Microsoft Project Server 2019 Migration oder Project Online

IT und Infrastruktur im Detail

Kein Support für Project Server 2013 seit April 2018

Für den Wartungszeitraum von Microsoft Produkten gibt es einen Standard: Er liegt bei fünf Jahren. Danach gibt es keine funktionellen Erweiterungen und Fehlerbehebungen mehr. Das bedeutet nicht nur, dass die Version 2010 des Project Servers bereits seit Oktober 2015 keinen Support mehr erhält – es heißt darüber hinaus, dass die Wartung für die Version 2013 im April 2018 ausgelaufen ist.

Der erweitere Support für die MS Project Server Version 2013, der sich als zusätzlicher und kostenpflichtiger Service buchen lässt, dient nur der Beseitigung neu erkannter Sicherheitslücken. Funktionserweiterungen und Fehlerbereinigungen sind nicht eingeschlossen. Auch er endet in absehbarer Zeit, nämlich im Oktober 2020.

Achtung: Der erweitere Support für die MS Project Server in der Version 2013 endet schon bald – im Oktober 2020

Project Server und SharePoint

Viele Unternehmen verfügen sowohl über Project Server wie auch SharePoint Farmen. Diese in vieler Hinsicht sinnvolle Kombination erfordert es allerdings, beide Komponenten gleichmäßig aktuell zu halten:

Wer also auf SharePoint 2016 updatet, sollte seinen Project Server ebenfalls in die Version 2016 migrieren. So lässt sich die Infrastruktur nachhaltig harmonisieren.

Eine weiterreichende Möglichkeit liegt darin, gleich den in SharePoint 2016 enthaltenden Project Server Service zu nutzen und damit auf eine der beiden Farmen verzichten zu können.

Lizensierung und Kosten im Detail

Die Vorteile von Project Online als Abonnement

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, die Lizenzen für ihre Microsoft Produkte nicht zu kaufen, sondern zu abonnieren.

In den gewachsenen Strukturen größerer Unternehmen kann es vorkommen, dass beiden Verfahrensweisen parallel existieren.

Das allerdings wirft Probleme auf.

Denn abonnierte MS Office Produkte (Office 365) werden aus der Cloud zur Verfügung gestellt. Sie lassen sich aus technischen Gründen nicht mit Produkten mischen, die über das traditionelle Kaufmodell lizensiert sind.

Ein Austausch hin und her ist nicht möglich – sogar dann, wenn es sich um Office Produkte derselben Version handelt, egal ob 2010, 2013, 2016 oder demnächst 2019.

Es gilt also, sich für eine der beiden Welten zu entscheiden: Kauf oder Abonnement.

Nutzen Sie bereits abonnierte Office 365 Lösungen mit Project Online Professional? Dann sollten Sie zumindest bei einem anstehenden Versions-Upgrade darüber nachdenken, ob es sinnvoll ist, noch weiterhin einen Project Server in der eigenen Infrastruktur zu betreiben.

Denn der komplette Umstieg in die Cloud erfordert keine zusätzlichen Ausgaben: Project Online enthält bereits alle laufenden Kosten für die Serverkomponenten inkl. Project Server, SharePoint Server und SQL Server.

Erhebliche Kostenvorteile haben Sie zudem durch die Flexibilität, die ein Abonnement von Lizenzen mit sich bringt. Je nach vereinbarter Laufzeit ist zum Beispiel die monatliche Kündigung möglich.

Freiwerdende Lizenzen können Sie problemlos auch auf Mitarbeiter übertragen, die ursprünglich mit anderen Aufgaben betraut waren.

Sogar externe Projektmitarbeiter können bestimmte Funktionen ohne eigene CAL (Client Access License) nutzen.

Das Abonnement von Project Online erlaubt eine optimale Ausrichtung der Lizenzen auf die konkreten Erfordernisse im Unternehmen.

Mit Project Online können Sie die Lizenzen speziell für bestimmte Rollen vergeben, zum Beispiel:

• Project Online Essentials für Projektmitarbeiter
• Project Online Professional für Projektleiter
• Project Online Premium für Administratoren, Portfolio- und Ressourcenmanager.

Alle diese Lizenzen enthalten übrigens die Nutzung sämtlicher Serverkomponenten, die für Project Online erforderlich sind. Dazu zählen SQL Server und SharePoint Server, Project Server, Speicher, CPU und Hardware. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Funktionale Erweiterungen im Detail

IT, Infrastruktur, Lizenzen und Kosten bieten bereits gute Gründe für die Migration. Beim Thema der funktionalen Erweiterungen kommen noch weitere und besonders schlagende Argumente hinzu. Sie lassen sich ihrerseits in drei Bereiche ordnen:

• Technische Änderungen
• Funktionale Änderungen
• Integration von O365

Technische Änderungen

Hierzu gehören mehrere Aspekte. Gemeinsam ist ihnen, dass sie die technische Administration erleichtern. Die Konsolidierung der Datenbanken beispielsweise reduziert den Aufwand für die Datenbankverwaltung: Vier Stück gab es noch bis zur Project Server Version 2010. Seit der Version 2013 ist es nur noch eine Datenbank.

Neu seit der Version 2013 ist auch, dass Sie Workflows mit dem SharePoint Designer auf einer grafischen Oberfläche erstellen und bearbeiten können. Bei älteren Versionen gab es diese Möglichkeit noch nicht.

Ferner steht Ihnen, ebenfalls seit der Version 2013, PowerBI als effiziente Berichtsplattform zur Verfügung.

Und schließlich: Administrative Einstellungen sind in die Central Administration von SharePoint verlagert worden. Das bedeutet eine saubere Trennung der technischen Administration von der Bearbeitung funktionaler Einstellungen durch die Anwender im Projektmanagement.

Letztere arbeiten weiterhin mit ihrer vertrauten Project Web App (PWA), der Web-basierten Oberfläche des Project Servers.

Funktionale Änderungen

Konkrete Vorteile für die Anwender bieten funktionale Erweiterungen wie zum Beispiel die Einführung von Ressourcenanfrage und -zusage seit der MS Project Server Version 2016. Sie vereinfacht Ihnen die Planung des Mitarbeitereinsatzes.

Hilfreich können auch zusätzliche Werkzeuge sein, die Sie als Web AddIn (früher „Apps“) aus dem Microsoft SharePoint / Office Store heruntergeladen und integrieren können.

Ebenfalls als Web AddIn gibt es Tools für die mobile Einbindung von Mitarbeitern in das Projektmanagement. Das ist beispielsweise für die Erfassung von Arbeitszeiten und viele andere Aufgaben interessant.

Die jüngste Version von MS Project schließlich enthält jetzt auch ein Instrument für die agile Planung (Lesen Sie dazu weiter unten ein Anwendungsbeispiel).

Integration von Microsoft 365

Microsoft 365 enthält eine Reihe von Diensten, die das Projektmanagement effizient unterstützen: Dazu gehören z.B.:

• Microsoft Planner für das Planen von Aufgaben und ihre Verteilung an Teams
• Microsoft Teams als Service für die Kommunikation und Kollaboration der an einem Projekt beteiligten Arbeitsgruppen
• Microsoft Power Automate unterstützt einfache Workflows, auch aus vielen Diensten anderer Anbieter.

Anwendungsbeispiele

In welcher Weise können die beschriebenen neuen Funktionen für Sie und Ihr Unternehmen nützlich sein? Die Antwort darauf kann je nach Ihren spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen unterschiedlich ausfallen. Zwei Beispiele:

1. Sie möchten als Projektmanager Mitarbeiter finden und einplanen. Dabei unterstützt Sie der Project Server seit Version 2016 mit der neuen Funktion Ressourcenplan. Damit können Sie konkret qualifizierte Mitarbeiter beim jeweiligen Personalverantwortlichen anfragen, freigeben lassen und für den erforderlichen Zeitraum buchen. Umgekehrt sehen Personalverantwortliche auf einen Blick, welche ihrer Mitarbeiter für welche Projekte und Zeiträume angefragt bzw. bereits fest eingeplant sind.
2. Sie wollen agile Projektplanung betreiben. Dazu gibt es seit der Version 2016 in Microsoft Project den agilen Planungsmodus. Ohne die Project Web App verlassen zu müssen, lassen sich hier Aufgaben basierte Planungen anlegen, terminieren und verwalten. Detaillierte Darstellungen ermöglichen dabei jederzeit den Überblick über den Stand innerhalb der einzelnen Aufgaben.

Bild3: Der agile Planungsmodus in Microsoft Project Online

Wie läuft die Microsoft Project Server Migration ab?

Welche guten Gründe es für die Migration auf eine neuere Version des MS Project Servers beziehungsweise für die Project Online Migration geben könnte, haben Sie bereits erfahren.

Bleibt die Frage: Wie funktioniert diese Migration eigentlich?

Am Anfang steht die Aufgabe zu klären, welche Daten Sie auf die Reise mitnehmen möchten. Die umfassendste Antwort darauf lautet: das ganze System. Dazu zählen:

• die Konfiguration
• die Projekte
• die Ressourcen
• Zeiterfassungsdaten
• Berichte und Workflows sowie
• die in sich komplexen Project Sites.

Bereinigen Sie Ihre Daten und reduzieren Sie so die Komplexität

Allerdings lohnt es sich, bei jeder einzelnen dieser Komponenten zu hinterfragen, ob wirklich alle Datensätze in Zukunft noch gebraucht werden.

Migration bietet die Gelegenheit zum Abspecken und Ausmisten: Nicht genutzte Felder, Berichte, Berechtigungen und vieles mehr können gelöscht werden. Abgeschlossene Projekte lassen sich zudem archivieren.

Nutzen Sie Ihre Migration als Gelegenheit zum Ausmisten Ihres alten Microsoft Project Servers für weniger Komplexität

Der Aufwand für das Bereinigen der Daten zahlt sich letzten Endes für Sie aus. Denn unter dem Strich sinkt damit die Komplexität Ihrer Migration, einschließlich der damit verbundenen Fehleranfälligkeit und Kosten.

Die zwei Möglichkeiten der Migration

Für die eigentliche Migration gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

• die Migration auf eine neuere Version des Project Servers
• oder direkt nach Project Online.

Der Unterschied: Beim MS Project Server „on-premises“ kann die Migration immer nur von einer auf die nächstfolgende Versionsstufe erfolgen, also beispielsweise von 2010 auf 2013.

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, eine Version zu überspringen. Sie können also nicht von der Version 2010 direkt auf 2016 migrieren.

Die Migration von einer früheren zur aktuellsten MS Project Server Version erfordert also mehrere Schritte mit der Installation jeder einzelnen dazwischenliegenden Serverversion. Damit sind entsprechender Aufwand und Kosten verbunden.

Anders ist dies bei der Project Online Migration in die Cloud. Hier ist es möglich, von den Project Server Versionen 2010, 2013 und 2016 direkt zu migrieren.

Die Migration auf Project Online kann von jeder früheren Version des MS Project Servers direkt erfolgen

Bild 4: Die beiden Möglichkeiten der Migration von älteren Versionen auf PPM 2016 oder Project Online

Möglichkeit 1: Migration in der eigenen Infrastruktur

Die Übertragung Ihrer Systeme von einer Version des Project Servers auf die nächste findet in der eigenen Infrastruktur Ihres Unternehmens statt.

Die Microsoft Project Server Standardmigration ist technisch vergleichsweise einfach. Die Datenbank der alten Version wird kopiert und in die neue Version eingehängt. Dieser Prozess erfolgt automatisiert und kann, je nach Volumen der Datenbank, mehrere Stunden oder auch Tage dauern.

Danach wird es spannend. Denn nun muss geprüft werden, ob die Daten vollständig übertragen wurden und fehlerfrei sind. Es kann vorkommen, dass beispielsweise Verknüpfungen nicht mehr funktionieren oder bestimmte Eigenschaften von der neuen Version nicht mehr unterstützt werden.

Diese Prüfung erfordert die Kompetenz und Erfahrung von Experten. Diese wissen, wo sie am besten ansetzen, um Hinweise auf mögliche Fehler mit möglichst geringem Aufwand zu erkennen. Anschließend werden die bei der Migration aufgetretenen Mängel von Hand behoben.

Berichte müssen immer manuell angepasst werden. Das liegt daran, dass das Datenmodell sich von Version zu Version ändert.

Neben der Standardmigration gibt es aber auch kundenspezifische Elemente. Sie haben ursächlich nichts mit der Technik zu tun, sondern mit den Bedürfnissen des Unternehmens einerseits und neuen Funktionen andererseits.

Bereits vor der Migration muss deshalb darüber entschieden werden, welche Funktionen Ihr Unternehmen nicht mehr braucht und welche der möglichen neuen Funktionen Sie in Zukunft nutzen möchten. Eine Folge aus dieser Entscheidung kann beispielsweise sein, dass bestimmte Daten – Timesheet, Ressourcenplan etc. – nicht mehr benötigt werden.

Sinnvoll kann es auch sein, bei der Migration Konfiguration und Stammdaten einerseits und die Projekte andererseits getrennt zu behandeln. Denn häufig ist es nicht nötig, abgeschlossene Projekte in die neue Version zu überführen; es genügt, sie schreibgeschützt zu archivieren.

Möglichkeit 2: Project Online Migration

Lassen sich die vielen Installationsschritte von Version zu Version auch vermeiden? Sicher – mit der Migration in die Cloud.

Wie oben bereits beschrieben ist die Übertragung auf Project Online aus jeder Version des MS Project Servers möglich. Das ist die gute Nachricht.

Allerding: Es gibt von Microsoft keine Werkzeuge für die Standardmigration.

Microsoft bietet kein Werkzeug für die Standardmigration einer Project Server Lösung auf Project Online. Hier sind Partnerlösungen nötig.

Hilfreich sind aber Partnerlösungen, von denen es eine ganze Reihe gibt.

Allerdings sind diese Tools unterschiedlich leistungsstark und bieten nicht die ganze Bandbreite möglicher Migration. Deswegen gilt es zu unterscheiden zwischen PPM-Daten (z.B. Projekte, Ressourcen, Ansichten, Berechtigungen) und SharePoint Inhalten, die in den Project Sites liegen.

Daher gilt es auch hier, dass Sie vor der Migration gut planen, welche Daten und Funktionen Sie in Zukunft brauchen.

Wenn sich das nach viel Aufwand anhört, dann bietet der große Vorteil der Datenreise in Project Online aber Trost: Es ist die letzte Migration. Danach wird in Zukunft keine weitere Migration mehr nötig sein.

Wie das?

Alle Updates in Project Online erfolgen sowohl für den Server als auch für den Project Professional Client vollautomatisch.

Das erspart Ihnen als Kunde viel Aufwand und Mühe. Sie behalten aber trotzdem die Kontrolle: Innerhalb eines gewissen Zeitrahmens können Sie die Termine für das Update bestimmen. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, Änderungen in einer geschützten Umgebung auszuprobieren und zu bewerten.

So können Sie sich und ihr Unternehmen auf den Roll-out des Updates vorbereiten.

Tools und Lösungen für die Migration auf Project Online

Tool 1: FluentBooks von Fluent Pro

Die Lösungen der Microsoft Partner für die Migration in die O365-Welt haben jeweils unterschiedlichen Umfang. Ein bekanntes und häufig eingesetztes Instrument ist FluentBooks. Es bietet:

• Lesen und Schreiben zwischen verschiedenen PPM-Versionen
• Dokumentation der Systemeinstellungen
• Vergleichen, Testen und Nachziehen von Änderungen

FluentBooks hat ein proprietäres Dateiformat. Die Lizensierung basiert auf der Anzahl der genutzten PWA-Sites.

Tool 2: TPG EasyECF

Ein kleines, effizientes Tool von uns heißt TPG EasyECF. Es umfasst die folgenden Eigenschaften:

• alle Felder in einem Project Server System lesen und schreiben
• Dokumentation aller Daten in XML/Excel
• Anpassungen in den XML-Dateien möglich

Darüber hinaus gibt es eine große Vielfalt von Instrumenten für die Migration von SharePoint-Inhalten, wie Dokumenten mitsamt Metadaten und Versionen, Listen, Workflows etc.

Die 7 Phasen einer Migration nach der TPG Methode

TPG hat arbeitet seit Jahren nach einer definierten Methode für die Migration. Diese enthält alle der oben genannten Faktoren und integriert sie in ein effizientes Modell, das individuelle Kundenbedürfnisse berücksichtigt.

Die TPG Migrations-Methode lässt sich sowohl für die Migration in neue Project Server Versionen wie auch in Project Online anwenden.

Die Durchführung nimmt erfahrungsgemäß etwa drei bis sechs Monate in Anspruch. Das ist abhängig von der Größe und Komplexität der zu migrierenden Systeme.

Der Kostenrahmen liegt zwischen 30.000 und 150.000 Euro.

Bild 5: Die TPG Migrations-Methode zur Migration auf Project Server und Project Online

Phase 1: Planung

Hier erfolgt die Bestandsaufnahme. Zu klären ist beispielsweise: Wie umfangreich ist die anstehende Migration? Gibt es besondere Herausforderungen an die Machbarkeit? Darauf basierend erhalten Sie eine Empfehlung für den Migrationsprozess und die dazu gehörende Kostenschätzung.

Phase 2: Analyse

Nun geht es tief in die Analyse. Wir setzen uns mit Ihnen zusammen und klären intensiv alle Details: Prozesse, Projekte und Ressourcen, SharePoint Sites, Schnittstellen, künftige Anpassungen. Darauf aufbauend erhalten Sie dann ein Detailkonzept und auch ein detailliertes Angebot.

Phase 3: Setup

Das technische Setup wird besprochen. Dazu gehört die künftige Infrastruktur, einschließlich der erforderlichen Installationen an Servern sowie Updates der Client Software.

Phase 4: Test-Migration

Die Daten werden auf die neue MS Project Server Version beziehungsweise in Project Online kopiert. Danach lassen sich Fehler analysieren und Daten korrigieren. Außerdem gibt die Testmigration darüber Auskunft, wie lange die eigentliche Migration dauern wird. Auf dieser Basis erhalten Sie dann das Migrationskonzept mit verbindlichem Terminplan.

Phase 5: Pilot-Migration

In der Pilot-Migration sind alle technischen Schwierigkeiten überwunden. Das alte und das neue System laufen jetzt parallel. Ausgewählte Projekte werden nur noch in der neuen Umgebung bearbeitet. Dafür werden Key User entsprechend geschult.

Phase 6: Produktiv-Migration

In der Produktiv-Migration ist die neue Lösung stabilisiert. Schrittweise werden nun alle Anwender geschult. Alle Projekte wandern vom alten ins neue System.

Phase 7: Regelbetrieb

TPG stellt für jetzt noch auftauchende Probleme Unterstützung bereit. Die nun fest verankerte Lösung wird, je nach Bedarf, um zusätzliche Komponenten und Funktionen ergänzt. Das alte System wird komplett abgeschaltet beziehungsweise archiviert.

Zusammenfassung: Drei gute Gründe für die Migration

Lohnt es sich, Ihr System für das Projektportfoliomanagement auf eine neue Version oder sogar in die Cloud zu migrieren?

Aufwand und Nutzen gegeneinander abgewogen, bleiben drei starke Argumente für ein JA.

Bild 6: Die drei wichtigsten Argumente für eine Migration des MS Project Servers

Die Migration bringt Ihrem Unternehmen:

• nachhaltige Zukunftssicherheit, vor allem durch die automatischen Updates bei Project Online
• Zugriff auf sinnvolle neue Funktionen und dadurch effizientere Auslastung Ihres PPM-Systems sowie leichteres Arbeiten der Beteiligten im Projektumfeld
• Kostenvorteile durch flexible Lizensierung bei einer hybriden oder vollständigen Online- Lösung.

Darüber hinaus relativieren sich Aufwand und Mühe angesichts des größten Vorteils von Project Online: Die Migration auf Project Online in der Office-365-Welt ist die letzte, die Sie jemals brauchen werden.

Mit der Durchführung sollten Sie einen erfahrenen Dienstleister beauftragen, der Sie bei der Migration begleitet. Das reduziert das Risiko und spart erfahrungsgemäß viel Zeit durch strukturiertes Vorgehen nach einer bewährten Methode.

Haben Sie Fragen zur Migration, die wir Ihnen hier beantworten können? Bitte schreiben Sie diese unten in einen Kommentar.

Von Dr. Thomas Henkelmann