Genauigkeit in der Ressourcenplanung (+Download)

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+++ Der richtige Detaillierungs- und Planungsgrad +++ Vollständige Ressourcenplanung als Basis +++ Die Schlüsselrolle des Teamleiters +++

Von  Johann Strasser

In diesem Artikel geht es um die Genauigkeit und Vollständigkeit der taktischen Ressourcenplanung. Sie lernen, welche Rolle diese beiden Aspekte spielen, damit Sie Ihre Planung wirklich valide durchführen können.

Zur Erinnerung: Unter taktischer Ressourcenplanung verstehen wir hier die Abstimmung zwischen Projekt und Linie. Diese ist abhängig von der Organisationsform im Unternehmen (Matrix oder Linie). Ziel ist es, den Bedarf an Ressourcen mit benötigten Skills für Projekte zeitnah durch Mitarbeiter aus der Linie zu decken. Diese Arbeit ist zumeist die Aufgabe von Teamleitern.

Was ist Genauigkeit in der Ressourcenplanung

Die Genauigkeit betrifft einerseits den Detaillierungsgrad der Aktivitäten in der Planung. Andererseits geht es um die Aktualität der Planung insgesamt, also wie häufig die Überarbeitung stattfindet. Je detaillierter und häufiger Sie planen, desto aufwändiger wird es.

Wenn Sie also den Ansatz verfolgen, dass genauer geplant auch besser geplant bedeutet, so laufen Sie Gefahr, womöglich zu viel zu investieren. Diesen Planungsaufwand können Sie dann vielleicht auch nicht dauerhaft durchhalten.

Genauigkeit in der Ressourcenplanung Bild 2

Bild 1: Der Aufwand steigt mit zunehmender Genauigkeit / Der Nutzen nimmt nicht proportional mit dem Planungsaufwand zu.

Ist es wirklich sinnvoll, von jeder Ressource täglich auf Stundenbasis zu wissen, woran diese arbeitet? Oder genügt Ihnen die Planung auf Wochen bzw. Monaten sowie auf Ebene von Projekten bzw. Arbeitspaketen?

Wo liegt für Sie das Optimum an Aufwand und Nutzen, um für nötige Entscheidungen ausreichend informiert zu sein? Die Genauigkeit bei der Planung muss immer sinnvollen Anforderungen dienen. Nur so können Sie den Aufwand auch rechtfertigen.

Extra Download: Das sind die 3 wichtigen Erfolgsfaktoren für die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

In einer Matrixorganisation müssen Teamleiter ihre Ressourcen nicht auf jeden einzelnen Vorgang der Projekte zusichern. Es sollte reichen, wenn man weiß, wer wann in welchem Projekt arbeitet. Die Details planen dann die Projektleiter.

Umgekehrt müssen in der Linienorganisation Projektleiter nicht jeden Vorgang kennen, der zur Lieferung erforderlich ist. Hier planen die Teamleiter die Details.

Jeder plant also das, wofür er verantwortlich ist. Nicht doppelt, aber überlappend auf geeigneter Ebene. Dies dient dann zum Vergleich und zur Abstimmung.

Unser Tipp: Fragen Sie sich: „Ist es wirklich sinnvoll, wenn ich von jeder Ressource täglich auf Stundenbasis weiß, woran diese arbeitet? Oder genügt mir die Planung auf Wochen bzw. Monaten sowie auf Ebene von Projekten bzw. Arbeitspaketen?“

Was beeinflusst die Genauigkeit?

Die Entscheidung über die nötige und leistbare Genauigkeit Ihrer Ressourcenplanung wird z. B. beeinflusst von den folgenden Faktoren:

  • Anzahl der Ressourcen und Projekte
  • Dauer der Projekte und Aktivitäten
  • Aufwände in den Projekten
  • Komplexität der Terminpläne
  • wechselnde Einsatzorten
  • Eigenverantwortung der Teammitglieder
  • Häufigkeit von Störungen

Außerdem hängt die sinnvolle Genauigkeit von der Art der Projekte in Ihrem Portfolio ab: Zwischen z.B. IT-Kleinprojekten, der Entwicklung von Fahrzeugkomponenten oder von pharmazeutischen Produkten und dem Anlagenbau gibt es erhebliche Unterschiede.

Ihre Aufgabe lautet letztendlich: Finde die leistbare Granularität der Ressourcenplanung, die im Verhältnis zum Nutzen steht.

Aus unserer Erfahrung schaffen Sie dies durch die Annäherung vom Groben zum Feinen. Gehen Sie dabei von einer vollständigen Planung aus. Diese ist DIE Voraussetzung für jeden Nutzen.

Unser Tipp: Finden Sie die leistbare Granularität Ihrer Ressourcenplanung, die im Verhältnis zum gewünschten Nutzen steht. Gehen Sie vom Groben zum Feinen und arbeiten Sie auf jeden Fall mit einer VOLLSTÄNDIGEN Planung!

Vollständigkeit in der Ressourcenplanung

Sie werden höchstwahrscheinlich keinen Erfolg haben, wenn Ihre Ressourcenplanung nicht auf einer vollständigen Informationsbasis beruht. Diese muss alle Tätigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigen. Alle Aktivitäten, die nicht in Ihrer Planung erscheinen, bedeuten einen Fehler in der Planung.

Lesetipp: Ressourcenmanagement einführen – so geht es schnell und erfolgreich

Planungsfehler wegen falscher Schätzungen werden mit zunehmender Erfahrung und Sorgfalt geringer. Solche Fehler sind zudem meist eingrenzbar und Beteiligte haben in der Regel Verständnis für Fehlkalkulationen aus fehlender Erfahrung. Schätzungen können zudem mit minimalem, wahrscheinlichem und maximalem Aufwand angegeben werden. Daraus lassen sich dann Bandbreiten ablesen.

Wenn aber Projekte und Aktivitäten überhaupt nicht in der Planung vorkommen, obwohl sie ausgeführt werden, haben Sie nicht abschätzbare Planungsfehler. Diese sind auf jeden Fall viel schlimmer. Aber diese Art von Fehlern können und sollten Sie auch unbedingt vermeiden. Denn andere Stakeholdern werden für diese Fehler kein Verständnis haben.

Gründe für die Unvollständigkeit bei der Ressourcenplanung sind oft:

  • Manche Projektleiter setzen Ressourcen in ihren Projekten ein, deren Verfügbarkeit sie vorab nicht geklärt haben. Oder sie nutzen nicht das richtige Tool und sehen die Auslastung nicht.
  • Diverse Teamleiter unternehmen alles dafür, dass niemand Einblick in ihre internen Tätigkeiten erhält. Sie wollen möglichst ungestört und ruhig auf ihrer Insel weiterleben und unterlaufen alle Bemühungen um Transparenz.

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Wenn Sie Aussagen über Verfügbarkeiten von Personen treffen, die nicht auf einer vollständigen Informationsbasis beruhen, dann werden Sie früher oder später Schwierigkeiten haben. Diese können sein:

  • unvorhersehbare Ressourcenkonflikte
  • massive Überlastung bevorzugter Mitarbeiter
  • zu geringe Auslastung einiger anderer Ressourcen
  • mangelnde Wirtschaftlichkeit

Unser Tipp: Sorgen Sie unbedingt dafür, dass die Teamleiter alle Tätigkeiten der Ressourcen im Team erfassen. Sonst sind Ressourcenkonflikte nicht zu vermeiden.

Falls Sie dies nicht sicherstellen, sind die Informationen zur Verfügbarkeit des Teams verfälscht. Das wird dazu führen, dass Mitarbeiter für Projekte verplant werden, obwohl sie keine freie Verfügbarkeit mehr haben. Ressourcenkonflikte sind damit vorprogrammiert.

Bei der Ressourcenplanung mit Unschärfe leben lernen

Die Prämisse bei der Planung im Ressourcenmanagement ist immer die gleiche und daher unser Tipp:

Unser Tipp: Planen Sie besser vollständig und etwas ungenau als teilweise ganz genau und teilweise unvollständig.

Wie immer ist die Planung von Ressourcen durch das dynamische Umfeld häufig Änderungen ausgesetzt. Beispiele hierfür wären:

  • der unvorhergesehene Ausfall eines wichtigen Mitarbeiters
  • Change Requests
  • die Fehleinschätzung des Aufwands

Zur Optimierung von Aufwand und Nutzen der Planung gilt: Finden Sie sich damit ab, dass Sie mit Unschärfe in der Planung leben müssen.

Eine zu detaillierte Planung ist auf Dauer nicht aktuell zu halten und hinkt der Realität schnell hinterher. Da sich aber nicht alles ganz genau planen lässt, weil es zu lange dauert und Teile der Planung von der Realität überholt werden, sollten Sie so grob wie möglich und so fein wie nötig planen.

Unser Tipp: Leben Sie mit Unschärfe in Ihrer Planung. Eine zu detaillierte Planung ist schnell nicht mehr aktuell und daher auch nicht mehr nützlich. Planen Sie so grob wie möglich und so fein wie nötig.

Beginnen Sie also mit einer vollständigen Planung. Diese sollte vorerst nur einmal im Monat aktualisiert werden, aber auf jeden Fall alle Projekte und Tätigkeiten beinhalten.

Es gibt gute Beispiele, in denen Projekte anfangs so geplant werden, dass Ressourcen nicht Vorgängen zugeordnet sind, sondern Phasen oder sogar nur auf Ebene des Projektes. Ressourcen sind dabei anfänglich vielleicht auch nicht Personen, sondern Teams, also zwei Entwickler statt Müller und Meier. Wenn Ihre Planung auf diesem Level einmal rundläuft, können Sie in weiteren Schritten häufiger aktualisieren und feiner planen.

Unser Tipp: Kleine Schritte! Die Erfahrung zeigt, dass Sie Ihre Organisation zu Beginn nicht überfordern sollten. So ist die Gefahr des Scheiterns beim Einführen einer taktischen Ressourcenplanung deutlich geringer.

Holen Sie die Teamleiter ins Boot

Projektleiter haben von der Auslastung der Mitarbeiter höchstens aus ihrem Werkzeug für Projektmanagement Kenntnis. Aber diese Information ist meist unvollständig.

Daher empfiehlt es sich, von Anfang an die Teamleiter bei der Planung mit ins Boot zu holen. Diese sind auf jeden Fall am besten über die Auslastung ihres jeweiligen Teams informiert. Und sie sollten alle Projekteinsätze und alle anderen Tätigkeiten ihrer Teammitglieder kennen.

Lesetipp: Anforderungen an die Prozesse zur Ressourcenplanung

Idealerweise planen Teamleiter aus ihrer eigenen Perspektive und für ihren eigenen Nutzen. Dies ist als Ergänzung zur Projektplanung der Projektleiter zu sehen. Beide Rollen haben ihre eigene Planung, aber auf derselben Basis. Diese lassen sich dann mit dem richtigen Werkzeug vergleichen, um die Verfügbarkeit für Projekte zu ermitteln. Und so funktioniert das: Die Teamleiter bestimmen die Projektverfügbarkeit ihres Teams.

Diese errechnet sich so:

  • Ressourcenkapazität
  • abzüglich Abwesenheiten (Krankheiten, Urlaub oder Fortbildung)
  • abzüglich der allgemeinen und individuellen Linientätigkeiten
  • ergibt die Projektverfügbarkeit.

Die folgende Grafik zeigt die Differenz der Projektverfügbarkeit nach Berechnung durch den Teamleiter (rechts) und den Anfragen aus Projekten (links). Das Ergebnis ist verschieden, sodass Projekt B und C nicht voll zugesichert werden können.

Genauigkeit in der Ressourcenplanung Bild 2

Die für Projekte verfügbare Zeit kann von Teamleitern dann je nach Organisationsform verplant bzw. zugesichert werden:

  • In der Linienorganisation können Teamleiter die Projektverfügbarkeit für angefragte Liefergegenstände selbst verplanen.
  • In der Matrixorganisation stellen Teamleiter ihre Mitarbeiter für Projekte zur Verfügung, die Ressourcen bei ihnen angefragt haben.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie erfahren, welche Rolle die Genauigkeit und Vollständigkeit bei der Ressourcenplanung spielt. Sie wissen nun, dass es wichtiger ist, Ressourcen vollständig und etwas ungenau zu planen als ganz genau und dafür aber unvollständig.

Auch sollten Sie lernen, mit Unschärfe in Ihrer Planung zu leben. Denn eine zu detaillierte Planung lässt sich ggf. nicht durchhalten, ist schnell veraltet und dann nicht mehr nützlich. Planen Sie so grob wie möglich und so fein wie nötig.

Die Teamleiter müssen alle Tätigkeiten jeder planbaren Ressource ihres Teams in der Auslastung berücksichtigen. Auf dieser Basis bestimmen sie einwandfrei die verbleibende Projektverfügbarkeit. Für eine funktionierende taktische Ressourcenplanung haben die Teamleiter eine besonders wichtige Rolle.

Haben Sie noch Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld.

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