Mehrfache Zeitachsen in Microsoft Project 2016 / 2019 (MS Project Tipp)

Im ersten und zweiten Teil der Serie zum Thema Zeitachsen in Microsoft Project haben Sie gelernt, wie Sie Zeitachsen optimal für Ihren Statusbericht anlegen. In der Version Microsoft Project 2016 und 2019 wurde die Zeitachsen-Funktionalität noch erweitert.

Damit können Sie sich alle erstellten Zeitachsen parallel anzeigen lassen.

Wie das geht, zeigen wir Ihnen anhand dreier Zeitachsen-Beispiele. Sie lernen zunächst,

1. wie Sie Phasen in einer Zeitachse darstellen, sowie
2. Meilensteine in einer zweiten Achse, und
3. ausgewählte weitere Vorgänge in einer dritten Achse anzeigen.

Im 4. Schritt erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeitachsen noch weiter anpassen und nutzen können, z.B. durch individuelle Bezeichnungen der jeweiligen Zeitachsen und der Darstellung des Arbeitsfortschritts in der Zeitachse.

Achtung: Dieser Tipp bezieht sich auf die Timeline-Funktionalität in der Microsoft Project Version 2016 und 2019. Klicken Sie hier für die Timeline-Funktionalität älterer MS Project Versionen.

Mehrfache Zeitachsen ab MS Project 2016 – so geht’s!

Wenn die Zeitachse in Ihrem Projektplan nicht angezeigt wird, aktivieren Sie sie unter Ansicht-Zeitachse.

Bild 1: Zeitachse aktivieren

Markieren Sie im ersten Schritt die Phasen, die Sie der ersten Zeitachse hinzufügen möchten. Klicken Sie danach mit der rechten Maustaste auf einen der selektierten Vorgänge, um das Kontextmenü zu öffnen. Klicken Sie auf den Eintrag Zur Zeitachse hinzufügen.

Bild 2: Vorgänge mit dem Kontextmenü der Zeitachse hinzufügen

Um eine zweite Zeitachse hinzuzufügen, klicken Sie in die Zeitachse. Damit wird das Menüband für die Zeitachseneinstellungen angepasst. Erstellen Sie eine zweite Zeitachse über Format – Zeitachsenbalken.

Bild 3: Zeitachse ergänzen

Schritt 2: Meilensteine in einer zweiten Achse anlegen

Um alle Meilensteine der zweiten Zeitachse hinzuzufügen, klicken Sie in die Gantt-Ansicht, um im Menüband Zugriff auf die zugehörigen Ansichtseinstellungen zu erhalten. Aktivieren Sie den Filter Meilensteine über Ansicht – Filter – Meilensteine.

Bild 4: Meilensteinfilter anwenden

Klicken Sie auf die zweite Zeitachse, um die Zielzeitachse für den nächsten Schritt zu definieren. Markieren Sie alle Meilensteine und klicken Sie danach mit der rechten Maustaste auf einen der selektierten Vorgänge, um das Kontextmenü zu öffnen. Klicken Sie wieder auf den Eintrag Zur Zeitachse hinzufügen.

Bild 5: Meilensteine der zweiten Zeitachse hinzufügen

Anschließend werden die zuvor ausgewählten Meilensteine in der zweiten Zeitachse dargestellt.

Schritt 3: ausgewählte weitere Vorgänge in einer dritten Achse

Entfernen Sie den Filter Meilensteine, indem Sie die Gantt-Ansicht aktivieren und mit Ansicht – Filter – [Kein Filter] den leeren Filter anwenden.

Bild 6: Filter zurücksetzen

Klicken Sie erneut in die Ansicht Zeitachse, um das Menüband für die Zeitachseneinstellungen zu aktivieren. Erstellen Sie eine weitere Zeitachse über Format – Zeitachsenbalken.

Bild 7: Zeitachse hinzufügen

Klicken Sie auf die Zeitachse, der Vorgänge hinzugefügt werden wollen. Sie können wie zuvor auch für einzelne Vorgänge den Menüpunkt zur Zeitachse hinzufügen verwenden. Alternativ können Sie über Format – Vorhandene Vorgänge eine Auswahlliste zur direkten Selektion öffnen.

Bild 8: Vorhandene Vorgänge der Zeitachse hinzufügen

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem alle Vorgänge, die bereits einer der Zeitachsen hinzugefügt wurden, markiert sind.

Wählen Sie Vorgänge aus, die Sie der neuen Zeitachse hinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfenster zu schließen.

Bild 9: Ausgewählte Vorgänge

Schritt 4: Anpassen und weiterverwenden der Zeitachsen

Nutzen Sie anschließend, wie früheren Versionen Project 2010 / 2013, das Kontextmenü oder die Schaltflächen auf der Registerkarte Format, um die Balken entsprechend Ihrer Anforderungen zu formatieren.

Bild 10: Balken formatieren

Sie können auch für einzelne Zeitachsen den angezeigten Datumsbereich ändern. Markieren Sie dafür eine Zeitachse und klicken Sie auf Format – Datumsbereich oder öffnen Sie das Kontextmenü für eine Zeitachse und wählen Sie den Eintrag Datumsbereich.

Bild 11: Datumsbereich anpassen

Wählen Sie im Dialogfenster Zeitachsendaten festlegen die Option Benutzerdefinierte Daten festlegen und geben Sie Termine für Start und Ende ein. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

Bild 12: Datumsbereich festlegen

Tipp: Beachten Sie, dass diese Einstellung nicht dynamisch ist. Wenn einer der angezeigten Vorgänge nicht mehr in die gewählte Periode fällt, wird er nicht angezeigt.

Neu in der Project Version 2019 ist die Bennenung der unterschiedlichen Zeitachsen. Unabhängig von den Vorgangsbezeichnungen bzw. den Namen der Sammelvorgänge kann jede Zeitachse mit Microsoft Project 2019 mit einem aussagekräftigen Namen bezeichnet werden.

Wenn der Bereich Zeitachse markiert / aktiv ist, erscheint unter dem Menüpunkte Format ein Symbol Balkenbezeichnung. Es öffnet sich ein Fenster in dem dann die Namen der Zeitachsen eingetragen / geändert werden.

Auch neu in der Version 2019 ist die Darstellung des Arbeitsfortschritts in der Zeitachse. Die Farbe des Vorgangs in der Zeitachse wird entsprechend der % Arbeit abgeschl. geändert. Ein Haken zeigt hier die 100 % Erledigung an.

Und so verwenden Sie mehrfache Zeitachsen mit anderen Project Versionen:

Die mehrfachen Zeitachsen können Sie wie die einfachen Zeitachsen älterer Project Versionen in PowerPoint E-Mails und anderen Applikationen weiterverwenden.

Kopieren Sie dafür Ihre Zeitachsen mit Format – Zeitachse kopieren und wählen Sie die Zielapplikation aus. Fügen Sie die Zeitachse in der Zielapplikation über STRG-V oder Einfügen ein.

Bild 13: Zeitachse kopieren

Mehrfache Zeitachsen in Project 2016 / Project 2019 – Zusammenfassung

In diesem dritten Teil unserer MS Project Zeitachsen-Serie haben Sie erfahren, wie Sie mehrfache Zeitachsen in Project 2016 / 2019

• anlegen,
• zur Ansicht auswählen,
• auf unterschiedliche Schwerpunkte ausrichten, sowie
• weiter anpassen und einsetzen können.

Lesen Sie auch Teil 1 und 2 der Serie: „Die Zeitachse für Status-Reports nutzen“ oder “ Mehrere Zeitachsen parallel anlegen“

Wie hat Ihnen dieser Tipp gefallen? Schreiben Sie doch einen Kommentar, auch gerne mit Fragen oder Erfahrungen zur MS Project Timeline unten in das Kommentarfeld. Danke.

Von Kathryn Dixon

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