Hybrides Projektmanagement und Vorgehensmodell – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden

Agil oder klassisch – welches Vorgehen passt für welches Projekt am besten? Sollten Sie sich diese Frage gerade stellen und die Vor- / Nachteile der beiden Projektmanagement-Methoden abwägen, dann ist dieser Artikel interessant für Sie. Denn wir empfehlen im Zweifelsfall: nutzen Sie hybrides Projektmanagement als Kombination beider Methoden!

Auf dieser Seite erfahren Sie, wann und wie Sie den hybriden Ansatz am besten nutzen. Ein hybrides Projektmanagement-Beispiel zeigt zudem die Anwendung in der Praxis.

Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Hybrides Projektmanagement Definition
• Vorteile hybrides Projektmanagement
• Rollen und Prozesse im klassischen Projektlebenszyklus
• Methoden im agilen Projektmanagement
• Unterschiede zwischen agilen und klassischen Methoden (Tabelle)
• Hybride Vorgehensmodelle im Projektmanagement
  • Hybrid: paralleler Einsatz von Methoden
  • Hybrid: vermischter Einsatz von Methoden
• Multiprojektmanagement – agil, klassisch oder hybrid?
• Hybrides Projektmanagement Beispiel
• Zusammenfassung und Empfehlung

Legen wir los mit einer kurzen Definition von hybridem Projektmanagement.

Hybrides Projektmanagement Definition

„Hybrid“ bedeutet eine Kombination oder Vermischung. Demnach ist hybrides Projektmanagement die Kombination von PM-Methoden. Dabei kommen sowohl die exakten Planungsansätze aus der klassischen PM-Welt als auch die flexiblen Reaktionsmöglichkeiten aus der agilen Welt nach Bedarf zum Einsatz. So lässt sich ggf. der Projektnutzen erhöhen, ein besseres Ergebnis erzielen und mit geringen Kosten schneller das Ziel erreichen.

Die Rolle von Software in immer mehr Hardware-Produkten wird seit Jahren zunehmend wichtiger. Damit sind jetzt agile Methoden mit ihrem iterativen Vorgehen und der flexiblen Zielgestaltung von Sprint zu Sprint auf dem Vormarsch. Das lässt sich mit den klassischen Methoden verbinden.

Ein solches hybrides Vorgehen, also agile und klassische Vorgehensmodelle im Zusammenspiel, kann z.B. die Integration klassischer Methoden nach PMI mit agilen nach Scrum oder den Einsatz diverser Elemente unterschiedlicher Methoden bedeuten.

Vorteile hybrides Projektmanagement

Durch die Kombination von klassischen und agilen Bestandteilen können Sie die jeweils besten Aspekte aus beiden Welten nutzen. Daraus ergibt sich die Chance für die folgenden Vorteile von hybridem Projektmanagement Sie können ggf.

• den Projektnutzen erhöhen,
• ein besseres Ergebnis erzielen und
• Ihr Projektziel schneller bzw. mit geringen Kosten erreichen.

Hinweis: Die Studie „The Drivers of Agility“ des PMI kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen mit einer hohen Agilität deutlich mehr Projekte erfolgreich abschließen als andere. Auf die genutzte Projektmanagement-Methode bezogen sind das bei den Unternehmen mit hoher Agilität 68% mit Agile, 71% mit Predictive und 72% mit Hybrid. Bei Unternehmen mit einer niedrigen Agilität sind es nur 41% mit Agile, 45% mit Predictive und 51% mit Hybrid.

Jetzt vergleichen wir zuerst die klassische Vorgehensweise im Projektmanagement mit den agilen Ansätzen.

Rollen und Prozesse im klassischen Projektlebenszyklus

Im klassischen Projektmanagement liefern Ihnen das Konzept und die darauf basierende Spezifikation die Basis für die Umsetzung. Erst am Ende geht es um die Abnahme und die Nutzung des erstellten Gesamtergebnisses. Die beteiligten Rollen sind:

• Projektsponsoren
• eine:n Projektleiter:in
• diverse Teamleiter:innen
• deren Mitarbeitende
• ein Project Management Office (PMO)

Der klassische Prozess im Projektmanagement kann etwa so aussehen:

1. Die Projektsponsoren definieren das Vorhaben und die zu erreichenden Ziele.
2. Im Prozess des Projektportfoliomanagement wird das neue Projekt priorisiert.
3. Die Teamleitenden der müssen zuvor für eine valide Kapazitätsplanung auf Portfolioebene die Voraussetzung schaffen, damit die Ressourcenzuordnung fundiert erfolgen kann. Dabei werden die Teammitglieder für jedes Projekt immer wieder neu zusammengestellt.
4. Die Detailplanung erfolgt in Gantt-Charts und mit Meilensteintrendanalysen.
5. Bei Verschiebungen und inhaltliche Änderungen steht der geplante Endtermin mit dem vorgegebenen Ziel. Teammitglieder werden ggf. aus anderen Projekten abgezogen.
6. Im regelmäßigen Projektportfoliomeeting wir mittels Projektstatusbericht für ausgewählte Projekte dargestellt, wie weit die bestellten Lieferungen schon sind.
7. Am Ende steht die Abnahme, in der das gelieferte Ergebnis mit der Beauftragung verglichen wird. Je nach Umstand werden Mängel aufgenommen und entsprechend nachgearbeitet.
8. In der Abschlusssitzung werden die Lessons Learned für kommende Vorhaben dieser Art festgehalten.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, was daran nun besser gemacht werden könnte? Ziele zu erreichen und geeignete Ressourcen dafür einzuteilen ist doch so erforderlich?

Ja, aber das geht nur, wenn die Ziele so klar sind und auch genau so erreicht werden müssen. Nur dann ist das klassische Vorgehen im Projektmanagement genau richtig.

Lesetipp: Projektmanagement-Methoden im Vergleich – klassisch, agil oder hybrid?

Agile Projektmanagement-Methoden

Agile Methoden hingegen sind dann passend, wenn Sie:

• Ergebnisse liefern müssen, die auf verschiedenen Wegen erreicht werden können
• im Laufe der Zeit neue Erkenntnisse und Technologien verfügbar werden, die im Sinne einer besseren Lösung auch einfließen sollen oder
• es gar nicht möglich ist, ein so genaues Bild der zu erbringenden Lieferung vorab zu spezifizieren, weil die Beteiligten dies nicht können.

Vor allem bei der Software-Produktentwicklung ist das Vorgehen heute meist agil. Immer mehr kommt dieser Ansatz aber auch in anderen hochtechnologischen und komplexen Umgebungen zum Einsatz.

Die Rollen im agilen Projektmanagement (wie etwa bei Scrum) sind die folgenden:

• Product Owner: entscheidet alles zum Produkt, priorisiert und pflegt das Backlog und ist permanent erreichbar
• Scrum Master: managt den Prozess, räumt Hindernisse aus dem Weg

Lesetipp: Was ist ein Product Owner und was macht er in agilen Teams?

Wichtigste Merkmale des agilen Projektmanagements sind:

1. 1. Kick-off-Meetings gibt es in agilen Umgebungen nicht mehr zwingend.
   2. Agile Teams sind so weit wie möglich selbst organisiert.
   3. Die Teams schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab (zu Beginn grob, feiner im Projektverlauf).
   4. Die Fortentwicklung läuft oft parallel zum Einsatz des bisherigen Produkts durch die Nutzer:innen.
   5. Das Entwicklungsteam bespricht täglich den Fortschritt im Hinblick auf das Sprint-Ziel.
   6. Regelmäßige Sprint-Planungen, Reviews und Retrospektiven sind Pflicht.
   7. Vorgaben gibt es nur im Product Backlog bzw. Sprint Backlog als Untermenge davon für jeden Sprint. Wenn etwas nicht im Backlog zu finden ist, wird es auch nicht behandelt.
   8. Zur Kommunikation mit den Stakeholdern über die Reviews hinaus gibt es öffentliche Boards mit Backlog und Sprint- oder Produkt-Burndown-Charts. Berichte über Termine, Kosten und Status im klassischen Sinne sind deshalb bestenfalls überflüssig.
   9. Feste Produkt- und Projektteams sowie die feste Taktung vereinfachen die allgemeine Planung und den Mitarbeiterwechsel zwischen Projekten erheblich.

Lesetipp: Agiles Projektmanagement – Grundlagen und Methoden für Einsteiger

Unterschiede zwischen agilen und klassischen Methoden

Die wichtigsten Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement lassen sich tabellarisch grob zusammenfassen wie folgt:

Hybride Vorgehensmodelle im Projektmanagement

Jetzt kennen Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen klassischem um agilem Projektmanagement. Wie können Sie diese unterschiedlichen Welten nun für hybrides Projektmanagement verbinden?

Es gibt mehrere hybride Vorgehensmodelle, die Sie anwenden können.

1. Paralleler Einsatz von klassischen und agilen Methoden

Das hybride Vorgehensmodell des parallelen Einsatzes der Methodenmischung in einzelnen Bereichen des Unternehmens zeichnet sich aus durch:

• Manche Bereiche eines Unternehmens arbeiten immer klassisch (z.B. das Consulting), andere immer agil (z.B. die Softwareentwicklung)
• Einige Projekte laufen klassisch ab, andere agil
• Einzelne Teile eines Projekts werden klassisch durchgeführt, andere Teile agil
• Die Grobplanung in Projekten findet klassisch statt und die Detailplanung dann agil

Unser Tipp: Dass manche Bereiche eines Unternehmens klassisch und andere agil arbeiten, ist eine der häufigsten und reibungslosesten Umsetzungen von hybridem Projektmanagement. Hier haben Sie normalerweise eine hohe Prozessstabilität.

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2. Vermischter Einsatz von klassischen und agilen Methoden

Die hybriden Vorgehensmodelle des vermischten Einsatzes der Methoden im selben Projekt können, je nach klassischem oder agilem Schwerpunkt, aussehen wie folgt:

• Klassische Projekte:
  • Engere Abstimmung mit Nutzer:innen und häufigere, nutzbare Zwischenergebnisse
  • Regelmäßige Stand-up Meetings zum Fortschritt (muss nicht täglich sein – jede Woche ist auch schon ein guter Anfang)
  • Planung in Phasen und Meilensteinen übergeordnet zu Sprints
  • Retrospektiven (Lessons Learned) nach jedem Statusbericht-Meeting, nicht erst am Projektende
  • Fixes Team für die gesamte Laufzeit des Projekts
  • Backlog pro Phase als Spezifikation
  • Projektplanung synchron mit Sprint-Längen

• Agile Projekte:
  • Scrum Master sind gleichzeitig auch Projektleitende im klassischeren Sinne
  • Ein Backlog wird für jede Projektphase angelegt statt als Spezifikation fürs Gesamtprodukt
  • Die Projektplanung wird mit den Sprint-Längen synchronisiert
  • Planen in Phasen und Meilensteinen – den Sprints übergeordnet und ergänzend dazu
  • Es gibt Statusberichte und Meilensteintrend-Analysen fürs Management und für die Stakeholder
  • (die beiden letzten Beispiele werden übrigens von vielen „Agilisten“ nicht so gerne gesehen, da sie die agilen Grundprinzipien verwässern können)

Methodenkombination und -wechsel im Projekt

Häufiges Wechseln zwischen klassischen und agilen Ansätzen von Projekt zu Projekt kann in wackeliger Prozessstabilität enden. Eine weitere Möglichkeit ist es deshalb, in Projekten nicht zwischen Methoden hin- und herzuwechseln, sondern sie gleich sinnvoll zu kombinieren.

Das kann zum Beispiel so aussehen:

• Konzept, Spezifikation und Umsetzung mit Hardware klassisch
• Softwareentwicklung agil
• Abnahme klassisch

Oder:

• Konzept und Spezifikation agil
• Umsetzung und Abnahme klassisch

Oder:

• Alles bis zur Integration am Schluss klassisch
• Integration agil

 

Unser Tipp: Bei Durchmischung der Methoden innerhalb des gleichen Projekts hat es sich bewährt, unklare Teile des Projekts agil und klarere Teile klassisch zu planen. Bei häufigen Wechseln zwischen klassischen und agilen Ansätzen von Projekt zu Projekt besteht die Gefahr, dass die Prozessstabilität wackelig werden kann.

Klassische Grobplanung und agile Detailplanung im Projekt

Bei hybriden Ansätzen in ein und demselben Projekt hat sich Folgendes bewährt:

• Planen Sie alles auf höherer Ebene grob klassisch als eine Art „Überbau“.
• Fügen Sie dann durch agile Arbeitsweisen das iterative Element im Nachhinein hinzu.

Auf diese Weise lassen sich etwa Meilensteine und Statusmeetings weiterhin einplanen. Aber die Vorteile agiler Arbeitsweisen kommen dennoch zum Tragen.

Die Meetingfrequenz zu rhythmisieren minimiert außerdem Reibungen und den allgemeinen Koordinationsaufwand – was am Ende zu mehr Produktivität führt.

Unser Tipp: Trennen Sie die Methoden klar nach Bereichen. Das bringt die höchste Prozesssicherheit. Als erster Schritt ist das meist ein guter Einstieg.

Multiprojektmanagement – agil, klassisch oder hybrid?

In Umgebungen für Multiprojektmanagement sind folgende Übersichten immer erforderlich:

• Status
• Notwendige Entscheidungen
• Liefertermine

Probleme beim Projektstatus müssen schnell und klar sichtbar werden (etwa durch eine rote Ampel).

Hier ist auch ein Unterschied: In typischen (Multi-)Projektlandschaften werden Sie klassische Methoden immer brauchen. Bei laufenden Produktentwicklungen von Version zu Version als „Kleinprojekte“ ist das aber anders. Letztere können Sie generell etwas problemloser agil strukturieren.

Und da es im agilen Umfeld keine Methoden für Multiprojektmanagement gibt, erübrigt sich jede weitere Frage.

Unser Tipp: Im Hybrides Projektmanagement Seminar von TPG bekommen Sie ein Grundgerüst an die Hand, mit dem Sie richtig in ein erfolgreiches hybrides Multi-Projektumfeld starten können. Besonders interessant ist dies für Mitarbeitende in PMOs.

Download (PDF): 8 Tipps für erfolgreiches Programmmanagement

Lesen Sie praktische Tipps, die Ihnen beim Aufbau und der Verbesserung Ihrer Multiprojekt-/Programmmanagement-Umgebung nützlich sein werden.
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Unser Tipp: Sind die Anforderungen auf Kundenseite unklar und unsicher formuliert und außerdem der Lösungsansatz im Projekt noch unklar und neu? Dann sind agile Methoden besonders gut für Sie geeignet. Für solche Situationen wurden sie entwickelt.

Hybrides Projektmanagement: Beispiel für die Umsetzung

Folgend geht es um ein hybrides Projektmanagement Beispiel.

In einem Unternehmen werden Kundenprojekte in Form von Consulting und Produktentwicklung (z.B. Softwareprodukte) parallel durchgeführt. Die Lösung mit hybridem Projektmanagement kann als Beispiel nun so aussehen:

• fremdbestimmte Beratungsprojekte für Kunden werden immer klassisch durchgeführt
• die selbstbestimmte Produktentwicklung läuft agil ab.

 

Unser Tipp: Beachten Sie bei einem solchen Umfeld aber, dass Kundenwünsche zwischen den Abteilungen abgestimmt werden müssen. Das heißt im Klartext, die Sales-Abteilung muss bei der Release Planung für die Produktentwicklung mitreden dürfen.

Zusammenfassung und Empfehlung zu hybridem Projektmanagement

In diesem Artikel haben Sie eine Übersicht aller drei Projektmanagement Methodenbereiche kennengelernt: klassisch, agil und hybrid. Sie wissen jetzt, wie hybrides Projektmanagement als Mischung von agilen und klassischen Ansätzen in der Praxis aussehen kann.

Sie haben gelernt, dass es von parallelen Einsätzen in verschiedenen Bereichen bis hin zu Mischungen der Ansätze innerhalb desselben Projekts viele Arten für hybrides Projektmanagement gibt. Ein hybrides Projektmanagement Beispiel hat Ihnen die praktische Umsetzung verdeutlicht.

Besonders geeignet erscheint uns vor allem die Einführung verschiedener geeigneter Methoden getrennt nach Organisationsbereichen (z.B. fremdbestimmte Kundenprojekte klassisch und selbstbestimmte Entwicklungsprojekte agil). Dabei ist die enge Einbindung aller relevanten Abteilungen (wie z.B. Sales) von Anfang an extrem wichtig.

Versuchen Sie bei der Einführung von Methoden, Schritt für Schritt vorzugehen und einen guten Teamrhythmus fürs Projekt zu finden.

Außerdem gilt: Oft verlangen besondere Situationen oder Umgebungen nach speziellen Kombinationen von Methoden. Eine für jedes Projekt individuelle Lösung (wie in den obigen Beispielen) ist immer besser, als ein einfach von außen übergestülptem Ansatz.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen zu hybridem Projektmanagement im Multiprojektumfeld stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Seminar Hybrides Projektmanagement für PMOs.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

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Über den Autor
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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