Kalkulations-Optionen und kritische Vorgänge (MS Project Tipp)

Wer die vielfältigen Optionseinstellungen von MS Project kennt und einzusetzen weiß, ist klar im Vorteil. Denn richtig angewendet, unterstützt das Tool Projektleiter bei den unterschiedlichsten Planungs- und Steuerungsaufgaben auf sehr effiziente Art und Weise. Aber klar: Mit der Vielfalt steigt auch die Herausforderung in der Handhabung. Und damit mögliche Reaktionen des Tools, die der Anwender nicht erwartet hat.

In diesem Blogbeitrag geht es um die Option „Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich“. Mit Hilfe dieser Option können Sie festlegen, welche Vorgänge in MS Project als kritisch angezeigt werden. Ich möchte Ihnen zeigen, auf was Sie achten müssen, wenn Sie den Standardvorgabewert von 0 Tagen ändern.

Lesen Sie:

• Bedeutung des kritischen Pfads
• Pufferzeiten
• Gesamte Pufferzeit
• Freie Pufferzeit
• Kalkulationsoptionen in MS Project: Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich
• Kritische Vorgänge und Pufferzeiten in MS Project anzeigen
• Zusammenfassung

Starten wir mit einem kurzen Überblick über den kritischen Pfad und die Pufferzeiten.

In der Blogserie „Alles Einstellungssache – Die Optionen in MS Project“ geben wir Ihnen unsere Erfahrungen und Tipps in Bezug auf einige zentrale Optionseinstellungen weiter.

• Benutzerdefinierte Felder und Ansichten – MS Project Tipp
• Ansichten anpassen und einsetzen – MS Project Tipp
• Ansichten übertragen per Organisator – MS Project Tipp
• Vorgangsattribute definieren – MS Project Tipp
• Bedingte Formatierung von Vorgangsbalken – MS Project Tipp
• „Neue Spalte hinzufügen“ in Tabellen einblenden – MS Project Tipp
• Verschiedene Ressourcenkosten darstellen – MS Project Tipp
• Ressourcenansicht erstellen – MS Project Tipp
• Fortschritt anzeigen und mehr Übersicht durch Farben – MS Project Tipp
• Mehrere Zeitachsen parallel anlegen – MS Project Tipp
• Kalender-Optionen – MS Project Tipp
• Planungs-Optionen – MS Project Tipp
• Kalkulations-Optionen (kritische Vorgänge) – MS Project Tipp
• Basisplan-Optionen – MS Project Tipp

 

Bedeutung des kritischen Pfads

Der kritische Pfad ist ein wichtiges Steuerungsinstrument der Projektterminplanung. Auf dem kritischen Pfad liegen alle Projektvorgänge, deren Pufferzeit kleiner oder gleich 0 ist.

Das bedeutet, dass alle zeitlichen Veränderungen dieser Vorgänge (eine Erhöhung oder der Verringerung der Dauer, Termineinschränkungen), sich direkt (negativ oder positiv) auf das Projektende auswirken.

Wenn Sie die kritischen Vorgänge Ihres Projektplans kennen, so können Sie das Projektende direkt beeinflussen, indem Sie Maßnahmen einleiten, die die Dauer dieser Vorgänge beeinflussen.

Pufferzeiten

Die Pufferzeiten werden ermittelt, indem eine Vorwärts- und eine Rückwärtsrechnung unter Beachtung der Vorgangsdauern, der Vorgangsverknüpfungen und Termineinschränkungen durchgeführt werden.

• Ausgehend vom Projektstart werden bei der Vorwärtsrechnung die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Vorgänge berechnet.
• Ausgehend vom Projektende werden bei der Rückwärtsrechnung die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Vorgänge berechnet.

Die Differenz zwischen den frühesten und spätesten Terminen eines Vorgangs wird als Pufferzeit bezeichnet. Dabei unterscheidet man zwei Pufferzeiten:

1. Gesamte Pufferzeit
2. Freie Pufferzeit

Gesamte Pufferzeit

Die gesamte Pufferzeit bezieht sich auf das Projektende.

Ist die gesamte Pufferzeit eines Vorgangs gleich 0, so bedeutet das, dass sich zeitliche Veränderungen bei diesem Vorgang direkt auf das Projektende auswirken. Eine negative Gesamtpufferzeit ist ein Indikator dafür, dass es in dem vorliegenden Projektplan Terminkonflikte gibt, die zu analysieren und zu lösen sind.

Weisen Vorgänge eine gesamte Pufferzeit größer 0 aus, so können sich diese Vorgänge im Rahmen ihrer Gesamtpufferzeit verspäten, ohne dass dies Auswirkungen auf das Projektende hat.

Freie Pufferzeit

Die freie Pufferzeit bezieht sich auf die direkten Nachfolger eines Vorgangs.

Ist die freie Pufferzeit eines Vorgangs gleich 0, so wirkt sich jede zeitliche Veränderung bei diesem Vorgang unmittelbar auf dessen direkte Nachfolger aus.

Ist die freie Pufferzeit größer Null, so können sich die Vorgänge im Rahmen ihrer freien Pufferzeit verspäten, ohne dass sich dies auf den Beginn der direkten Nachfolger auswirkt.

Lassen Sie uns jetzt im Detail anschauen, wie in MS Project kritische Vorgänge in einem Projektplan ermittelt werden.

Kalkulationsoptionen in MS Project: Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich

Klicken Sie auf den Reiter Datei. Wählen Sie dort Optionen aus. Die Project-Optionen werden angezeigt. Gehen Sie auf den Eintrag Erweitert.

Unter Berechnungsoptionen für dieses Projekt finden Sie die Option Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich. Der Standardvorgabewert ist 0 Tage.

Option „Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich“

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Kritische Vorgänge und Pufferzeiten in MS Project anzeigen

Zur Anzeige des kritischen Pfads im Gantt-Chart gehen Sie auf den Reiter Format. Dort finden Sie die Optionen Kritische Vorgänge und Pufferzeit, die Sie aktivieren.

Der Vorgang Task 1 (Zeile 2) wird als roter Balken dargestellt, da er auf dem kritischen Pfad liegt (Pufferzeit gleich 0). Der Vorgang Task 2 (Zeile 3) wird als blauer Balken dargestellt, da er nicht kritisch ist (Pufferzeit größer 0). Die Pufferzeit dieses Vorgangs wird als horizontaler Strich angezeigt.

Fügen Sie die Spalten gesamte und freie Pufferzeit in der Tabelle Eingabe hinzu.

Haben Sie den Vorgabewert auf 0 Tage gesetzt, so stimmen die von MS Project als kritisch angezeigten Vorgänge mit dem kritischen Pfad überein.

Kritischer Vorgänge mit Standardvorgabewert 0 Tage

Was passiert, wenn der Standardvorgabewert geändert wird?

Ändern Sie den Vorgabewert von 0 Tagen auf bspw. 5 Tage, so werden im Gantt-Chart Vorgänge als kritisch angezeigt, wenn deren Pufferzeit kleiner oder gleich 5 Tage ist.

Der Vorgang Task 2 (Zeile 3) wird als roter Balken dargestellt, da er jetzt für MS Project als kritisch gilt.

Kritische Vorgänge mit dem Vorgabewert 5 Tage

Wichtig: Die im Projektplan als kritisch angezeigten Vorgänge entsprechen jetzt nicht mehr dem kritischen Pfad.

Hier besteht also die Gefahr, dass kritische Vorgänge mit Vorgängen auf dem kritischen Pfad verwechselt werden.

Tipp: Wenn Sie in ihrem Projektplan die Definition von kritisch ändern, so sollten Sie sich zusätzlich die Pufferzeiten anzeigen lassen, um die Verwechslungsgefahr zu reduzieren.

Zusammenfassung

Anhand der beschriebenen Beispiele haben Sie gelernt, dass:

• MS Project Ihnen die Möglichkeit bietet, selbst zu definieren, welche Vorgänge als kritisch angezeigt werden.
• Belassen Sie den Vorgabewert bei 0 Tagen, so entsprechen die kritischen Vorgänge in Ihrem Projektplan dem kritischen Pfad.
• Wenn Sie einen Vorgabewert größer 0 Tage wählen, so stimmen die als kritisch angezeigten Vorgänge in Ihrem Projektplan nicht mit dem kritischen Pfad überein. Lassen Sie sich in diesem Fall zusätzlich die Pufferzeiten anzeigen.

War der Tipp hilfreich für Sie? Wie sind Ihre Erfahrungen mit kritischen Pfaden bzw. Vorgängen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld!

von Martin Gösse, PMP

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