PMO-Interview: Mehr Verbindlichkeit durch Schließen des Berichtszyklus im öffentlichen Bauprojekt

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Dr. Riko Wichmann ist verantwortlicher PMO-Leiter für den Bau des European XFEL. Dies ist ein sehr großes Forschungsprojekt mit über 1 Mrd. EUR Investitionssumme sowie vielen intensiv verzahnten Einzelprojekten. Das Deutsche Elektronen-Synchrotron (DESY) in Hamburg leistet zu diesem Projekt einen wesentlichen Beitrag. Im Rahmen dieses Interviews skizziert Dr. Wichmann seine wichtigsten Erfahrungen und gibt Tipps.

Was war im Project Management Office Ihr größter Lerngewinn oder die größte Herausforderung?

Meine wichtigste Erkenntnis war, dass das Einführen von neuen PM-Prozessen und einem neuen IT-Werkzeug von intensiver interner Werbung begleitet sein muss.

Eine zunehmende Akzeptanz bei den Projektverantwortlichen und Nutzern konnte nur durch das ständige aktive Darstellen der Vorteile dieser neuen Umgebung erreicht werden.

Dabei war es entscheidend, dass dies nicht nur durch das PMO geschah. Auch die Gesamtprojekt- bzw. Programmleitung war hierfür gefordert.

Als zentralen Benefit stellten wir von Beginn an die „einheitliche Kommunikationsplattform“ in den Vordergrund. Diese konnten wir durch eine neue zentrale PM-Lösung zur Verfügung stellen. Dadurch lassen sich zeitaufwendige und wiederholte Nachfragen durch verschiedene Rollen zur Planung und zum Stand der Projekte vermeiden.

Dies allein war schon ein sehr großer Gewinn.

Aber das Ziel unserer internen Kommunikationsarbeit musste zudem sein, die Projektverantwortlichen vom eigenen Nutzen der neuen Prozesse und des Werkzeugs zu überzeugen. Hierbei unterstützten wir aus dem PMO die Projektleiter durch eine Planungs- und System-Hotline sowie durch Schulungen und gemeinsam erarbeitete Problemlösungen.

Durch diese Ansätze konnten wir erreichen, dass aus einer nur akzeptierten Projektumgebung letztlich eine genutzte wurde.

Was war Ihre bislang größte Leistung im PMO?

Vor dem Einführen einer zentralen PM-Lösung sollte dringend geklärt werden, wie die Planungs-, Rückmelde- und Berichtsprozesse aussehen sollen. Nur so lassen sich diese dann durch das zentrale IT-System auch unterstützen. Entscheidend für den Erfolg ist dabei, wichtige Stakeholder wie Management, Verwaltung, IT und (Teil-)Projektleiter frühzeitig einzubinden.

Dabei muss zum einen geklärt – und insbesondere auch vom Management abgenickt – werden, was die Prozesse und deren Systemunterstützung leisten können. Auch was sie nicht leisten können ist vorab festzustellen.

Zum anderen wird mit ‚friendly Usern‘ getestet, ob die Prozesse und Systeme für den Projektalltag adäquat sind und dort bestehen können. Nur Prozesse, die gelebt werden, können auch die Projektarbeit unterstützen. Dazu ist die Akzeptanz bei den Projektverantwortlichen Grundvoraussetzung.

Wenn dabei aus „getriebenen“ Nutzern überzeugte Nutzer werden, ist dies die beste Bestätigung, die man im PMO erhalten kann.

Dies ist uns nach meiner Einschätzung gut gelungen.

Wie lautet Ihr besonderer Tipp für andere PMO-Verantwortliche?

Close the loop! Systemunterstützte Projektmanagementprozesse werden von Planern und (Teil-)Projektleitern häufig als Datenkraken und schwarze Löcher angesehen. Wenn sich eine solche Haltung in den Projekten erst einmal etabliert hat, wird zwangsläufig der Aktualisierung der Planungs- und Berichtsdaten weniger Bedeutung beigemessen.

Für die Projektdatenqualität ist es daher entscheidend, dass die Teilprojektleiter wissen, was die zentrale Projektleitung mit diesen Projektdaten anfängt bzw. wo diese weiter verwendet werden. Auf geänderte Planungsstände und abgelieferte Berichte muss zeitnah reagiert werden. Dieses Feedback ist entscheidend.

Weiterführende Berichte auf Basis der Projektstatusberichte sollten möglichst im Projekt zur Verfügung gestellt werden. Damit wird der Berichtszyklus geschlossen.

Durch das Schließen des ‚Loops‘ und die damit verbundene Transparenz haben wir eine deutlich höhere Verbindlichkeit und damit Verlässlichkeit der erhobenen Projektdaten erreicht.

Dr. Riko Wichmann

 

 

 

Dr. Riko Wichmann
PMO-Leiter, Deutsches Elektronen-Synchrotron (DESY)

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