Multiprojektmanagement ohne Server (MS Project Tipp)

In der Regel arbeiten Unternehmen im Bereich Multiprojektmanagement mit dem Microsoft Project Server. Doch auch mit einer Einzelplatzlösung von Microsoft Project – dem sogenannten Project Client – können Sie Ihr Projektportfolio kontrollieren und den Überblick über mehrere Projekte erhalten.

Das gilt nicht nur für einzelne autarke Projekte. Auch große Projekte, die in Teilprojekte aufgeteilt wurden und durch die jeweiligen Teilprojektleiter geplant werden, können Sie mit der Einzelplatzlösung managen.

Warum sich der Einsatz von Microsoft Project Server lohnt? Hier erfahren sie die wichtigsten Unterschiede zwischen der Einzelplatz- und Serverversion. 

Schritt 1: Erstellen Sie einen zentralen Ressourcenpool

Um die Ressourcenauslastung im Projektportfolio dazustellen, benötigen Sie einen zentralen Ressourcenpool. Er beinhaltet sämtliche Ressourcen, die für die beteiligten Projekte verfügbar sind.

Legen Sie dazu den Ressourcenpool in dem jeweiligen Hauptprojekt / Projektportfolio an. Nutzen Sie zur Erfassung der Ressourcen die Ressourcenart, die Sie benötigen.

Falls Sie hierzu Fragen haben, lesen Sie den Blogartikel: So stellen Sie verschiedene Ressourcenkosten in Microsoft Project dar.

Mein Tipp: Fügen Sie eine Spalte Projekt mit ein. So können Sie später erkennen, dass die Ressourcen im Hauptprojekt/Portfolio erfasst sind.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie grundsätzlich mit Microsoft Project Ressourcen planen? Hier geht es zum passenden Tipp!

Schritt 2: Wählen Sie die Unterprojekte / Teilprojekte aus

Grundsätzlich können Sie ein Projektportfolio (Übersicht aller Projekte / Teilprojekte) aus bereits bestehenden und neu anzulegenden Microsoft Project Dateien erstellen. Die Vorgehensweise ist identisch.

Mit der STRG-Taste können mehrere Projekte gleichzeitig markiert und dann eingefügt werden.

• Wählen Sie unter dem Menüpunkt Projekt / Unterprojekt die gewünschten Projekte aus. Benützen Sie dazu die STRG-Taste, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig markieren und einfügen möchten.
• Die eingefügten Projekte / Teilprojekte werden wie Sammelvorgänge angezeigt und die jeweiligen Dateinamen als Projektüberschrift verwendet.
• Je nach Komplexität können die Detailvorgänge ein- oder ausgeblendet werden.
• Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge der eingefügten Projekte zu ändern. Dazu schieben Sie das entsprechende Projekt mit der linken Maustaste an die gewünschte Position.

Schritt 3: Verknüpfen Sie die Projekte mit dem Ressourcenpool

Ehe Sie die Ressourcen den einzelnen Projekten zuordnen, sollten Sie die Teilprojekte mit dem zentralen Ressourcenpool über den Menüpunkt Ressourcen / Gemeinsame Ressourcennutzung verbinden.  Dafür muss das Projekt, in dem der Ressourcenpool angelegt wurde, geöffnet sein.

Danach werden die Ressourcen in der Tabelle des Projektes angezeigt, als wären sie direkt im jeweiligen Projekt erfasst.

Über die Spalte Projekt können Sie aber immer kontrollieren, ob die Verknüpfung mit dem zentralen Ressourcenpool korrekt erfolgt ist. Jedes Teilprojekt greift jetzt nur noch auf die im Ressourcenpool definierten Ressourcen zurück.

Schritt 4: Arbeiten Sie mit projektübergreifenden Darstellungen

Nachdem alle Unter- / Teilprojekte im Hauptprojekt (hier Portfolio) integriert und die Ressourcen der einzelnen Projekte über den Ressourcenpool zugewiesen wurden, können Sie sich jetzt eine übergreifende Übersicht aller Ressourcen bzgl. Verfügbarkeit, Arbeit pro Projekt, Kosten pro Projekt u. ä. anzeigen lassen.

Wichtig zu wissen:

Für die Darstellung von Gesamtsummen (Kosten, Arbeit) sollte die Funktion Projektsammelvorgang unter dem Menüpunkt Format eingeschaltet sein. Dabei werden die einzelnen Projekte aufsummiert und als Gesamtsumme im Projektportfolio in der ersten Zeile gebildet.

Über die Ansicht Ressource Einsatz sehen Sie den Einsatz der einzelnen Ressourcen pro Teilprojekt. Mit Spalte einfügen / Projekt wird auch der jeweilige Teilprojektname angezeigt.

Sie möchten mehr zum Thema Portfoliomanagement lesen? Hier finden Sie 5 wichtige Argumente und Schritte für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement.

Wie Sie aus in unserem Beispiel sehen, wurden die Ressourcen aus dem Ressourcenpool bereits zugeordnet. Die Darstellung zeigt eine Überlastung über alle Projekte: Die Ressource Peter Meier ist sowohl im Teilprojekt FB1 als auch im Teilprojekt FB3 zur gleichen Zeit zugewiesen.

Ähnlich wie in einem einzelnen Projekt können hier auch projektübergreifende Vorgangsbeziehungen dargestellt werden. Der Meilenstein Abstimmung aus dem TP1/FB1 ist dabei Vorgänger vom Vorgang Kick off im TP2/FB2.

Wie Sie sehen: Zur besseren Übersicht werden projektübergreifende Vorgangsbeziehungen besonders formatiert und als externe Vorgänger/Nachfolger dargestellt.

Zusammenfassung

In diesem Microsoft Project Tipp haben Sie gelernt, wie Sie Ihr Portfolio auch ohne Microsoft Project Server managen können.

Sie wissen, wie Sie:

• einen zentralen Ressourcenpool aller bereitstehenden Ressourcen anlegen,
• die relevanten Teil- / Unterprojekte auswählen,
• diese mit dem zentralen Ressourcenpool verknüpfen
• und Ihre Ansichten zur Portfolio- und Ressourcenbetrachtung darstellen.

 Über den Autor

Klaus Oberbörsch, Quality Manager und Projekt-managementtrainer

Klaus Oberbörsch ist seit 47 Jahren im Projektumfeld aktiv und zertifiziert nach GPM, Prince2 und CPPM. Sein Kerngebiet umfasst u.a. Projektmanagement sowie Einführung und Anpassungen von Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard.

Herr Oberbörsch ist Buchautor von Handbüchern für Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard. Seit über 10 Jahren ist er zudem akkreditierter ISTQB Trainer für die Zertifizierungen im Bereich Certified Tester und Testmanager.

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