TPG PPM-Lösung wächst mit den Ansprüchen der Zukunft (Intercable Case Study)

Die Intercable Group verfügt über ein breites Produkt- und Leistungsspektrum: von der Entwicklung und Produktion von Werkzeugen und Verbindungsmaterial sowie neuen Lösungen für die Automobilindustrie bis hin zu Spezialwerkzeugen für die Energieverteilung. Die international aktive Unternehmensgruppe versorgt hochrangige Kunden aus der Automobil- und Elektrobranche.

Unser Service: Die Intercable-Case Study – PDF hier herunterladen.

Hochmodernes Tool in vertrauter Microsoft-Umgebung

Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an die IT-Abteilung. Die Leistungen dieser Querschnittsabteilung des Hightech-Unternehmens sind in allen Firmenbereichen gefragt, die mit Computern und Software arbeiten. Um die Vielzahl offener IT-Projekte besser planen und verwalten zu können, aber auch um ihre Umsetzung umfassender zu dokumentieren, suchte die Intercable Group nach einer professionellen Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM). Die Wahl fiel auf The Project Group (TPG) als Partner und das Produkt TPG ProjectPowerPack auf Basis der Microsoft Power Platform. Die volle Integration in die bekannte Microsoft 365 Welt machte die Einführung leicht und zeichnet sich dadurch aus, dass sie sehr benutzerfreundlich und optimal zukunftsfähig ist.

Kurzer Überblick über die Intercable-Case Study

Das Unternehmen:

Intercable wurde 1972 gegründet und ist fest mit dem Standort Bruneck/Italien verwurzelt. Die Intercable Group beliefert Automobilhersteller mit Verbindungselementen und Stromschienen für Hybrid- und Elektrofahrzeuge. Zudem hat sie sich als Hersteller von isolierten und hydraulischen Werkzeugen sowie Verbindungsmaterial für den Elektrogroßhandel und die Industrie einen Namen gemacht. Mit mehr als 2250 Beschäftigten an 19 Niederlassungen steht Intercable für Innovation, Schnelligkeit und Qualität.

Die Herausforderung:

Die bisher geführte Excel-Liste, die eine Vielzahl von IT-Projekten steuerte, konnte den Ansprüchen nicht mehr gerecht werden und war fehleranfällig. Mit dem Wachstum des Unternehmens sollte auch das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) leistungsfähiger werden, um auch ein besseres Reporting an das Management zu ermöglichen. Gefragt war ein Tool, das cloudbasiert, modular erweiterbar und damit zukunftsfähig ist. Zudem sollte es sich bestmöglich in die bestehende Microsoft-Systemlandschaft integrieren.

Die Lösung:

Das Produkt TPG ProjectPowerPack baut auf der Microsoft Power Platform auf und nutzt als Kern die Terminplanung von Microsoft Project for the Web. Mit Power Apps, Power Automate und Power BI setzt die Anwendung auf neueste Microsoft-Technologie und ist damit hochgradig zukunftsfähig. Die volle Integration von Microsoft Teams ermöglicht auch neuen Nutzern einen schnellen Einstieg und die Erledigung ihrer Aufgaben in einer  gewohnten Software-Umgebung. Im Zuge einer Mietnutzung bleiben die Kosten transparent.

Der Nutzen:

Die PPM-Anwendung wächst mit den Ansprüchen, die an sie gestellt werden: Man kann mit einer Basis-Konfiguration starten, die nur die nötigsten Projektmanagement. Disziplinen beinhaltet und sie nach Bedarf sukzessive um neue Funktionalitäten erweitern. Nutzen können sie nicht nur Mitarbeitende, sondern auch externe Projektbeteiligte. Die Anwenderfreundlichkeit sorgt für eine hohe Akzeptanz. Das umfassende Reporting verbessert die Portfolio-Steuerung und erhöht die Transparenz gegenüber dem Top-Management.

Excel sollte abgelöst werden

In modernen Unternehmen geht die Arbeit einer IT-Abteilung weit darüber hinaus, die PC- und Server-Infrastruktur bereitzustellen und sie auf dem neuesten Stand zu halten. Niemand weiß das besser als Markus Kircher, Teamleiter Business Application bei der Südtiroler Unternehmensgruppe Intercable Group: „In nahezu allen Fachbereichen steckt IT.“ Die IT-Abteilung der Intercable Group mit ihren rund 30 Fachleuten hat zeitweise rund 40 offene Projekte laufen.

Da stieß die bislang geführte Excel-Tabelle mit den ITProjekten irgendwann an ihre Grenzen: „Wir hatten immer wieder Probleme, insbesondere wenn viele Projektleiter und Mitarbeiter gleichzeitig auf die Excel-Liste zugegriffen haben.“ Es gibt eine ganze Reihe potenzieller Fehlerquellen: Die Datei kann abstürzen. Neue Daten werden nicht konsequent eingepflegt. Änderungen werden nicht abgespeichert. Das wollte Kircher mit seinem Team ändern. „Wir wollten ein Multi-Projektmanagement-Werkzeug haben, mit dem wir das gesamte Projektportfolio planen und steuern können. Gleichzeitig sollte es ein umfassendes Reporting gegenüber dem Top-Management ermöglichen.“

Mietmodell hält Kosten transparent

Das PPM-Tool musste drei Voraussetzungen erfüllen: Es sollte cloudfähig sein und keine im Haus installierte, alleinstehende Lösung. Es sollte modular aufgebaut und erweiterungsfähig sein. Und es sollte sich bestmöglich in die bestehende System-Landschaft einfügen. „Wir hatten bereits Microsoft Office und Produkte der Microsoft Power Platform im Einsatz wie etwa Microsoft Project for the Web, Microsoft Power BI und Microsoft Power Automate“, berichtet Kircher. Angesichts dieser Kriterien stand am Ende des Auswahlprozesses und einer kurzen Testphase The Project Group mit dem Produkt TPG ProjectPowerPack.

„Mit dem TPG ProjectPowerPack haben wir es geschafft, eine einfache Lösung einzuführen, um die Projektleiter aktiv bei der Planung, Erfassung und Dokumentation ihrer Projekte zu unterstützen. Zudem integriert sich die Lösung optimal in unsere Microsoft-Landschaft und bietet über Microsoft Teams auch alle Funktionen zentral an einem Platz.“ „Ich bin immer wieder erstaunt, dass neue Projektleiter nach einer kurzen Einführung von einer halben bis einer Stunde schon mit dem Tool arbeiten können.“

Markus Kircher, Team Leader Business Application, IT Project Management, Intercable Group

Letztlich überzeugt hat, dass das Tool auf ein Mietmodell setzt. Die Kosten bleiben transparent, sind zum Einstieg günstig und lassen sich je nach Bedarf über die Zeit verteilen. „Zugleich habe ich die Sicherheit, dass der Support über Microsoft und TPG gewährleistet ist und profitiere über Updates von der weiteren Entwicklung.“ Nach der Entscheidung für TPG ProjectPowerPack fiel es nicht schwer, die PPM-Umgebung auf die Anforderungen der Intercable Group zuzuschneiden, sagt TPG-Projektmanagement-Experte Michael Nicholson. Im Mittelpunkt steht eine Lösung, die out-of-the-box heraus produktiv anwendbar ist. Die Kunden können dann aus einem breiten Spektrum von Projektmanagement-Disziplinen wählen: Welche brauche ich von Beginn an? Welche können später hinzukommen? Diese Fragen klärte gleich zu Beginn ein gemeinsamer Konfigurations-Workshop.

Einführung gelang innerhalb kürzester Zeit

Ein Vorteil war laut Nicholson: „Das Team der Intercable Group hatte schon Erfahrungen im Umgang mit Technologien der Microsoft PowerPlatform. Deshalb konnten wir die PPM-Lösungen innerhalb kürzester Zeit implementieren und übergeben.“ Einweisungen, Schulungen und eine umfassende Dokumentation flankierten den Übergang und stellten die Akzeptanz bei den Nutzern sicher.

Schlanke Konfiguration ermöglicht einfache Schulungen

„Die Schulungen waren einfach“, sagt Intercable-Experte Kircher. „In einem einstündigen Termin haben wir alles abgedeckt. Denn wir haben das PPM-Tool zum Start so schlank wie möglich konfiguriert.“ Der Einstieg fiel auch deshalb leicht, weil die Anwendung ihre Herkunft in der gewohnten Microsoft-365-Umgebung hat. „Das Look & Feel ist wie in den übrigen Microsoft-Office-Programmen. Selbst für neue User ist es so, als hätten sie es mit einer bekannten Software zu tun.“

„Einer der großen Vorteile dieser Lösung ist: Sie ist intuitiv nutzbar“, bestätigt Nicholson. „Der Wiedererkennungswert ist für diejenigen, die schon mit Microsoft Produkten gearbeitet haben, sehr groß.“

Auch der TPG Kunde Euronics setzt PPP ein und hebt den geringen Schulungsaufwand und die hohe Benutzerfreundlichkeit hervor. Lesen Sie die Case Study zu Projektmanagement mit Microsoft Teams.

KPIs in Ampelfarben für den schnellen Überblick

Als Ausgangspunkt dient nun eine zentrale Liste von Projekten. Wer sie aufruft, kann auf den ersten Blick ihren aktuellen Status erkennen. So gibt es Key Performance Indicators (KPIs), also Schlüsselkennzahlen, in den Ampelfarben Grün, Gelb oder Rot. Die Listenansicht gibt außerdem für jedes Projekt Auskunft über Budget, Termine oder Aufwände. Wer ein Einzelprojekt öffnet, sieht sofort, wie der aktuelle Stand ist. Hier ist ein Business Workflow implementiert, der stringent durch das jeweilige Projekt führt.

So lässt sich auf einer Zeitachse der gesamte Projektlebenszyklus abbilden, von der Initiierung, über die Planung, Ausführung und Steuerung bis hin zum Abschluss. Die Terminplanung erfolgt dabei mit Microsoft Project for the Web.

Ein wichtiger Teil des Workflows der Intercable Group ist das Reporting. Das Programm ist so eingerichtet, dass es von den Verantwortlichen regelmäßige Berichte über den Projekt-Status einfordert. Im Gegensatz zu früheren Excel-Zeiten sind die Reporting-Anforderungen automatisiert. Die Berichte dienen nicht zuletzt der Transparenz gegenüber dem Management.

Microsoft Teams macht die Lösung rund

Bei der Zusammenarbeit profitiert die Intercable Group zudem davon, dass Microsoft Teams komplett in die PPM-Lösung integriert ist. So lassen sich mit einem Klick nicht nur individuelle Teams direkt aus der Applikation heraus erstellen. Auch Projektmanagement-Disziplinen wie Termin- oder Kostenplanung können aus Microsoft Teams heraus bedient werden. „Die Teams-Integration macht die PPM-Lösung rund“, bringt es Kircher auf den Punkt. „Es gibt keinen Medienbruch im Umgang mit den Projekten. Für manche ist die PPM-Anwendung nur eine weitere Funktion in Microsoft Teams – so wie das Notizbuch oder die Datei-Ablage.“

Am Kantonsspital Aarau begrüssten die PPP-Anwender die Integration von MS Teams und die Möglichkeit, Änderungen selbst durchzuführen. Lesen Sie die Case Study zum modularen Projektmanagement.

Die cloudbasierte Lösung ermöglicht es nun, dass sich die Projekte unabhängig von Standort oder fixen Präsenzzeiten verwalten lassen. Davon profitieren zum einen Beschäftigte, die auch nach den Einschränkungen durch die Corona-Pandemie teils im Homeoffice arbeiten. Zum anderen ist die Intercable Group eine internationale Unternehmensgruppe mit Niederlassungen weltweit. Der Zugriff ist von überall via Internet möglich. Das Tool können deshalb auch externe Partner, Firmen oder Lieferanten nutzen, die in Projekte eingebunden sind.

„Den Kern unseres Pakets bildet ein Standard-Produkt, das auf der Microsoft Power Platform aufsetzt und aus der Box heraus innerhalb kürzester Zeit implementiert werden kann. Zugleich lässt es sich sehr gut auf die individuellen Kunden-Bedürfnisse zuschneiden, so dass sie sich von Beginn an in einer vertrauten Umgebung bewegen.“

„Die Lösung ist hochflexibel und zukunftssicher. Sie kann mit den steigenden Ansprüchen der Kunden wachsen, indem sich zusätzliche Funktionalitäten dann bereitstellen lassen, wenn sie benötigt werden. Darüber hinaus ist sie komplett cloudbasiert, niemand muss neue Hardware anschaffen oder sich über UpdateStrategien Gedanken machen.“

Michael Nicholson, Senior Consultant TPG The Project Group

Hohe Akzeptanz und neue Funktionen mit nur wenigen Klicks

Nach dem Einstieg mit den grundlegenden PPM-Disziplinen macht die IT-Abteilung der Intercable Group nun den nächsten Schritt: Sie erweitert die Funktionalität um eine Ressourcen-Planung. Welche Kolleginnen und Kollegen sind aktuell in laufende IT-Projekte eingebunden? Welche personellen Kapazitäten stehen für neue Anfragen bereit?

Die Steuerung von Fragen wie diesen lässt sich mit wenigen Klicks freischalten. Das TPG ProjectPowerPack wächst mit und bleibt flexibel für die Anforderungen der Zukunft. Ein weiterer Vorteil ist: Eine Reihe von Anpassungen kann das IT-Team der Intercable Group eigenständig vornehmen.

„Immer in dem Wissen, dass wir TPG im Hintergrund haben, falls unsere Kenntnisse nicht ausreichen“, sagt Teamleiter Kircher. Angesichts seiner Anwenderfreundlichkeit findet das neue PPM eine breite Akzeptanz bei den IT-Verantwortlichen der Intercable Group. Schon zeigen weitere Abteilungen Interesse am TPG ProjectPowerPack.

Weitere TPG Case Studies

Wenn Ihnen die Intercable Fallstudie gefallen hat, finden Sie hier weitere Case Studies von TPG (mit PDF-Download).

Haben Sie auch Erfahrungen mit einem Unternehmen, das aus seinem PPM-System herausgewachsen ist? Wie gefällt Ihnen die in der Intercable Case Study beschriebene Lösung?

ARTIKEL DRUCKEN