Programm-Management Lösungen in Produktentwicklung und F&E

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+++ Wie Sie Programme mit Microsoft Technologie komfortabler und erfolgreicher steuern +++

von Johann Strasser

Programme in der Produktentwicklung werden zunehmend komplexer und die Lieferzeiten kürzer. Damit wächst gleichzeitig auch die Anforderung an die Multiprojektmanagement/Programm-Umgebung. Hier reichen einfachere Lösungen wie z.B. auf Basis von Microsoft Project Client oder Excel-Listen oft nicht mehr aus. Der Grund: Komplexe und eng terminierte Programme mit vielen Abhängigkeiten können damit nicht mehr zeitnah und übersichtlich genug verwaltet werden.

Vielleicht stehen Sie aktuell vor der gleichen Herausforderung? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Herausforderung meistern können und Ihre Programme erfolgreicher steuern. Dazu eine kurze Begriffsdefinition vorweg.

Multiprojekt- und Programmmanagement: Wo liegt der Unterschied?

Zu Beginn die Definition, mit der wir in diesem Artikel arbeiten: Ein Programm fasst mehrere
Projekte zusammen, die untereinander abhängig sind. Im Unterschied zum Begriff des Multi-projektmanagements dienen bei einem Programm alle Projekte dazu, ein gemeinsames, übergeordnetes Programmziel zu erreichen.

Das Programm ist, grob gesagt, ein Hauptprojekt mit vielen Unterprojekten und in der Regel an der Unternehmensstrategie ausgerichtet.

Programmmanagement umfasst nach dem Standard des PMI u.a.

  • Definition von Schnittstellen
  • Abstimmung von Terminplänen
  • Übergeordnete Kostenplanung
  • Koordination von Ressourcen
  • übergreifendes Risikomanagement
  • gemeinsames Änderungsmanagement

Programm- und Kostenstruktur sollten zusammen passen

Wie Sie wissen, benötigt ein Programm eine für diesen Zweck sinnvoll angelegte Projektstruktur, die – immer häufiger – auch externe Partner einbindet.

Daneben ist eine passende Kostenstruktur erforderlich, die in der Regel nicht mit der Projektstruktur übereinstimmt. Sie stammt aus dem ERP-System und muss mit der Projektstruktur so harmonieren, dass die geforderten Kostendaten wie z.B. der monatliche Forecast abgebildet werden können.

Programmmanagement Lösungen Produktentwicklung 1

Bild: Programmstrukturen intern, extern und die zugehörige Kostenstruktur.

Programmsteuerung mit Hilfe eines Programmbüros

Eine wichtige Voraussetzung für große Programme ist ein Programmbüro. Dieses unterstützt den Programmverantwortlichen in Ihrem Unternehmen im Idealfall bei der Bewältigung der großen anfallenden Datenmengen.

Auch bereitet es z.B. Entscheidungen des Steeringboards vor. Kleinere Programme können Sie u.U. auch über ein etabliertes Project Management Office (PMO) unterstützen lassen.

Programmmanagement in der Produktentwicklung 2

Bild: Programmsteuerung mit Unterstützung des Programmbüros

Hinweis: In diesem Artikel finden Sie 8 Tipps für erfolgreiches Programmmanagement!

Herausforderungen bei der Produktentwicklung

Programme in der Produktentwicklung, z.B. bei Haushaltsgeräten, Fahrzeugen, Elektronik- oder Pharmaprodukten, bestehen oft aus einem voranstehenden Forschungsanteil und einem anschließenden Entwicklungsanteil. Diese sind etwa mit folgenden wichtigen Herausforderungen konfrontiert:

  • Die hohe Komplexität und Anzahl der Projekte bzw. Vorgänge verursacht kontinuierlich und periodisch einen hohen Abstimmungsaufwand.
  • Forschungsanteile mit unbekanntem Ende und Ergebnis machen die Planung schwierig, da die Schätzung des Aufwands kaum auf Erfahrungswerten basieren kann.
  • Nicht alle Projekte sind zu Beginn definiert, weil Forschungsergebnisse noch nicht feststehen und mit neuen Erkenntnissen zusätzliche Projekte entstehen können.
  • Produktvarianten sind abhängig von Basistechnologien, die neu implementiert werden.
  • Der Programmumfang umfasst ggf. auch sehr unterschiedliche Arten von Projekten, die über die reine Produktentwicklung hinausgehen, z.B. den Neu- oder Umbau von Produktionsstätten. Das erfordert ein sehr breites Wissen und umfangreiche Erfahrung des Programmleiters.
  • Hohe Investitionen in Forschung und Entwicklung sind bei wettbewerbsstarken Branchen
    und niedrigen Stückzahlen u.U. schwer zu amortisieren. Bei anderen ist hingegen ein guter ROI auch trotz hoher Entwicklungskosten durch hohe Stückzahlen einfacher zu erreichen.
  • Die Entwicklung in den zugehörigen Projekten und deren Abhängigkeiten müssen zu den richtigen Portfolioentscheidungen führen.
  • Gestaltung des Übergangs aus der Entwicklung in die Produktion.
  • Managen von Engpässen bei knappen Ressourcen in Entwicklungsteams und teuren Testumgebungen.
  • Kontinuierliches Verbessern durch Standardisieren von Strukturen sollten die Steuerung und das Reporting bei wiederkehrenden Programmen erleichtern.
  • Einbinden externer Partner und Lieferanten im Rahmen der zunehmenden Globalisierung,
    auch über Länder hinweg.

Mehr Kontrolle im Programmmanagement: Verfolgen von Entwicklungskosten im ERP-System

Abhängig von der Art der Produkte und der Produktionsmenge schlagen sich Entwicklungskosten auf die späteren Preise Ihrer Produkte nieder. Daher ist es bei einigen Branchen wichtig, die F&E-Kosten penibel zu überwachen und Budgets einzuhalten.

Die Budgets verwalten Sie in der Regel im ERP-System. Der Forecast zum Vergleich kommt jedoch monatlich aus Ihren Projekten. Eine automatisierte Synchronisation ist dabei sehr nutzbringend. Diese amortisiert sich durch den sehr häufigen und regelmäßigen Bedarf des Datenaustausches zwischen den Systemen in der Regel sehr schnell.

Wichtig ist, dass Sie mit einer solchen Lösung nicht nur die gewünschten Kostenstrukturen im
ERP-System anlegen können und anschließend per Klick oder zeitlich gesteuert die Kostendaten an die richtigen Stellen übertragen. Eine leistungsfähige Integration der Projektmanagement- mit der ERP-Welt ermöglicht es Ihnen auch, unterschiedliche Währungen und Umrechnungsfaktoren zu verarbeiten.

Um Kosten in das ERP-System übertragen zu können, müssen Sie vorher die erforderlichen Stammdaten wie Kostenstellen, Leistungsarten und Kostenarten im Projektmanagementsystem synchronisieren und dort den Ressourcen zuordnen.

Programmmanagement in der Produktentwicklung 3

Bild: Übertragung der Planung von Arbeit und Kosten aus PPM zu SAP (beispielsweise mit TPG PSLink)

Wie oben bereits dargestellt, ist das regelmäßige Erfassen und Aktualisieren der F&E-Kosten für die meisten Firmen ein wichtiges Thema. Diese Kosten müssen meist mindestens monatlich aktuell im ERP-System zur Verfügung stehen. Daher ist ein reibungsloser Datenaustausch zwischen den beteiligten IT-Systemen so wichtig.

Eine derartige Integration der Systeme kann sehr schnell umgesetzt werden: Am Anfang steht die initiale Abstimmung zwischen Programmleitung und Controlling über die Strukturen und Kostendaten.

Nach dem Anpassen des Schnittstellenprodukts (Konfiguration) auf den individuellen Bedarf stehen den verschiedenen Rollen in Ihrem Unternehmen die nötigen Informationen per Knopfdruck oder automatisch zur Verfügung. Die Implementierung ist schon nach wenigen Wochen fertig, erleichtert Ihnen schnell viele Arbeitsschritte und erhöht die Datenqualität.

Programme steuern mit projektübergreifenden Verknüpfungen

Projekte in einem Programm sind vielfach voneinander abhängig. Diese Bezüge sollten Sie aber nicht direkt zwischen den Projekten einrichten (siehe gestrichelter Pfeil im folgenden Bild).

Wir empfehlen vielmehr, die Abhängigkeiten über die jeweils darüberliegende Steuerungsebene abzubilden (durchgezogene Pfeile). Nur so stellen Sie sicher, dass der verantwortliche Programmleiter seinen Aufgaben zur Steuerung auch gerecht werden kann. Wir nennen dies „Bottom-up“ Statusmeldungen.

Zudem empfehlen wir, im Rahmen des Programms von den Verantwortlichen „Top-down“ Vorgaben erstellen zu lassen, über die dann mit den betroffenen Projektleitern bzw. Teilprojektleitern gesprochen wird.

Das direkte Verschieben in den untergeordneten Projekten ist meist nicht sinnvoll. Jeder Projektleiter bzw. Teilprojektleiter sollte die Hoheit über seinen Plan behalten und die Vorgaben von oben manuell selbst umsetzen. Dadurch erreichen Sie eine höhere Akzeptanz des Systems.

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Bild: Abbilden der Abhängigkeiten über die darüberliegende Steuerungsebene

Eine geeignete Software für Multiprojekt- und Programmmanagement stellt diese „Bottom-up“
Statusmeldungen und „Top-down“ Vorgaben IT-seitig zur Verfügung. So verfügen Sie über ein
transparentes Abbild der aktuellen Planung im Vergleich zu den Vorgaben (siehe folgende Grafik).

Programmmanagement in der Produktenwicklung 5

Bild: „Bottom-up“ Statusmeldung und „Top-down“ Steuerung des
Programms (via TPG ProjectLink)

„Aus der Box“ bieten viele Tools hierfür nur Teillösungen. Aber Sie können z.B. die vorgegebenen Funktionalitäten in Microsoft Project Server bzw. Project Online für Vorgangsverknüpfungen im Multiprojektmanagement oder Programm-Management erweitern.

Webinartipp: „Wichtiger Baustein für erfolgreiches Programm- und Multiprojektmanagement  – So unterstützen Sie die taktische Ressourcenplanung“. jetzt kostenlos downloaden!

Die Aufgaben eines Programm- und Teilprojektleiters im Vergleich

Der Programmleiter: Der Programmleiter trägt die operative Verantwortung für das Programm. Sein Programmteam, das sich primär aus den Teilprojektleitern zusammensetzt, unterstützt ihn dabei. Aufgabe des Programmleiters ist es, die zentrale Koordination und Steuerung der Projekte durch klare Vorgaben aus der Programm-Ebene zu gewährleisten. Das bedeutet Abhängigkeiten und Schnittstellen unter den Teilprojekten identifizieren sowie diese zentral und aktiv managen. In der Regel arbeitet der Programmleiter mit Unterstützung eines eigenen Programmbüros. Zu den Aufgaben der Programmleitung gehören u.a.

  • die Abstimmung von Terminplänen,
  • die Koordination von Ressourcen,
  • übergreifendes Risikomanagement,
  • gemeinsames Änderungsmanagement
  • und andere operative Aufgaben.

 

Die Teilprojektleiter: Die Teilprojektleiter steuern ein oder mehrere Teilprojekte und berichten direkt an den Programmleiter. Ihre Verantwortung ist es, Teilprojektpläne mit validen Daten an den Programmleiter zu liefern und in ihrem Bereich aktiv an der Steuerung des Programmes mitzuwirken. Sie müssen die Abhängigkeiten innerhalb des Programms akkurat beobachten, Abweichungen rechtzeitig kommunizieren sowie die eigenen Pläne entsprechend den Vorgaben aus dem Programm nachführen.

Vor allem die terminliche Abstimmung zwischen Teilprojekten erfolgt hier hauptsächlich zentral über die Programmleitung und weniger dezentral zwischen den Teilprojektleitern. So behält man die Auswirkungen auf das gesamte Programm besser im Griff.

Terminkontrolle im Programm-Management: Die Meilensteintrendanalyse

Eine Meilensteintrendanalyse (MTA) ist ein wichtiges Werkzeug in Programmen. Da die Projekte meist sehr strukturiert mit gleichen Meilensteinen aufgebaut sind, können Sie dieses Tool für Ihr Programmcontrolling auch sehr einfach und nutzbringend einsetzen.

Die Informationen zu der terminlichen Entwicklung erhalten Sie aus den Unterprojekten. Diese werden mit den Vorgaben aus dem Rahmenterminplan verglichen. Daraus erkennen Sie die Abweichungen über den Lauf der Zeit sehr gut und sehen schnell den Handlungsbedarf bei Verzögerungen.

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Bild: Terminkontrolle mit einer Meilensteintrendanalyse (MTA) im Programmumfeld

Einbinden externer Partner

Immer häufiger kommt es in der globalisierten Produktionswelt vor, dass Programme auch unter Einbezug von externen Partnern durchgeführt werden. Diese gilt es mit einer passenden IT-Lösung in den Planungsprozess möglichst gut einzubinden. Dazu ist der Zugriff auf eine gemeinsame Projektdatenbank sinnvoll und wir empfehlen solch eine Lösung dringend.

Wenn die Sicherheitsanforderungen in Ihrem Unternehmen einen Zugriff der Externen auf Ihre Server nicht erlauben, haben Sie im Zeitalter der Cloud-Lösungen jetzt neue Möglichkeiten: Durch Ablegen Ihrer Programmdaten in der Cloud ist es sehr einfach möglich, externen Partnern Zugriff auf die Projekte zu gewähren ohne einen Zugang zu Ihrem Firmennetzwerk offen zu halten.

Microsoft bietet neben der „Globalen Cloud“ seit Anfang 2017 mit der „Deutschen Cloud“ auch die Möglichkeit, Ihre Daten aus Project Online innerhalb von deutschen Rechenzentren und konform mit dem strengen deutschen Datenschutz zu speichern. Auch hybride Modelle aus firmeneigenen Servern und Cloud-Komponenten lassen sich umsetzen. So wird z.B. die Integration der Daten in Project Online mit Ihrem selbst betriebenen ERP-System möglich.

Zudem bieten die modernen Cloud-Lösungen Ihnen die Möglichkeit, Lizenzen nach Bedarf zu mieten. Damit sind Sie äußerst flexibel in der Gestaltung der Arbeitsumgebung für Ihre Programme – und in der Regel unabhängig von Ihrer hausinternen IT-Abteilung.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie den Unterschied zwischen Multiprojektmanagement und Programmmanagement kennengelernt.

Zudem haben Sie wertvolle Tipps erhalten, welche Wege und Lösungen Sie beim Programm-Management in der Produktentwicklung am besten unterstützen. Sie wissen jetzt:

  • warum Ihre Programm- und Kostenstruktur harmonieren sollten und wie sich das bewerkstelligen lässt,
  • wie Sie Ihre Programmverantwortlichen bei der Steuerung unterstützen,
  • welche Herausforderungen in der Produktentwicklung typisch sind,
  • wie Sie die Entwicklungskosten im ERP-System verfolgen und
  • projektübergreifende (Bottom-up und Top-down-) Verknüpfungen  in Programmen aufsetzen,
  • Ihr Programm mit einer Meilensteintrendanalyse kontrollieren, und
  • externe Partner mit Hilfe von Cloud-Lösungen einbinden können.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Programmen? Welche Lösungen haben Sie im Einsatz? Wir freuen uns über Ihren Kommentar oder Fragen unten im Kommentarfeld.

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