Integriertes Projektmanagement: Automobilzulieferer Edscha (Case Study)

Der global agierende Automobilzulieferer Edscha ist der weltweit größte Produzent von Scharniersystemen und zugleich einer der führenden europäischen Lieferanten für „Angetriebene Systeme“ und „Betätigungssysteme“ wie z.B. Pedalwerke und Feststellbremsen. Das nordrhein-westfälische Unternehmen mit Produktions- und Entwicklungsstandorten auf vier Kontinenten ist seit über 80 Jahren ein innovativer Partner nahezu aller großen Hersteller der Autoindustrie.

Die Vielzahl gleichzeitig laufender Projekte stellt enorme Herausforderungen an Ressourcen- und Terminplanung, an Systemschnittstellen und an die Gesamtübersicht. Mit der Lösung namens EdPro, die gemeinsam mit The Project Group GmbH (TPG) entwickelt wurde, verfügt Edscha jetzt über ein Projektmanagement-System, das den internationalen Anforderungen gerecht wird und flexibel mit den zukünftigen Aufgaben wachsen kann.

Kurzprofil des Kundenprojekts

Das Unternehmen: Mit 23 Standorten weltweit ist Edscha strategischer Entwicklungspartner der internationalen Autoindustrie. Edscha ist der weltweit größte Produzent von Scharniersystemen und zugleich einer der führenden europäischen Lieferanten für die Bereiche Angetriebene Systeme und Betätigungssysteme wie z.B. Pedalwerke und Feststellbremsen. 5900 Mitarbeiter sind in den drei Geschäftsbereichen tätig. Seit 2010 gehört das Unternehmen zum spanischen Automobilzulieferer-Konzern Gestamp.

Die Herausforderung: Für die kontinuierlich steigende Vielzahl der zu verwaltenden Projekte hatte Edscha bislang unterschiedliche Systeme eingesetzt, darunter Excel und Microsoft Project als reine Client-Tools. Gefordert war eine international einsetzbare Gesamtlösung unter Berücksichtigung VDA-konformer Standards.

Die Lösung: TPG hat für Edscha eine individualisierte Systemarchitektur auf Basis von Microsoft Project Server mit SharePoint und TPG PSLink für die SAP Integration entwickelt. Das EdPro genannte System kombiniert die Welten von ERP- und Projektmanagement-System. Als technisch komplexes Tool vereinfacht und harmonisiert die Lösung das Projektmanagement über Standorte und Systemschnittstellen hinweg.

Der Nutzen: Mit EdPro verfügt Edscha nun über ein einheitliches System für den weltweiten Einsatz und die standortübergreifende Projektabwicklung. Es ermöglicht globales Reporting und gibt allen Beteiligten den Überblick über den aktuellen Status von Projekten, Ressourcen und Terminen auf Basis aktueller Daten, die auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Hunderte von Projekten weltweit

Lösungen für Edscha müssen weltweit funktionieren. Das Unternehmen mit Zentrale im bergischen Remscheid entwickelt, produziert und vertreibt Produkte auf vier Kontinenten: „Ein so umfassender Anspruch an die Internationalität des Projektmanagements – das war in diesem Maßstab eine besondere Herausforderung“, erinnert sich TPG Projektleiter Bünyamin Ögdüm.

Die Größenordnung der Herausforderung erläutert Holger Marx, Leiter des Projektmanagements bei Edscha: „Wir haben eine globale Landschaft mit circa 300 Projekten und noch einmal etwa 200 weiteren, die jeweils in der Akquise sind. Mit EdPro – dem neuen Edscha-Tool – verfügen wir jetzt über ein einheitliches System für den weltweiten Einsatz und die standortübergreifende Projektabwicklung.“ TPG hat es auf Basis von Microsoft Project Server mit SharePoint entwickelt und implementiert.

„Wir wollten nie eine Lösung von der Stange, an die sich unser Unternehmen anzupassen hat – wir wollten eine individuelle Lösung, die sich uns anpasst.“

„Das Ergebnis kann sich sehen lassen“, freut sich Holger Marx. Seit Sommer 2017 ist EdPro bei Edscha bereits im täglichen Einsatz. „Es hat eine hohe Akzeptanz erreicht“, beobachtet Marx. „Die Software ist extrem anwenderfreundlich und bringt sämtlichen Beteiligten – Projektleitern ebenso wie Teammitgliedern – deutliche Vorteile.“ Die Benutzer sind zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand, sowohl beim Projektstatus als auch bei der Terminübersicht.

Wie hoch der Aufwand war, der hinter der nutzerfreundlichen Oberfläche steht, ist für den einzelnen Anwender nur noch zu erahnen. „Die fachlichen und technischen Anforderungen an das System waren hoch komplex“, erklärt Stavros Georgantzis, Gründer und Managing Partner bei TPG. „In enger Zusammenarbeit mit Edscha ist es uns aber gelungen, die Lösung möglichst einfach und benutzerfreundlich umzusetzen.“

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Expertise in der Integration von SAP und Microsoft Project

Edscha stellte von Anfang an eine ganze Reihe von Anforderungen an das neue System, die weit mehr verlangten als eine Zusammenstellung und Konfiguration von Standardkomponenten. Dass dies nicht einfach sein würde, hatte bereits der gescheiterte Versuch mit einem anderen Software-Dienstleister gezeigt.

Die besondere Kompetenz von TPG für zugeschnittene, integrative Lösungen war einer der Gründe für Edscha, den Auftrag nach München zu vergeben. Auch wichtig für Edscha war, dass TPG mit dem ebenfalls in Remscheid ansässigen Heiztechnik-Unternehmen Vaillant bereits einen exzellenten Referenzkunden vor Ort hat.

Marx: „Vor allem hat TPG erwiesene Expertise in der Integration von SAP und Microsoft Project“ – für die Geschäftsprozesse bei Edscha ein Aspekt von entscheidender Bedeutung. Mit TPG PSLink verfügt der IT-Dienstleister über ein Produkt zur Synchronisation der unterschiedlichen Systemwelten, das nun auch bei EdPro Bestandteil der Lösung ist.

„Für die Anwender ist es wichtig, alle relevanten Informationen in dem für sie geeigneten Werkzeug vorzufinden und zu bearbeiten. Für die Projektleiter und Projektteams sind das Microsoft Project und SharePoint, für die Controller ist es SAP“, erklärt Georgantzis. Das ermöglicht Edscha Projektleiter beispielsweise, ihre Termin-, Aufwands-, Kosten- und Budgetplanung komplett in Microsoft Project durchzuführen. Erforderliche Inputs werden aus SAP geholt und die Ergebnisse mit SAP synchronisiert.

Die Integration der beiden Systeme macht zudem ein aussagekräftigeres Berichtswesen möglich. Fast alle Berichte enthalten Daten aus beiden Quellen und ermöglichen dadurch valide Aussagen über den Status der Projekte. Prominentes Beispiel ist der Project Health Report, mit dem das PMO auf einen Blick erkennen kann, wie „gesund“ jedes Projekt ist.

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Kosten- und Budgetplanung wie in SAP – nur einfacher

Edscha nutzte seit vielen Jahren eine SAP-Anwendung namens ZPEP für die Planung und Überwachung von Aufwänden, Kosten und Budgets. In den Workshops wurde schnell deutlich, dass diese gut bewährte Methode beibehalten werden musste, allerdings nicht mehr in SAP, sondern als Teil von EdPro.

„Die Software ist extrem anwenderfreundlich und bringt allen Beteiligten deutliche Vorteile: Die Benutzer sind zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand, sowohl beim Projektstatus als auch bei der Terminübersicht.“

In der Tat wurde eine der ZPEP Anwendung nachempfundene Planungsmaske entwickelt, mit der die Aufwands-, Kosten- und Budgetplanung nicht nur vereinfacht, sondern auch mit der Terminplanung verknüpft wurde. Sie stellt heute einen der zentralen Planungsbestandteile der EdPro Lösung dar.

Checklisten mit SharePoint pflegen

Das offene SharePoint-System war noch ein Aspekt, der aus unserer Sicht für die Lösung von TPG sprach“, berichtet Marx.  Microsoft SharePoint hat für Edscha eine außergewöhnlich hohe Bedeutung. Der wesentliche Grund dafür sind die Checklisten, die sich dort pflegen und mit anderen Systemen verknüpfen lassen.

Checklisten kommen bei Projekten zum Einsatz, die in Phasen geplant werden. Das Ende jeder Phase markiert ein so genanntes Stage-Gate, als Tor zum Übergang in die nächste Phase. Mit den Checklisten wird geprüft, ob das Projekt in allen Punkten die definierten Ziele der zuvor durchschrittenen Phase erreicht hat.

Je nach Projektklassifizierung bietet EdPro die für das Projekt relevanten Checklistenfragen an. Eine Freigabe der Folgephase ist nur möglich, wenn die Checkliste der Vorphase final geprüft wurde. Weitere Funktionen, wie Zugriffrechte, Sperrmechanismen und die automatische Synchronisation mit den Meilensteinterminen im Terminplan, sind für die sichere Nutzung der Checklisten von Bedeutung.

VDA Branchenstandards erfüllt

„Das Besondere bei Edscha war die Anforderung, dass die Checklisten ein ganz bestimmtes Format haben müssen – der Prozess muss VDA-konform sein“, erklärt Bünyamin Ögdüm. Der Verband der Deutschen Automobilindustrie (VDA) definiert eine ganze Reihe von Standards, die für die deutschen Automobilhersteller und Zulieferer verbindlich sind.

„Der VDA-Begriff dafür heißt Reifegradabsicherung“, erläutert Holger Marx. „Während wir früher mit unterschiedlichen Systemen wie Excel und Microsoft Project gearbeitet haben, um den Reifegrad unserer Projekte zu verfolgen und zu überprüfen, erleichtert uns EdPro heute den Überblick: Bei jedem Meilenstein zwischen zwei Phasen sieht der Projektleiter, ob alle Antworten auf grün stehen oder ob die eine oder andere noch gelb oder gar rot markiert ist.“ Die Konformität zum VDA-Prozess ist durch die IT-Lösung gewährleistet.

Alle Möglichkeiten der Software ausschöpfen

Die wohl größte Herausforderung bei der Entwicklung und Einführung der neuen Systemlösung bestand darin, die komplexen Prozesse bei Edscha in allen Details zu verstehen und in die Systemarchitektur zu integrieren.

„TPG hat sich schnell in unsere Anforderungen eingearbeitet“, berichtet Marx und ergänzt, dass es auch umgekehrt einen Lernprozess gegeben habe: „Wir haben unsere Anforderungen an die Software im Laufe der Entwicklung angepasst, weil wir natürlich im Endeffekt alle Möglichkeiten ausschöpfen wollen, die in der Software stecken.“

Auf alle Veränderungen habe TPG immer flexibel und kompetent reagiert, hebt Marx hervor. Überhaupt sei Flexibilität eine für Edscha zentrale Eigenschaft der Münchner: „Wir wollten nie eine Lösung von der Stange, an die sich unser Unternehmen anzupassen hat – wir wollten eine individuelle Lösung, die sich uns anpasst.“

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Und das gilt auch für die Zukunft. „Aus den Projektteams kommen nach der Einführung der Software immer wieder Vorschläge, was noch zu verbessern wäre oder welche zusätzlichen Funktionen nützlich wären“, beobachtet Holger Marx. Diese Vorschläge werden bewertet und je nach Entscheidung in Abstimmung mit TPG umgesetzt.

Eine künftige Einsatzmöglichkeit könnte beispielsweise der Produktentstehungsprozess sein. Dabei prüft Edscha auf entsprechende Anfrage eines Kunden aus der Automobilindustrie, ob das gewünschte Produkt machbar ist, ob die erforderliche Qualität gewährleistet sein kann, welche Teile und Materialien zugekauft werden müssen, welche Kosten entstehen und vieles mehr. „Bislang arbeiten dabei viele Beteiligte an unterschiedlichen Excel Sheets“, sagt Marx. „Wir sehen die Chance, das durch EdPro zu vereinfachen.“

„Wir befinden uns in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess“, bilanziert Ögdüm die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Edscha. „Das System läuft gut, und es wächst stetig weiter.“ Holger Marx sagt’s noch kürzer: „EdPro lebt.“

Haben Sie ähnliche Erfahrungen gemacht und wenn ja, wie haben Sie Ihre Herausforderungen gelöst? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar unten!

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