Mit einem nachhaltig ausgerichteten Strategieprogramm hat Euronics sich seit 2019 auf die drei Säulen Wertschöpfung, Kundenorientierung und Prozessvereinfachung ausgerichtet. Für die damit verbundenen Projektmaßnahmen benötigte das Unternehmen ein professionelles Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM).
Der erste Anlauf mit einem anderen Tool war einige Zeit zuvor aufgrund mangelnder Akzeptanz bei den Anwendenden gescheitert. Für den zweiten Versuch entschied sich Euronics daher für TPG The Project Group als Partner und das moderne Tool TPG ProjectPowerPack, eine integrierte PPM-Lösung für Projektmanagement mit Microsoft Teams. Damit verfügt das Unternehmen jetzt über eine umfassend akzeptierte und integrierte PPM-Lösung.
Die hervorragende Anwenderfreundlichkeit lässt die Leistungsstärke der Lösung voll zum Tragen kommen.
Projektmanagement aus MS Teams – für Mitarbeitende ohne Umgewöhnungszeit
„Usability schlägt Funktionsvielfalt“, sagt Martin Sprenger. Der Bereichsleiter Strategie, Expansion und Transformation bei Euronics Deutschland eG unterstreicht damit, dass leistungsstarke Software nur dann Vorteile bringt, wenn die Mitarbeitenden sie auch nutzen.
Selbstverständlich ist das nicht, hat Sprenger erfahren. Als er 2021 im Rahmen einer umfassenden Ist-Analyse die bis dahin bei Euronics bestehende PPM-Situation prüfte, stand für ihn schnell fest: „Wir brauchen eine neue Lösung.“
Dashboard der in MS Teams integrierten Projektmanagement-Lösung mit TPG ProjectPowerPack
Diese ist inzwischen implementiert und wird von allen Teammitgliedern akzeptiert. TPG ProjectPowerPack, voll integriert in Microsoft Teams, hat sich für Sprenger als exakt so anwenderfreundlich erwiesen, wie gewünscht. „Das ist besonders wichtig für unsere Mitarbeitenden im Lager, die üblicherweise nicht so viel mit IT-Software zu tun haben“, berichtet Sprenger.
Kurzprofil des Euronics Projekts
- Das Unternehmen:
- Euronics Deutschland eG ist eine Genossenschaft von Fachhändlern für Consumer Electronics. Unter dem Dach der Verbundgruppe haben sich mehr als 1200 Händler unterschiedlicher Größen zusammengeschlossen, vom spezialisierten Fachgeschäft bis zum umfassenden Fachmarkt. Die Genossenschaftsmitglieder profitieren von optimalen Einkaufskonditionen sowie vielfältigen Serviceleistungen. Euronics Deutschland ist Partner des europäischen Verbundes Euronics International in Amsterdam mit Standorten in 34 Ländern.
- Die Herausforderung:
- Die Steuerung von Projektmaßnahmen mit Excel hatte sich angesichts wachsender Anforderungen im Rahmen eines neu aufgelegten Strategieprogramms als nicht mehr ausreichend herausgestellt. Bei der Einführung einer leistungsstarken Projekt- und Portfoliomanagement-Software lag der Fokus auf der Anwenderfreundlichkeit. Wichtig war ein Tool, das von den Usern im vollen Umfang akzeptiert und im Unternehmensalltag genutzt wird, nicht zuletzt unter den Bedingungen der durch die Pandemie erforderlichen Online-Zusammenarbeit.
- Die Lösung:
- Mit dem TPG ProjectPowerPack hat Euronics Deutschland eine Best-Practice-Lösung auf Basis moderner Microsoft Technologie mit Project for the Web, Power Apps, Power Automate und Dataverse erhalten. Sie erfüllt alle Anforderungen an Usability und Flexibilität. Hinzu kommt die volle Integration in Microsoft Teams, die den Nutzern auch die Remote-Zusammenarbeit erleichtert und den vollen Überblick über den Bearbeitungsstand der anstehenden Aufgaben verschafft. Darüber hinaus ist Power BI als ergänzendes Tool für das Reporting ebenfalls Teil der implementierten Lösung.
- Der Nutzen:
- Mit seiner breit angelegten Funktionalität ist die neue PPM-Anwendung einfach an unterschiedlichste Projektgrößen anpassbar. Die Integration in Microsoft Teams und die optimale Handhabbarkeit sorgen dafür, dass die Software von allen Projektbeteiligten genutzt wird. Das aussagekräftige Reporting ist ebenfalls leicht verständlich und eröffnet zugleich vielfältige Steuerungsmöglichkeiten. Im Ergebnis sorgt die Usability der PPM-Lösung dafür, dass das Unternehmen im vollen Umfang von der Leistungsstärke der PPM-Software profitiert.
PPM im vertrauten Look and Feel der Microsoft Office Welt
Mit einer Beschäftigtenzahl von rund 330 in der Unternehmenszentrale in Ditzingen ist Euronics trotz der großen Menge der angeschlossenen Fachhändler ein mittelständischer Betrieb.
Martin Sprenger, Euronics Deutschland eG
„Wir haben in den Fachbereichen wenige ausgebildete Projektmanagerinnen und Projektmanager. Das ist im Mittelstand so“, betont Sprenger. Deshalb ist die neue Software auch nicht die einzige Stellschraube, an der wir drehen. Veränderung im Unternehmen gehört eben dazu, wenn man erfolgreich sein will, weiß der ehemalige Unternehmensberater Martin Sprenger.
Früher wurden Projekte mit Excel verwaltet. Microsoft Office-Programme sind den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Genossenschaftszentrale vertraut. Und gerade das verschafft einer PPM-Lösung besonders große Akzeptanz, die im Look and Feel der Microsoft Office-Welt entsprungen ist.
Der Strategie-Bereichsleiter erläutert:
„Ein großer Vorteil für uns ist die volle Integration der PPM-Lösung in Microsoft Teams. Das PPM-Tool lässt sich komplett in Microsoft Teams steuern, ohne in den Browser oder eine andere Anwendung wechseln zu müssen.“
Dabei bildet Microsoft Teams in seinem Aufbau die 12 strategischen Programme ab. Sie zahlen auf die drei übergreifenden strategischen Programmlinien von Euronics ein:
- Wertschöpfung,
- Kundenorientierung,
- Prozessoptimierung.
Innerhalb dieser Programme sind die dazu gehörenden Projekte angeordnet. Dafür wird einfach die aus Microsoft Teams bekannte Gliederung nach Teams und Channels genutzt. Jedes Programm ist ein „Teams-Team“ und jedes Projekt ein „Kanal“.
Für Anwendende, die gewohnt sind, mit Microsoft Teams zu arbeiten, ist dies nicht nur ein bruchloser und fast völlig selbsterklärender Übergang aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zum Umgang mit dem neuen Tool. Es erleichtert ihnen auch die Remote-Zusammenarbeit – und die wurde zum Zeitpunkt der PPM-Umstellung besonders wichtig.
Neben der Software-Umstellung laufen auch noch weitere Veränderungen im Unternehmen. „Natürlich bleibt es nicht bei der Software. Nur so bleibt man erfolgreich“, weiß der ehemalige Unternehmensberater Martin Sprenger.
Möglichkeit zur Online-Zusammenarbeit wegen Pandemie erforderlich
„Wir haben im Sommer 2021 mit der Umstellung begonnen“, erinnert sich Sprenger. „Damals war Corona ein großes Thema.“ Durch die Einschränkungen im Rahmen der Pandemie blieben viele Mitarbeitende im Homeoffice und kooperierten untereinander via Microsoft Teams. Deswegen passte es umso besser, dass auch das neue PPM-Tool Teil von Microsoft Teams wurde.
Matthias Jäger, bei TPG für das Euronics-Projekt verantwortlich, ergänzt: „Für den Kunden war es wichtig, zusätzlich zu internen auch externe Mitarbeitende einzubinden.“ Dafür musste die Zugriffsberechtigungen im umfassenden Sicherheitskonzept des PPM-Tools entsprechend angepasst werden:
„Die Externen können mit Microsoft Teams auf die für sie relevanten Listen mit zur Bearbeitung offenen Punkten zugreifen. Andere Informationen, zum Beispiel Kosten, bleiben Internen mit der entsprechenden Berechtigungsstufe vorbehalten.“
Flexible Lösung für große Unternehmen wie auch für den Mittelstand
Der zweite wichtige Vorteil der neuen Lösung neben der Usability ist die Flexibilität. „Das System ist für jede Projektgröße adaptierbar“, erläutert Sprenger. Variabel einstellbare Filter erlauben es, die Darstellung den Projekterfordernissen anzupassen.
Matthias Jäger, TPG The Project Group Schweiz
Matthias Jäger betont: „TPG ProjectPowerPack funktioniert für mittlere ebenso wie für große Unternehmen. Anpassungen der Lösung, die auf der neuen Microsoft Power Platform mit Power Apps, Power Automate, Power BI und Dataverse als Datenbank basiert, lassen sich vergleichsweise einfach vornehmen.“
Zu diesen Anpassungen zählt beispielsweise die Möglichkeit einer Dependency Matrix. Damit lassen sich Abhängigkeiten wie Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen zwischen den einzelnen Projekten im Portfolio darstellen.
Aufgrund weiterer spezifischer Anforderungen von Euronics Deutschland wurden einige Funktionen des PPM-Pakets sogar völlig neu entwickelt. „Die Zusammenarbeit war sehr partnerschaftlich und konstruktiv“, erinnert sich Martin Sprenger.
Die MyTask App für einheitliches Task-Management im Unternehmen
Das zentral wichtige Ergebnis daraus nennt Sprenger die MyTask App in Microsoft Teams. „Wir wollten ein einheitliches Task-Management für das ganze Unternehmen. Alle Mitarbeitenden sollen jederzeit ihre Aufgaben – aus ihrer regulären Team-Arbeit ebenso wie aus ihren Projekten – überblicken können.“
„Im Grunde handelt es sich dabei um Listen von Action Items, also offenen Punkten, über das komplette Projektportfolio und die Aufgaben in den regulären Teams hinweg“, erläutert Jäger. „Dabei haben die Programmleitenden der 12 strategischen Programme des Unternehmens jeweils den vollen Überblick über alle offenen Punkte. Darunter verengt sich das auf die Ebene der Projektleitenden sowie danach auf die Ebene der einzelnen Mitarbeitenden.“
Die „MyTask“ Darstellung innerhalb der TPG ProjectPowerPack Lösung
Die Darstellung kann sowohl als Liste erfolgen als auch in Form der bei Euronics gebräuchlichen Kanban-Boards. Dabei wandern die offenen Punkte mit jedem Bearbeitungsfortschritt von links nach rechts durch eine Reihe vertikal angeordneter Rubriken. Horizontal trennen so genannte Swimlanes unterschiedliche Projekte oder Abteilungen mit Mitarbeitenden voneinander.
Neue Aufgaben werden den Nutzenden aktiv gemeldet
„Ebenfalls eine von uns umgesetzte Anforderung des Kunden waren die flexiblen Benachrichtigungen“, führt Jäger weiter aus. Anstelle der „Holschuld“ der Mitarbeitenden gibt es nun eine „Bringschuld“ der Software: „Man erhält eine Benachrichtigung, wenn man eine neue Aufgabe zugewiesen bekommt, und muss nicht selbst aktiv danach suchen.“
Neu ist auch die Timeline, eine Art Tagebuch der offenen Punkte. Sie ermöglicht den kontinuierlichen Überblick über die Entwicklung der Bearbeitungsstände und macht dadurch beispielsweise unterschiedliche Geschwindigkeiten und den letzten Stand bei der Abarbeitung offener Punkte transparent.
Die einfache Anwendung für Projektmanagement in MS Teams hält den Schulungsaufwand klein
Durch die Anwendungsfreundlichkeit der implementierten Lösung war der Schulungsaufwand für die User niedrig, erklärt Sprenger. „Wir konnten das selbst machen.“ Es waren keine Präsenzveranstaltungen nötig, die wegen der Pandemie-Situation ohnehin nicht möglich gewesen wären. Auch Microsoft Teams-Sitzungen waren kaum erforderlich. „Das meiste haben wir mit kurzen Videos erreichen können, das hat völlig ausgereicht“, so Sprenger und fasst zusammen:
„Ein Tool ist für sich genommen nicht der Heilsbringer. Man muss es den Menschen so einfach wie möglich machen, damit das Tool auch akzeptiert und genutzt wird.“
Dank der Akzeptanz der User zahlen die Eigenschaften der neuen Lösung auf den Unternehmenserfolg ein:
- breite Funktionalität,
- Flexibilität,
- aussagekräftiges Reporting.
Sprengers Bilanz: „Wir können jetzt unser Projekt- und Portfoliomanagement solide steuern.“
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