Microsoft Project – Fortschritt in Prozent richtig anwenden

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+++ Prozent abgeschlossen: Wie Sie die drei Felder zum Vorgangsfortschritt in MS Project am besten einsetzen +++

von Kathryn Dixon

Kennen Sie in Microsoft Project den Unterschied zwischen % Abgeschlossen, % Arbeit abgeschlossen und Physisch abgeschlossen (%)? Falls nicht, dann ist dieser Tipp genau richtig für Sie.

Denn Microsoft Project bietet Ihnen mit den Prozent-Feldern drei Möglichkeiten, den Fortschritt Ihres Projekts aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu überwachen.

Hier erfahren Sie,

  1. wozu die einzelnen Felder eingesetzt werden
  2. wann sich % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen unterscheiden
  3. wie Sie % Abgeschlossen und % Arbeit zur Berechnung entkoppeln.

Beziffert die Dauer: Das Feld % Abgeschlossen

Wenn Sie einen neuen Vorgang erstellen, wird im Feld % Abgeschlossen zunächst 0% angezeigt.

Sobald Sie die Ist-Dauer, die Restdauer oder die Ist-Arbeit (beeinflusst die Ist-Dauer) eingeben, berechnet MS Project den Prozentwert wie folgt:

% Abgeschlossen = (Ist-Dauer / Dauer) * 100

Das Feld könnte somit auch als „% Dauer abgeschlossen“ bezeichnet werden.

Wenn Sie das erste Mal für % Abgeschlossen einen anderen Wert als 0% eingeben, wird das Datum aus dem Feld Anfang in das Feld Ist-Anfang übernommen.

Zudem wird auf Basis des Werts von % Abgeschlossen und der Dauer der Wert für Ist-Dauer berechnet. Die Restdauer ergibt sich dann als Differenz der Werte zwischen Dauer und Ist-Dauer.

Entsprechend können Sie auch einen Wert für die Ist-Dauer eingeben, um das Feld % Abgeschlossen zu berechnen.

Microsoft Project Fortschritt in Prozent 1

Bild 1: Prozentualer Fortschritt mit dem Feld % Abgeschlossen

Wichtig: Der Wert von % Abgeschlossen wird zur Berechnung der Ist-Dauer und zur Darstellung des Fortschrittsbalkens im Gantt-Diagramm herangezogen.

Berechnet die Rest-Arbeit: % Arbeit abgeschlossen

Wenn Sie einen neuen Vorgang erstellen, wird im Feld % Arbeit abgeschlossen zunächst ebenfalls 0% angezeigt.

Sobald Sie eine Ist-Arbeit, Restarbeit oder auch Ist-Dauer (beeinflusst die Ist-Arbeit) eingeben, berechnet MS Project den Prozentwert wie folgt:

% Arbeit abgeschlossen = (Ist-Arbeit / Arbeit) * 100

Wenn Sie das erste Mal für % Arbeit abgeschlossen einen anderen Wert als 0% eingeben, wird ebenfalls das Anfangs-Datum in das Feld Ist-Anfang übernommen.

Zudem wird auf Basis des Werts von % Arbeit abgeschlossen und der Arbeit der Wert für Ist-Arbeit berechnet. Die Restarbeit ergibt sich dann als Differenz der Werte zwischen Arbeit und Ist-Arbeit.

Entsprechend können Sie auch einen Wert für Ist-Arbeit eingeben, um das Feld % Arbeit abgeschlossen zu berechnen.

Microsoft Project Fortschritt in Prozent 2

Bild 2: Prozentualer Fortschritt mit dem Feld % Arbeit Abgeschlossen

Zur manuellen Dokumentation: Physisch abgeschlossen (%)

Im Unterschied zu den beiden vorangegangenen Feldern liegt dem Feld Physisch abgeschlossen (%) keine Berechnung zugrunde.

Es handelt sich hier um ein Feld zur manuellen Eingabe. Sofern Sie über die entsprechenden Informationen verfügen, können Sie in diesem Feld den inhaltlichen Fortschritt dokumentieren.

Zudem kann dieses Feld in Abweichung zur Standardeinstellung anstelle von % Abgeschlossen für die Ertragswertanalyse (Earned Value Analysis) eingesetzt werden.

Im Folgenden wird das Feld Physisch abgeschlossen (%) nicht weiter berücksichtigt, da es erst im Zusammenhang mit der Ertragswertanalyse eine Bedeutung erhält.

Vergleich der Felder % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen

Sie sehen in Bild 3, dass die Werte in den Spalten % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen identisch sind. Das werden Sie immer dann sehen, wenn Sie Ressourcen zuordnen, ohne an den Zuordnungen Änderungen vorzunehmen.

Microsoft Project Fortschritt in Prozent 3

Bild 3: Vergleich % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen

Wenn Sie das Arbeitsprofil ändern, z.B. durch Eingabe der Arbeit in der Ansicht Vorgang: Einsatz, sehen Sie, dass % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen unterschiedliche Werte erhalten.

Im folgenden Beispiel ist für die Zuordnung der Ressource Res1 zum Vorgang Vorgang 1 ein benutzerdefiniertes Arbeitsprofil erstellt worden.

An den ersten beiden Tagen sind 8h/Tag geplant, für den Rest der Woche ist weniger Arbeit pro Tag erforderlich.

% Abgeschlossen ist hier auf 20% gesetzt. Das bedeutet, dass der Vorgang zu 20% der Dauer umgesetzt ist, also ist die Ist-Dauer 1 Tag (1/5 der Woche).

Am ersten Tag sind 8h geplant, so dass sich eine Ist-Arbeit mit diesen 8h ergibt. Da die Arbeit für die Zuordnung 20h beträgt, ist der Wert von % Arbeit abgeschlossen 40%.

Microsoft Project Fortschritt in Prozent 4

Bild 4: Vergleich % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen mit Arbeitsprofil

Wenn Sie mehr als eine Ressource einem Vorgang zuordnen, kann sich auch bei einem flachen Arbeitsprofil ein unterschiedlicher Wert für % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen ergeben.

Im folgenden Beispiel sind die Ressourcen Res1 und Res2 dem Vorgang 2 zugeordnet. Die Mitarbeit von Res2 ist jedoch nur an den ersten drei Tagen erforderlich.

Wenn die Ist-Arbeit als 16h eingegeben wird, ergibt sich, dass % Arbeit abgeschlossen 25% der Arbeit von 64h ist.

Diese 16h sind für den ersten Tag der 5-tägigen Dauer geplant.

Somit ist die Ist-Dauer 1 Tag und MS Project errechnet einen Wert von 20% für % Abgeschlossen.

Microsoft Project Fortschritt in Prozent 5

Bild 5: Vergleich % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen mit angepassten Zuordnungen

Abhängig von Ihrer Planung kann es somit zu unterschiedlichen Werten in den Feldern % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen kommen.

Wichtig: Überlegen Sie daher, in welcher Form Sie die Informationen zum Fortschritt von Ihren Projekt-Teammitgliedern erhalten: Werden Sie über den Fortschritt in Bezug auf die Dauer oder in Bezug auf die Arbeit informiert?

Wählen Sie dann das entsprechende Feld, um den Fortschritt in Ihrem Projekt zu aktualisieren.

Entkoppeln von % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen

Sie können die implizite Abhängigkeit zwischen % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen auch unterbrechen.

Deaktivieren Sie dazu in Datei – Optionen – Terminplanung im Abschnitt Berechnungsoptionen die Option durch Abwählen des Häkchens. Beim Aktualisieren des Vorgangsstatus wird auch der Ressourcenstatus aktualisiert.

Microsoft Project Fortschritt in Prozent 6

Bild 6: Entkoppeln von % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen

Wenn Sie diese Option definieren, können Sie die Werte von % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen unabhängig voneinander bearbeiten, ohne dass eine gegenseitige automatische Berechnung stattfindet.

Im folgenden Beispiel sehen Sie die Auswirkungen von unabhängiger Fortschrittsmeldung. Der Wert von % Abgeschlossen wirkt sich nicht auf % Arbeit abgeschlossen aus, wird aber zur Berechnung der Ist-Dauer und zur Darstellung des Fortschrittsbalken in Gantt-Diagramm herangezogen (rot).

Der Wert von % Arbeit abgeschlossen wirkt sich nicht auf % Abgeschlossen aus, wird aber für die Berechnung der Ist-Arbeit berücksichtigt (orange).

Microsoft Project Fortschritt in Prozent 7

Bild 7: Beispiel für die Entkoppelung – beim Aktualisieren des Vorgangsstatus wird auch der Ressourcenstatus aktualisiert

Zusammenfassung

In diesem Tipp haben Sie ein Hilfestellung zum richtigen Einsatz der Felder % Abgeschlossen und % Arbeit abgeschlossen in Microsoft Project erhalten.

Sie haben erfahren:

  • wie die Felder % Abgeschlossen und % Arbeit Abgeschlossen berechnet werden
  • dass das Feld % Physisch abgeschlossen vor allem zur Errechnung des Ertragswertes (Earned Value Analyse) eingesetzt wird
  • wann sich die Werte von % Abgeschlossen und % Arbeit Abgeschlossen unterscheiden
  • wie Sie die die Werte von % Abgeschlossen und % Arbeit zur unabhängigen Berechnung entkoppeln.

Konnten wir Ihnen mit diesem Tipp weiterhelfen? Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung unter diesem Artikel. Vielen Dank!

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