Microsoft Planner Alternative: Optionen für Teams und Unternehmen

Microsoft Planner ist für viele Unternehmen der erste Schritt in Richtung strukturierter Aufgabenorganisation innerhalb von Microsoft 365. Als leichtgewichtiges Tool ist es schnell eingeführt, intuitiv bedienbar und nahtlos in Microsoft Teams integriert. Besonders kleine Teams oder klar abgegrenzte Aufgaben profitieren von Planner, weil es Transparenz über Zuständigkeiten und Fortschritte schafft.

Diese Einfachheit ist gleichzeitig die größte Einschränkung: Planner wurde nie als umfassende Projektmanagement-Lösung konzipiert. Mit steigender Projektgröße, mehreren Beteiligten oder strategischer Bedeutung fehlen essenzielle Funktionen für Planung, Steuerung und Kontrolle. Projektleiter müssen improvisieren, PMOs können keine Standards etablieren, und das Management erhält keine konsistenten Entscheidungsgrundlagen.

Die Suche nach einer Microsoft Planner Alternative entsteht nicht aus Ablehnung gegenüber Microsoft 365, sondern aus dem Wunsch, Projektarbeit professionell zu skalieren. Unternehmen brauchen Lösungen, die Teamarbeit unterstützen und gleichzeitig Terminlogik, Abhängigkeiten, Ressourcensteuerung und Portfolio-Transparenz ermöglichen. Genau hier setzt dieser Artikel an.

Das Wichtigste in Kürze

Microsoft Planner (in der Basic-Version) eignet sich für einfache Aufgaben, stößt jedoch bei komplexeren Projekten an funktionale Grenzen. Wer mehr Struktur, Steuerbarkeit und Transparenz benötigt, sollte Alternativen prüfen.

Zentrale Punkte im Überblick:

• Fokus auf Aufgabenorganisation: Planner ist kein klassisches Projektmanagement-Tool.
• Fehlende Projektfunktionen: Abhängigkeiten, strukturierte Terminplanung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung
• Eingeschränktes Reporting: Nicht für Portfolios geeignet
• Planner in der Premium-Version: Schließt einige Lücken, aber nicht alle
• Microsoft Project: Professionelle Terminplanung, ohne Portfoliolösung, isolierte Desktop-Lösung (wenn nicht angebunden an Project Server)
• PPM-Software: Ergänzt o.g. Microsoft Tools um Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf einem Enterprise-Level mit zentraler Datenhaltung und -auswertung

Warum suchen Unternehmen nach einer Alternative zu Microsoft Planner?

Projekte werden strategischer, parallel verlaufend und stärker vernetzt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Planbarkeit, Verlässlichkeit und Governance. Planner adressiert diese Anforderungen nur eingeschränkt: Standardfunktionen für klassisches oder hybrides Projektmanagement fehlen – Planner ist als ein Tool für reines Aufgabenmanagement gedacht.

Wer Planner über den ursprünglichen Zweck hinaus nutzt, gerät schnell in organisatorische Schwierigkeiten. Excel-Listen, PowerPoint-Statusberichte oder zusätzliche Tools werden notwendig, inklusive der bekannten Nachteile wie Medienbrüchen und inkonsistenten Daten. Für Multiprojektmanagement bietet Planner allein zu wenig.

Grenzen für Teams mit steigender Komplexität

In kleinen Teams mit wenigen Aufgaben funktioniert Planner zuverlässig. Sobald Projekte komplexer werden, stößt dieses Tool aber an seine Grenzen. Typische Komplexitätstreiber sind:

• Mehrere Teil-Teams oder Fachabteilungen
• Externe Partner oder Dienstleister
• Feste Liefertermine und Abhängigkeiten
• Parallele Teilprojekte innerhalb eines Vorhabens

Planner kann diese Komplexität nicht strukturiert abbilden. Aufgaben stehen isoliert nebeneinander; Projektleiter müssen Zusammenhänge manuell pflegen.

Das ist besonders problematisch bei hybriden Modellen: Sie kombinieren agile Arbeitsweisen mit klassischen Steuerungselementen – Planner unterstützt dies nicht, Buckets und Labels werden zweckentfremdet.

Bedarf an Abhängigkeiten, Reporting und Steuerung

Abhängigkeiten sind zentral, um zu sehen, welche Aufgaben voneinander abhängen.

• Planner Basic unterstützt keine logischen Abhängigkeiten; deshalb müssen Start- und Endtermine manuell koordiniert werden.
• Planner Premium ergänzt diese Funktion zwar, bietet aber nicht die gleiche Tiefe wie klassische Projektmanagement-Tools.

Folgen:

• Terminpläne sind nicht belastbar.
• Risiken werden zu spät erkannt.
• Planänderungen müssen manuell nachgeführt werden.

Auch das Reporting bleibt oberflächlich. Planner liefert zwar einfache Aufgabenübersichten, aber kein integriertes Reporting für Portfolios, kritische Pfade oder Ressourcensteuerung.

Eine gute Microsoft Planner-Alternative muss Planung und Reporting gemeinsam abbilden, z. B. für die Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Herausforderungen in Multi-Projekt-Umgebungen

Multiprojekt-Umgebungen zeigen die Grenzen von Planner besonders deutlich: Die fehlende projektübergreifende Sicht, fehlende Transparenz über Ressourcenauslastung und mangelnde Priorisierungsmöglichkeiten haben eine ineffiziente Steuerung zur Folge.

Mitarbeitende sind oft in mehreren Plänen gleichzeitig eingeplant, ohne dass Überlastungen sichtbar werden. Entscheidungen basieren auf Annahmen, Excel-Listen dienen als Notbehelf. Hier entsteht der Bedarf an einer skalierbaren Planner-Alternative, die Projekte, Ressourcen und Ziele zusammenführt.

Was sollte eine leistungsfähige Planner-Alternative bieten?

Professionelle Lösungen müssen Aufgabenplanung, Ressourcenmanagement, Reporting, Portfolio-Sicht und Microsoft-365-Integration abdecken.

Strukturierte Aufgaben- und Terminplanung

Eine gute Microsoft-Planner-Alternative plant Aufgaben systematisch, mit klaren Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Terminen.

Beispielhafte Funktionen:

• Aufgaben mit klarer Verantwortlichkeit erstellen
• Start- und Endtermine sowie Meilensteine definieren
• Phasen oder Sprint-Zyklen planen
• Übersicht über offene, laufende und erledigte Aufgaben
• Aufgaben über Projekte hinweg verknüpfen

Abhängigkeiten, Ressourcen und Kapazitäten

Planner kennt keine Abhängigkeiten oder Ressourcenplanung. Alternativen schließen diese Lücken:

• Termine automatisch nachziehen
• Kritische Pfade und Abhängigkeiten visualisieren
• Ressourcen pro Teammitglied, Abteilung oder Partner planen
• Kapazitätsplanung im Projektmanagement zur Vermeidung von Überlastungen
• Warnungen bei Konflikten

Tipp: PPM-Software wie TPG ProjectPowerPack kombinieren diese Funktionen im eigenen modernen und leistungsfähigeren Planungstool. Alternativ oder zusätzlich besteht die Möglichkeit der Integration des Microsoft Project Desktop Client, sodass Teams die vertraute Oberfläche weiter nutzen können (z.B. nach Abschaltung von Project Online Ende September 2026).

Portfolio-Transparenz und aussagekräftiges Reporting

Die Portfolio-Sicht ist entscheidend für PMOs. Eine Alternative für Microsoft Planner muss Status, Risiken und Fortschritt projektübergreifend abbilden:

• Übersicht über Projektstatus, Risiken und Fortschritt
• Automatisierte KPIs
• Berichte projektübergreifend oder nach Abteilung
• Drill-down auf Aufgabenebene
• Historische Auswertung für Lessons Learned

Nahtlose Integration in Microsoft 365Eine gute Planner-Alternative sollte sich problemlos in die Microsoft 365-Welt einfügen. Das bedeutet:

• Automatische Übernahme von Aufgaben aus Planner oder Microsoft Project, damit Teams nicht alles doppelt eingeben müssen.
• Speicherung und Teilen von Dokumenten direkt in MS Teams oder SharePoint.
• Integration von Kalendern, damit Termine und Fristen immer aktuell sind.
• Unterstützung von Power Automate, um Routine-Aufgaben zu automatisieren.

Praxisbeispiel: Ein Vertriebsteam plant Projekte in MS Teams und arbeitet parallel mit SharePoint-Dokumenten und Outlook-Kalendern. Eine gute Integration sorgt dafür, dass alle Informationen zentral zusammenlaufen – jeder im Team hat denselben Überblick, ohne dass Daten manuell zusammengetragen werden müssen.

Microsoft Planner vs. Planner Premium

Viele Unternehmen starten mit Planner in der Basic-Version, lernen seine Grenzen aber schnell kennen: Sobald Projekte komplexer werden oder Ressourcen über Teams koordiniert werden müssen, stoßen sie an Limits. Planner Premium ergänzt einige Funktionen, schließt aber nicht alle Lücken.

Erweiterte Funktionen für wachsende Teams

Planner Premium bietet Verbesserungen, die besonders bei wachsenden Teams hilfreich sind:

• Zusätzliche Ansichten (Board, Kalender, Timeline)
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, bei denen Änderungen in Start- oder Endterminen automatisch in der Timeline sichtbar werden
• Benutzerdefinierte Felder für Prioritäten, Status oder Kostenstellen
• Automatisiertes Reporting für Projektleiter und PMOs
• Erweiterte Governance-Funktionen, z. B. Rollen, Regeln und Berechtigungen

Beispiel: Ein Marketingteam plant den Launch einer Kampagne. Abhängigkeiten zwischen Content-Erstellung, Freigabe und Veröffentlichung werden automatisch sichtbar, Verzögerungen fallen sofort auf.

Hinweis: Planner Premium erweitert die Funktionen von Microsoft 365 für Aufgabenplanung und Reporting, ersetzt jedoch nicht die umfassenden Funktionen klassischer Projektmanagement-Tools wie dem Microsoft Project Desktop Client.

Abhängigkeiten, zusätzliche Ansichten und Governance-Optionen

Planner Basic hat eine große Einschränkung: Es gibt keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Das bedeutet, dass das Tool nicht automatisch erkennt, welche Aufgabe zuerst erledigt werden muss, bevor eine andere starten kann. Planner Premium löst dieses Problem teilweise und bietet außerdem neue Ansichten und Steuerungsmöglichkeiten.

Wichtige Funktionen von Planner Premium:

• Abhängigkeiten visualisieren: Aufgaben, die voneinander abhängig sind, werden automatisch verknüpft. Verzögerungen einer Aufgabe werden sofort auf die abhängigen Aufgaben übertragen.
• Timeline-Ansicht: Zeigt Aufgaben in chronologischer Reihenfolge, damit man leicht sehen kann, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen.
• Board- und Kalenderansicht kombinieren: Aufgaben können gleichzeitig als Kanban-Board und in einem Kalender dargestellt werden – für einen besseren Überblick.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Projektleiter oder PMOs können steuern, wer Aufgaben anlegen, verschieben oder bearbeiten darf.
• Zugriff auf Microsoft 365 Copilot in Planner: Copilot in Planner beschleunigt den Projekt- und Aufgabenverwaltungsprozess mit KI

Tipp: Prüfen Sie vor der Einführung, welche Rollen- und Steuerungsfunktionen tatsächlich benötigt werden, damit die Prozesse nicht unnötig kompliziert werden.

Wann der Wechsel zu Planner Premium sinnvoll ist

Nicht jedes Team braucht Planner Premium. Indikatoren dafür, dass ein Wechsel sinnvoll sein könnte, sind:

• Mehr als 10–15 Aufgaben pro Teammitglied
• Komplexe Abhängigkeiten
• Mehrere parallele Projekte
• Bedarf an automatisiertem Reporting oder Portfolio-Sicht
• Einhaltung von Governance-Richtlinien

Microsoft Project als Alternative für anspruchsvollere Anforderungen

Planner und Planner Premium eignen sich für einfache bis mittlere Projekte. Komplexe Vorhaben oder Multiprojekt-Umgebungen erfordern professionelle Planung, Ressourcenmanagement und Abhängigkeitssteuerung – hier kommt der leistungsfähige Microsoft Project Desktop Client ins Spiel.

Professionelle Terminplanung und Abhängigkeitsmanagement

Microsoft Project ermöglicht präzise zeitliche und logische Planung:

• Gantt-Diagramme für Zeitpläne und Meilensteine
• Automatische Anpassung bei Verschiebungen abhängiger Aufgaben
• Kritischer Pfad zur Identifikation zeitkritischer Aufgaben
• Integration von Meilensteinen, Phasen und Projektabschnitten
• Ressourcenplanung nach Verfügbarkeit und Auslastung
• Starke Rechenleistung auf dem Desktop-Rechner und nicht in der Cloud

Einsatzgrenzen ohne ergänzende Portfoliolösung

Microsoft Project deckt viele Lücken von Planner und Planner Premium ab, insbesondere Terminplanung, Abhängigkeiten und Ressourcenmanagement. Allerdings bietet es ohne ergänzende Portfoliolösung wie dem Microsoft Project Server (Project Online ist abgekündigt) keine vollständige Übersicht über mehrere Projekte gleichzeitig:

• Ressourcenplanung nur projektspezifisch, Multiprojekt-Transparenz fehlt
• Portfolio-Übersicht erfordert zusätzliche Tools (z. B. Project Server oder TPG ProjectPowerPack auf der Power Platform)
• Reporting stark projektspezifisch, projektübergreifende Dashboards müssen separat erstellt werden
• Agile Teams nur eingeschränkt integrierbar, besonders bei Aufgaben in Planner oder Azure DevOps

Praxisbeispiel: Bei fünf parallelen IT-Rollouts zeigt MS Project detaillierte Pläne. Eine Multiprojektansicht ist aber nicht möglich und auch keine Aussage, welche Teams überlastet sind oder welche Projekte Priorität haben. Hier hilft TPG ProjectPowerPack.

TPG ProjectPowerPack als Enterprise-Alternative

Für Unternehmen, die viele Projekte und Programme parallel steuern, komplexe Abhängigkeiten abbilden und Reporting auf Management-Ebene automatisieren möchten, ist TPG ProjectPowerPack die ideale Lösung. Anders als Planner oder Microsoft Project allein, bietet das Tool eine vollständige Enterprise- und Portfolioperspektive. Dies ermöglicht das zentrale Steuern von Projekten, Ressourcen, Risiken und vielem mehr.

Portfolio-Sicht und Cross-Project-Abhängigkeiten

Einer der größten Vorteile von TPG ProjectPowerPack ist die Möglichkeit, übergreifende Projektabhängigkeiten sichtbar zu machen. In vielen Unternehmen sind Ressourcen nicht nur einem Projekt zugeordnet, sondern arbeiten parallel an mehreren Projekten. TPG ProjectPowerPack ermöglicht eine zentrale Planung von Abhängigkeiten und Terminkonflikten über mehrere Projekte hinweg, inklusive der Übersicht über Ressourcenauslastung und kritische Pfade.

Funktionen im Überblick:

• Übersicht über alle laufenden Projekte in einem Portfolio
• Darstellung von Abhängigkeiten zwischen Projekten, Vorgängen und Aufgaben
• Frühzeitige Erkennung von Ressourcenengpässen
• Visualisierung kritischer Pfade über mehrere Projekte
• Konsolidierte Statusberichte für Management und PMO

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen führt gleichzeitig Softwareentwicklungs- und Infrastrukturprojekte durch. TPG ProjectPowerPack zeigt auf einen Blick, welche Teams überlastet sind, wo Deadlines kollidieren und wie Änderungen in einem Projekt andere Projekte beeinflussen. So können PMOs Projekte priorisieren und Ressourcen effizient verteilen.

Tipp: Für PMOs ist die zentrale Projektliste bzw. Portfolio-Sicht entscheidend, da sie ohne TPG ProjectPowerPack oft nur punktuelle Daten aus einzelnen Projekten sehen und keine belastbaren Entscheidungen für das Gesamtportfolio treffen können.

Integration mit Planner Premium, Microsoft Project und M365-Daten

TPG ProjectPowerPack ist vollständig in das Microsoft 365-Ökosystem integrierbar. Das bedeutet:

• Eigener leistungsfähiger Scheduler: der integrierte TPG Scheduler bietet deutlich mehr Funktionalität als Planner Premium
• Planner Premium-Integration (Optional): Projektplanung in diesem Tool und Datenaustausch mit TPG ProjectPowerPack
• Integration von Planner (Basic): Dies ist nicht möglich und sinnvoll, weil TPG ProjectPowerPack ein sehr leistungsfähiges Aufgabenmanagement, integriert in das Terminmanagement, mitbringt.
• Integration von MS Project Desktop Client: Terminpläne und Ressourcen aus dem Microsoft Project Client werden konsolidiert, mit bi-direktionalem Datenaustausch.
• SharePoint und Teams: Dokumente, Aufgaben und Statusberichte werden direkt in vorhandene Collaboration-Tools eingebunden.
• Datenharmonisierung: Keine doppelte Pflege – Änderungen in Planner Premium oder MS Project werden automatisch übernommen.

Praxisbeispiel: Ein Vertriebsteam pflegt Aufgaben in Planner Premium, die Projektleiter verwalten Ihre Pläne für die Projektumsetzung in Microsoft Project Desktop Client. TPG ProjectPowerPack konsolidiert die Aufgaben und Projektpläne in der zentralen Datenbank, sodass eine einheitliche Datenbasis für Reporting, Steuerung und Portfolio-Transparenz für das PMO entsteht.

Automatisiertes Reporting für Teams, PMO und Management

Ein häufiges Problem in Unternehmen ist, dass Berichte manuell erstellt werden müssen. TPG ProjectPowerPack automatisiert diesen Prozess vollständig:

Reporting-Funktionen:

• Projektstatusberichte auf Team- oder Management-Ebene
• Portfolio-KPIs für Auslastung, Budget, Risiken und Termine
• Individuelle Dashboards für Stakeholder
• Historische Auswertungen zur Analyse von Trends und Lessons Learned

Automatisiertes Reporting spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht Führungskräften, sofort auf entscheidungsrelevante Informationen zugreifen zu können.

Integration mit Jira und DevOps für durchgängige teamübergreifende Prozesse

Viele Unternehmen nutzen zusätzlich Tools wie Jira oder Azure DevOps. Auch hierfür bietet TPG ProjectPowerPack native Integrationen:

• Jira-Integration mit Microsoft-Projektumgebungen: Entwicklungsaufgaben fließen in das Enterprise-Portfolio ein.
• Azure-DevOps-Integration: Sprint- und Release-Planung werden sichtbar.
• Cross-Team-Transparenz: Aufgaben aus verschiedenen Tools werden zentral gesteuert.

Praxisbeispiel: Ein Softwareentwicklungsprojekt nutzt Jira, das Infrastrukturteam Microsoft Project. TPG ProjectPowerPack verbindet beide Welten, sodass das Management einheitliche Fortschrittsberichte erhält, ohne Daten manuell zusammenführen zu müssen.

Tipp: Die Integrationen erleichtern Ihnen nicht nur das Reporting, sondern unterstützen Sie auch  bei Governance-Standards und der Einhaltung von Prozessen, da alle Teams auf derselben Datenbasis arbeiten.

Microsoft Planner Alternativen im Microsoft-Ökosystem

Nicht jedes Projekt oder Team benötigt komplexe Enterprise-Lösungen wie Microsoft Project oder TPG ProjectPowerPack. Für kleinere Teams, einfache Aufgabenlisten oder einmalige Projekte reichen oft leichtere Tools innerhalb von Microsoft 365. Neben Planner gibt es insbesondere Microsoft Lists und Microsoft To Do, die Teams eine einfache, strukturierte Aufgabenverwaltung ermöglichen.

Microsoft Lists und To Do für einfache Szenarien

Microsoft Lists ist eine flexible Listenlösung, die Aufgaben, Termine und Statusinformationen strukturiert erfassen kann. Listen lassen sich individuell anpassen, kategorisieren und mit Spalten, Formeln oder Farbcodes versehen. Dadurch können Teams Aufgaben visuell gut darstellen und gleichzeitig Informationen wie Prioritäten, Verantwortliche oder Deadlines erfassen.

Microsoft To Do ist ein weiteres Tool für die persönliche Aufgabenverwaltung, das sich insbesondere für einzelne Teammitglieder eignet. Aufgaben aus To Do können mit Planner verknüpft werden, sodass die tägliche Arbeit im gewohnten Tool erledigt wird, während das Team weiterhin den Gesamtüberblick behält.

Praxisbeispiele:

• Ein kleines Marketingteam plant eine Social-Media-Kampagne. Mit Microsoft Lists werden Posts, Grafiken und Termine übersichtlich verwaltet, ohne dass ein komplexes Projektmanagement-Tool notwendig ist.
• Ein Vertriebsmitarbeiter nutzt Microsoft To Do, um persönliche Aufgaben wie Telefonate, E-Mail-Follow-ups oder Meetingvorbereitungen zu organisieren, während Planner den Team-Überblick behält.

Tipps für den Einsatz:

• Listenvorlagen nutzen: Listen lassen sich für wiederkehrende Projekte oder Prozesse als Vorlage speichern.
• Farbcodierung für Prioritäten: Aufgaben lassen sich nach Wichtigkeit, Deadline oder Projektphase kennzeichnen.
• Integration mit MS Teams: Sowohl Lists als auch To Do lassen sich in MS Teams einbinden, sodass Zusammenarbeit und Kommunikation zentral organisiert sind.

Vorteile Microsoft-basierter Lösungen für M365-Unternehmen

Der Einsatz von Microsoft Lösungen bietet klare Vorteile, insbesondere wenn bereits eine M365-Umgebung im Unternehmen genutzt wird. Dazu zählen sowohl Microsoft Tools als auch integrierte Erweiterungen von Drittanbietern, die auf Microsoft 365 aufbauen.

Zentrale Vorteile im Überblick:

• Nahtlose Integration: Microsoft-Tools wie Planner, Lists, To Do und Microsoft Project sind direkt in M365 eingebettet. Lösungen wie TPG ProjectPowerPack erweitern diese Tools und nutzen dieselbe Plattform (Power Platfrom, Teams, SharePoint, …).
• Zentrale Benutzerverwaltung: Benutzer, Rollen und Berechtigungen werden weiterhin über Microsoft 365 gesteuert – auch bei integrierten Lösungen wie TPG ProjectPowerPack.
• Datenschutz und Compliance: M365-Sicherheits-, DSGVO- und Governance-Standards gelten weiterhin, da Daten innerhalb der Microsoft Plattform verarbeitet werden.
• Einheitliches Reporting: Aufgaben und Projekte aus Planner, Project und Drittanbieter-Lösungen wie TPG ProjectPowerPack lassen sich zentral auswerten, z. B. über integriertes Reporting oder Power BI.
• Einfache Skalierbarkeit: Teams können mit einfachen Microsoft Tools (To Do, Lists, Planner) starten und bei steigenden Anforderungen auf Planner Premium oder eine Portfoliolösung wie TPG ProjectPowerPack

Praxisbeispiel: Ein Unternehmensbereich startet mit Microsoft Lists für die interne Planung von Workshops. Mit steigender Teilnehmerzahl und mehreren parallelen Veranstaltungen wird Planner Premium ergänzt. Für die übergreifende Steuerung, Ressourcenplanung und das Management-Reporting kommt später TPG ProjectPowerPack als integrierte Erweiterung hinzu. Alle Lösungen greifen auf dieselbe M365-Datenbasis zu und liefern konsistente Informationen.

Best Practices beim Wechsel von Microsoft Planner

Einen Umstieg von Microsoft Planner auf eine leistungsfähigere Lösung wie Planner Premium oder TPG ProjectPowerPack sollten Sie sorgfältig planen. Ein strukturierter Ansatz minimiert Fehler, verhindert Datenverlust und stellt sicher, dass Teams weiterhin produktiv arbeiten.

Anforderungen und Use Cases klar definieren

Bevor ein Wechsel stattfindet, sollten Sie genau analysieren, welche Anforderungen Ihre neue Lösung erfüllen muss:

• Anzahl der parallelen Projekte
• Komplexität von Abhängigkeiten und Meilensteinen
• Ressourcenverfügbarkeit und Kapazitätsplanung
• Reporting-Bedarf für Team, PMO und Management
• Integration mit bestehenden Tools (Teams, SharePoint, Jira, DevOps)

Praxis-Tipp: Erstellen Sie eine Checkliste aller Use Cases, bevor Sie eine Entscheidung treffen. So vermeiden Sie spätere Nachbesserungen und stellen sicher, dass die Lösung wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

---

Strukturierter Wechsel zu Planner Premium oder TPG ProjectPowerPack

Ein geordneter Migrationsprozess ist entscheidend:

1. Dateninventur: Bestehende Aufgaben, Listen und Projekte erfassen.
2. Priorisierung: Projekte und Teams identifizieren, die zuerst migriert werden sollten.
3. Pilotphase: Mit einem kleinen Team starten, um Prozesse zu testen.
4. Schulung: Anwender gezielt einarbeiten, um Akzeptanz sicherzustellen.
5. Rollout: Schrittweise alle Teams migrieren und Schnittstellen einbinden.

Hinweis: Bei der Einführung von TPG ProjectPowerPack sollten Sie zuerst bestehende Aufgaben und Projektpläne aus Planner Premium und Microsoft Project integrieren. Erst auf dieser konsistenten Datenbasis empfiehlt es sich, Portfolio-Strukturen, Reporting und Ressourcenmanagement aufzubauen.

Governance, Rollen und Standards aufbauen

Für nachhaltigen Erfolg sollten Sie klare Governance-Regeln, Rollen und Standards definieren:

• Wer darf Aufgaben anlegen oder verschieben?
• Welche Freigaberegeln gelten für Meilensteine oder Budgets?
• Wie werden Änderungen an Abhängigkeiten dokumentiert?
• Welche Tools werden für welches Szenario genutzt?

Praxisbeispiel: Ein PMO definiert Rollen für Projektleiter, Teamleiter und Ressourcenmanager. Jede Rolle hat spezifische Rechte in Planner Premium oder TPG ProjectPowerPack. Änderungen werden protokolliert, sodass das Unternehmen jederzeit Prozesse und Verantwortlichkeiten nachvollziehen kann.

Reporting und KPIs von Anfang an integrieren

Das Reporting sollte nicht nachträglich ergänzt werden. Planen Sie KPIs und Dashboards bereits bei der Einführung:

• Projektstatus: Aufgaben erledigt, verspätet oder kritisch
• Ressourcen: Auslastung, Engpässe, Kapazitäten
• Termine: Meilensteine, kritischer Pfad, Verzögerungen
• Budget: Ist-/Soll-Vergleich, Forecasts
• Risiken: Identifikation und Maßnahmen

Tipp: Tools wie TPG ProjectPowerPack ermöglichen automatisiertes Reporting, sodass Teams und Management auf Knopfdruck belastbare Informationen erhalten.

FAQs

Welche Microsoft-Planner-Alternative ist die Beste?

Die jeweils „beste“ Alternative hängt stark von Projektumfang, Teamgröße und Anforderungen ab.

• Planner Premium eignet sich für Teams, die einfache Aufgaben koordinieren, aber zusätzliche Ansichten, Abhängigkeiten und Reporting-Funktionen benötigen.
• Microsoft Project ist ideal für Projekte mit komplexen Zeitplänen, Abhängigkeiten und Ressourcenmanagement.
• TPG ProjectPowerPack ist die Enterprise-Lösung für Unternehmen, die Multiprojektmanagement, Portfolio-Sicht, Ressourcenmanagement und automatisiertes Reporting benötigen.

Tipp: Starten Sie mit Planner Premium für einzelne Teams und wechseln Sie bei wachsendem Bedarf auf TPG ProjectPowerPack. So vermeiden Sie unnötige Komplexität.

Wann lohnt sich der Umstieg auf Planner Premium?

Der Wechsel zu Planner Premium lohnt sich, wenn:

• Aufgaben und Projekte über einfache Boards hinauswachsen.
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben wichtig werden.
• Reporting- und Steuerungsmöglichkeiten für Teamleiter oder PMO benötigt werden.
• Governance- und Compliance-Anforderungen steigen.

Auch für Teams, die bereits Microsoft Planner nutzen, kann ein Upgrade auf Planner Premium signifikante Zeitersparnis und mehr Transparenz bringen.

Was bietet Planner Premium zusätzlich?

Planner Premium ergänzt Planner Basic um umfangreiche Funktionen für professionelles Projektmanagement:

• Gantt-Diagramme und kritischer Pfad für Terminplanung
• Ressourcen- und Kapazitätsplanung über Projekte hinweg
• Verwaltung von Abhängigkeiten, Meilensteinen und Projektphasen
• Unterstützung von klassischen, hybriden oder Wasserfall-Projekten

Wie unterstützt TPG ProjectPowerPack Teams und PMO?

TPG ProjectPowerPack bietet Unternehmen eine zentrale Steuerungsebene für Projekte und Portfolios:

• Portfolio-Sicht: Überblick über alle laufenden Projekte und Abhängigkeiten
• Ressourcenmanagement: Auslastung optimieren und Engpässe frühzeitig erkennen
• Automatisiertes Reporting: KPIs und Dashboards für Teams, PMO und Management
• Integration mit Planner, MS Project Desktop Client, Jira und DevOps: Teamübergreifende Prozesse nahtlos abbilden

TPG ProjectPowerPack ist besonders wertvoll für PMOs, die mehrere Projekte parallel steuern und belastbare Management-Entscheidungen treffen müssen.

Welche Alternative eignet sich für Multiprojektmanagement?

Für Multiprojektmanagement gibt es klare Empfehlungen:

• TPG ProjectPowerPack ist die erste Wahl, wenn mehrere Projekte, Teams und Abhängigkeiten gleichzeitig gesteuert werden müssen.
• Microsoft Project Client kann einzelne Projekte sehr gut abbilden, stößt aber bei mehreren parallelen Projekten ohne Portfoliolösung an Grenzen. Dafür braucht es den Project Server oder TPG ProjectPowerPack.
• Planner Premium eignet sich eher für einzelne Teams oder kleinere Projekte, nicht so sehr für umfangreiches Portfolio-Management.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPRM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM). Laden Sie sich jetzt hier Videos und Präsentationen dazu herunter.

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn.

ARTIKEL DRUCKEN