En tant que chef de service informatique ou chef de projet, vous savez que les projets informatiques internes présentent des caractéristiques uniques qui diffèrent des projets impliquant d’autres services. L’une des exigences fondamentales d’un département informatique est qu’il doit rester opérationnel à tout moment.
Après avoir examiné ce qui rend les projets informatiques internes si particuliers et fourni quelques conseils généraux, cet article abordera les points suivants :
- 4 Solutions pour plus de réussites
1) Gestion de portefeuille de projets informatiques
2) Affectation intégrée des coûts
3) Planification exhaustive des équipes
4) Planification du travail pour les individus - Conclusion et recommandations
Les projets induisant des changements dans le paysage informatique sont généralement gérés par des collaborateurs en plus de leur charge de travail quotidienne « ordinaire ».
Autres aspects uniques affectant les chefs d’équipe informatique et leurs employés :
- L’environnement informatique est très dynamique, avec des processus soigneusement chronométrés à des intervalles très brefs.
- De nouvelles compétences sont souvent en demandes et à très court terme.
- Le portefeuille a tendance à comprendre un plus grand nombre de petits projets et seulement quelques gros projets.
- Une distinction claire entre les opérations et les projets fait souvent défaut.
- Les tâches informatiques sont de plus en plus gérées selon des méthodes agiles, ce qui a un impact important sur la gestion des projets.
- Le département informatique existe pour servir les autres, c’est pourquoi ses coûts sont presque entièrement imputés aux départements qu’il sert.
- Les collaborateurs du service informatique utilisent normalement un outil de planification orienté vers les tâches ou un système de tickets. Pour une efficacité maximale, cet outil ou ce système doit être intégré à l’outil de gestion de projet.
Toutefois, avant d’aborder les solutions possibles, nous aimerions vous faire part de deux conseils importants :
Définissez des critères clairs pour vos projets
Dans de nombreux départements informatiques, on croit encore trop souvent que de nombreuses missions – même les plus importantes – peuvent être traitées en plus des opérations quotidiennes habituelles. Ce faisant, ces missions risquent de ne pas être exécutées dans les délais impartis, voire de ne pas l’être du tout.
Découvrez dans cet article comment les méthodes agiles peuvent contribuer à réduire les conflits de ressources dans les projets.
Il est donc important que tous les participants sachent clairement si cette mission relève de l’opérationnel ou est, en réalité, un projet avec tous ses processus connexes.
Notre conseil : Effectuez une analyse de la pertinence du projet pour déterminer dans quelles conditions une proposition informatique doit être traitée comme un projet et définissez les types de projets.
En procédant ainsi, vous augmentez vos chances de réussite car les missions ne seront plus traitées « à la volée ». Classer quelque chose comme un projet a ses avantages : les objectifs et la feuille de route sont clairement définis, les ressources nécessaires sont allouées et les décisions sont prises.
Assurez-vous que tout le monde est synchronisé
La méthodologie agile est très populaire dans l’industrie informatique. Contrairement à la planification normale des projets, les projets agiles impliquent des processus de durées différentes. La gestion des ressources est plus compliquée en raison des différentes durées des processus. Nous vous recommandons donc d’essayer ce qui suit.
Notre conseil : Essayez de subdiviser les processus de votre projet informatique en lots de travail qui peuvent être exécutés selon un calendrier fixe fait de phases.
L’affectation d’un ensemble cohérent de ressources à chaque phase du projet permet de s’assurer que les membres de l’équipe sont en mesure de passer de façon transparente du travail sur le projet à leurs tâches normales. Cela permet de réduire considérablement les efforts nécessaires pour coordonner toutes les ressources.
4 Solutions pour plus de réussite
Dans les sections suivantes, nous présentons des solutions pour quatre domaines particulièrement critiques pour les responsables informatique : gestion du portefeuille de projets informatiques, affectation des coûts internes, planification exhaustive des équipes et enfin planification personnalisée des tâches.
1) Gestion du portefeuille de projets informatiques
La gestion de portefeuille de projets est particulièrement importante pour l’informatique. Il n’est pas inhabituel que plusieurs centaines de projets soient traités en une année. Cela nécessite une stratégie claire, et les projets doivent être hiérarchisés en conséquence.
Bénéfice : Les critères les plus importants pour la gestion du portefeuille de projets sont :
- Priorités : vous vous assurez que vous concentrez vos efforts en priorité sur les bons projets – et les plus importants.
- Vue d’ensemble complète : vous restez informé-e sur tous les projets planifiés et en cours.
- Ressources disponibles : vous pouvez identifier toutes les ressources disponibles pour initier et réaliser des travaux supplémentaires sur tout nouveau projet.
- Prospective stratégique : vous pouvez anticiper l’expertise et/ou les compétences qui manqueront ou seront insuffisamment présentes dans votre entreprise et vous pouvez travailler de manière proactive pour les développer.
- Système d’alerte précoce : vous pouvez détecter à temps les goulots d’étranglement en matière de budget et/ou de ressources et adapter votre stratégie d’entreprise en conséquence.
Objectif : Assurez-vous que vous recevez une liste des projets classés par ordre de priorité et que la plupart des ressources sont allouées aux projets clés. Il existe plusieurs approches et outils pour gérer cela. Veuillez également consulter notre article décrivant les 7 étapes de la gestion du portefeuille de projets.
Approche solution : Une façon d’intégrer de nouveaux projets dans un portefeuille pour ce qui concerne la planification des ressources est représentée dans le schéma suivant
Dans cette Solution basée sur Microsoft, les barres utilisées pour représenter les différents projets peuvent être déplacées sur la ligne de temps. L’histogramme représentant les ressources de chaque département montre les capacités disponibles et indique si les ressources nécessaires sont disponibles pour traiter ce projet dans le délai imparti ou si le projet doit être reporté ou les capacités disponibles ajustées.
Planification du portefeuille pour optimiser l’utilisation des ressources (via TPG PortfolioManager)
Découvrez comment le service informatique interne d’un grand établissement de soins de santé suisse a résolu les problèmes liés à son système de gestion des ressources humaines grâce au ProjectPowerPack de TPG (étude de cas en anglais).
2) Affectation intégrée des coûts
Le coût réel des services informatiques doit être documenté avec précision et être attribué (dans la mesure du possible) aux départements qui bénéficient de ces services. De nombreuses petites entreprises n’ont souvent aucune idée du coût réel de ces services informatiques internes. En revanche, les grandes entreprises sont généralement conscientes des coûts réels.
Bénéfice : L’intégration de la gestion de projet et des systèmes ERP a ses avantages :
- Alignement des architectures des systèmes PM et ERP
- Soutien à la planification et au suivi du budget informatique
- Affectation des services aux différents centres de coûts
- Éviter la double saisie de données
- Disponibilité des données en temps voulu, ce qui permet un meilleur contrôle des projets informatiques.
- Meilleure qualité des données
Objectif : Veillez à ce que vos principaux systèmes soient intégrés afin d’automatiser le plus grand nombre possible de processus.
Approche solution : Cas d’utilisation impliquant l’intégration de systèmes PPM et ERP et d’autres systèmes dans le paysage informatique :
- Utilisation d’un modèle approprié pour ajouter des projets sélectionnés à un système ERP (tel que SAP) depuis par exemple une liste SharePoint, et la création de la structure projet en résultant, dans le système PPM (tel que Microsoft Project)
- Transfert de la structure projet du système PPM au système ERP
- Transfert des tâches et des coûts du système PPM au système ERP
- Transfert du travail réel par centre de coûts et par type de service du système PPM au système ERP pour facturation interne
- Transfert des coûts actuels du système ERP au système PPM pour reporting au chef de projet
Exemple du transfert des tâches et coûts du système PPM au système ERP (via TPG PSLink)
Notre conseil : Utilisez des processus à intervalles courts pour suivre les services informatiques. Assurez-vous que ces travaux sont imputés aux bons centres de coûts.
Le volume de projets a un effet significatif sur la qualité des données. Les projets dépassant une certaine taille nécessitent donc un PMO pour coordonner les efforts et maintenir une vue d’ensemble afin de garantir le succès du projet.
3) Planification exhaustive des équipes
Pour l’informatique en particulier traiter la multitude de tâches relevant des opérations quotidiennes tout en gérant de nombreux projets et tout cela avec les mêmes équipes, est un réel défi. Cela n’est possible que si toute l’équipe travaille à pleine capacité. Les outils PPM ne sont pas adaptés à la planification de l’opérationnel, et Excel a ses limites.
Bénéfice : les bénéfices liés à une planification exhaustive des équipes sont les suivants :
- Une vue claire de l’utilisation des ressources de l’équipe
- Le chef de projet et le chef d’équipe ont une base commune pour la coordination des efforts
- Les chefs d’équipe ont les données dont ils ont besoin pour expliquer l’utilisation des ressources à leur hiérarchie et peuvent expliquer le statut de chaque membre de l’équipe : qui travaille quand, sur quoi et pour combien d’heures, qui a la capacité à prendre plus de tâches et qui doit être délesté de certaines tâches.
Objectif : Fournissez à vos chefs d’équipe les outils nécessaires à une planification précise, qui leur permettra de dire avec certitude si leur équipe peut mettre ou non des ressources à contribution quand les chefs de projet le demandent. Le document “3 Important Points for Tactical Resource Planning” dont le lien est donné ci-dessous donne plus d’informations là-dessus.
Approche solution : Pour vous assurer d’avoir une planification complète dans l’organisation matricielle, assurez-vous de prendre en compte les éléments suivants :
- Le planning ne peut être complet que s’il n’y a pas d’oublis : assurez-vous donc d’inclure toutes les absences, activités opérationnelles, et tâches projets pour chaque membre de l’équipe.
- Seuls les chefs d’équipe peuvent gérer cela car les chefs de projets n’ont pas suffisamment de visibilité sur toutes ces informations.
- La disponibilité d’une ressource pour travailler sur un projet peut être calculée en enlevant toutes les absences et les tâches opérationnelles de sa capacité globale.
- Les chefs de projets et les chefs d’équipe ont chacun besoin de leur propre état d’avancement de leur planning. Chacun devrait d’ailleurs avoir accès au planning de l’autre mais sans avoir la permission de l’éditer.
- La meilleure stratégie est de mettre en place un outil centralisé et appuyé sur une base de données qui permette aux chefs de projets et chefs d’équipe de travailler efficacement.
Gérer les demandes de ressources et les approbations grâce à un outil adapté permettant une planification d’équipe complète (TPG TeamManager SharePoint app)
4) Planification du travail pour les individus
Avez-vous déjà envisagé d’impliquer les collaborateurs dans la planification d’un projet informatique ? Après tout, ce sont eux qui effectueront le travail de mise en œuvre des lots de travail. Les chefs de projet sont souvent incapables d’estimer correctement le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche particulière, car ils ne connaissent pas le travail de ces spécialistes de l’informatique.
Bénéfice : Impliquer les collaborateurs dans la planification du travail a plusieurs avantages :
- Le chef de projet définit la structure du projet avec ses lots de travail, puis l’équipe chargée du travail planifie les différentes tâches de ces lots à l’aide d’un outil adapté.
- Le résultat n’est pas une estimation approximative mais plutôt un plan réaliste pour le projet.
- Cela libère le calendrier du chef de projet car les détails sont définis dans les listes de tâches des différents lots de travail.
Objectif : Les collaborateurs utilisent différents outils pendant les projets informatiques. L’objectif pour la planification individuelle doit être d’intégrer ces systèmes. Idéalement, chaque individu devrait travailler avec un seul et unique outil.
Vous pouvez atteindre cet objectif en intégrant les outils de gestion du travail des collaborateurs (tel que JIRA) avec l’outil du chef de projet (tel que Microsoft Project, Planisware Enterprise et SharePoint).
En savoir plus dans cet article sur l’intégration de PPM avec Jira.
Approche solution : Les possible cas d’utilisation pour l’intégration de Microsoft Project et SharePoint avec la planification du travail (ici Jira ) sont :
- Synchronisation des structures Microsoft Project avec Jira
- Saisie des problèmes et des estimations dans Jira
- Import des problèmes standards depuis SharePoint dans Jira
- Synchronisation de Jira et Microsoft Project pour saisir l’avancement depuis Jira
Transfert des items, des temps réalisés et de l’avancement depuis Jira dans Microsoft Project (via TPG PSLink)
Conclusion et Recommandations – Conseils pour des projets informatiques internes plus réussis
Les projets informatiques internes ont des caractéristiques uniques qui les distinguent des projets des autres départements. Cet article a passé en revue certaines de ces différences.
Nous vous avons également donné quelques pistes pour vous aider à maîtriser la gestion du portefeuille de projets, l’affectation intégrée des coûts, la planification exhaustive des équipes et la planification personnalisée des tâches.
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