Vermutlich trifft der ein oder andere dieser Painpoints auf Sie zu, denn sonst würden Sie diesen Artikel nicht lesen:
- Ihnen fehlen Transparenz und Überblick über das unternehmensweite Projektportfolio.
- Die kurz- und langfristige Ressourcenauslastung ist Ihnen oft ein Rätsel.
- Ihre Tools sind nicht integriert und Sie müssen Daten daher mehrfach manuell einpflegen.
- Sie sind es leid, mit Excel-Tabellen zu jonglieren und viel Zeit mit manuell zu erstellenden Berichten zu verschwenden.
- Sie suchen ein neues, modernes PPM-Tool / PMO-Tool für einfacheres Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM).
Das erwartet Sie in den Kapiteln:
- Warum echte PPM-Software Tools verwenden?
- Ergebnisse der PMO- / PPM-Tools-Umfrage 2024
- Konzept einer optimalen PMO- / PPM-Software-Umgebung („The PPM Paradise“)
- Die Module und der Nutzen von „The PPM Paradise“
- Von TPG empfohlene PPM-Software-Tools
- Zusammenfassung: Optimale PMO- / PPM-Tools
Am Anfang dieses Artikels lesen Sie Ergebnisse aus einer PPM-Tool-Umfrage von Ende 2024. Anschließend beleuchten wir, was eine optimale PMO- / PPM-Software für Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement alles können sollte (wir nennen es „The PPM Paradise“).
Legen wir los!
Warum echte PPM-Software Tools verwenden?
Für die vielfältigen PMO-Aufgaben braucht es die richtigen Methoden, Prozesse und natürlich auch geeignete Software-Tools. Excel und Office-Tools allein sind hierfür meist nicht geeignet und stoßen schnell an Grenzen.
Passende PPM-Tools helfen dabei, dass alle PMO-Mitglieder, Entscheidenden, Projektmanager:innen, Teamleiter:innen etc. ihre Arbeit möglichst effizient und mit hoher Qualität erledigen. Diese Arbeitserleichterung für alle Rollen kann z.B. durch Automatisierung, Workflows, Integration von Systemen und gute Visualisierung der richtigen Informationen erfolgen.
Passt dies alles, so können Sie mit guten PPM-Tools folgenden Nutzen realisieren:
- Sie sparen viel Zeit
- Sie gewinnen mehr Transparenz
- Sie setzen Ressourcen besser ein
- Sie steigern die Akzeptanz des PMO und die Motivation allgemein
- Sie verbessern die Aktualität Ihrer Informationen
- Sie oder Ihre Entscheidenden treffen dadurch fundierte Entscheidungen
- Sie managen insgesamt Ihre Projekte und Portfolios erfolgreicher
Ergebnisse der PMO- / PPM-Tools Umfrage 2024
Im November 2024 hat TPG The Project Group eine Umfrage zu PMO- / PPM-Software-Tools durchgeführt. Die Ergebnisse basieren auf 183 validen Feedbacks. In den kommenden Kapiteln finden Sie einige der wichtigsten Ergebnisse der Auswertung. Die gesamte Auswertung können Sie sich hier kostenlos herunterladen.
Download (PDF): Ergebnisse zur PMO- / PPM-Tools-Umfrage 2024
Eine Studie aus Ende 2024 zu eingesetzen PPM-Tools im PMO, der Zufriedenheit damit und Potenzialen zur Verbesserung der Tool-Landschaft.
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Wichtigste Ergebnisse der Umfrage im Überblick
- Passende Tools schaffen Zufriedenheit: Die Zufriedenheit der User mit ihrer PPM-Tool-Umgebung hängt maßgeblich von der Qualität und dem Einsatz der richtigen Tools ab. User mit integrierten, datenbankbasierten Systemen zeigten eine deutlich höhere Zufriedenheit als diejenigen, die mit isolierten, manuellen Lösungen arbeiten.
- Excel von „Sehr Zufriedenen“ wenig genutzt: Besonders im Multiprojektumfeld stößt Excel aber häufig an seine Grenzen. Dies führt zu Ineffizienz, geringer Transparenz und einem erhöhten Arbeitsaufwand. „Sehr Zufriedene“ User setzen deutlich weniger auf Excel und verwenden stattdessen spezialisierte PMO- / PPM-Tools.
- PMO wirkt positiv: Die Umfrageergebnisse legen zudem nahe, dass ein PMO die Zufriedenheit mit der Tool-Umgebung positiv beeinflusst. Unternehmen mit einem PMO nutzen häufiger spezialisierte Tools und wenden Projektmanagement-Methoden konsequenter an.
- Wünsche an „optimales PPM-Tool“: Auf die Frage nach einer optimalen PPM-Tool-Landschaft standen folgende Wünsche ganz oben: bessere Systemintegration, effizientes Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, mehr Transparenz und übersichtliche Dashboards. Der Wunsch nach Integration der Tools wurde am häufigsten genannt.
- Hoffnung auf KI-Unterstützung: Von einer zukünftigen KI-Unterstützung in Tools erhoffen sich die User vor allem Erleichterung im Ressourcenmanagement, automatisierte Fehlerchecks, Planungsunterstützung sowie verbessertes Berichtswesen und Dashboards.
Zusammenfassend ergab die Untersuchung: Unternehmen, die auf integrierte, datenbankbasierte Tools für Projektmanagement setzen und die Unterstützung eines PMO nutzen, erreichen eine höhere Zufriedenheit mit ihrer PMO- / PPM-Tool-Umgebung.
Zur Verbesserung einer Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement sollte der Fokus auf der Integration von Systemen, einer zentral koordinierten Stelle wie einem PMO, effizientem Ressourcenmanagement sowie der Bereitstellung von transparenten und übersichtlichen Informationen, z.B. via Dashboards, liegen.
Zufriedenheit mit der PMO- / PPM-Software-Umgebung
Für die Studie wurden die Tools in solche für Einzelprojektmanagement und Multiprojektmanagement differenziert. Zudem wurden drei Zufriedenheitsstufen genutzt. Die folgenden Grafiken beziehen sich exemplarisch nur auf die Tools für Multiprojektmanagement.

- Nur 12 % (22 Personen) der Befragten sind mit ihrer Tool-Umgebung sehr zufrieden und sehen keinen Änderungsbedarf.
- 48 % (87 Personen) sind zufrieden, würden aber etwas verändern wollen.
- 39 % sind nicht zufrieden mit ihrer Tool-Umgebung im Multiprojektmanagement.
Eingesetzte Tools nach Methoden im Multiprojektmanagement
Die folgenden Grafiken zeigen die Tool-Welt für Methoden im Multiprojektmanagement der „Sehr Zufriedenen“, „Zufriedenen“ und „Nicht Zufriedenen“ im direkten Vergleich.



Der Vergleich der drei Grafiken zur Tool-Welt im Multiprojektmanagement zeigt:
- Die blauen Balken („machen wir nicht“) sind bei den „Nicht Zufriedenen“ meist länger als bei den „Sehr Zufriedenen“. Sie setzen also weniger der Methoden ein.
- Der Einsatz von Excel ist bei den „Nicht Zufriedenen“ bei allen Methoden höher als bei den „Zufriedenen“ und noch deutlich höher als bei den „Sehr Zufriedenen“. Im Multiprojektumfeld stößt Excel häufig an Grenzen (das Gleiche zeigte auch das Kapitel zu Tools im Einzelprojektmanagement).
- Zentrale Datenbank-Tools wie Microsoft Project Server, Jira und Confluence sind bei den Methoden der „Sehr Zufriedenen“ und „Zufriedenen“ deutlich häufiger in Anwendung als bei den „Nicht Zufriedenen“.
- SharePoint und Power Platform werden bei den „Zufriedenen“ häufiger angegeben als bei den “Nicht Zufriedenen“ und interessanterweise auch bei den „Sehr Zufriedenen“. Es könnte an der geringen Anzahl der „Sehr Zufriedenen“ liegen, dass die Angaben zu wenig repräsentativ sind. Zu erwarten gewesen wäre, wie beim EPM, dass SharePoint auch hier deutlich höher ist.
- Der Anteil von MS Project ist bei den „Sehr Zufriedenen“ am höchsten.
- Zudem fällt auf, dass die „Sehr Zufriedenen“ mehr sonstige Tools einsetzen als die „Zufriedenen“ und sogar deutlich mehr als die „Nicht Zufriedenen“. Ein Grund hierfür könnte sein, dass von den „Sehr Zufriedenen“ 81 % ein PMO haben, das für ihr Unternehmen wirklich passende Tools aussucht, die nicht in unserer Liste stehen. Bei den „Nicht Zufriedenen“ haben nur 61 % ein PMO, bei den Zufriedenen 80 %.
Wünsche für eine optimale PMO- / PPM-Tool-Umgebung
Die Frage „Was soll eine optimale PPM-Tool-Umgebung Ihrer Meinung nach alles können?“, wurde sehr umfänglich beantwortet. Die wichtigsten Resultate sind:
- Der Wunsch nach Systemintegration steht ganz oben.
- Fast gleich häufig wurde der Wunsch nach Funktionen für gutes Ressourcen- und Kapazitätsmanagement genannt.
- Ebenfalls werden hier mehr Transparenz, Gesamtübersicht und eine Unterstützung des Berichtswesens sowie Dashboards sehr häufig gewünscht.
Die Umfrageergebnisse enthalten noch viele weitere Informationen und Grafiken zu verschiedenen Bereichen der PPM-Tools. Laden Sie sich das gesamte Dokument unten kostenlos herunter.
Download (PDF): Ergebnisse zur PMO- / PPM-Tools-Umfrage 2024
Eine Studie aus Ende 2024 zu eingesetzen PPM-Tools im PMO, der Zufriedenheit damit und Potenzialen zur Verbesserung der Tool-Landschaft.
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Konzept einer optimalen PMO- / PPM-Software-Umgebung („The PPM Paradise“)
Unserem Konzept einer optimalen Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) haben wir den Namen „The PPM Paradise“ gegeben. Diese integrierten Tools sind in ihrem Zusammenwirken angepasst an den individuellen Kundenbedarf.
„The PPM Paradise“ hilft Ihnen in Ihrer komplexen Multiprojektlandschaft schnell fundierte Entscheidungen zu treffen bzw. Ihren Entscheidenden diese zu ermöglichen. Die richtigen Prozesse und Methoden sind neben den passenden Tools essenziell.
Im „The PPM Paradise“ haben alle beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: PMO, Entscheidende, Teamleitung, Projektleitung, Projektmitarbeitende und das Controlling.

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Das sollte eine optimale und anpassbare Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) können – Tipps und wichtige Argumente für Ihre Entscheider. > Download eBook (PDF) „The PPM Paradise“.
Die Module und der Nutzen von „The PPM Paradise“
Die einzelnen Module der Übersichtsgrafik mit ihrem jeweiligen Nutzen finden Sie folgend einzeln dargestellt.
Modul 1: Vollständiger Überblick über das Projektportfolio

Ihr Nutzen dieser Komponenten:
- Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios
- Welche Projekte sind in der Pipeline?
- Welche Risiken gibt es?
- Wer ist wie ausgelastet?
- Wie steht es um das Gesamtbudget?
- Passt der Strategiebeitrag?
- Welche Entscheidungen sind zu treffen
Modul 2: Zentrale Projektliste

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Daten sind in der Datenbank statt in Files
- Nur eine richtige aktuelle Version
- Historisierung der Daten
- Individuelle Rechtevergabe
- Basis zur Integration in verschiedene Systeme
Modul 3: Standardisierte Projektinitiierung

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Zentrales Erfassen von Ideen und Projektanfragen
- Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
- Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte
- Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten
Lesetipp: Ideenmanagement einführen – Vorteile und Erfolgsfaktoren
Modul 4: Realistische Szenarien-Planung

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten
- Berücksichtigen der Prioritäten
- Erkennbarer Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte
- Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen sichtbar
- Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills möglich
Download (PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten
Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 10 wichtigen Erfolgsfaktoren für ein leistungsfähiges und akzeptiertes PMO.
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Modul 5: Professionelle Projektsteuerung

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Alle Unterlagen an einem Ort
- Auftrag, Nachträge
- Stakeholder- und Risikomanagement
- Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan
- Statusberichte
Modul 6: Steuerung von Programmen

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Projektübergreifende Abhängigkeiten
- Zusammenfassung wichtiger Meilensteine in einer Übersicht
- Terminvorgaben aus einem Rahmenplan
- Externe „weiche Abhängigkeiten“ zur Anzeige im eigenen Terminplan
- Externe „direkte Abhängigkeiten“ zur Verknüpfung mit eigenen Vorgängen
Modul 7: Teammanagement

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Beteiligung der Teamleitung am Planungsprozess
- Vollständige Planung aller Teammitglieder
- Planung von Abwesenheiten
- Erfassung aller Aktivitäten auch in der Linie
- Anfrage und Zusicherung von Personen
Modul 8: Aufgabenmanagement

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Beteiligung aller Personen am Planungsprozess
- Detailplanung aller Teammitglieder
- Schätzungen von Teammitgliedern selbst
- Zustandsmeldung der Aufgaben
Modul 9: Zeiterfassung

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Zentrale Vorgabe der Elemente aus der Planung
- Prozess zur Erinnerung
- Detaillierte Erfassung und richtige Zuordnung
- Übertragung in andere Systeme
Modul 10: Anbindung Controlling

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Zentrale Vorgaben für Kostenstrukturen
- Forecast aus den Projekten an Controlling
- Ist-Stunden aus den Projekten an Accounting
- Ist-Kosten vom Einkauf an die Projektleiter
Modul 11: Integration von IT-Systemen

Ihr Nutzen dieser Komponente:
- Jede Rolle arbeitet mit dem für sie optimalen Tool
- Aktuelle Daten aus anderen Systemen überall verfügbar
- Keine Fehler beim manuellen Übertragen von Daten
- Höhere Datenqualität
- Mehr Effizienz bei der täglichen Arbeit im Projektumfeld
Im folgenden Webinar wird Ihnen „The PPM Paradise“ nochmals ausführlicher erklärt:
Download (PDF): So führen Sie ein PMO schrittweise und erfolgreich ein
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie schrittweise richtig Vorgehen bei einer erfolgreichen PMO-Einführung. Die vielen praktischen Tipps sorgen für Sicherheit bei Ihren Schritten.
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Von TPG empfohlene PMO-Software-Tools
Die Auswahl an Software-Tools für Aufgaben im Projektmanagement ist immens. Viele davon sind auch noch spezialisiert auf Branchen. An dieser Stelle können wir keinen vollständigen Marktüberblick geben.
Aufgabe | Tool-Empfehlung | Worauf Sie achten sollten |
Projektliste |
|
Zentrale Datenablage mit Berechtigungen und Basis für Multiprojektberichte (kein Excel!) |
Multiprojektberichte |
|
Berichte bauen auf der zentralen Datenablage der PPM-Lösungen auf, sollten Historisierung beinhalten |
Ideenpipeline |
|
Sollte Workflows mit Freigabeprozessen beinhalten |
Projektanträge / -aufträge |
|
Flexible Formulare und Genehmigungsstatus |
Change Requests |
|
Flexible Formulare und Genehmigungsstatus |
Issue-Management |
|
Flexible Liste zur gemeinsamen Bearbeitung |
Risikomanagement |
|
Flexible Liste zur gemeinsamen Bearbeitung |
Projektstatusberichte |
|
Kombination aus der Datenbankabfrage, verschiedenen Listen und der Möglichkeit manueller Eingabe von Ampeln und Texten |
Stakeholderanalyse |
|
Flexible Liste zur gemeinsamen Bearbeitung |
Terminplanung |
|
Zentrale Datenablage, Strukturierung von Arbeitspaketen und Vorgangsbeziehungen, kritischer Pfad etc. |
Ressourcenplanung Projekt |
|
Zentraler Ressourcenpool aus PPM-Tool. Grobe Ressourcenplanung entkoppelt von der detaillierten Terminplanung |
Ressourcenplanung Team | Vollständige Planung, auch von nicht projektbezogenen Tätigkeiten und Abwesenheiten, durch die Teamleiter. Zusammenspiel von Projekt- und Teamleiter.
Excel nur als Einstieg und bei kleinen Teams geeignet |
|
Kapazitätsplanung Portfolio | Szenarien entsprechend den Prioritäten, basierend auf Ressourcenplanung von Projekten und Teams | |
Kostenplanung |
|
Zeitphasenbezogene Planung, Mehrwährungsfähigkeit, Unterscheidung von Kostenarten |
Ist-Stunden-Erfassung |
|
Auf einen Vorgang mehrere Einträge pro Tag buchbar und jeweils mit Kommentar |
PM-Handbuch |
|
Webbasierte Dokumentation, einfache Versionierung |
PM-Wissensaustausch |
|
Webbasiert, leistungsfähige Suchfunktion, Wiki, Blog |
Zusammenfassung: Optimale PPM- / PMO-Tools
Sie haben aus den Umfrageergebnissen zu PMO-Tools erfahren, dass Unternehmen, die nicht mit datenbankgestützten Tools für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) arbeiten, eher unzufrieden mit ihrer PPM- / PMO-Tool-Umgebung sind.
Excel ist im PPM-Umfeld ein immer noch sehr häufig solitär eingesetztes Werkzeug, das aber bei vielen deutliche „Schmerzen erzeugt“ und von dem sie weg wollen. Integrierte, datenbankgestützte PPM-Lösungen wünschen sich hingegen über die Hälfte der Befragten.
Mit „The PPM Paradise“ haben Sie anschließend das Konzept einer integrierten Umgebung für unternehmensweites und datenbankgestütztes PPM kennengelernt. Die User haben davon einen wichtigen Nutzen: Jede:r arbeitet mit den für seine / ihre Arbeit optimalen Tools, sodass die Effizienz steigt, die Daten eine bessere Qualität haben und Entscheidungen fundierter getroffen werden können.
Seit Jahren ist das Ziel unserer PPM-Lösungen: Alle beteiligten Rollen unserer Kunden haben das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: PMO, Entscheidende, Teamleitung, Projektleitung, Projektmitarbeitende und Controlling. So werden Ihre Projekte in Zukunft erfolgreicher sein und Ihre Investition zahlt sich aus. Interessiert an mehr Details? Kontaktieren Sie uns.
Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).
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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.
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Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Achim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing
Ein Kommentar
Sehr geehrte Herrn,
lieber Johann, lieber Achim,
bin auf Euren sehr informativen Artikel „PMO-Tools: Software für Multiprojektmanagement (+ Umfrage 2021)“ gestoßen. Da ich gewisse Teile von Eurem Artikel bei einem Kundenprojekt einbaue:
a) wollte ich Euch hiermit darüber informieren
b) werde ich Euch und den Link zu Eurem Blog in meiner Präsentation/Tätigkeit mit einbauen.
Viele Grüße und gesegnete Weichnachten aus dem Landkreis Rosenheim,
Guido von Rohr, Interim PMO/CDO
Motto: Besser nachhaltig als nachlässig digitalisieren.