MS Project Tipp: Basisplan (Teil 2) – wie Sie Berichte für Soll-Ist-Vergleiche einsetzen

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+++ Arbeiten mit Basisplänen in MS Project (Teil 2/3) +++

Von Kathryn Dixon

In diesem Tipp lernen Sie nützliche Ansichten und Berichte für Soll-Ist-Vergleiche mit Basisplänen in Microsoft Project 2013 und anderen Versionen kennen. Im Teil 1 dieser kleinen Serie ging es darum, wie Sie einen Basisplan beispielsweise am Ende der Planungsphase festlegen. Und im 3. Teil der Serie erfahren Sie, wie Sie Änderungen in einen bestehenden Basisplan aufnehmen, weitere Basispläne festlegen und Basispläne löschen.

Projektplan nach der Basisplanspeicherung

Nach Abschluss der Projektplanungsphase haben Sie einen Basisplan für Ihr Projekt gespeichert. Die Basisplanwerte sind also die genehmigten Ziele oder Sollwerte unter anderem für Dauer, Arbeit, Kosten sowie Start- und Endtermine. Der Erfolg des Projektes wird daran gemessen. Abweichungen wollen Sie natürlich schnell und leicht erkennen können.

Microsoft Project bietet mehrere Tabellen, Ansichten und Berichte, um Basisplanwerte unter anderem mit den aktuellen Planwerten vergleichen zu können.

MS Project Bericht Arbeitsstatistik

Bild 1: Beispiel eines in Microsoft Project 2013 erstellten Berichts zu Arbeitsstatistik

Hinweis: Basisplanwerte werden in Microsoft Project mit der Bezeichnung „Geplant“ gekennzeichnet sprich Geplanter Anfang, Geplantes Ende, Geplante Dauer, Geplante Arbeit, Geplante Kosten, usw.

Welche Ansichten unterstützen Soll-Ist-Vergleiche?

In Microsoft Project können Sie Soll- und Ist-Werte vergleichen, indem Sie eine bereits bestehende Tabelle anpassen oder vorgefertigte Tabellen und Balkendiagramme auswählen.

Sie möchten beispielsweise die Soll-Kosten mit den derzeitigen Planungskosten vergleichen, um mögliche Kostenerhöhungen erkennen zu können. In die Tabelle Eingabe (die Standard-Tabelle in Kombination mit dem Gantt-Diagramm) blenden Sie die Spalten Kosten, Geplante Kosten und Abweichung Kosten ein.

MS Project Kostenvergleich und Abweichungen

BIld 2: Beispiel eines Kostenvergleichs inkl. Abweichungen

In den Ansichten Vorgang: Einsatz und Ressource: Einsatz können Sie bestimmte Basisplanwerte zeitphasenbezogen betrachten. Hierfür blenden Sie die entsprechenden Reihen in dem rechten Bereich ein und passen den Zoomfaktor an.

MS Project Ansichten

Bild 3: Ansicht Vorgang: Einsatz mit den Kosten, geplanten Kosten sowie Ist-Kosten

Der Screen oben zeigt die Ansicht Vorgang: Einsatz mit den Kosten, geplanten Kosten sowie Ist-Kosten als Gesamtsummen für das Projekt und die Sammelvorgänge sowie je Vorgang und Ressource in der Tabelle links. Die wöchentliche Verteilung der Kosten ist im Bereich rechts angezeigt.

Für Abweichungen in Bezug auf Anfang und Ende des Projekts sowohl in tabellarischer als auch grafischer Form, empfiehlt sich die Ansichtskombination Gantt-Diagramm: Überwachung in Verbindung mit der Tabelle Abweichung.

MS Project Abweichungen

Bild 4: Gantt-Diagram: Überwachung mit der Tabelle Abweichung.

Grafische Berichte

Grafische Berichte bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Projektdaten zu exportieren, in Excel oder Visio (soweit installiert) anzuzeigen und ohne Microsoft Project weiterzubearbeiten.

Klicken Sie auf Grafische Berichte (Microsoft Project 2010 im Menüband Projekt; Microsoft Project 2013 im Menüband Bericht). Wählen Sie eine passende Berichtsvorlage wie z.B. Geplante Kosten sowie die Ebene der Verwendungsdaten wie z.B. Wochen aus. Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl mit Anzeigen.

Nach kurzer Zeit öffnet sich eine Datei, die Sie als Pivot-Tabelle in Excel bzw. als Pivot-Diagramm in Visio weiterbearbeiten können.

MS Project grafische Berichte

Bild 5: Dialogfenster: Grafische Berichte – Berichte erstellen

MS Project Kosten-Grafik

Bild 6: Angepasste Grafik zu Geplante Kosten

Erläuterung: Im Bericht oben wurden für Geplante Kosten die Vorgangsebene zusätzlich angezeigt, die Legende und Datenbeschriftungen eingeblendet sowie die Balkenfarben angepasst.

Dynamische Berichte

Außerdem finden Sie eine Reihe nützliche dynamische Berichte in Microsoft Project 2013, die Sie direkt übernehmen oder für Ihre Zwecke anpassen können.

Im Menüband Bericht wählen Sie eine passende Berichtsvorlage aus einem Menü aus oder erstellen Sie einen neuen Bericht nach Bedarf.

MS Project 2013 Berichte

Bild 7: Berichte auswählen in Microsoft Project 2013

MS Project 2013 Kostenbericht

Bild 8: Kostenbericht Vorgangskostenübersicht in Microsoft Project 2013

MS Project 2013 Ressourcenbericht

Bild 9: Ressourcenbericht Ressourcen (Übersicht) in Microsoft Project 2013

Die Berichte passen sich dynamisch an Änderungen in ihrer Planung an. Sie können jederzeit aus MS Project kopiert und in andere Microsoft Office-Anwendungen wie PowerPoint, Word oder Outlook eingefügt werden.

Nun wissen Sie, welche Ansichten und Berichte in Microsoft Project Sie für Soll-Ist-Vergleiche einsetzen können. Im letzten Teil der Serie, erfahren Sie, wie Sie Änderungen in einen bestehenden Basisplan aufnehmen, weitere Basispläne festlegen und einen nicht mehr benötigten Basisplan löschen.

Haben Sie noch Fragen zu Basisplänen und Berichten in Microsoft Project? Dann stellen Sie diese in der Kommentarfunktion unten. Wir beantworten Sie Ihnen gerne.

Wie Sie Microsoft Project professionell auf Ihren Bedarf anpassen, das lernen Sie im TPG Seminar MS Project vertiefen.

Tipp zum Schluss: Jetzt anmelden zum TPG BlogInfo Newsletter und keinen TPG Tipp zu Microsoft Project verpassen. Das Formular zum TPG BlofInfo Newsletter findn Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm (Desktop) oder auf Ihrem Mobilgerät unterhalb dieses Artikels.

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2 Kommentare

  1. Roland Sauer am

    Wie genau wird erfasst wenn ein Teil des Projektes mehr Zeit benötigt als geplant, hier müsste es ja eine Art von 2 Punkten geben „geplante Arbeitszeit“ und „wirklich angefallene Arbeitszeit“.

    Wie genau wird mit Ressourcen-Ausfall umgegangen, wenn z.B. ein Mitarbeiter für eine Woche ausfällt kann die für Ihn eingeplanten Projektteile nicht umgesetzt werden. Müssen hier alles manuell verschoben werden?

  2. Martin Gösse am

    Hallo Herr Sauer,

    zum ersten Teil Ihrer Frage: Project kennt sog. berechnete, geplante und aktuelle Werte. Typische berechnete Werte sind Dauer, Anfang und Ende. Wenn Sie einen Vorgang planen, geben Sie meist eine Dauer vor, in dem Sie den Wert für die Dauer in das gleichnamige Feld eintragen. Anfang und Ende des Vorgangs werden in Abhängigkeit von den Vorgängerbeziehungen berechnet.
    Geplante Werte sind geplante Dauer, geplanter Anfang und geplantes Ende. Diese Werte werden befüllt, wenn Sie einen Basisplan speichern, z.B. nachdem die Planung beendet ist. Die geplanten Werte stellen die Soll-Werte dar. In der Tat kommt es sehr häufig vor, dass die Abarbeitung der Aufgaben nicht wie geplant erfolgt. Sie können das Datum, an dem mit der Bearbeitung des Vorgangs tatsächlich begonnen wurde, in das Feld Ist-Anfang eintragen. Wurde später angefangen als geplant, verschiebt sich der Vorgang nach hinten.
    Das bedeutet übrigens nicht, dass sich die Dauer ändern muss. E wurde ja nur später mit der Abarbeitung begonnen. Wenn Sie einen Ist-Wert, wie hier das Anfangsdatum, erfassen, wird automatisch der berechnete Wert „Anfang“ auf das erfasste Ist-Datum angepasst. Denn die Realität ist führend. Entsprechendes gilt für die Dauer. Wenn Sie die Ist-Dauer erfassen, so wird der berechnete Wert der Dauer angepasst. Hier gilt die Beziehung: Dauer = Ist-Dauer + verbleibende Dauer. Wenn Sie einen Basisplan gespeichert haben, so können Sie sich die Abweichungen zwischen Ist und Soll über die Felder Abweichung „Anfang“, Abweichung „Ende“ oder Abweichung „Dauer“ anzeigen lassen.

    Zum zweiten Teil Ihrer Frage: Wenn ein Mitarbeiter ausfällt, so empfiehlt es sich zuerst zu prüfen, ob die Aufgaben auf einen anderen Mitarbeiter übertragen werden können. Wenn dies möglich ist, so ersetzen Sie die Ressourcen. Gibt es keinen Ersatz, müssen Sie den Plan anpassen. Sofern Sie mit Project Professional 2013 oder 2016 arbeiten, können Sie in die Ansicht „Team Planer“ wechseln.
    Dort sehen Sie alle Ressourcenzuweisungen.
    Setzen Sie sich einen Filter auf betroffenen Mitarbeiter und schieben Sie dann einfach die betroffenen Zuweisungen mit der Maus nach rechts auf einen Anfangstermin, an dem der Mitarbeiter voraussichtlich wieder da sein wird. Durch das Verschieben der Zuweisung im Team Planer werden die Vorgangsdaten automatisch angepasst. Alternativ können Sie auch die Funktion „Projekt aktualisieren“ nutzen – sie befindet sich im Reiter „Projekt“.
    Zuerst wählen Sie die Gantt-Ansicht aus und markieren die Vorgänge, die betroffenen sind. Wechseln Sie dann in den Reiter Projekt und wählen dort „Projekt aktualisieren“. In dem gleichnamigen Dialog aktivieren Sie die zweite Option („Anfang nicht abgeschlossener Arbeiten“ verschieben auf „Datum nach“), setzen das Datum, wählen die Option für ausgewählte Vorgänge und bestätigen mit OK. Die zuvor in der Gantt-Ansicht markierten Vorgänge werden dann verschoben.

    Ich hoffe Ihnen hilft unsere Antwort weiter! Mit besten Grüßen, Martin Gösse

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