Multiprojektmanagement-KPIs – wie Sie mit Kennzahlen Projekte wirtschaftlich steuern

Im Multiprojektmanagement entscheidet Transparenz über Erfolg oder Misserfolg. Wenn Sie keine klare Übersicht über Wirtschaftlichkeit, Risiken, Ressourcen und Durchlaufzeiten haben, dann steuern Sie „auf Sicht“. Das Ergebnis sind oft überlastete Teams, Projekte ohne Nutzen und strategische Fehlallokationen. Hier helfen Ihnen die richtigen Kennzahlen für Multiprojektmanagement bzw. Multiprojektmanagement-KPIs. Sie verdichten Komplexität auf wenige, aussagekräftige Messgrößen. Mit KPIs können Sie Entscheidungen faktenbasiert treffen, Ressourcen sinnvoll einsetzen und Projekte an den Unternehmenszielen ausrichten. Sie schaffen damit die Grundlage für eine wirtschaftliche Steuerung Ihrer Projekten.

In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie mit klar definierten Kennzahlen Steuerung, Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen erreichen. Wenn Sie rechtzeitig sehen, wo Projekte aus dem Ruder laufen oder Ressourcen blockiert sind, können Sie gezielt reagieren und den Kurs korrigieren. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Warum Kennzahlen unverzichtbar sind
• Die fünf wichtigsten KPIs im Multiprojektmanagement
  • 1. Wirtschaftlichkeit
  • 2. Explizite Sicherheiten & einheitliches Ampelsystem
  • 3. Work in Progress (WIP) begrenzen
  • 4. Engpass-KPI
  • 5. Time-to-Market (TTM)
• Fazit zu Kennzahlen im Multiprojektmanagement

Warum Kennzahlen unverzichtbar sind

Transparenz im Multiprojektmanagement

Ohne verlässliche Kennzahlen (auch KPI, englisch für key performance indicator) verläuft die Steuerung im Multiprojektumfeld nur nach Bauchgefühl. Die Folgen sind bekannt:

• Projekte starten, obwohl sie nicht zur Strategie passen.
• Ressourcen werden nach „lautestem Ruf“ verteilt.
• Risiken eskalieren zu spät.
• Führungskräfte treffen Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen.

Mit Kennzahlen schaffen Sie hier Abhilfe. Damit reduzieren Sie die Informationsflut und verdichten sie auf ein übersichtliches Set von Zahlen. Statt hunderte Seiten Projektreports lesen zu müssen, genügt eine KPI-Übersicht, um die kritischen Punkte zu erkennen.

Beispiel: Ein CFO muss nicht jedes Detail kennen, sondern möchte wissen, welche Projekte profitabel sind, wo Risiken entstehen und an welchen Stellen Kapazitätsengpässe drohen.

Die Autoren der Studie von Patanakul & Milosevic identifizieren diese drei Merkmale als entscheidend für wirksames Multiprojektmanagement:

• Sichtbarkeit
• Transparenz
• Voraussagbarkeit

Dies sind die zentralen Erfolgsfaktoren. Und genau hier leisten Kennzahlen den entscheidenden Beitrag: Damit schaffen Sie Vergleichbarkeit, machen Risiken frühzeitig sichtbar und erhöhen die Planbarkeit in Ihrer komplexen Projektlandschaft.

Beispiel: Ein Telekommunikationskonzern führte ein zentrales KPI-Dashboard für alle laufenden Projekte ein. Vorher war unklar, welche Projekte Gewinnbeiträge leisteten und welche nur Kosten verursachten. Nach der Einführung wurden mehrere „Zombie-Projekte“ gestoppt und Mittel in wachstumsstarke Vorhaben umgelenkt. So entstand ein direkter messbarer Nutzen allein durch Transparenz.

Einheitliche Multiprojektmanagement-KPIs als Erfolgsfaktor

Doch Kennzahlen entfalten ihre Wirkung nur, wenn sie einheitlich definiert und genutzt werden. Unterschiedliche Messmethoden führen schnell zu Missverständnissen.

Beispiel: Wenn Bereich A die Time-to-Market ab Projektidee misst, Bereich B aber erst ab Genehmigung, sind Vergleiche unmöglich.

Mit einheitlichen KPIs haben Sie mehrere Vorteile:

• Vergleichbarkeit über alle Ebenen hinweg – von der Task- bis zur Portfolioebene.
• Transparenz im Management-Reporting.
• Vermeiden von Silos, weil alle mit denselben Messgrößen arbeiten.
• Klarheit in der Steuerung, da Schwellenwerte klar definiert sind.

Unser Tipp: Vermeiden Sie zu viele KPIs, durch die Sie den Fokus verlieren können. Die Kunst liegt darin, wenige, aber passende und wirkungsvolle Kennzahlen auszuwählen – und diese konsequent anzuwenden.

Kommen wir jetzt zu den wichtigen KPIs für das Multiprojektumfeld.

Die fünf wichtigsten KPIs im Multiprojektmanagement

Diese fünf entscheidenden Kennzahlen haben sich in der Praxis bewährt. Zu jeder finden Sie auch ein vertiefendes Beispiel.

1. Wirtschaftlichkeit

Definition: Misst die Rentabilität von Projekten über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Problem: Viele Projekte werden ohne kritisches Hinterfragen der Wirtschaftlichkeit gestartet. Business Cases basieren auf Annahmen, die sich später als unrealistisch erweisen. Häufig fehlt eine Nachkalkulation im Verlauf, sodass Kostenexplosionen erst spät auffallen.

Maßnahmen:

• Prüfen und dokumentieren Sie den Business Case vor Projektstart.
• Führen Sie laufende Wirtschaftlichkeitskontrollen ein (z.B. quartalsweise).
• Validieren Sie regelmäßig die strategische Passung.
• Brechen Sie Projekte ab, wenn sie nachweislich keinen Wert liefern.

Beispiel: Ein mittelständisches Softwareunternehmen startete zwei große Entwicklungsprojekte. Projekt A zielte auf den Endkundenmarkt, Projekt B auf Unternehmenskunden. Nach sechs Monaten stellte sich heraus, dass die Lizenzpreise von Projekt A viel zu optimistisch kalkuliert waren. Die erhofften Umsätze waren im Markt nicht realisierbar, und der Break-even hätte sich frühestens nach acht Jahren eingestellt. Eine konsequente Wirtschaftlichkeitsmessung machte das Problem sichtbar. Das Management entschied, Projekt A abzubrechen und die Mittel vollständig auf Projekt B zu konzentrieren. Dieses Projekt erwies sich als strategisch passender und profitabler. Ohne klare KPI-Steuerung wären Millionenverluste entstanden.

Unser Tipp: Sehen Sie die Wirtschaftlichkeit nicht als „Haken im Business Case“, sondern als einen laufenden Prozess. Haben Sie den Mut zum Projektabbruch, wenn sich zeigt, dass der Nutzen nicht eintritt.

2. Explizite Sicherheiten & einheitliches Ampelsystem

Definition: Kombination aus klar definierten Pufferzeiten und einem standardisierten Ampelsystem (Grün / Gelb / Rot) zur Risikobewertung.

Problem: Risiken und Abweichungen werden häufig zu spät erkannt. Ein Projekt läuft scheinbar im grünen Bereich, bis es plötzlich Wochen oder Monate hinterherhinkt.

Maßnahmen:

• Definieren Sie klare Pufferniveaus (z.B. 20–30 % Zeitreserve).
• Nutzen Sie ein verbindliches Ampelsystem auf allen Ebenen.
• Kommunizieren Sie Schwellenwerte transparent.

Lesetipp: 7 Multiprojektmanagement Erfolgsfaktoren (+ Tools & Checkliste)

Beispiel: Ein international tätiges Bauunternehmen steuerte seine Großprojekte lange Zeit rein über Meilensteine. Erst bei massiven Verzögerungen wurde sichtbar, dass Projekte gefährdet waren. Mit Einführung eines Ampelsystems änderte sich das Bild: Abweichungen von 15 % führten zu Gelb, ab 30 % zu Rot. So wurde beispielsweise ein Infrastrukturprojekt schon nach vier Wochen gelb markiert, weil bestimmte Genehmigungen länger dauerten. Durch diese frühe Warnung konnte die Projektleitung zusätzliche Juristen hinzuziehen, um die Genehmigungen zu beschleunigen. So blieb das Projekt insgesamt im Zeitplan. Das Ampelsystem wirkte wie ein Frühwarnradar zum Erkennen von Problemen, bevor diese eskalierten.

Unser Tipp: Ampelsysteme wirken nur, wenn Sie diese konsequent einsetzen. Etablieren Sie eine Firmenkultur, die Gelb oder Rot nicht als Versagen, sondern als notwendige Information ansieht. Dann werden die Ampelfarben ehrlicher gesetzt, was entscheidend für den Erfolg ist.

3. Work in Progress (WIP) begrenzen

Definition: Kennzahl für die Anzahl paralleler Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben.

Problem: Zu viele parallele Projekte führen zu Multitasking, Überlastung und langen Durchlaufzeiten. Mitarbeitende springen von einem Projekt zum nächsten, nichts wird fertig.

Maßnahmen:

• Legen Sie WIP-Limits für Teams und Organisationseinheiten fest.
• Starten Sie weniger Projekte gleichzeitig und stellen Sie sie dafür schneller fertig.
• Überprüfen Sie den Fortschritt regelmäßig.

Beispiel: Ein Entwicklungsteam in einem Medizintechnik-Unternehmen arbeitete an fünf Projekten gleichzeitig. Immer wieder wechselten Prioritäten, Anforderungen wurden vertagt, und Liefertermine rutschten nach hinten. Frust und Überlastung nahmen zu. Nach einer Analyse wurde ein WIP-Limit eingeführt: Maximal zwei Projekte gleichzeitig. Zunächst gab es Skepsis – „wir schaffen weniger“. Doch das Gegenteil trat ein: Projekte wurden konsequent fertiggestellt, statt jahrelang im Status „fast abgeschlossen“ zu verharren. Nach einem Jahr hatte das Unternehmen mehr Projekte erfolgreich abgeschlossen als zuvor – obwohl weniger parallel liefen. Die Durchlaufzeit pro Projekt sank um fast 40 %.

Unser Tipp: Steigern Sie mit Work in Progress (WIP) Limits den Fokus, den Durchsatz und die Qualität. Das bedeutet: Starten Sie weniger Projekte parallel und kommen Sie dadurch schneller zum Ergebnis.

4. Engpass-KPI

Definition: Misst die Kapazität des Engpasses im Projektfluss, also die Stelle, an der sich Projekte stauen.

Problem: Engpässe bremsen ganze Portfolios. Wenn ein kritisches Team oder eine Ressource überlastet ist, verzögert sich alles – auch Projekte, die ansonsten im Plan liegen.

Maßnahmen:

• Identifizieren Sie Engpässe systematisch.
• Priorisieren Sie Projekte nach Engpass-Kapazität.
• Stocken Sie Ressourcen an Engpässen gezielt auf.

Bild: Projekte staffeln, statt zu viele gleichzeitig zu starten, entlastet die Ressourcen

Beispiel: Ein globaler Industriekonzern stellte fest, dass seine Abteilung für IT-Sicherheit der größte Engpass im Projektfluss war. Jedes Projekt musste Sicherheitsprüfungen durchlaufen, doch das kleine Expertenteam konnte nur zwei Projekte parallel bearbeiten. Ohne Engpass-KPI blieb dies lange unentdeckt. Erst als alle Projekte gemeinsam betrachtet wurden, zeigte sich das Problem: Fast 30 % der gesamten Projektlaufzeiten verlängerten sich durch diesen Engpass. Das Management reagierte, indem es externe Spezialisten hinzuzog und die internen Prozesse automatisierte. Die Durchlaufzeit sank erheblich, und Projekte kamen wieder im Takt ins Ziel.

Unser Tipp: Engpässe bestimmen die Systemleistung. Daher sollten Sie immer vom Engpass her planen – nicht von der Gesamtlast.

5. Time-to-Market (TTM)

Definition: Misst die Zeitspanne von Projektstart bis Markteinführung (TTM: englisch für time-to-market).

Problem: Lange TTM bedeuten, dass Wettbewerber schneller sind, Marktchancen verpuffen und Investitionen erst spät zurückfließen.

Maßnahmen:

• Reduzieren Sie Engpässe.
• Nutzen Sie Automatisierung und Standardisierung.
• Parallelisieren Sie Arbeitsschritte.
• Legen Sie einheitliche Definition von „Start“ und „Markteinführung“ fest.

Beispiel: Ein Maschinenbauer benötigte bisher rund 24 Monate von der ersten Konzeptphase bis zur Markteinführung einer neuen Produktreihe. In einem hart umkämpften Markt war das zu lang. Durch eine umfassende Analyse stellte sich heraus, dass die größten Verzögerungen in der Übergabe zwischen Entwicklung, Produktion und Vertrieb entstanden. Anstatt diese Schritte nacheinander abzuarbeiten, wurden interdisziplinäre Teams gebildet, die parallel arbeiteten. Zudem wurden Testreihen automatisiert und die Kunden frühzeitig in Pilotphasen eingebunden. Die Time-to-Market reduzierte sich auf 15 Monate. Das Unternehmen konnte dadurch vor den Wettbewerbern am Markt sein und einen deutlich größeren Marktanteil sichern.

Unser Tipp: Die Time-to-Market ist ein strategischer KPI. Vergleichen Sie ihre TTM regelmäßig mit Ihren Wettbewerbern, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Fazit: Multiprojektmanagement-KPIs zur wirtschaftlichen Projektsteuerung

Mit einheitlichen und schlank gehaltenen Kennzahlen schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Steuerung im Multiprojektmanagement. Der Nutzen dadurch ist:

• Transparenz über Projekte und Portfolios hinweg
• Vergleichbarkeit durch klare Definitionen
• Handlungsfähigkeit, weil Risiken früh sichtbar werden

Die fünf vorgestellten Multiprojektmanagement-KPIs – Wirtschaftlichkeit, Ampelsystem, Work in Progress (WIP), Engpass-KPI und Time-to-Market (TTM) – haben sich in der Praxis bewährt. Entscheidend ist nicht das reine Erheben dieser Werte, sondern dass Sie diese konsequent nutzen!

Wenn Sie Ihre Projekte im Unternehmen nach diesen Kennzahlen steuern, setzen Sie Ressourcen effizient ein, richten Ihre Vorhaben an der Strategie aus und verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. So schaffen Sie die Basis für nachhaltigen Projekterfolg – nicht nur im Einzelprojekt, sondern im gesamten Portfolio.

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den externen Autor:
Dieter Zibert, PMP, ACP, SAFe, PSM I, PSPO I

Dieter Zibert ist ein erfahrener Projektmanagement-Experte, Buchautor und Unternehmensberater. Als zertifizierter Project Management Professional (PMP®), Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®), SAFe® Practice Consultant (SAFe® SPC), Professional Scrum Master™ (PSM I) und Professional Scrum Product Owner™ (PSPO I) verfügt er über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Projektmanagementberatung. Mit seiner langjährigen Praxis unterstützt er Unternehmen dabei, Projekte effizienter zu planen, zu steuern und profitabler umzusetzen. Er zeigt auf, wie professionelles Projektmanagement – insbesondere im Kontext eines funktionierenden Multiprojektmanagements nicht nur effizient, sondern auch gewinnbringend umgesetzt werden kann.

Mehr zu Dieter Zibert auf LinkedIn.

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