Microsoft Project: Fälligkeit von Kosten manuell eintragen

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+++ So verteilen Sie Plan- und Ist-Kosten manuell  +++ Den Überblick über den Cash Flow behalten +++

Von Kathryn Dixon

Haben Sie bei Ihren Projekten Rechnungen, die während der Durchführung zu klaren Zeitpunkten fällig sind?

Passt? Dann sollten Sie diesen kurzen Tipp zu Microsoft Project unbedingt lesen.

Eine Einschränkung in Microsoft Project ist, dass sich die Fälligkeit der Kosten bei Kostenressourcen standardmäßig nur an den Anfang oder das Ende eines Vorgangs legen lässt. Oder die Kosten werden gleichmäßig über den Verlauf des Vorgangs verteilt.

In diesem Tipp erfahren Sie jetzt aber, wie Sie MS Project austricksen: Sie verteilen die Fälligkeit der Kosten beim Einsatz von Kostenressourcen genau nach Ihrem Bedarf manuell. So können Sie z.B. genau Ihre Zahlungsmeilensteine abbilden.

Damit erkennen Sie den Cash Flow auf einen Blick: wann und in welcher Höhe fallen die Kosten an.

Und so gehen Sie vor:

Kostenressourcen anlegen für spätere manuelle Verteilung

In der Ansicht Ressource: Tabelle geben Sie den Ressourcenname ein.

Wählen Sie dann die Art Kosten aus und setzen Sie die Fälligkeit in der Spalte Fällig am erstmals auf „anteilig„.

Achtung: Wenn Sie Anfang oder Ende auswählen, können Sie die Verteilung später nicht manuell anpassen.

Microsoft Project Kosten eintragen 1

Bild 1: Kostenressourcen für manuelle Verteilung richtig anlegen

Kostenressource zuweisen

Für das Zuordnen einer Kostenressource zu einem Vorgang gibt es mehrere Wege. In diesem Fall benutzen wir die Ansicht Vorgang: Einsatz.

  • in Kombination mit dem Dialogfenster Ressource zuweisen für die Ressourcenzuordnung
  • nach einer Anpassung der sichtbaren Spalten und Reihen für die Kostenverteilung.

In der Zeitphasentabelle rechts selektieren Sie die Reihe Kosten aus dem Kontextmenü mit der rechten Maustaste.

Microsoft Project Kosten eintragen 2

Bild 2: Kostenressource zuweisen

Anschließend selektieren Sie den betroffenen Vorgang.

Rufen Sie das Dialogfeld Ressourcen zuweisen auf dem Reiter Ressource aus und ordnen Sie dem Vorgang die benötigten Kostenressourcen zu.

Klicken Sie anschließend auf Schließen.

Microsoft Project Kosten eintragen 3

Bild 3: Benötigte Kostenressourcen dem Vorgang zuordnen

Eintragen der Kosten

Passen Sie eventuell den Zoom-Faktor für die Zeitphasentabelle an. Wählen Sie z.B. auf dem Reiter Ansicht in der Gruppe Zoom/Zeitskala den Zeitraum Wochen aus.

Geben Sie nun die Summen entsprechend der Rechnungsplanung in die Reihe Kosten ein. Beachten Sie dabei, dass Sie innerhalb der geplanten Dauer des Vorgangs bleiben.

In der Ansicht Vorgang: Einsatz fügen Sie die Spalte Gesamtkosten in die Tabelle links ein. Somit werden die Einzelsummen aus den Zeilen in der Spalte Gesamtkosten addiert. Dies können Sie zur Kontrolle einsetzen.

Microsoft Project Kosten eintragen 4

Bild 4: Einzelsummen werden in der Spalte Gesamtkosten addiert

Hinweis: Sie können die aktuellen Kosten während der Projektdurchführung auf ähnliche Art und Weise eingeben. Hierzu benötigen Sie die Spalte Aktuelle Kosten (Version 2010) bzw. Ist-Kosten (Version 2016/2013) und die Reihe Akt. Kosten.

Zusammenfassung

In diesem kurzen Tipp zu Microsoft Project haben Sie gelernt, wie Sie die Grundeinstellungen in Microsoft Project umgehen und die Fälligkeit der Kosten beim Einsatz von Kostenressourcen manuell verteilen.

Damit können Sie in Ihren Projekten jetzt Rechnungen eintragen, die während der Projektlaufzeit zu klaren Zeitpunkten fällig sind.

Jederzeit haben Sie so den Überblick, welche Kosten wann und in welcher Höhe anfallen. Zahlungsmeilensteine lassen sich so perfekt abbilden.

Wenn Sie noch Fragen haben zu diesem Tipp, dann nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion unten. Wir antworten kurzfristig.

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2 Kommentare

  1. Steffen Schmidt am

    Genau das suche ich. Funktioniert bei mir aber leider nicht ….. auf der rechten Seite sind die Felder gegen Eingabe gesperrt, obwohl sie im richtigen Zeitbereich liegen. Was könnte ich wohl falsch machen?
    Gruss, Steffen

    • Tina Ciotola am

      Lieber Steffen,
      kann es sein, dass die Ressource, der Sie Kosten zuordnen wollen, keine Kostenressource ist?
      Bitte prüfen Sie in der Ressourcentabelle, ob die von Ihnen genutzte Ressource von der Art her Kosten ist. Sie können in der Ansicht Vorgang Einsatz im rechten Teil nur dann direkt einen Kostenbetrag in der Ziele Kosten eingegeben, wenn diese Voraussetzung erfüllt ist.
      Mit freundlichen Grüßen
      Martin Gösse

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