Was liegt im Aufgabenbereich eines Project Management Office (PMO) und was nicht? Wie erreichen Sie mehr Akzeptanz und gleichzeitig Rückendeckung durch die Geschäftsführung? Kurz, was sind wichtige PMO-Erfolgsfaktoren? Wenn Sie Antworten auf diese Fragen suchen, dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie.
Ob und wie schnell Ihr PMO erfolgreich wird, ist abhängig von seinen Aufgaben und Möglichkeiten. Diese müssen individuell zu Ihrem Unternehmen und dessen Projektmanagement-Reifegrad passen.
Die gute Nachricht: Trotz aller Unterschiede gibt es aber eine Reihe von wichtigen PMO-Erfolgsfaktoren, die Sie kennen und beachten sollten. In Form einer Checkliste sind diese folgend zusammengefasst. Am Ende des Artikels gibt es als Bonus für Sie dann noch einen Einblick in die Ergebnisse der PMO Studie 2020 zum Kapitel PMO-Aufgaben.
Jetzt aber erst zu der Liste der PMO-Erfolgsfaktoren.
- Unterstützung des Managements
- Organisatorische Einbindung
- Aufgaben- und Kompetenzbereiche
- Qualifikationen der PMO-Mitarbeiter:innen
- Schnelle Erfolge vorweisen
- Fortschritte festhalten
- Transparenz im Unternehmen
- Richtige Kommunikation
- Vertrauen aufbauen
- Warum Sie in kleinen Schritten starten sollten
- Auszug PMO Studie – Lernen von den Top-Performern
- Zusammenfassung und Checkliste
1. Unterstützung des Managements
Jedes PMO benötigt einen Promoter. Nur mit der Rückendeckung aus dem Management und einem begleitenden Change Management können Sie ein PMO zielgerichtet einführen.
Das Top-Management muss das Vorhaben vollumfänglich verstanden haben, vom Nutzen überzeugt sein und die Einführung aktiv fördern. Mit diesem Rückhalt können Sie auch in kritischen Situationen unangenehme Dinge durchsetzen.
Ziel und Nutzen: Der Rückhalt des Managements ebnet den Weg bei der Einführung.
Download (PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten
Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 10 wichtigen Erfolgsfaktoren für ein leistungsfähiges und akzeptiertes PMO.
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2. Organisatorisch sinnvoll einbinden
Das PMO ist ein Dienstleister, dessen Erfolg davon abhängt, wie zufrieden die Stakeholder als „Kunden“ sind. Dazu müssen Sie die Stakeholder mit ihren Erwartungen frühzeitig einbinden, um die richtigen Ziele definieren zu können.
Entsprechend diesen Zielen und den dafür erforderlichen Kompetenzen muss das PMO in der Organisation so angesiedelt sein, dass diese auch durchgesetzt werden können.
Das bedeutet, wenn das PMO nur operative Aufgaben hat, ist die Einbindung direkt an der Abteilungsleitung passend. Bei strategischen Zielen sollte die Aufhängung aber als Stabsstelle der Unternehmensführung erfolgen.
Ziel und Nutzen: Richtiges Aufhängen sorgt für das notwendige Gewicht in der Wahrnehmung.
3. Klare Aufgaben- und Kompetenzzuordnung sicherstellen
Häufig tendieren Stakeholder dazu, ein PMO mit Aufgaben zu überfrachten. Eine praxisnahe und individuelle Mandatserklärung, die Sie mit allen Stakeholdern abgestimmt haben, macht die Aufgaben des PMO realistisch.
PMOs können und sollen es nicht allen recht machen. Es gibt einen festgelegten Auftrag.
Wichtig ist auch, dass Sie neben den Zielen und Tätigkeiten für das PMO klar festlegen, wofür das PMO nicht zuständig ist. Das schafft Klarheit und dient der Kompetenzabgrenzung gegenüber anderen Organisationseinheiten.
Wichtig: Kommunizieren Sie klar und deutlich, wo Ihr Zuständigkeitsbereich beginnt, aber auch, was nicht mehr zu Ihren Aufgaben gehört!
Für die Zusammenarbeit mit den Projektleitenden bedeutet das aber nicht, dass das PMO mit der Unterstützung auch deren Verantwortung übernimmt!
Ziel und Nutzen: Klar definierte Ziele, Aufgaben und Kompetenzen vermeiden Missverständnisse.
4. Nur qualifizierte PMO Mitarbeiter:innen auswählen
Die Qualifikation und Motivation der PMO-Mitarbeiter:innen sind von großer Bedeutung. So muss das Personal in Ihrem PMO auf der einen Seite eine gewisse Dienstleistungsmentalität mitbringen, anderseits aber auch „nein“ sagen können.
Die PMO-Leitung sollte mit einem oder einer Senior-Mitarbeitenden besetzt werden, der sowohl über Organisations- als auch langjährige Kenntnisse im Projektmanagement verfügt.
Zudem ist eine hohe Sozialkompetenz der verantwortlichen Personen dringend anzuraten.
Sie müssen gestandenen Projektleiter:innen, Teamleiter:innen und Anderen im Unternehmen auf Augenhöhe entgegentreten können.
Ziel und Nutzen: Nur geeignete Personen erreichen die nötige Akzeptanz.
Download (PDF): So führen Sie ein PMO schrittweise und erfolgreich ein
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie schrittweise richtig Vorgehen bei einer erfolgreichen PMO-Einführung. Die vielen praktischen Tipps sorgen für Sicherheit bei Ihren Schritten.
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5. Schnelle Erfolge vorweisen
Das Einführen eines PMO ist meist ein politisch heikles Thema. Daher brauchen Sie Meldungen zu positiven Veränderungen.
Gelingt es Ihrem PMO schon früh, „Quick Wins“ vorzuweisen, werden die Stakeholder froh sein, dass sich endlich jemand um die aufzuarbeitenden Themen kümmert.
Die Stakeholder stehen dem PMO dann aufgeschlossen gegenüber.
Unser Lesetipp: KPIs für’s PMO – Kennzahlen im Projektmanagement
Ein schneller Erfolg kann z.B. eine vollständige, aktuelle, aussagefähige und idealerweise auch priorisierte Projektliste sein. Diese zeigt allen beteiligten Stakeholdern, woran wirklich gearbeitet wird.
Ziel und Nutzen: Schnelle kleine Erfolge erhöhen die Akzeptanz und schaffen Vertrauen
6. Regelmäßig Fortschritte dokumentieren
Bestehende Prozesse im Projektmanagement Ihrer Organisation müssen Sie schon ganz zu Beginn kritisch unter die Lupe nehmen.
Auch sind die eingesetzten Tools und Methoden auf Effektivität und Effizienz zu prüfen.
Von Bedeutung sind dabei unter anderem die Organisationsform (Linie / Matrix) und auch der PM-Ausbildungs- bzw. Karrierebereich.
Damit lässt sich der anfängliche Reifegrad Ihres Projektmanagements im Unternehmen ermitteln, der unbedingt zu dokumentieren ist. Nur so lassen sich später die erreichten Verbesserungen klar darstellen.
Das sichert Ihnen wichtige Argumente gegenüber den Stakeholdern in schwierigen Phasen.
Ziel und Nutzen: Regelmäßiges Aufzeigen des Fortschritts weist den Mehrwert des PMO nach.
7. Transparenz im Unternehmen fördern
Eine wichtige Rolle für den Erfolg des neuen PMO spielt die Unternehmenskultur.
Das PMO hat auf zur Aufgabe, in der Projektlandschaft aktiv für Transparenz zu sorgen.
Der Erfolg eines PMO lässt sich auch daran messen, wie viel Transparenz im Unternehmen von allen Beteiligten tatsächlich gelebt wird. In der Regel heißt es „Transparenz ist schön – aber nur bei den anderen“.
Transparenz müssen Sie sich in Teilen auch erkämpfen. Denn die wenigsten Beteiligten warten darauf, im eigenen Bereich Schwachstellen sichtbar zu machen.
Besonders beim Thema Ressourcenmanagement ist hier Widerstand zu erwarten.
Ziel und Nutzen: Mehr Transparenz deckt Schwachstellen auf.
8. Für Kommunikation zwischen allen Parteien sorgen
Das PMO ist maßgeblich verantwortlich für das Fördern der Effizienz des Projektmanagements im Unternehmen.
Das können Sie beispielsweise durch die gute Vorbereitung von Regelmeetings erreichen. Achten Sie darauf, dass Sie den notwendigen Entscheidungsbedarf vorab an die richtigen Stellen kommunizieren.
Kommunizieren Sie den notwendigen Entscheidungsbedarf vorab an die richtigen Stellen. Und verteilen Sie anschließend die beschlossenen Ergebnisse.
Anschließend sollten Sie sicherzustellen, dass die Weiterleitung des Beschlossenen in alle Ebenen erfolgt. Jede:r muss zeitnah erfahren, was entschieden wurde und wie sich dies auf seine Arbeit auswirkt.
Zudem ist es eine der wichtigsten Aufgaben des PMO, smartes Eigenmarketing zu praktizieren – „tu Gutes und rede darüber“.
Ziel und Nutzen: Gute Kommunikation sorgt für einheitliches Verständnis und klares Vorgehen.
9. Vertrauen der Projektmanager:innen gewinnen
Zu Beginn werden Sie sich im PMO vermutlich mit einem gewissen Misstrauen der Projektmanager:innen konfrontiert sehen. Diese befürchten eine neue Kontrollinstanz, die sie durch mehr administrative Aufgaben vom operativen Projektmanagement abhält.
Daher ist es wichtig, dass das PMO Vertrauen aufbaut und sich als Helfer positioniert. So wird bald klar, dass das PMO den Projektbeteiligten durch das Optimieren und vielleicht sogar das Abnehmen von Administrativem mehr Zeit für ihre tägliche operative Arbeit ermöglicht.
Zudem haben die Projektleiter:innen nun eine zentrale Support-Stelle für alle PM-Fragen, Werkzeuge und Fortbildungsfragen.
Ziel und Nutzen: Richtiger Support schafft Vertrauen und Akzeptanz bei allen beteiligten Rollen.
Download (PDF): Ergebnisse der Umfrage zu PMO-Tools
Eine Studie aus Ende 2021 zu eingesetzen Tools im PMO, der Zufriedenheit damit und Potenzialen zur Verbesserung der Tool-Landschaft.
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10. Nicht mit zu vielen Aufgabenfeldern starten
Zuletzt: Damit die Aufgaben durch das neue PMO auch verlässlich durchgeführt werden können, sollten Sie nicht mit zu vielen Verantwortlichkeiten gleichzeitig starten.
Die Erwartungen der Stakeholder lassen sich bei weniger Aufgaben leichter erfüllen, was die Akzeptanz unterstützt.
Andererseits muss aber auch die Organisation die Änderungen verkraften. Hier unterstützt ein begleitendes Change Management bei der Einführung
Seminar-Tipp: Lernen Sie erfolgreiches Vorgehen im TPG Change Management Seminar.
Gehen Sie kleine aber zielgerichtete und erfolgreiche Schritte in die richtige Richtung. Nehmen Sie nicht zu viel auf einmal in Angriff.
Denn nur ein dauerhaft funktionierendes PMO bringt den erwünschten Erfolg.
Ziel und Nutzen: Schrittweises Erweitern der Aufgaben unterstützt die Akzeptanz.
Folgend finden Sie ein zum Thema passendes Webinar.
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Hier finden Sie weitere kostenlose Videos und Präsentationen aus TPG Webinaren zu PMO-Themen
Auszug aus der PMO Studie 2020 – Lernen von Top-Performern
Die PMO Studie 2020 lieferte wichtige Erkentnisse, die Sie bei der eigenen Vorgehensweise kennen sollten. TPG ermittelte bei 330 Unternehmen mit PMO, welche geschätzte PMO-Aufgabenverteilung sie im Jahr der Befragung haben. Dann sollten die Teilnehmenden zum Vergleich angeben, welche Verteilung der Aufgaben sie künftig anstreben.
Die folgende Balkengrafik zeigt (dunkelgraue Balken), dass sich ein Viertel der PMOs aller Teilnehmenden aktuell am intensivsten mit Methoden, Prozessen und Tools sowie mit der Durchführung von Projekten befasst. Die geringste Rolle spielt das Ressourcenmanagement.
Bei der künftigen Soll-Situation (hellgraue Balken) gewinnen besonders die Aufgaben der strategischen Unterstützung und Ausbildung / Training / Coaching deutlich dazu. Diese werden also als zunehmend wichtig empfunden, ebenso wie Multiprojektmanagement und Ressourcenmanagement.
Download (PDF): 8 Tipps für erfolgreiches Programmmanagement
Lesen Sie praktische Tipps, die Ihnen beim Aufbau und der Verbesserung Ihrer Multiprojekt-/Programmmanagement-Umgebung nützlich sein werden.
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Die folgende Grafik zeigt die Änderungen in der Aufgabenverteilung entsprechend der Leistungsstufen: Rot = Top-Performer, Dunkelgrau = High-Performer, Hellgrau = Low-Performer.
In allen Leistungsstufen wollen die Befragten weniger Aufwand in Methoden / Prozesse / Tools sowie in die Durchführung von Projekten investieren.
Ausbildung / Training / Coaching sowie Strategische Unterstützung wollen die erfolgreichen Top-Performer künftig am stärksten ausbauen.
Könnte das auch ein wichtiger Hinweis für Ihre Prioritäten beim PMO sein? Behalten Sie diese Ergebnisse im Hinterkopf, wenn Sie Ihr PMO einrichten oder optimieren. Am besten lesen Sie die gesamte PMO Studie.
Erhalten Sie in der Zusammenfassung nun einen kompakten Überblick über die 10 wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein PMO.
Zusammenfassung und Checkliste
In diesem Artikel haben Sie zehn grundlegende PMO Erfolgsfaktoren kennengelernt.
Mit der folgenden Checkliste können Sie sich gut auf Ihre eigene PMO-Einführung vorbereiten. Oder aber Sie steigern den Projektmanagement-Reifegrad Ihres Unternehmens durch Berücksichtigen des ein oder anderen Punktes beim bestehenden PMO Schritt für Schritt.
Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).
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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.
Über den Autor Johann Strasser
Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Hallo Herr Boll, die genannten Faktoren basieren auf unserer langjährigen Erfahrung und den im Artikel genannten Referenzen. Mit besten Grüßen, Tina Ciotola