Vermutlich haben Sie auch schon einmal die bittere Erfahrung gemacht, dass Ihnen Daten verloren gegangen sind, die Sie nicht gespeichert hatten. Microsoft Project bietet hier die Möglichkeit, regelmäßig automatisch zu speichern. Aber ist das sinnvoll?
In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektdaten in Microsoft Project automatisch speichern können und was die Gefahr bei dieser Einstellung ist. Wir geben Ihnen einen Tipp, was Sie beachten sollten und was vielleicht eine bessere Lösung ist.
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Hier finden Sie die automatische Speicherung in Microsoft Project
Genau wie Excel, Word und den anderen Produkten aus dem Microsoft Office Paket, gibt es auch in MS Project die Option zum automatischen Speichern.
Sie finden diese Einstellung unter Datei/Optionen/Speichern.
Einstellung der Speicheroptionen unter Datei/Optionen/Speichern
Die Option Automatische Speicherung ist standardmäßig deaktiviert.
Sollten Sie diese Option aktivieren, bedenken Sie bitte zuvor die Auswirkungen.
Achtung: Mit jedem Speichern wird die Liste der verfügbaren Schritte für „Änderungen Rückgängig machen“ geleert. Das erfolgt sowohl beim manuellen Speichern, als auch beim automatischen Speichern über diese Einstellung.
Bild 2: Liste der verfügbaren Schritte für Rückgängig
Sofern nicht eine Unternehmensrichtlinie die automatische Speicherung von Ihnen fordert oder forciert, sollten Sie den Bedarf zur Aktivierung dieser Option überdenken.
Sie können sich einerseits angewöhnen, Ihr Projekt immer dann manuell zu speichern, wenn Sie mit den bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Änderungen zufrieden sind.
Alternativ dazu, können Sie die Option auch so konfigurieren, dass Microsoft Project Sie regelmäßig an ein Speichern erinnert, Sie das aber auch ablehnen können.
Empfehlung: Da bei der Aktivierung der automatischen Speicherung Ihre letzten Schritte nicht mehr abrufbar sind sollten Sie alternativ manuell speichern oder die Erinnerungsfunktion zum Speichern in MS Project aktivieren!
So stellen Sie die Erinnerungsfunktion zum Speichern ein
Aktivieren Sie für die Erinnerungsfunktion zum Speichern unter Datei/Optionen/Speichern die Option Automatische Speicherung und stellen Sie den gewünschten Zeitraum in Minuten ein.
Selektieren Sie zudem die Optionen Nur aktives Projekt speichern (damit ggf. weitere offene Projekte nicht automatisch oder versehentlich mitgespeichert werden) und Bestätigung vor dem Speichern.
Auswahl aktives Projekt speichern
Mit dieser Einstellung erhalten Sie regelmäßig die Aufforderung zum Speichern, können diesen Speichervorgang aber mit einem Klick auf Nein abbrechen. Dadurch erhalten Sie sich die Möglichkeit, weiterhin auf alle zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Elemente in der Liste der Aktionen für Rückgängig zugreifen zu können.
Bild 4: Aufforderung zum Speichern
Damit können Sie im Bedarfsfall Ihr Projekt ohne Speichern schließen, um mit dem zuletzt gespeicherten Stand weiter zu arbeiten. Es macht unseres Erachtens daher Sinn, jeden als wichtig erachteten Stand Ihres Plans durch Speichern „einzufrieren“, damit Sie im Bedarfsfall durch einfaches Schließen der Datei schnell dahin zurückkehren können.
Dadurch sparen Sie sich das x-malige Klicken auf Rückgängig, falls Sie viele Änderungen vorgenommen haben, die Sie verwerfen möchten.
Die Anzahl der Rückgängig-Schritte verändern
Die Anzahl der verfügbaren Schritte der Funktion Rückgängig ist konfigurierbar. Ohne Anpassung der Option stehen 20 Ebenen zur Verfügung.
Sie können diese Anzahl über Datei/Optionen/Erweitert bis zu einem Höchstwert von 99 Ebenen einstellen. Wir empfehlen einen Wert von 30 Ebenen nicht zu überschreiten.
Bild 5: Einstellen der Anzahl der Schritte für die Funktion Rückgängig
Zusammenfassung
In diesem Tipp haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Projektdaten automatisch speichern und was dabei zu beachten ist. Sie wissen auch, wie Sie Microsoft Project so konfigurieren, dass Sie an ein regelmäßiges Speichern erinnert werden. So können Sie im Ernstfall den Verlust an vorgenommenen Änderungen minimieren. Weitere wichtige Tipps erfahren Sie auch in unserer MS Project Schulung – die Grundlagen.
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