MS Project Tipp: Basisplan (Teil 3) – Basispläne anlegen, aktualisieren und löschen

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+++ Arbeiten mit Basisplänen in MS Project (Teil 1/3) +++

von Kathryn Dixon

Im Teil 1 dieser kleinen Serie haben Sie erfahren, dass Sie Basispläne unter anderem für Soll-Ist-Vergleiche in Ihrer Projektplanung einsetzen können und wie Sie einen Basisplan festlegen. Im Teil 2 haben Sie nützliche Ansichten und Berichte für Soll-Ist-Vergleiche kennengelernt. In diesem letzten Teil der Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie Änderungen in einen bestehenden Basisplan aufnehmen, weitere Basispläne festlegen und Basispläne löschen.

Ein Arbeitspaket im Basisplan hinzufügen

Sie haben einen Basisplan für Ihr Projekt nach Abschluss der Planungsphase gespeichert. Während des Projektablaufs kommt aber ein genehmigtes Arbeitspaket hinzu. Wie können Sie den gespeicherten Basisplan aktualisieren, ohne die ursprünglichen Werte zu überschreiben?

Microsoft Project bietet Ihnen die Möglichkeit einzelne Vorgänge eines Projektes einem Basisplan hinzuzufügen oder gar zu überschreiben. Und so gehen Sie dabei vor:

Markieren Sie die neuen Vorgänge bzw. das neue Arbeitspaket.

Basisplan ändern

Bild 1: Stand vor der Speicherung des zusätzlichen Arbeitspakets

Im Menüband Projekt klicken Sie auf Basisplan festlegen und wählen Basisplan festlegen… im Menü aus.

Wählen Sie Basisplan festlegen und Basisplan sowie Für ausgewählte Vorgänge. Wenn Sie wollen, dass die Werte in den darüber liegenden Sammelvorgang sowie den Projektsammelvorgang übernommen und hochsummiert werden, wählen Sie die beiden Unterpunkte aus und bestätigen Sie mit OK. Damit stellen Sie sicher, dass beispielsweise die Gesamtprojektkosten im Basisplan die Änderungen beinhalten.

MS Project Basisplan hinzufügen

Bild 2: Einstellungen zum Hinzufügen von Vorgängen

Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie wirklich den Basisplan (in unserem Fall eigentlich ein Teil des Basisplans) neu speichern wollen.

MS Project Basisplan überschreiben

Bild 3: Sicherheitsabfrage zum Überscheiben

Bestätigen Sie mit JA. Damit haben Sie die neuen Vorgänge in Ihren ursprünglichen Basisplan aufgenommen.

MS Project Vorgänge im Basisplan

Bild 4: Stand nach der Speicherung des zusätzlichen Arbeitspakets im Basisplan

Den Projektstand zu einem Gate oder Meilenstein festhalten

Arbeiten Sie mit Meilensteinen oder „Gates“, wo Sie den Ist-Stand festhalten wollen oder aus regulatorischen Gründen festhalten müssen? Auch in diesem Fall möchten Sie den ursprünglich gespeicherten Basisplan nicht überschreiben. Wie können Sie also zusätzliche Basispläne festlegen?

Stellen Sie sicher, dass alle aktuellen Werte, erledigten Arbeitspakete sowie genehmigten Änderungen, bis zum betroffenen Meilensteintermin im Projekt korrekt eingetragen sind. Im Menüband Projekt /Basisplan festlegen/Basisplan festlegen wählen Sie Basisplan sowie beispielsweise Basisplan1 aus dem Menü sowie Gesamtes Projekt aus und bestätigen Sie mit OK.

MS Project Basisplan festlegen

Bild 5: Zusätzliche Basispläne festlegen

Sie können die berechneten Werte mit Basisplan 1 vergleichen, indem Sie die entsprechenden Spalten wie z.B. Kosten und Geplante Kosten1 einblenden. Oder wählen Sie in der Ansicht Gantt-Diagramm Überwachung den Basisplan 1 (Menüband Format/Basisplan/Basisplan 1 im Menü).

MS Project Basisplan Vergleich

Bild 6: Vergleich Kosten mit Geplante Kosten1 sowie Arbeit mit Geplante Arbeit1

MS Project Basisplan Vergleich

Bild 7: Vergleich der aktuellen Terminplanung mit Basisplan 1

Hinweis: Basisplanwerte werden in Microsoft Project mit der Bezeichnung „Geplant“ gekennzeichnet, sprich Geplanter Anfang, Geplantes Ende, Geplante Dauer, Geplante Arbeit, Geplante Kosten, usw.

Einen nicht benötigten Basisplan überschreiben oder löschen

Ein Basisplan wurde versehentlich gespeichert. Sie können ihn mit den richtigen Werten überschreiben. Dafür wählen Sie im Menüband Projekt / Basisplan festlegen / Basisplan festlegen den zu überschreibenden Basisplan sowie Gesamt Projekt. Bestätigen Sie mit OK bestätigen und beantworten Sie die anschließende die Frage mit Klick auf JA.

Alternativ dazu können Sie einen Basisplan und Teile davon komplett löschen: Im Falle eines gesamten Basisplans gehen Sie im Menüband auf Projekt / Basisplan festlegen / Basisplan löschen und wählen anschließend den zu löschenden Basisplan aus der Liste sowie Gesamtplan aus. Bestätigen Sie mit OK.

MS Project Basisplan löschen

Bild 8: Basisplan löschen

Gesamtes Project oder Vorgänge löschen

Bild 9: Gesamtes Projekt oder Vorgänge löschen

Hinweis: Um nur bestimmte Vorgänge zu löschen selektieren Sie die betroffenen Vorgänge und wählen Sie anschließend im oben gezeigten Dialogfenster den Basisplan sowie Ausgewählte Vorgänge. Bestätigen Sie mit OK.

Damit haben Sie den nicht benötigten Basisplan oder Basisplanteile gelöscht.

Im ersten Teil der kleinen Serie haben Sie erfahren, dass Sie Basispläne für Soll-Ist-Vergleiche in Ihrer Projektplanung einsetzen können und wie Sie einen Basisplan festlegen. Im Teil 2 lernten Sie nützliche Ansichten und Berichte für Soll-Ist-Vergleiche kennen. Und in diesem letzten Teil haben Sie erfahren, wie Sie Änderungen in einen bestehenden Basisplan aufnehmen, weitere Basispläne festlegen und Basispläne löschen.

Haben Sie noch Fragen zu Basisplänen und Berichten in Microsoft Project? Dann stellen Sie diese in der Kommentarfunktion unten. Wir beantworten Sie Ihnen gerne.

Wie Sie Microsoft Project professionell auf Ihren Bedarf anpassen, das lernen Sie im TPG Seminar MS Project vertiefen.

Tipp zum Schluss: Jetzt anmelden zum TPG BlogInfo Newsletter und keinen TPG Tipp zu Microsoft Project verpassen. Das Formular zum TPG BlofInfo Newsletter findn Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm (Desktop) oder auf Ihrem Mobilgerät unterhalb dieses Artikels.

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3 Kommentare

  1. Horst Schlau am

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    ich bin nach Ihrer Anleitung zur Aufstellung eines Soll – Ist – Vergleichs vorgegangen. Es scheint sich jedoch bei mir ein kleier Fehler eingeschlichen zu haben.

    Hier die Schilderung meines Problem`s:

    In der Kalkulationsphase entsteht ein Bauzeitenplan.

    Bevor ich diesen als Basisplan definiere, füge ich die Spalten „geplante Dauer“, „geplanter Anfang“ und „geplantes Ende“ ein.

    Dann lege ich diesen Bauzeitenplan als meinen zukünftigen Basisplan an.

    In der neuen Ansicht wurden alle Zeiten aus der Kalkulationsphase in die jeweiligen geplanten Spalten übernommen.

    Die geplanten Spalten sind jetzt die Basiswerte und werden nicht mehr geändert !

    Im Laufe der Bauphase ergeben sich Änderungen, die jetzt in den jeweiligen Spalten „Dauer“, „Anfang“ und „Fertig stellen“ neu eingegeben werden.

    Diese werden per Tastatur eingegeben, worauf sich der komplette Balken in der Ansicht verschiebt !

    Ein „geplanter“ Balken (sprich Ursprungsbalken) wird nicht mehr dargestellt !

    Daher meine Frage, wie ich diesen Balken sichtbar machen kann, so dass auch ein Soll – Ist – Vergleich dargestellt wird !

    Mit freundlichen Grüssen Horst Schlau

  2. Kathryn Dixon am

    Sehr geehrter Herr Schlau,
    haben Sie die Ansicht „Gantt-Diagramm-Überwachung“ ausprobiert? Dabei müssen Sie eventuell über Format/Basisplan den von Ihnen benutzten Basisplan auswählen – siehe oben „Bild 7: Vergleich der aktuellen Terminplanung mit Basisplan 1“.
    Alternativ dazu können Sie in Ihrem aktuell benutzten Gantt-Diagramm die Basisplanbalken einblenden => Rechter Mausklick im Gantt-Diagramm-Bereich, Balkenformattierung zeigen/ausblenden, Basisplan, sowie den von Ihnen benutzten Basisplan auswählen.
    In Teil 2 der Serie habe ich einige weitere Möglichkeiten eines Soll-Ist-Vergleiches beschrieben: https://www.theprojectgroup.com/blog/ms-project-basisplan-bericht/

    Ich hoffe, dies hilft Ihnen weiter.
    Mit herzlichen Grüßen
    Kathryn Dixon

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