Projektstatusbericht – Welchen Inhalt er haben und wie Sie vorgehen sollten

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+++ Die 8 Säulen des Projektstatusberichts +++ So behalten Sie stets die Kontrolle über Ihren Projektverlauf +++

von Johann Strasser

Treibt Ihnen das Thema Projektstatusbericht auch gelegentlich Schweiß auf die Stirn? Dann sind Sie nicht alleine. Denn das Erstellen aussagekräftiger Berichte erfordert jede Menge Zeit, Kommunikation und Daten.

Eine Herausforderung für viele Projektverantwortliche, die im Tagesgeschäft gefordert sind. Doch wer über den Projektverlauf die Kontrolle behalten will, braucht nun mal Antworten auf die wesentlichen Fragen. Und das regelmäßig.

In dem Artikel Projektstatusbericht – Inhalt und Vorgehensweise – lernen Sie, auf was Sie achten sollten und welche Inhalte wesentlich sind, um einen aussagekräftigen Projektstatusbericht zu erstellen.

Dazu gehören folgende Aspekte:

  • Die Darstellung des Projektstatusberichts
  • Ein Gesamtüberblick
  • Der Stand der Leistungen
  • Überwachung der Meilensteine
  • Ein Soll-Ist-Vergleich von Arbeit und Kosten
  • Die Risikomatrix, sowie eine
  • Auflistung relevanter Entscheidungen

Sie arbeiten mit MS Project? Dann interessiert Sie vielleicht auch der folgende MS Project Tipp “ Wie Sie Berichte für Soll-Ist-Vergleiche einsetzen“

Bitte beachten Sie dabei, dass die spezifischen Inhalte je nach Art der Projekte und Branche sehr unterschiedlich ausfallen können. Und nicht zuletzt: lassen Sie sich unbedingt vom PMO unterstützen. So geraten die Projektstatusberichte aus zeitlichen Gründen nicht ins Hintertreffen.

Aber lesen Sie selbst.

1. Wie sollte der Projektstatusbericht-Inhalt aussehen?

Projektstatusberichte müssen die richtigen Fragen beantworten, wie etwa die nach dem Gesamtzustand, dem Stand der Leistungen, der Einhaltung von Aufwands-, Kosten- und Zeitplänen sowie der Risikobewertung.

Der Sinn eines Projektstatusberichts ist klar: einem Entscheidungsgremium aktuelle Informationen über den Stand eines Projektes zu geben.

Warum Projektstatusberichte?

Anders als bloße Schilderungen von Projektleitern gegenüber Auftraggebern, erlauben Projektstatusberichte detailliertere Angaben zum Verlauf von Projekten.

Das gilt um so mehr, wenn es sich um viele Projekte handelt. Hier wird es schwierig, alle Projektleiter zum gleichen Zeitpunkt für die Berichterstattung einzuladen.

Dabei ist wichtig, dass je nach Projekt – ob groß oder klein – unterschiedliche Projektstatusberichte benötigt werden können. Schließlich sollte der Aufwand für einen Statusbericht im Verhältnis leistbar bleiben, ob für ein großes Bauprojekt oder ein kleines IT-Projekt.

Achten Sie stets darauf, dass die Form der Berichte für die verschiedenen Projektarten immer gleich bleibt. Damit sind sie besser historisierbar und vergleichbar. Außerdem finden Sie sich schneller zurecht, wenn Sie wissen, wo welche Information zu finden ist, statt jedes Mal alles lesen zu müssen.

Tipp: Legen Sie eine vordefinierte Form für Ihre Berichte an. Das erleichtert Orientierung und Abgleich der Berichte im Nachhinein.

Wenn so viele Projekte laufen, dass nicht zu jedem Berichtstermin alle Projekte betrachtet werden können, brauchen Sie eine Projektliste, die die richtige Auswahl der zu betrachtenden Projekte ermöglicht.

Dazu wird eine Zeile pro Projekt mit den wichtigsten Informationen und Indikatoren geführt. Diese Projektliste sollte sich sortieren und filtern lassen, damit Sie aus vielleicht mehr als hundert Projekten die wichtigsten zehn identifizieren können.

Zu viele Projekte auf einmal? Dann erstellen Sie eine Projektliste mit den allerwichtigsten Informationen und wählen Sie die wichtigsten zehn Projekte aus.

Nur diese zehn Statusberichte werden dann in einem vielleicht nur zweistündigen Steuerungsmeeting monatlich betrachtet.

2. Der Gesamtzustand Ihres Projekts – rot, gelb oder grün?

Als Leser eines Statusberichtes wollen Sie in der Regel erst einen groben Überblick haben. Sollte etwas nicht stimmen, möchten Sie in einem zweiten Schritt natürlich dann die Details betrachten.

Der Klassiker: Die Gesamtampel

Der Gesamtzustand wird klassischer Weise mit einer Ampel mit Rot/Gelb/Grün dargestellt. Das hat neben der klaren Aussage auch den Vorteil, eine Liste von Projekten nach Ampelfarben sortieren oder filtern zu können.

Diese Gesamtampel sollte aus unserer Erfahrung manuell gesetzt werden, aber einer einfachen Plausibilität bzw. Regeln folgen.

Tipp: Nutzen Sie die Historie der Gesamtampel. Sie liefert wertvolle Information, vor allem im Hinblick auf die Farbwechsel zwischen den Berichten – sowohl zum Besseren als auch zum Schlechteren.

Detailampeln als Ergänzung

Neben der Gesamtampel können weitere Ampeln geführt werden, die automatisch aus dem Soll-/Ist-Vergleich von Arbeit, Kosten und Terminen errechnet werden.

Dabei könnte es z.B. nicht erlaubt sein, die Gesamtampel auf Grün zu stellen, wenn mindestens eine Detailampel auf Rot steht oder nicht alle Detailampeln auch grün sind.

Projektstatusbericht - Inhalt

Bild 1: Beispiel mit aktueller Ampel und Ampelhistorie

Wichtiger Indikator „Handlungsbedarf“

Auf jeden Fall empfehlen wir einen Indikator „Handlungsbedarf“ mitzuführen, mit dem der Projektleiter unabhängig von der Ampelfarbe um die Behandlung offener Entscheidungen bzw. die detaillierte Betrachtung seines Projektes bittet. Damit kann er sich Gehör verschaffen, bevor es zu spät und Rot wird.

Zur Erklärung der Ampel bzw. der aktuellen Hauptthemen sollte ein kurzer Kommentar des Projektleiters in Form eines Fließtextes formuliert werden können. Aber bitte kurz und aussagekräftig, am besten im Umfang limitiert auf ein paar Zeilen.

Tipp: Gerade in einer Multiprojektumgebung sollten die Kommentare des Projektleiters extrem kurz gehalten sein.

In einer Multiprojektumgebung kann es sinnvoll sein, einen einzeiligen Kommentar extra zu schreiben, der in der Projektliste lesbar ist. Einfach nur die erste Zeile eines mehrzeiligen Textfeldes macht meist keinen lesenswerten Sinn.

3. Stand der Leistungen – welche Angaben wichtig sind

Neben dem Zustand des Projektes sollten Sie unbedingt den inhaltlichen Stand der Zielerreichung dokumentieren.

Fertigstellungsgrad des Projekts dient nur als grobe Richtlinie

Wenn es um den inhaltlichen Stand der Zielerreichung geht, finden Sie sehr oft Angaben in Prozent des Fertigstellungsgrades. Dies kann aber meist nicht mehr als ein grober Hinweis sein, wenn es um die Gesamtbetrachtung eines Projektes geht.

Zwar wird die Zahl aus der Fertigstellung der einzelnen Vorgänge errechnet, aber die Aussagekraft von z.B. 71% ist nicht besonders hoch. Allerdings können Sie die Plausibilität überprüfen und den prozentuellen inhaltlichen Fertigstellungsgrad mit den prozentuellen Soll-/Ist-Werten von Arbeit, Kosten und Zeit vergleichen.

Mehr Details: Liefergegenstände, Stage Gates und Meilensteine

Den Stand der Leistungen gibt der Projektleiter besser in Form von konkreten Angaben zum Fertigstellungsgrad von Liefergegenständen an.

Dabei werden fertige, in Arbeit befindliche und eventuell auch noch die als nächstes bearbeiteten Liefergegenstände gelistet. Sie können aber auch einfach alle Liefergegenstände mit deren Status nicht begonnen/in Arbeit/fertig listen.

Noch einfacher und vor allem unabhängig vom Projektumfang kann der Stand sehr gut durch standardisierte Meilensteine oder Stage Gates erfolgen. Der Vorteil dabei ist, dass alle Beteiligten mit einer einzigen Angabe wissen, wo das Projekt steht.

Angaben zum prozentualen Fertigstellungsgrad des Projekts dienen nur der Gesamtbetrachtung. Mehr Details verraten der Fertigstellungsgrad von Liefergegenständen, Stage Gates oder Meilensteine.

Den Meilenstein M3 erreicht zu haben, könnte bedeuten, dass die Spezifikation erstellt und abgenommen ist. M7 könnte der Start der Produktion sein.

Diese Lieferstufen müssen für jede Art von Projekten individuell festgelegt werden und sind mittlerweile in allen Branchen anzutreffen. Unser Tipp: feiern Sie besonders relevante Lieferstufen auch öffentlich.

Projektstatusbericht - Inhalt

Bild 2: Leistungsstand – nach Abschluss von M3 wird an der Entwicklung gearbeitet.

4. MTA – Meilenstein Trend Analyse

Wenn Meilensteine mit deren Terminen und Abweichungen in Listen gemeldet werden, ist das nicht besonders übersichtlich und aussagefähig. Idealerweise erfolgt eine Historisierung der Meilensteintermine zu den Statusterminen, sodass eine Grafik daraus erstellt werden kann: die MTA.

TPG Service: Hier finden Sies die kostenlose MTA für Microsoft Project zum Download!

Horizontal verlaufende Meilensteine zeigen Ihnen hier

  • die Termintreue an,
  • steigende die Verzögerungen,
  • fallende die Beschleunigungen.

Haben Sie sich erst einmal an die Grafik gewöhnt sehen Sie mit einem Blick die komplette terminliche bisherige Entwicklung des Projektes. Den Trend für die Zukunft können Sie daraus selbst ableiten.

In machen Darstellungen finden sich auch die Deadlines der Meilensteine, sodass nicht nur Verzögerungen, sondern auch Überschreitungen sichtbar werden.

Projektstatusbericht

Bild 3: Ansicht der MTA bei Spezifikationsverzug. Die Verzögerung wird versucht in M4 und Folgenden aufzuholen.

 5. Soll-/Ist-Vergleich von Arbeit und Kosten

Im einfachsten Fall stellen Sie in Ihrem Projektstatusbericht die Soll-Werte den Ist-Werten als Zahlen oder in einem Säulendiagramm gegenüber. Vergessen Sie nicht, auch die Werte der aktuellen Planung aufzuführen, damit Abweichungen vom Soll vor dem Projektende sichtbar werden.

Bei Einkäufen von Lieferungen und Leistungen macht es aber auch Sinn, weitere Werte wie

  • Beauftragungen,
  • Abrechnungen und
  • Zahlungen mit anzugeben.

Damit wird die Kostentransparenz deutlich erhöht, weil oft sehr viel Zeit zwischen Beauftragung und Zahlung liegt.

Unterscheiden Sie außerdem:

  • gebundenes und freies Budget: Dies ist eine wesentliche Grundlage für Änderungsmöglichkeiten im Projektverlauf.
  • Interne und externe Arbeit und Kosten: Arbeit könnte in Leistungsarten aufgegliedert werden, Kosten in Kostenarten.

Damit schaffen Sie eine detailliertere Vergleichbarkeit von ähnlichen Projekten. Gerade wenn Sie untersuchen möchten, warum die Verhältnisse bei diesem Projekt anders sind, als bei anderen Projekten derselben Kategorie.

Beim Soll-/Ist-Vergleich von Arbeit und Kosten lohnt es sich, genauer hinzusehen: ist das Budget gebunden oder frei, fallen Arbeit und Kosten intern oder extern an?

Damit helfen Ihnen diese Unterscheidungen, sich anbahnende Probleme rechtzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen abzuleiten. Wer hier nur Gesamtsummen von Arbeit und Kosten über das ganze Projekt vorliegen hat, wird sich schwer tun, gegenzusteuern.

Projektstatusbericht - Inhalt

Bild 3: Ansicht Kostenverlaufskurve – Aufgrund der Verzögerung von M3 IST-Kosten unter Plan – aktuelle Plankosten in Summe aber höher

Unser Tipp: Nehmen Sie hier Verlaufskurven ähnlich wie bei den Meilensteinen. Sie sind aussagekräftiger als bloße Zahlen und werden aus der Historisierung zu den Berichtszeitpunkten gewonnen.

Stellen Sie dazu

  • die Soll-Kurve vom Soll-Anfang bis zum Soll-Ende, sowie
  • die Ist-Kurve vom Ist-Anfang bis zum Statuszeitpunkt dar.

Im Anschluss an die Ist-Kurve folgt rechts des Statusdatums die aktuelle Plan-Kurve bis zum aktuellen Plan-Ende.

6. Risikomatrix

Die Auflistung von Risiken ist für einen Statusbericht zwar prinzipiell sinnvoll, wenn die Liste nicht zu lang ist. Besser ist aber die Darstellung in Form einer Risikomatrix, die unabhängig von der Anzahl der Risiken immer den gleichen Platzbedarf im Bericht hat. Das schafft wieder eine bessere Vergleichbarkeit.

Nutzen Sie die Risikomatrix, um Ihre Projekte auf Risiken hin zu überprüfen. Sie lässt auf einen Blick erkennen, wo Handlungsbedarf besteht.

Hier werden Risiken in einem farblichen Raster dargestellt. In jeder Zelle wird die Anzahl der dahinterliegenden Risiken eingetragen. Im Fokus stehen die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung des Risikos.

Die Auswirkung eines Risikos ist der mögliche monetäre Schadenswert, der in der Praxis aber oft nur sehr schwierig ermittelt werden kann. Der einfachere Weg ist, die Auswirkung in Punkten von 1 bis 10 oder in Kategorien wie niedrig/mittel/hoch anzugeben.

Dasselbe gilt für die Eintrittswahrscheinlichkeit, wo die Angabe von z.B. 63% eine Genauigkeit suggeriert, die vermutlich nicht passt. Hier schafft die Einteilung in 10er-Schritte oder eben auch in Kategorien von niedrig/mittel/hoch ein besseres Bild.

Projektstatusbericht - Inhalt

Bild 5: Beispiel einer Risikomatrix mit zwei absolut kritischen und sechs weiteren Risiken

Tipp: Arbeiten Sie zur Einschätzung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung besser in Schritten oder Kategorien. Zahlen suggerieren in diesem Fall eine Genauigkeit, die gar nicht wirklich vorliegt.

Die Ausnahme: Wenn Sie ein Gesamtrisiko für das Projekt darstellen wollen, müssen immer Zahlen hinterlegt werden. Hier wird die Auswirkung mit der Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos in Prozent multipliziert und summiert.

Dieses Gesamtrisiko kann ein wichtiger Indikator für die genauere Betrachtung eines Projektes sein.

7. Entscheidungen

Hier geht es um organisatorische und inhaltliche Dinge, die bereits entschieden wurden oder noch zu entscheiden sind. Dies kann z.B. die

  • Zusage von Ressourcen,
  • Freigabe von Bestellungen, oder
  • die Entscheidung für eine inhaltliche Variante sein.

Der unter Punkt 2 erwähnte Indikator für den „Handlungsbedarf“ spielt dabei eine wichtige Rolle. Damit bekommen Sie auch bei grüner Ampel den Hinweis, dass Entscheidungen von kompetenter Stelle endlich zu treffen sind.

8. Die Rolle des Projekt Management Office (PMO)

Wenn viele Projektleiter zum Stichtag brauchbare Statusberichte abgeben sollen, dann funktioniert das aus Erfahrung nur mit der Unterstützung durch ein PMO.

Projektleiter neigen dazu das Thema Statusbericht eher schleifen zu lassen, weil es im Tagesgeschäft oft als lästige Zusatzarbeit empfunden wird.

Das PMO überprüft, ob

  • von allen Projekten ein aktueller Statusbericht vorliegt
  • alle verpflichtenden Informationen eingegeben wurden
  • die Texte verständlich,
  • die Werte plausibel und
  • die Abweichungen begründet sind, etc.

Trotzdem ist die Zusammenstellung von Statusberichten auch für das PMO eine zeitraubende Angelegenheit. Sie kann nur erfolgreich sein, wenn Projektleiter und PMO Hand in Hand arbeiten. Machen Sie sich deshalb stets bewusst, wie wichtig Statusberichte für den Projekterfolg sind.

Sobald der Eigennutzen für die Projektleiter erkannt wird, erfolgt die Zuarbeit mit einer höheren Motivation und Sorgfalt. Zwei Beispiele für den hohen Nutzen des Projektstatusberichts sind:

  • das PMO regelt aufgrund der Statusberichte bestimmte Dinge für die Projektleiter direkt
  • Entscheidungen im Steuerungsgremium können früher und fundierter getroffen werden.

Zusammenfassung: Projektstatusbericht – Inhalt

In diesem Artikel haben Sie erfahren,

  1. warum eine einheitliche Form Ihres Projektstatusberichts wichtig ist
  2. wie Sie Gesamt- und Detailampeln clever kombinieren
  3. welche Elemente Ihr Projektstatusbericht beinhalten sollte
  4. wie Sie die Meilenstein-Trendanalyse sinnvoll einsetzen
  5. auf was Sie beim Soll-/Ist-Vergleich von Arbeit und Kosten achten müssen
  6. warum Sie mit einer Risikomatrix arbeiten sollten
  7. dass relevante Entscheidungen mit einfließen oder eingeholt werden müssen
  8. Und warum Projektleiter mit dem PMO hier zusammenarbeiten sollten

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