Über 3.400 Aussteller und rund 580.000 Besucher aus 219 Ländern versammelten sich für eine einzige Messe auf einer Rekordfläche von 605.000 Quadratmetern Ausstellungsfläche auf dem Gelände der Messe München. Ihre Zielsetzung: neuste Trends, Maschinen und Geräte aus der Bau- und Bergbauindustrie live erleben. Die bauma, die Weltleitmesse für Baumaschinen, Baustoffmaschinen, Bergbaumaschinen, Baufahrzeuge und Baugeräte ist die flächenmäßig größte Messe der Welt.
Sie ist eine der mehr als 50 eigenen Fachmessen und mehr als 200 Veranstaltungen, die die rund 1.100 Mitarbeiter der Messe München jährlich verantworten und möglich machen. Um Projekte solcher Größenordnung weltweit zu organisieren und zu planen, braucht es exzellentes Projektmanagement, intelligente Organisation sowie zuverlässige und transparente Teamarbeit. Mit der Umstellung auf Project Online von Microsoft rüstet sich die Messe München nun für die Zukunft und macht das IT-Projektmanagement agiler und effizienter denn je.
Entwicklung, Innovation und vertrauensvolle Zusammenarbeit sind tief in der Unternehmenskultur der Messe München verankert und fester Bestandteil ihrer Identität gewor- den. Denn das Unternehmen aus Bayern blickt auf eine lange und eindrucksvolle Firmengeschichte zurück: Gegründet 1964 in München ist es inzwischen international tätig und organisiert zusammen mit seinen Tochtergesellschaften Fachmessen in China, Indien, Brasilien, Russland, der Türkei, Südafrika, Nigeria, Vietnam und im Iran. Damit zählt die Messe München heute zu den führenden Messeveranstaltern weltweit. Das globale Motto: „Connecting Global Competence“.
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Den Herausforderungen der schnelllebigen Veranstaltungsbranche standhalten
Um den Anforderungen der sehr schnelllebigen Branche und vor allem der Aussteller und Besucher gerecht zu werden, ist agiles, flexibles Projektmanagement entscheidend – gerade bei Veranstaltungen mit extrem hohem Verwaltungs- und Planungsaufwand. So kann das Unternehmen auch in Zukunft innovative Veranstaltungskonzepte entwickeln und erfolgreich durchführen.
Für Agilität und Flexibilität sind nachvollziehbare Prozesse, Klarheit und Zuverlässigkeit in der Planung sowie nahtlose Zusammenarbeit über unterschiedliche Gewerke hinweg notwendig. Die Grundlage dafür bilden in erster Linie eine gut aufgestellte IT-Infrastruktur und smarte Tools, die Kollaboration und Transparenz bei hoher Datensicherheit fördern.
Genau darum kümmern sich die 60 IT-Mitarbeiter der Messe München – Digitalisierungsprojekte stehen auf ihrer Prioritätenliste ganz oben. Viele Prozesse und Abstimmungen hat das Unternehmen bereits digitalisiert. Auch für die tägliche Arbeit nutzen die Mitarbeiter Microsofts Produktivitätssuite Office 365 aus der Cloud mit bekannten Helfern wie Outlook, Word, Power- Point, Excel, OneDrive und SharePoint.
Auch der Video-Messaging-Dienst Skype for Business, die Kollaborationsanwendung Microsoft Teams und die Aufgabenmanagementlösung Microsoft Planner sind für die standortübergreifende Zusammenarbeit des international tätigen Unternehmens bereits im Einsatz. Doch besonders im Projektmanagement mangelte es bislang an einer Software-Lösung, die alle Prozesse und vor allem die verfügbaren Ressourcen transparent und übersichtlich abbilden kann.
Project Online: Messe München sieht digitale Transformation als Kern der IT-Strategie
Im Rahmen des IT-Strategie-Umsetzungsprogramms FIT.21 war dies deshalb eines der zentralen Projekte zur Transformation der Messe München IT zum Thema „Aufbau Portfolio- und Ressourcenmanagement“. Hier wurden die oben genannten Herausforderungen bezüglich Projektmanagement in der Messe München adressiert. Zuerst entwickelten die internen Projektmanagement- und IT-Experten eine Strategie zur Einführung von neuen Technologien, die die Zusammenarbeit verbessern und Projekte transparenter machen soll.
Dies zahlt maßgeblich auf die Ziele der IT-Strategie ein. Sie soll ermöglichen, dass sich die Messe München für die digitale Transformation wappnet und sich die IT-Bereiche enger mit den anderen Bereichen des Unternehmens vernetzen.
Bei der Umsetzung in Project Online setzte die Messe München auf professionelle Hilfe: Gemeinsam mit dem Microsoft Gold Certified Partner TPG The Project Group stattete das Unternehmen im ersten Schritt 60 Arbeitsplätze im Zentralbereich IT mit Project Online aus. Bei der Einführung unterstützte TPG mit intensiver Beratung beim Lösungsdesign, schrittweiser Implementierung der Lösung im ständigen Austausch mit der Messe und beim Training der Anwender.
Project Online erleichtert Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement durch intelligente Funktionen, übersichtliches Design, Transparenz und durch die nahtlose Verknüpfung mit Office 365. Mit diesen Tools als zentrale Projektmanagement-Lösung führte die Messe München auch ein neues Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint Online ein.
„Wir haben uns für Microsoft entschieden, weil uns hier eine einheitliche Lösung für das gesamte Projektmanagement geboten wird. Planung, Organisation, Evaluierung und Kommunikation sind jetzt übersichtlich und für alle transparent in Project Online abgebildet“, erklärt Dr. Birgit Böck, Teamleiterin IT Projekt- und Portfoliomanagement bei der Messe München GmbH.
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Mehr Transparenz, Effizienz und bessere Qualität in Ressourcen- und Projektmanagement
Inzwischen laufen alle Prozesse rund um IT-Projekte des Messeveranstalters einheitlich über Project Online: Ob WLAN-Planung für die neuen Hallen der Messe München oder die Umsetzung und erfolgreiche Einführung des neuen Intranets. Außerdem nutzt die Weltleitmesse bauma Project Online für ihre Meilensteinplanung – Konzeption, Organisation, Abstimmung und Auswertung finden innerhalb der Microsoft-Lösung statt.
Die zentrale Verwaltung aller Projektbestandteile macht das IT-Ressourcenmanagement mit 60 Mitarbeitern transparent und ermöglicht eine effiziente Planung. So kann das Unternehmen Engpässen nun bereits in frühen Phasen proaktiv entgegenwirken. Auch verlässliche Projekttermine für Kollegen sind kein Problem mehr.
Zuvor mussten Projektmanager mehrere Statusberichte an verschiedene Personen innerhalb der eigenen Organisation senden. Durch die transparente Steuerung der Projekte in Project Online können nun alle Beteiligten jederzeit auf den aktuellen Status zugreifen – die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit und können sich besser auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.
Ein weiteres Plus ist die Vernetzung und tiefe Integration mit Office 365 und insbesondere Microsoft Teams: Projektteams und Abteilungen können nahtlos zusammenarbeiten, ohne die Anwendung beispielsweise für ein Telefongespräch oder eine Videokonferenz wechseln zu müssen.
„Seit der Einführung von Project Online haben sich die Abstimmungen zwischen der IT-Abteilung und anderen Business-Units deutlich verbessert. Sie arbeiten effizienter und zuverlässiger zusammen, Kommunikation und Transparenz sind noch besser geworden. Dies führt zu einer höheren Qualität der Projektplanung und -durchführung und damit letztlich auch zu besseren Geschäftsergebnissen, vor allem aber zu Schnelligkeit, Agilität und Klarheit“, so Böck.
„Genau diese Eigenschaften sind für uns als modernes, innovatives Unternehmen in der digitalen Transformation essentiell.“
Planungsexpertise bewiesen: Reibungsloser Change-Prozess
Auch bei dem internen Projekt – der Einführung von Project Online – hat der Messeveranstalter seine Planungsexpertise bewiesen: Durch die sorgfältige Vorbereitung des Change-Prozesses und ausführliche Tests der neuen Technologie gelang dem IT-Bereich der Messe München ein reibungsloser Rollout.
Großen Wert legt das Unternehmen auch auf die Schulung der Mitarbeiter: In regelmäßigen, individuell abgestuften Schulungen lernten die Mitarbeiter zunächst die Grundlagen von Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder dem Wasserfall-Modell. Darauf aufbauend folgten intensive Project Online-Schulungen, um das Tool in vollem Funktionsumfang nutzen zu können.
Das Ergebnis: Große Begeisterung im ganzen Unternehmen. Bereits an dem Tag, als die 60-köpfige IT Project Online in ihrem Bereich launchte, kamen Kollegen aus anderen Business-Units mit großem Interesse auf sie zu. „Wir haben schon am ersten Tag des Go-Live eine Präsentation zum Einsatz von Project Online in anderen Bereichen gehalten. Auch der Chief Information Officer (CIO), Christian Grodau, ist von den effizienten Prozessen und positiven Rückmeldungen begeistert. Gerade in unseren Business-Bereichen ist der Bedarf nach Project Online spürbar – das Interesse ist wirklich groß!“, schließt Böck ab.
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