Meilensteinerinnerung mit Ampelfunktion (MS Project Tipp)

In der Projektplanung haben Meilensteine die Funktion auf wichtige Ereignisse hinzuweisen bzw. den Abschluss von einzelnen Projektphasen mit bestimmten Arbeitsergebnissen zu markieren. In jedem Vorgehensmodell gibt es phasenspezifische Meilensteine die durch projektspezifische Meilensteine ergänzt werden.

Um so wichtiger ist es frühzeitig an einen bevorstehenden Meilensteintermin erinnert zu werden. Sie werden es selbst erlebt haben: Bei großen Projektplänen mit Projektsammelvorgängen und vielen Unteraktivitäten fällt es schwer, den Überblick aktuelle Meilensteine zu erhalten.

Klar, mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen können die Meilensteine zwar übersichtlicher angezeigt werden, aber Informationen über einen in Kürze anstehenden Termin sind so nicht einfach erkennbar. Im folgenden Beispiel erfahren Sie deshalb, wie Sie in nur wenigen Schritten Ihre eigene Ampel zur Meilensteinerinnerung aufsetzen.

Beispielprojekt zur Meilensteinerinnerung

Schritt 1: Erinnerungszeiträume festlegen (Dauer bis MS)

Zu den Meilensteinen können Sie sich vordefinierte Erinnerungszeiträume einstellen, die auf die „bald“ fällige Meilensteine hinweisen.

Anzeige der Meilensteintermine auf Projekt- und Sammelvorgangsebene

Für die Eingabe der Erinnerungszeit habe ich eine benutzerdefinierte Spalte umbenannt und über die „Nachschlagetabelle“ die verschiedenen Erinnerungszeiten mit Hinweistexten eingetragen.

Eintragen unterschiedlicher Erinnerungszeiten mit Hinweistexten

Die Berechnung der Tage bis zur Erreichung der Erinnerungsfrist ist über die Formel „Hinweis x Tage vorher (Zahl1)“ in einem ebenfalls benutzerdefinierten Feld umgesetzt (siehe Screenshot).

Die „IIf“ Abfrage prüft, ob der Vorgang das Attribut „Meilenstein“ hat, ansonsten erhält das Feld den Wert „Null“. Um Nachkommastellen bei der Dauer abzustellen, habe ich die ganze Formel mit Round () runden lassen.

Nachkommastellen bei der Dauer lassen sich runden

Schritt 2: Ampelfunktion festlegen (Hinweis x Tage vorher)

Die Realisierung der Ampelfunktion erfolgt mit Hilfe des Wertes aus dem benutzerdefinierten Feld „Hinweis x Tage vorher“ wie folgt:

Formel zur Errechnung bzw. Darstellung der Meilensteinampel

• Beachten Sie: Die Formel entspricht der Anzeige „Dauer bis MS“, jedoch wird bei „Anzuzeigende Werte“ die Funktion „Grafische Symbole“ ausgewählt.
• Das Rollup bei den Sammelvorgangzeilen habe ich auf „Maximum“ und die Ampeldarstellung auch für den Sammelvorgang und Projektsammelvorgang entsprechend eingestellt.
• Natürlich können Sie neben den klassischen Ampelfarben auch noch weitere Informationen abbilden. Das macht die Anzeige aber relativ unübersichtlich.
• Wenn Sie Ihre Ansichten später weiter reduzieren möchten, können Sie die Spalte „Hinweis x Tage vorher“ nach der Bearbeitung ausblenden. Sie dient nur zur Kontrolle der Ampelanzeige.

Sie haben die Möglichkeit, sich den Hinweis auf einen bald fälligen Meilenstein auf Sammelvorgangs- bzw. Projektsammelvorgangsebene anzeigen zu lassen. Die Einstellungen sehen Sie im folgenden Screenshot.

Aktivierung der Ampeldarstellung für Projektsammelvorgang

• Wenn der Wert gleich 1 ist, schaltet die Ampel rot,
• bei ungleich 1 wird keine Ampelfarbe angezeigt
• (die Symbole können auch individuell anders ausgewählt werden).

Schritt 3: Individuelle Meilensteinansichten

Mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen können Sie über das selbstdefinierte Feld „Dauer bis MS“ auch Ansichten mit Meilensteinen generieren, die in einem bestimmten Zeitrahmen (hier zwischen 20 und 40 Tagen) liegen.

Einstellung von Meilensteinansichten in ausgewählten Zeitrahmen

Natürlich lässt sich diese Lösung auch im Bereich Multiprojektmanagement einsetzen. Achten Sie dann bitte darauf, dass alle Teilprojekte die gleichen benutzerdefinierten Felder enthalten.

Letzter Tipp zum Schluss:  Wenn Sie Ihr Ansichten später weiter reduzieren möchten, können Sie die Spalte „Hinweis x Tage vorher“ dann nach der Bearbeitung ausblenden. Sie dient nur zur Kontrolle der Ampelanzeige.

Zusammenfassung

Sie wissen jetzt, wie Sie mit einfachen Bordmitteln aus Microsoft Project Erinnerungszeiträume für anstehende Meilensteintermine definieren, und diese farblich hervorheben. Das heißt Sie kennen jetzt die Formeln zur Berechnung:

• der Erinnerungszeiträume sowie
• der grafischen Anzeige des Meilensteinzeitpunkts.

Damit haben Sie einen genaueren Überblick über anstehenden Termine und sind in der Lage, rechtzeitig zu reagieren und Maßnahmen einzuleiten.

Über den Autor

Klaus Oberbörsch, Quality Manager und Projektmanagementtrainer

Klaus Oberbörsch ist seit 47 Jahren im Projektumfeld aktiv und zertifiziert nach GPM, Prince2 und CPPM. Sein Kerngebiet umfasst u.a. Projektmanagement sowie Einführung und Anpassungen von Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard.

Herr Oberbörsch ist Buchautor von Handbüchern für Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard. Seit über 10 Jahren ist er zudem akkreditierter ISTQB Trainer für die Zertifizierungen im Bereich Certified Tester und Testmanager.

Hier geht es zum Xing-Profil von Klaus Oberbörsch
Hier geht es zum LinkedIn Profil von Klaus Oberbörsch 

Sie möchten zu diesem Tipp etwas ergänzen oder haben eine Frage? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld!

ARTIKEL DRUCKEN