Modulares Projektmanagement im Zeitalter der digitalen Transformation (Case Study Kantonsspital Aarau)

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Das Kantonsspital Aarau (KSA Gruppe) gehört zu den größten Gesundheitseinrichtungen in der Schweiz. Mehr als 5600 Mitarbeitende führen dort pro Jahr circa 33741 stationäre und weit über 787.199 ambulante Behandlungen durch. Dazu gehört die Grundversorgung für die Bevölkerung wie spezialisierte medizinische Spitzenleistungen. Darüber hinaus betreibt das KSA mit zahlreichen seiner Kliniken, Instituten und Fachabteilungen medizinische Forschung und bietet Ärzten die Möglichkeit zur Weiterbildung zu Fachärzten in zahlreichen Fachgebieten.

Um sein exzellentes Leistungsniveau zu sichern, entwickelt sich das Kantonsspital stetig weiter. Dazu gehört ein umfassendes Neubauprogramm auf dem Krankenhaus- Areal. Mindestens ebenso wichtig ist die digitale Transformation, die z.B. die digitale Zusammenarbeit, Klinik-Informationssysteme, die elektronische Patientenakte und Abrechnungssysteme umfasst.

Für das Projekt- und Demand-Management der hauseigenen IT-Abteilung hat das KSA eine neue und zukunftsweisende Technologie gewählt – das TPG ProjectPowerPack auf Basis der Microsoft 365 Power Platform.

“Uns ist es wichtig, dass wir die Auswertung der Daten selbst machen und damit in der Hand behalten können… Man kann als Anwender vieles an dem Tool selbst anpassen. Das begrüßen wir sehr.“

Dr. med. Martin Urban, IT Business Analyst KSA

 

Schnell, passgenau, kostengünstig – Individualisierung nach Mass

Jeder  Kunde  hat  eigene  Anforderungen.  Das  sagt sich leicht, hat aber komplexe Konsequenzen, wenn es um die Individualisierung des digitalen Portfolio- und Projektmanagements geht. Beim Kantonsspital Aarau (KSA- Gruppe) liegt eine der spezifischen Besonderheiten in der hohen Bedeutung des Project Lifecycle Managements. Vor allem die ersten Schritte im Lebenszyklus eines Projekts, wie die Erstellung des Projektantrags, Ressourcenanfragen und Freigaben, sind aufwändiger als gewöhnlich.

TPG hat mit der PPM Lösung TPG ProjectPowerPack ein Tool entwickelt, das sich noch weit flexibler auf solche spezifischen Kundenbedürfnisse zuschneiden lässt, als dies bei früheren Lösungen der Fall war. Basis und Standard in den beiden zurückliegenden Jahrzehnten war Microsoft Project Server und Microsoft Project Online. Doch mit Microsoft 365 und der Power Platform hat Microsoft seine komplette Software-Welt völlig neu aufgesetzt. „Das ist die Technologie der Zukunft“, sagt Matthias Jäger, Geschäftsführer der TPG in der Schweiz.

Paketlösung für professionelle Anwender

Die Microsoft 365 Power Platform ist komplett cloudbasiert, gestützt auf die Datenbank Dataverse (ehemals CDS). Das für das Projektmanagement zuständige Tool heißt jetzt Microsoft „Project for the Web“. Die gegenüber früheren Microsoft Project Versionen stark abgespeckte Lösung macht es möglich, einfache Projekte leicht und schnell zu planen und zu managen. Für komplexe Anwendungen jedoch, wie sie auch das Kantonsspital Aarau benötigt, fehlen dem Tool wichtige Funktionen.

Deswegen stellt TPG mit dem TPG ProjectPowerPack auf der Basis der Microsoft 365 Power Platform eine eigene Paketlösung bereit – zum Projektportfoliomanagement, der Ressourcen- und Finanzplanung, Risikomanagement, Projekt- Statusberichte und diverser Projektzusammenarbeits- Funktionen. Sie integriert „Project for the Web“ und weitere Elemente der Power Platform: die Power Apps, Power Automate und Power BI, ein leistungsfähiges Business Intelligence Tool für die Visualisierung und Analyse von Daten. Schnittstellen sind vorhanden zu weiteren Anwendungen wie Teams aus dem Office 365 Paket.

„Herausragendes Merkmal des TPG ProjectPowerPacks ist“, erläutert Matthias Jäger, „dass der Kunde jede Funktion frei  definieren  kann.  Fast  jeder  Wunsch  ist  erfüllbar.“

Mehr Unabhängigkeit, niedrigere Kosten

Genau diese Flexibilität ist für das KSA von großer Bedeutung, wie der IT Business Analyst des Kantonsspitals, Dr. Martin Urban, betont. „Man kann, wenn nötig, Anpassungen schnell umsetzen“, erläutert er. „Aktuell ändert sich in unserem Haus vieles. Prozesse sind im Wandel begriffen. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass wir unsere Tools immer zeitnah auf neue Anforderungen zuschneiden können.“ Andere IT-Tools, so beobachtet Dr. Martin Urban, seien häufig vergleichsweise starr und benötigten bei Anpassungen eine aufwändige Programmierung. „Hier können wir selbst definieren, was wir haben wollen. Das macht uns unabhängiger vom Lieferanten.“

Diese Unabhängigkeit bedeutet auch einen Kostenvorteil. „Bei anderen Lieferanten und IT-Systemen kosten Änderungen immer sehr viel Geld“, weiß Dr. Martin Urban. „Bei Änderungen an unserer Lösung hingegen entstehen keine Riesenkosten.“

Dass dies nicht nur für Anpassungen gilt, sondern für den gesamten Kostenrahmen des TPG ProjectPowerPack, macht Matthias Jäger deutlich: „Im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen auf Basis  Microsoft Project Server oder Project Online, aber auch im verglichen mit anderen Projektmanagement-Lösungen hat der Kunde nur die Hälfte bezahlt.“

Digitaler Baukasten

Das hohe Maß an Flexibilität ist möglich, weil das TPG ProjectPowerPack als digitaler Baukasten konzipiert und modular aus verschiedenen Features und Funktionen zusammengesetzt ist. Diese decken den gesamten Project Lifeycycle ab, von der Projektidee, dem Antrag und dem Freigabe-Workflow über Budget- und Kostenplanung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung bis hin zu Reporting und Statusberichten.

Zusammensetzung und Gewichtung der Module erlauben viele Varianten. „Für das KSA war es beispielsweise ein großes Thema, Elemente der Ressourcen- und Kapazitätsplanung bereits in den Antrags- und Freigabe-Workflow zu integrieren“, erläutert Matthias Jäger. „Die Plattform bietet uns darüber hinaus auch gute Möglichkeiten für die Auswertung der Daten“, ergänzt Dr. Martin Urban einen weiteren Aspekt. „Uns ist es wichtig, dass wir das selbst machen und damit in der Hand behalten können.“

Ein zusätzlicher Vorteil liegt in der Einbindung des neuen PPM- Tools in Teams. Die Teams-Oberfläche im Browser kann als Einstiegsseite dienen, um übergeordnete Strukturen im TPG ProjectPowerPack anzusteuern.

„Wir haben Microsoft Teams in einzelnen Bereichen bereits ausgerollt“, berichtet Dr. Martin Urban. Der komplette Rollout steht unmittelbar bevor. „Mit Microsoft Teams hatten wir uns bereits vor der Einführung des TPG ProjectPowerPacks auf der Microsoft 365 Power Platform bewegt.“ Teams, so weiß Matthias Jäger, hat durch die Corona-Pandemie weiter an Bedeutung gewonnen: „Viele unserer Kunden setzen jetzt auf digitale Zusammenarbeit und benötigen entsprechende Features für die Projektkommunikation und die Bearbeitung von Projekten.“

Das neue PPM-Tool wächst mit den Anforderungen

Flexibilität und Unabhängigkeit bleiben auch in Zukunft wichtige Aspekte für das Portfolio- und Projektmanagement im Kantonsspital Aarau. „Änderungswünsche werden wir immer haben“, kündigt Dr. Martin Urban an. „Hinzu kommen immer wieder neue Ideen, zum Beispiel die Bewertung und Priorisierung von Anforderungen oder die Erfassung von zusätzlichen Metadaten für die verbesserte Auswertung.“

Wichtig für den weiteren Ausbau des PPM-Tools ist die gute Zusammenarbeit mit TPG, wie Dr. Martin Urban hervorhebt. Dazu gehört die klare Abgrenzung von Zuständigkeiten. Größere Änderungen bleiben in der Verantwortung von TPG, aber: „Vieles an dem Tool man kann auch selbst machen“, erläutert Dr. Martin Urban. „Das begrüßen wir sehr.“

„Der Kunde kann jede Funktion frei definieren. Fast jeder Wunsch ist erfüllbar.“

Matthias Jäger, Director TPG Switzerland

Kurzprofil des Projekts

  • Das Unternehmen

Das Kantonsspital Aarau (KSA Gruppe) ist ein überregionales Gesundheitszentrum mit erst- klassiger medizinischer Infrastruktur für alle Anforderungen von der Grundversorgung bis zu hochspezialisierter Medizin. Es ist das größte Krankenhaus im Kanton Aargau und, neben den Universitätskliniken, eines der größten der Schweiz insgesamt. Die Abteilung für innere Medizin verfügt über den Status einer universitären Klinik. Angehende Fachärzte haben am KSA die Möglichkeit zur Weiterbildung zahlreicher Facharzttitel.

  • Die Lösung

Mit dem TPG ProjectPowerPack auf Basis der Microsoft 365 Power Platform hat sich das KSA für eine innovative Technologie entschieden. Die TPG Eigenentwicklung integriert Microsoft „Project for the Web“ mit Power Apps, Power Automate und Power BI und baut diese Komponenten zu einem modularen, flexibel einsetzbaren Projekt-Portfoliomanagement-System aus. Das TPG ProjectPowerPack lässt sich auch in Office 365 Standards einbinden und bietet beispielsweise den Zugriff auf das Projektmanagement direkt aus Microsoft Teams.

  • Die Herausforderung

Die IT-Abteilung des KSA benötigte ein leistungsfähiges neues Tool für das Projekt- Portfolio- und Demand-Management. Dabei sollen auch andere Abteilungen des KSA das Management ihrer Projekte auf dem TPG ProjectPowerPack abwickeln können.Den Hintergrund bildet eine heterogene Landschaft aus unterschiedlichen IT-Systemen und Bereichen des KSA. Zur Vereinheitlichung der digitalen Zusammenarbeit im Haus war bereits Microsoft Teams auf der Cloud basierten Microsoft 365 Platform ausgerollt worden.

  • Der Nutzen

Das Kantonsspital Aarau erhielt eine schnell einsatzfähige Out-of-the-box-Lösung, die sich flexibel an die spezifischen Anforderungen des Krankenhauses anpassen lässt. Die hoch moderne Technologie unterstützt das zukunftsweisende Programm zur digitalen Transformation des KSA. Als browserbasierte Anwendung erfordert das neue PPM-Tool nur einen geringen Schulungsaufwand. Nicht zuletzt bietet das TPG ProjectPowerPack erhebliche Kostenvorteile gegenüber klassischen Lösungen auf Basis von Microsoft Project Online / Project Server.

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