese Transparenz unterstützt datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl.
Integration mit ERP-Systemen über TPG PSLink
Die eigentliche Stärke einer digitalen Zeiterfassung zeigt sich erst durch die Integration mit dem ERP-System. Als über 25 Jahre bewährte und flexibel konfigurierbare Middleware verbindet TPG PSLink PPM-Lösungen bidirektional mit SAP, Oracle und Dynamics 365.
Der Ablauf ist folgender: Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten in TPG ProjectPowerPack. Die Buchungen werden automatisch an das ERP-System übertragen, in dem die Ressourcenkosten hinterlegt sind. Das ERP berechnet die tatsächlichen Projektkosten und übermittelt diese Informationen zurück an die Projektleitung. So entsteht ein geschlossener Kreislauf ohne manuelle Datenübertragung.
TPG ProjectPowerPack für Planung, Zeiterfassung und Auswertung
TPG ProjectPowerPack vereint Projekt-, Portfolio-, Ressourcenplanung etc. sowie die Zeiterfassung in einer Lösung. Mitarbeitende buchen ihre Stunden direkt auf Vorgänge im Projektplan. Der erfasste Aufwand aktualisiert automatisch den Fortschritt und fließt in vorkonfigurierte Power BI Berichte ein. Das Produkt ist vollständig in Microsoft Teams integriert.
Vorteile einer integrierten Zeiterfassung
Ihre Teams arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung, während alle Daten in der gemeinsamen Datenplattform Microsoft Dataverse zusammenlaufen. Eine durchgängig digitalisierte Projektzeitenerfassung wirkt sich positiv auf mehrere Unternehmensbereiche aus – von der Projektsteuerung über das Controlling bis zur Personalplanung.
Einheitliche Datenbasis für Projekt und Controlling
Wenn Projektmanagement und ERP auf dieselben Zeitdaten zugreifen, entfallen Abstimmungsrunden und Diskussionen über abweichende Zahlen. Eine einzige Quelle der Wahrheit erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Projektteams und kaufmännischen Abteilungen.
Schnellere Genehmigungen und präzise Auswertungen
Automatisierte Workflows verkürzen die Zeit zwischen Erfassung und Freigabe von Tagen auf Stunden. Reports basieren auf aktuellen Daten statt auf dem Stand der letzten Woche. Das ermöglicht zeitnahe Reaktionen bei Planabweichungen.
Reduzierter administrativer Aufwand
Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit der Zeiterfassung, und Projektleitende müssen weniger nachfragen oder korrigieren. Der dadurch eingesparte Aufwand lässt sich in produktive Projektarbeit investieren. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, da manuelle Übertragungen entfallen.
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So unterstützt TPG Unternehmen
TPG TheProjectGroup begleitet Ihr Unternehmen von der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse bis hin zum produktiven Einsatz Ihrer neuen PPRM-Lösung mit digitaler Zeiterfassung.
Beratung zur Prozessdigitalisierung
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Zeiterfassung, die von Branche, Abrechnungsmodell und vorhandener Systemlandschaft abhängen. TPG analysiert Ihren Ist-Zustand und entwickelt ein Zielkonzept, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse einfügt.
Implementierung von Microsoft-Lösungen
Ist eine Lösung gewünscht, die auf der Microsoft Cloud basiert, so implementieren die Experten von TPG Ihr Power Apps, Power Automate und Power BI entsprechend Ihren Anforderungen. Die Integration mit ERP-Systemen erfolgt über TPG PSLink. Bei Bedarf führen wir auch TPG ProjectPowerPack als cloudbasierte zentrale Plattform für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) auf der Microsoft Power Platform ein.
Ist ausschließlich eine On-Premises-Lösung gewünscht, so stehen hier klassische Lösungen auf Basis von Microsoft Project Server zur Verfügung. Darin sind ebenfalls alle oben genannten Möglichkeiten enthalten sowie Zeitrückmeldung, gekoppelt mit bidirektionalem Datenaustausch mit ERP-Systemen via TPG PSLink.
Schulung und Rollout für Teams und PMOs
Die technische Implementierung allein reicht nicht aus. TPG unterstützt den Rollout durch Schulungen für Mitarbeitende, Projektleitende und das PMO. So wird sichergestellt, dass Ihre neue Lösung tatsächlich gelebt wird und die erwarteten Vorteile eintreten.
Fazit zur Projektzeiterfassung
Die Projektzeiterfassung ist mehr als eine administrative Pflicht. Sie bildet die Grundlage für Kostenkontrolle, Ressourcenplanung und faktenbasiertes Projektcontrolling. Manuelle Prozesse und isolierte Tools behindern dieses Ziel, da sie Zeit kosten, Fehler verursachen und veraltete Daten liefern.
Mit der Microsoft Power Platform und TPG ProjectPowerPack können Sie die Zeiterfassung digitalisieren und nahtlos in Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement- (PPRM-) sowie ERP-Systeme integrieren. Als Ergebnis haben Sie weniger Aufwand, präzisere Daten und durchgängige Prozesse von der Stundenerfassung bis zur Projektkostenrechnung.
FAQ
Wie lässt sich Projektzeiterfassung in bestehende Microsoft-Umgebungen integrieren?
Power Apps und Power Automate sind zentrale Bestandteile der Microsoft Power Platform und lassen sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren. Die Zeiterfassung kann direkt in Microsoft Teams eingebettet werden. TPG ProjectPowerPack nutzt Microsoft Dataverse als Datenplattform. Als Scheduling Tools kommen Planner Premium, MS Project Client oder der leistungsfähige TPG Scheduler zum Einsatz.
Welche Vorteile bringt die Integration von PPM- und ERP-Systemen für die Zeiterfassung?
Die Integration beseitigt manuelle Datenübertragungen und schafft eine einheitliche Datenbasis. Erfasste Stunden werden automatisch mit den im ERP-System hinterlegten Ressourcenkosten verrechnet. Projektleitende erhalten so stets aktuelle Projektkosten, Controller arbeiten mit konsistenten Zahlen und die Abrechnung erfolgt schneller.
Ist Projektzeiterfassung mit mobilen Geräten möglich?
Ja. Power Apps unterstützt mobile Endgeräte, sodass Mitarbeitende ihre Zeiten auch unterwegs erfassen können – zum Beispiel auf der Baustelle, beim Kunden oder im Homeoffice. Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch an Smartphones und Tablets an.
Wie kann das PMO von digitaler Zeiterfassung profitieren?
Das PMO erhält Zugriff auf aktuelle, projektübergreifende Daten zur Ressourcenauslastung und Kostenentwicklung. Power BI-Dashboards ermöglichen umfassende Analysen über alle Projekte hinweg. Standardisierte Prozesse und automatisierte Workflows reduzieren den Abstimmungsaufwand mit den Projektteams.
Welche Datenschutzanforderungen gelten bei digitaler Zeiterfassung?
Die Zeiterfassung unterliegt den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mitarbeitende müssen über die Datenerhebung informiert werden und der Zugriff auf personenbezogene Daten ist klar zu regeln. Die Microsoft Power Platform bietet umfangreiche Sicherheits- und Berechtigungsfunktionen. Bei Bedarf sollten Sie Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte frühzeitig einbinden.
Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPRM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM). Laden Sie sich jetzt hier Videos und Präsentationen dazu herunter.
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Über den Autor
Achim Schmidt-SibethNach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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