Projektmanagement 2018 – 10 wichtige Trends im kommenden Jahr

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+++ „Ohne professionelle Ressourcenplanung wird’s schwieriger denn je“ +++ Johann Strasser, TPG Partner, im Interview +++

von Matthias Kutzscher

Das Projektmanagement verändert sich – weil sich die Aufgaben der Unternehmen wandeln. Im Interview spricht TPG Geschäftsführer Johann Strasser über die wichtigsten PM-Trends für 2018. Es geht um neue Technologien, neue Strategien, neue Modelle, neue Kompetenzen.

1. Welcher Trend wird 2018 beim Ressourcenmanagement wichtig?

Strasser: Die Verfügbarkeit von genügend geeigneten Projektmitarbeitern ist weiter der kritischste Faktor bei der Projektplanung. Der Kampf um Mitarbeiter spitzt sich in Mitteleuropa weiter zu. Firmen unterschiedlicher Größe und aus allen Branchen suchen qualifiziertes Personal.

Es dauert mittlerweile Monate, bis Stellen besetzt sind, was sich direkt auf das Projektportfolio auswirkt. Unternehmen müssen nicht nur entscheiden, welche Projekte sie machen wollen. Sie müssen jetzt noch stärker in Abhängigkeit von verfügbaren Qualifikationen entscheiden, welche Projekte sie überhaupt als nächstes starten können.

Das strategische Ressourcenmanagement entsprechend den Unternehmenszielen gewinnt also weiter an Bedeutung.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]Geeignete Mitarbeiter werden knapper. Das beeinflusst in 2018 zunehmend die Portfolioauswahl, welche Projekte wann starten können. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

2. Was wird die Portfolioplanung im kommenden Jahr maßgeblich beeinflussen?

Strasser: Digitalisierung und Industrie 4.0 bringen komplett neue Herausforderungen mit sich. Wollen Unternehmen im Wettbewerb bestehen, müssen sie oft auch gänzlich neue Geschäftsmodelle entwickeln. Ist aber unklar, wie der Wettbewerb gewonnen werden soll, kann es auch keine optimale Projektmischung für die anstehenden Veränderungen geben.

Eine klare Ausrichtung in dem technisch und politisch immer komplexer werdenden Umfeld verlangt hier nach rechtzeitigen Entscheidungen, die zur Unternehmensstrategie passen müssen. Das bedeutet: ohne die richtig gesetzten Prioritäten im Projektportfolio wird es demnach künftig mehr Verlierer geben.

Prioritäten waren zwar schon immer nötig, nur wird künftig deutlich weniger Zeit für Korrekturen bleiben. Durch flexible Planung von Projektszenarien in den verschiedenen Portfolios werden sich aber auch neue Gewinner etablieren.

[tweet_box url=“https://www.theprojectgroup.com/blog/projektmanagement-trends-2018?utm_source=smbut&utm_medium=sm&utm_campaign=marke.twitter.tpgblog.smbut.tweet&utm_content=blog.twitter-meldung.pm2018-interview“ design=“default“]Eine flexible Planung von Projektszenarien in den verschiedenen Portfolios bietet große Chancen im ständig komplexer werdenden Umfeld. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

3. Wie entwickelt sich der Status der Project Management Offices?

Strasser: Unternehmer, Projektleiter und Linienmanager werden PMOs so deutlich wahrnehmen wie noch nie. Die Zahl, die Komplexität und auch die Relevanz von Projekten erreichen ein bislang unbekannt hohes Niveau. Entsprechend ändern sich auch Organisationsstrukturen und Hierarchien.

Meine Prognose ist, dass PMOs deutlich an Bedeutung für die Koordination der Projekte gewinnen. Sie bekommen noch mehr Kompetenzen und auch noch mehr Ressourcen.

PMOs stehen aber auch häufiger auf dem Prüfstand um ihren Nutzen nachzuweisen. Schließlich entstehen hier Kosten, die durch mehr Projektdurchsatz und weniger Reibungsverluste in der Organisation auch wieder eingespielt werden müssen.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]PMOs werden deutlich an Bedeutung für die Projektkoordination gewinnen. Sie bekommen noch mehr Kompetenzen und mehr Ressourcen. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

4. Bisher ist Ressourcenmanagement eine Art Abfallprodukt von Projektmanagement. Wird sich diese Auffassung ändern?

Strasser: In der Tat wird heute in der Regel zuerst das Thema Projektmanagement vorangetrieben, um am Ende auch das Ressourcenmanagement irgendwie zu verbessern. Es werden also erst PM-Methoden und -Systeme eingeführt sowie Projektleiter ausgebildet. Im späteren Verlauf werden dann auch Teamleiter eingebunden, deren Mitarbeiter als Ressourcen in den Projekten verplant werden sollen.

Man wundert sich bei dem Vorgehen dann aber, dass auch nach zwei Jahren noch keine verlässliche Auslastungsübersicht existiert. Das liegt daran, dass einerseits immer noch nicht alle Projekte im System eingepflegt sind. Und andererseits erledigen Mitarbeiter auch Tätigkeiten außerhalb von Projekten.

Die Teamleiter pflegen dies sehr häufig aber immer noch in ihren selbst gebastelten Excel-Tabellen. Ohne Zusammenführung der beiden Datenbestände der Projektleiter und der Teamleiter kann es hier keine zufriedenstellende Lösung geben. Hier muss es schnell zu einem Paradigmenwechsel kommen.

Ich empfehle für 2018: Stellen Sie beim Ressourcenmanagement die Teamleiter in den Mittelpunkt! Nur sie können eine vollständige Ressourcenauslastung planen. Es ist viel wichtiger, von allen Mitarbeitern eine vollumfängliche und vielleicht auch nur grobe Auslastungsplanung zu haben, als nur von manchen eine detaillierte Projekteinsatzplanung zu sehen.

Natürlich müssen Teamplanung und Projektplanung regelmäßig zumindest auf Projektebene abgestimmt werden. Dafür gibt es mittlerweile einfach zu bedienende, lokal einsetzbare oder auch cloudbasierte Systeme für die Ressourcenplanung durch die Teamleiter. Diese können auch an verschiedene PM-Systeme angebunden werden.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]Stellen Sie 2018 beim Ressourcenmanagement die Teamleiter in den Mittelpunkt! Nur sie können eine vollständige Ressourcenauslastung planen. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

5. Wie werten Sie das Thema Projektmanagement in der Cloud versus interne Lösungen?

Strasser: Vergesst interne Server, die Cloud ist Allheilmittel – auf diesen Satz lässt sich die Diskussion nicht reduzieren. Fakt ist aber, dass immer mehr Firmen auf Projektmanagement-Systeme in der Cloud umsteigen. Und zwar eher heute als morgen.

Natürlich gibt es Industrien, die etwa aufgrund extremer Geheimhaltung nicht auf cloudbasierte Serverlösungen setzen wollen. Aber für viele andere gilt, dass sie Projekte schneller, günstiger und auch besser auf cloudbasierten Systemen bearbeiten können.

Vor allem die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit ist viel einfacher über ein System in der Cloud aufzubauen. Das liegt daran, dass hier keine Zugriffe von Externen auf die im Unternehmen betriebene Lösung erforderlich ist.

Wir sehen bereits in diesem Jahr bei Neuimplementierungen einen leichten Überhang für PM-Systeme in der Cloud gegenüber lokalen Installationen. Ich wage zu prognostizieren, dass dieser Trend in 2018 auf 75% zu Gunsten der Cloud steigen wird.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]Die Cloud-Akzeptanz wächst. In 2018 wird bei Neuimplementierungen von PM-Systemen ein Verhältnis von 75% Cloud- zu 25% on premise erreicht #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

6. Was sind die Hemmschwellen für Cloudlösungen im Projektmanagement?

Strasser: Die Angst, das System in der Cloud im entscheidenden Moment nicht erreichen zu können, ungenügende Performance sowie fremder, unerlaubter Datenzugriff.

Aber die Erreichbarkeit und Verfügbarkeit bzw. Performance sind bei den meisten Anbietern heutzutage kein Problem mehr. Bezüglich der Sicherheit verstehen die Verantwortlichen in den Unternehmen auch immer mehr, dass nicht die Technik, sondern der Mensch die größte Sicherheitslücke ist.

Erfolgreiche Hackerangriffe auf die Server-Infrastruktur etwa von Microsoft sind weniger wahrscheinlich, als der Datenklau eines enttäuschten Mitarbeiters. Außerdem sind die meisten Projektdaten, inklusive Termin- und Kostenplänen, doch ohnehin längst in der Cloud – oder haben Sie noch keine Projektpläne per Mail verschickt?

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]Die meisten Projektdaten sind längst in der Cloud, denn oft werden Projektpläne ja gemailt. Der Mensch ist die größte Sicherheitslücke, nicht die Technik  #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

7. Agil, hybrid, klassisch – wie Unternehmen Projekte ideal steuern, wird kontrovers diskutiert. Ändert sich das 2018?

Strasser: Firmen suchen die eine geeignete Methode für ihr Projektmanagement. Der Diskurs über agile oder klassische Methoden artet dabei meist in ideologische Grabenkämpfe aus. Es ist in letzter Zeit allerdings festzustellen, dass doch immer häufiger über geeignete Mischformen gesprochen wird.

Für 2018 erhoffe ich mir, dass sich Verantwortliche mit iterativen Prinzipien beschäftigen. Auch im klassischen Projektmanagement hat man z.B. wöchentliche oder monatliche Statusmeetings. Dies ist ähnlich wie bei der Sprintplanung und Retrospektive in der agilen Welt.

Selbst Hochhäuser werden geschoßweise, also iterativ gebaut. Projektleiter müssen planen und steuern, also in regelmäßigen Iterationen Aufgaben verteilen, die Ergebnisse kontrollieren, den Rest neu betrachten und dann neu verteilen. Dafür braucht man in unterschiedlichen Arten von Projekten unterschiedliche Takte der Iterationen. Und auch unterschiedliche Methoden bei der Paketierung von Aufgaben sind nötig.

Mit agilen Methoden ist dabei meist auch eine flexible Zieledefinition gemeint. Klassische PM-Methoden werden hingegen mit fixer Zieldefinition verbunden. Verbinden lassen sich die Arbeitsweisen z.B. durch eine agil geführte Spezifikations- und Forschungsphase eines Projektes. Auf Basis der geprüften Machbarkeit wird es dann im Rahmen klassischer Methoden zum spezifizierten Ziel geführt.

Arbeitspakete in klassisch laufenden Projekten können auch mit agilen Methoden erledigt werden. Dabei hat man ein schlankes Gantt-Chart mit allen nötigen Phasen, Meilensteinen und groben Arbeitspaketen, deren Details in Kanban Boards geplant und verfolgt werden.

Hier gibt es viele Möglichkeiten mit guter Beratung optimale Methoden und Prozesse zu etablieren. Der Bedarf an Integration von Tools für Projektmanagement mit Tools für Workmanagement wird nächstes Jahr sehr stark zunehmen.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]Der Bedarf an Integration von Tools für Projektmanagement mit Tools für Workmanagement wird in 2018 sehr stark zunehmen. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

8. Was unterschätzen Projektmanager derzeit am meisten?

Strasser: Für das Scheitern von Projekten werden auch in 2018 zwei Gründe besonders wichtig sein: die inhaltliche Komplexität der zu liefernden Projektergebnisse und der Zeitdruck wegen Ressourcenmangel. Beide steigen immer weiter.

Dazu kommt auch, dass oft die Ziele bzw. der Nutzen von Projektergebnissen nicht ausreichend verstanden, geschweige denn spezifiziert, sind. „Das machen wir dann agil“ ist eine häufig gehörte Antwort auf die Frage, wie am Ende alles zusammenpassen soll.

Meine Prognose ist: es wird noch häufiger so sein, dass die eigentlich gestellten Projektziele unterschätzt werden und man dies viel zu spät erkennt. Agile Methoden können hier teilweise Abhilfe schaffen, wenn alle Stakeholder die dadurch eingebrachte Flexibilität mitbringen – sonst nicht.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]In 2018 werden die eigentlich gestellten Projektziele noch häufiger unterschätzt und das wird viel zu spät erkannt. Agile Methoden können helfen. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

9. Projektarbeit ist ein Arbeitsmodell der Zukunft. Brauchen wir für die Projektorganisation mehr Spezialisten oder Generalisten?

Strasser: Der Trend geht weiterhin raus aus Wissenssilos. Vielschichtige Produkte und Prozesse erfordern selbstverständlich Expertise in den verschiedenen technologischen, rechtlichen und anderen Bereichen. Die Spezialisten müssen aber mehr denn je über den Tellerrand blicken. Nur so lassen sich Projektziele gemeinsam erreichen.

Projektleiter müssen Generalisten sein mit dem Verständnis, welche inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen den speziellen Bereichen in den Projekten bestehen. Sie müssen zwar nicht die Architektur komplexer Lösungen beherrschen, aber sie müssen sehr gut verstehen, welche Zusammenhänge bestehen.

Nur so können Sie zu Beginn richtig planen und in Krisen besser entscheiden. Dabei gewinnt die Fähigkeit, globale Projekte mit Teilnehmern aus diversen Kulturen clever zu orchestrieren auch nächstes Jahr weiter an Bedeutung.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]Die Fähigkeit, globale Projekte mit Teilnehmern aus diversen Kulturen clever zu orchestrieren, gewinnt für Projektleiter weiter an Bedeutung. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

10. Werden deutsche Firmen 2018 mehr auf Projektarbeit setzen als bisher?

Strasser: Diversen Studien zufolge steigt der Anteil der Arbeit, die im Rahmen von Projekten erledigt wird, in den nächsten Jahren kontinuierlich weiter an. Die digitale Transformation hat dabei einen wesentlichen Anteil an der Zunahme.

Es wird künftig zu mehr Automatisierungsprojekten für immer weiterreichende Prozesse in den Unternehmen kommen. So werden deutlich mehr Mitarbeiter aus allen Abteilungen eines Unternehmens in Projektarbeit mit einbezogen.

Auch innerhalb der Forschungs- und Entwicklungsbereiche, in denen Projektmanagement bisher hauptsächlich beheimatet war, wird es zu einer Steigerung kommen. Knappe Ressourcen sowie hoher Termin- und Kostendruck fordern mehr Steuerungsoptionen und Transparenz. Portfolio- und Projektmanagement sind hier die Mittel zum Zweck.

[tweet_box url=“https://goo.gl/ZFTciP“ design=“default“]Mehr Automatisierungsprojekte führen dazu, dass mehr Mitarbeiter aller Abteilungen eines Unternehmens in die Projektarbeit mit einbezogen werden. #JohannStrasser @tpg_de[/tweet_box]

Die zehn wichtigsten Projektmanagement Trends 2018 auf einen Blick:

  1. Geeignete Mitarbeiter werden knapper. Das beeinflusst in 2018 zunehmend die Portfolioauswahl, welche Projekte wann starten können. 
  2. Die flexible Planung von Projektszenarien in den verschiedenen Portfolios bietet große Chancen im ständig komplexer werdenden Umfeld.
  3. PMOs werden deutlich an Bedeutung für die Projektkoordination gewinnen. Sie bekommen noch mehr Kompetenzen und mehr Ressourcen.
  4. Stellen Sie 2018 beim Ressourcenmanagement die Teamleiter in den Mittelpunkt! Nur sie können eine vollständige Ressourcenauslastung planen.
  5. Die Cloud-Akzeptanz wächst. In 2018 wird bei Neuimplementierungen von PM-Systemen ein Verhältnis von 75% Cloud- zu 25% „on premise“ erreicht.
  6. Die meisten Projektdaten sind längst in der Cloud, denn oft werden Projektpläne ja gemailt. Der Mensch ist die größte Sicherheitslücke, nicht die Technik.
  7. Der Bedarf an Integration von Tools für Projektmanagement mit Tools für Workmanagement wird in 2018 sehr stark zunehmen.
  8. In 2018 werden die eigentlich gestellten Projektziele noch häufiger unterschätzt und das wird viel zu spät erkannt. Agile Methoden können helfen.
  9. Die Fähigkeit, globale Projekte mit Teilnehmern aus diversen Kulturen clever zu orchestrieren, gewinnt für Projektleiter weiter an Bedeutung.
  10. Mehr Automatisierungsprojekte führen dazu, dass mehr Mitarbeiter aller Abteilungen eines Unternehmens in die Projektarbeit mit einbezogen werden.

Welchen der oben angegebenen Trends sehen Sie als am wichtigsten an? Haben wir einen für Sie wichtigen Trend für 2018 vergessen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar unten. 

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