Projektassistenz – Aufgaben, Definition, Qualifikationen und Anforderungen

Trotz unterschiedlicher Anforderungsprofile werden die beiden Begriffe Projektassistenz und Projektmanagement-Office leider häufig synonym verwendet. In der Praxis hat dies oft negative Auswirkungen, wie z.B. bei der Rollenverteilung im Projekt oder in Stellenausschreibungen. Falsche Erwartungen an die jeweilige Rolle- mit Über- bzw. Unterforderung des Mitarbeitenden oder falsche Ergebnisse sind die Folge.

In diesem Artikel erfahren Sie, worin sich die Projektassistenz von anderen Rollen / Organisationseinheiten unterscheidet und warum eine klare Differenzierung wichtig ist.

• Projektassistenz Definition
• Aufgaben der Projektassistenz
• Die Zuständigkeiten eines Projektmanagement-Office
• Zusammenfassung

Starten wir mit der Definition von Projektassistenz.

Projektassistenz Definition

Die Projektassistenz handelt nach Weisung der Projektleitung und übernimmt Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements. Sie ist Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam. Die sachliche Verantwortung liegt aber bei der Projektleitung. Die Projektassistenz ist eine temporäre Projekteinheit und wird nach Projektabschluss von ihren Aufgaben entbunden.

Der Unterschied zum Project Management Office (PMO) ist:

• der Fokus eines PMO liegt im Multi-Projektmanagement und
• der Einsatz der Projektassistenz liegt im Einzelprojektmanagement.

Mehr Unterstützung im Projektmanagement

In Zeiten finanzieller Unsicherheit und hohem Wettbewerbsdruck gewinnt das Projektgeschäft an wirtschaftlicher Relevanz. Viele Unternehmen versuchen daher, ihr Projektmanagement zu professionalisieren.

Hier kommen die professionelle Projektassistenz und das PMO ins Spiel. Beide tragen auf unterschiedliche Art und Weise zu mehr Effizienz und erfolgreiche Projekte bei.

Steigen wir ein in die Aufgaben der Projektassistenz und welche Projektassistenz-Qualifikationen  Personen für diese Rolle mitbringen sollten.

Aufgaben der Projektassistenz

Die professionelle Projektassistenz ist normalerweise einem einzelnen Projekt zugeordnet und dort involviert. Sie bildet eine Art Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam.

Die Projektassistenz ist eine temporär konzipierte Projekteinheit und wird nach Projektabschluss wieder von ihren Aufgaben entbunden.

Die hierarchische Einbindung der Projektassistenz kann entsprechend der Anforderungen des Projekts und der Projektleitung flexibel gestaltet werden.

• So kann sie entweder als eine Art rechte Hand des Projektmanagements dienen und dabei auch Führungsaufgaben übernehmen.
• Oder ihr werden vor allem administrative Aufgaben zugeteilt, die sie nach Weisung der Projektleitung erfüllt.
• Insgesamt soll sie dazu beitragen, das Projektmanagement von administrativen und operativen Aufgaben zu entlasten.

Die typischen Projektassistenz-Aufgaben lassen sich dabei grob in drei Teilbereiche aufgliedern:

1. Organisationsfunktion

Die Projektassistenz assistiert dem Projektmanagement von Projektbeginn an bei der Projektorganisation. Sie recherchiert Hintergrundinformationen der Projektmitarbeitenden, sodass Verantwortlichkeiten und Rollen effektiv verteilt werden können.

Die Projektassistenz ist außerdem verantwortlich für das „Who-is-Who“ des Projekts. Sie informiert die Projektmitarbeitenden über alle Organisationseinheiten, die in das Projekt eingebunden sind.

Viele Projekte beginnen zunächst chaotisch: Mangels passender Ansprechpartner suchen Mitarbeitende oft nach Softwarelizenzen, Zugangscodes und passender Hardware. Hierfür werden meist hunderte Arbeitsstunden verschwendet, was einen erfolgreichen Projektbeginn stark verzögert.

Eine Projektassistenz (und/oder ein gut konzipierter Kick-off-Workshop) kann solchen Eventualitäten schon im Vorfeld entgegenarbeiten. Sie bereitet sich frühzeitig auf entsprechende Anfragen vor und stellt notwendige Informationen zur Verfügung.

Die Projektassistenz ist auch für die einheitliche Nutzung der Kommunikationsmittel zuständig. Sie legt Kommunikationstools fest und stellt sicher, dass diese auch genutzt werden. Außerdem strukturiert sie die Dokumentationsablage und sorgt für eine Archivierung der Kommunikation.

Auch Budget- und Ressourcencontrolling gehören zu den Aufgaben der Projektassistenz. Sie erfasst

• verfügbare Personalressourcen des Projekts,
• entwirft ggf. Anforderungsprofile für neue Fachkräfte und
• erstellt entsprechende Stellenausschreibungen.

Außerdem assistiert sie der Projektleitung bei Kostenplanung und Rechnungskontrolle und verfügt eigenverantwortlich über kleinere Ausgaben.

Projektassistent:innen bringen also Transparenz in die Kostensituationen der Projekte. Projektmanager:innen können sich durch diese Entlastung ihren wesentlichen Aufgaben widmen und Entscheidungen zielführend treffen.

2. Kommunikations- und Filterfunktion

Zielgruppenspezifische Projektkommunikation ist ein essenzielles, wenn nicht gar das wichtigste Instrument zur Sicherung des Projekterfolges. Viel zu viele Projekte scheitern an trägen Kommunikationswegen und mangelhaftem Informationstransfer. Ein:e Projektassistent:in wirkt dem aktiv entgegen.

So bietet die Projektassistenz zunächst eine erste Anlaufstelle für die Anliegen der Projektmitarbeitenden. Sie nimmt Anfragen entgegen und filtert diese nach Priorität. Diejenigen, die sie selbst bearbeiten kann, arbeitet sie zeitnah ab. Nur jene Anfragen, die ihre Zuständigkeit übersteigen, leitet sie an die Projektleitung weiter.

Die Projektassistenz ist außerdem dafür verantwortlich, Entscheidungen der Projektleitung dem Team zu kommunizieren. Sie informiert über Beschlüsse und sorgt dafür, dass diese auch umgesetzt werden.

Die Kommunikationsfunktion der Assistenz funktioniert also in zwei Richtungen:

• Auf der einen Seite verschafft sie dringenden Anliegen der Projektmitarbeitenden Zugang zur Projektleitung.
• Auf der anderen Seite sorgt sie für eine zeitnahe Umsetzung der Beschlüsse des Projektmanagements.

Wird es vom Projektmanagement gewünscht, kann die Projektassistenz auch für die Organisation und Moderation von Projektmeetings zuständig sein. Gemeinsam mit der Projektleitung erstellt sie die Agenda, verschickt Einladungen und führt Protokoll. Dies ermöglicht der Projektleitung, sich auf die Inhalte der Meetings zu konzentrieren.

3. Führungsfunktion

Die Projektassistenz nimmt im Projekt eine ambivalente Position ein: Auf der einen Seite ist sie Ansprechpartner für die Belange der Projektmitarbeitenden.

Ihre eigentliche Aufgabe ist jedoch, dafür zu sorgen, dass Wünsche und Ansprüche der Projektleitung durchgesetzt werden. Als rechte Hand der Projektleitung treibt sie schleppende Entwicklungen voran.

Dies wird in den meisten Situationen dazu führen, dass Mitarbeitende sich auf die Füße getreten fühlen. Die Projektassistenz benötigt also gewisse „Wadenbeißer-Skills“,

Aber mindestens so wichtig für die Projektassistenz-Qualifikation sind auch soziale Fähigkeiten.

Die Projektassistenz übernimmt im Projekt also auch klassische Führungsaufgaben. Ihre Entscheidungskompetenzen sind zwar beschränkt, weil sie direkt der Projektleitung untersteht.

Trotzdem nimmt sie gegenüber den Projektmitarbeitenden und auch gegenüber externen Stakeholdern eine verantwortungsvolle Rolle ein. Entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Projekts sollte eine Projektassistenz also schon über gewisse Führungserfahrungen verfügen.

Jetzt kennen Sie die Aufgaben und Qualifikation der Projektassistenz.

Die Zuständigkeiten eines Projektmanagement-Office

Hier gibt es nur eine kurze Übersicht zu den Zuständigkeiten des Projektmanagement-Office. Eine umfassende Darstellung enthält unser Blog-Artikel zu PMO-Aufgaben.

Mögliche Bereiche von Projektmanagement-Office-Aufgaben sind:

• Strategische Unterstützung (sPMO): Abstimmung mit der Unternehmensstrategie durch Klassifizierung, Auswahl, Priorisierung und ggf. Abbrechen von Projekten.
• Steuerung von Multiprojektlandschaft / Ressourcenmanagement: Dies ist die Hauptaufgabe des PMO und umfasst die Übersicht aller Projekte sowie das Sicherstellen der Aktualität und Plausibilität der erforderlichen Daten. Hier werden übergeordnete Entscheidungen zu Inhalten, Budgets und Ressourcen unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen Projekten vorbereitet und getroffen.
• Projektdurchführung / -Services: Dabei geht es um die operative Unterstützung in Projekten durch die Übernahme der Projektleitung, die Stellung von Projektassistenz oder die Erledigung definierter Teilaufgaben.
• Training und Coaching: Projektleitende und Teilhabende an den Prozessen werden ausgebildet und im realen Einsatz unterstützt. Zudem können auch Karrierepfade für Projektleitende angeboten werden.
• Methoden, Prozesse und Tools: Firmenindividuelles Auswählen und Anpassen der PM-Methoden und -Prozesse für alle Beteiligten. Auswahl, Einführung und Managen geeigneter Werkzeuge für die verschiedenen Rollen im Projekt- und Portfoliomanagement.

Zusammenfassung

Sowohl das Project Management Office als auch die professionelle Projektassistenz sorgen auf ihre eigene Art und Weise für deutlich höhere Effizienz in Projekten.

Die Projektassistenz ist

• direkt einem einzelnen Projekt unterstellt und
• verbessert als interne Einheit die Projektleistung. Im Rahmen der gegebenen Strukturen sorgt sie für Effizienz und schnellere Kommunikation.

Das Projektmanagement-Office hingegen dient als

• Schnittstelle der verschiedenen Projekte eines Unternehmens und sorgt für eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Projektmethoden eines Unternehmens.
• Als externe Einheit sorgt das PMO für Standardisierung und Vereinheitlichung der Prozesse.
• Dies ermöglicht letztendlich eine bessere Vergleichbarkeit und sorgt für eine Professionalisierung des Projektgeschäfts im Unternehmen.

Ob eine Projektassistenz oder ein PMO im Einzelfall die richtige Wahl für Sie ist, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab:

• Wollen Sie Ihr allgemeines Projektgeschäft weiterentwickeln, so sollten Sie ein PMO einführen.
• Sollen jedoch einzelne Projekte direkt vorangetrieben werden, so bietet sich eher eine temporäre Projektassistenz an.
• Auch eine Kombination und Koordination beider Einheiten ist denkbar: ein PMO für das allgemeine Projektgeschäft und dedizierte Projektassistenten für besonders relevante Projekte.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für ein höheres Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen ein PMO aufbauen oder optimieren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Gast-Autor
Aaron Niemeyer

Aaron Niemeyer hat Kommunikations-Wissenschaft studiert und ist bei intelliExperts GmbH zuständig für die inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Thema Projektassistenz. Er interessiert sich für soziale Prozesse im Projektmanagement und liebt es komplexe Themen für ein breites Publikum verständlich aufzubereiten.
Mehr über Aaron Niemeyer auf Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

ARTIKEL DRUCKEN