7 Tendances dans la gestion de projet en 2024 – vers où allons-nous ?

Quelles tendances de gestion de projet allons-nous voir dans des domaines tels que la planification des ressources, la collaboration, les méthodes et les outils ? Comment les rôles des participants dans l’environnement du projet vont-ils changer ? Et quels nouveaux défis attendent le PMO ?

Dans cet article (mis à jour début 2024), nous nous penchons sur les années à venir dans les environnements de projets agiles, traditionnels et hybrides. Les tendances ne s’appliquent toutefois pas de la même manière à tous les secteurs et types de projets. Nous combinons notre propre expérience avec les informations provenant de sources publiques et en déduisons les points principaux. Sur la base des évaluations et des prévisions, vous serez en mesure de mettre en œuvre les bonnes stratégies pour votre propre environnement de gestion de projet.

Notre objectif : que vous ayez l’esprit tranquille, sachant que vous avez toujours le contrôle total de votre environnement projet.

Voici les tendances que nous allons aborder :

• Tendance 1 : Plus d’Intelligence Artificielle dans la gestion de projet
• Tendance 2 : Outils de gestion de projet et utilisation automatisée des données
• Tendance 3 : La communication est de plus en plus intégrée dans les plans de projet
• Tendance 4: Plus de focus sur les bénéfices des résultats obtenus
• Tendance 5 : La gestion du changement et la transparence deviennent de plus en plus importante
• Tendance 6 : La planification des ressources devient de plus en plus importante
• Tendance 7 : Le PMO devient plus stratégique
• Conclusion : Les tendances de gestion de projet

Tendance 1 : L’Intelligence Artificielle de plus en plus présente dans la gestion de projet

La vague d’IA a été déclenchée par le chat bot ChatGPT fin 2022. Fin 2023, Microsoft a lancé Microsoft Copilot et le déploiera progressivement. Sa finalité? Etre votre assistant. Il soutiendra le travail quotidien dans l’environnement de Microsoft Office et d’autres outils. Copilot inspire et permet globalement de travailler plus efficacement.

Microsoft Copilot fera également partie du New Planner, une combinaison de Project for the Web et de Planner sous une nouvelle forme. Microsoft  a annoncé ce nouveau planificateur pour 2024.

De nombreux outils offrent désormais une assistance similaire en matière d’IA. Dans les outils de gestion de projet (par exemple, Planisware), la possibilité d’utiliser l’IA sur la base de ses propres données de planification existe déjà. l’objectif étant de contribuer à une meilleure planification et à des analyses bien fondées sans que les données propres à l’entreprise ne quittent cette dernière. La protection des données dans les applications de l’IA est l’un des thèmes clés de l’avenir proche.

Grâce au soutien de l’IA, les plans de projet seront améliorés, en particulier pour les chefs de projet inexpérimentés. Basé sur les données des projets passés, ce soutien provient en fait des leçons actives apprises dans la gestion de projet qui aident ainsi à réduire les erreurs.

Jusqu’à présent, les services d’IA sont souvent gratuits. Cela devrait toutefois changer, car leurs capacités représentent d’importants facteurs de différenciation concurrentielle.

Le graphique ci-dessous présente les résultats d’un sondage effectué lors d’un webinaire TPG en langue allemande en janvier 2024. Ce sondage demandait aux participants ce qu’ils aimeraient voir dans une aide à la gestion de projet par l’IA.

Les fabricants d’outils développent actuellement une aide à l’IA qui ira de plus en plus au-delà de la simple production d’un bon rapport basé sur les données existantes du projet. Des informations supplémentaires générées par l’IA existent déjà et seront bientôt disponibles à plus grande échelle.

Il s’agira notamment de:

• nivellement automatique des ressources
• mises à jour automatiques du plan de projet
• questions du type « Que se passerait-il si cette tâche du projet était décalée… ».

Notre conseil : jouez avec des outils comme Microsoft Copilot, ChatGPT ou d’autres. Apprenez à tirer le meilleur parti de ces outils en posant des questions de plus en plus précises. Et en même temps, découvrez les limites actuelles de l’outil.

Tendance 2 : Outils de gestion de projet et utilisation automatisée des données

Aujourd’hui encore, il est beaucoup plus facile qu’auparavant de commencer à utiliser des outils de gestion de la performance. Cela est devenu possible grâce à l‘utilisation flexible d’offres dans le cloud.

Ces outils:

• sont plus faciles à utiliser, car il n’est pas nécessaire de les installer
• permettent une facturation plus facile grâce aux licences mensuelles par utilisateur
• posent moins de problèmes lorsqu’il s’agit de l’accès inter-entreprises
• permettent une meilleure collaboration
• offrent la possibilité d’utiliser différents outils au cas par cas
• sont plus faciles à lancer et plus souples à utiliser dans le cloud.
• …

Notre conseil de lecture : L’article en anglais « Outils PMO : Logiciels pour la gestion multi-projets » présente d’abord les résultats d’une enquête germanophone sur les outils PMO. Ensuite, vous découvrirez un environnement d’outils PMO optimal pour la gestion de projets multiples, de portefeuilles et de ressources – le PPM Paradise. Il ne s’agit pas de logiciels et d’outils PMO d’un éditeur en particulier, mais de savoir quels sont les composants nécessaires et ce qu’ils doivent être en mesure de faire.

Plus de soutien grâce à l’automatisation

Même si de nombreux éditeurs prennent désormais en charge les méthodes agiles et traditionnelles dans un seul et même outil, aucune entreprise n’a encore trouvé la combinaison universellement convaincante. Toutefois, si différents outils sont utilisés (chacun étant considéré comme optimal dans son domaine d’application), les données doivent être échangées entre les outils. Dans de nombreux cas, cet échange se fait encore manuellement.

Les gens sont de moins en moins prêts à accepter la compilation manuelle et la saisie répétée de données pour éditer des rapports. L’époque où l’on se réjouissait déjà de pouvoir transférer des données entre les systèmes est révolue – il faut pouvoir consolider automatiquement les données existantes.

Un logiciel intermédiaire d’intégration performant peut aider à atteindre cet objectif. Les cas d’utilisation sont par exemple l’échange bidirectionnel de données entre la gestion de projet et les systèmes ERP, CRM et de gestion du travail. Cela vous permet de créer des rapports de projet en un seul clic-bouton, sans trop d’efforts manuels.

Un sondage effectué lors de notre webinaire en janvier 2024 a montré que plus de 60% des participants compilent encore une partie des données manuellement. Cela peut être dû à une habitude au sein même de l’entreprise ou à la nécessité d’adapter les processus. Cependant, nous constatons une tendance à l’automatisation, qui offre un immense potentiel d’efficacité dans l’environnement du projet. Les réponses au sondage le soulignent : les participants souhaitent saisir les données dans des systèmes centralisés basés sur des formulaires et des bases de données – plutôt que de saisir du texte dans des fichiers difficiles à réutiliser.

Notre conseil : renseignez-vous sur les outils basés sur le cloud qui conviennent à votre gestion de (multi-)projets, par exemple lors de webinaires ou sur YouTube. Souvent, la mise en route est beaucoup moins coûteuse qu’on ne l’imagine, même pour des produits très puissants. Familiarisez-vous avec les Power Apps de Microsoft, par exemple, au lieu d’Excel et de Word. Il existe des solutions modernes et puissantes qui peuvent également être étendues rapidement avec l’intégration avec SAP ou l’échange de données avec Jira, DevOps et CRM ou tout autre système.

 

Tendance 3 : La communication est de plus en plus intégrée dans les plans de projet

Dans le contexte d’un projet, la communication a toujours été un élément clé de sa réussite. Entre-temps, les outils sont de plus en plus nombreux à soutenir cette communication. Pour de plus en plus de clients, Microsoft Teams est devenu un outil central dans l’environnement du projet, remplaçant partiellement Outlook.

La communication fait de plus en plus partie intégrante des plans de projet, ce qui peut améliorer la planification du projet. Par exemple, s’il est possible d’accéder directement au chat pour une tâche dans le plan de projet, toutes les informations sont instantanément disponibles. Elles peuvent être évaluées en tant que leçons apprises pour les projets futurs. Ainsi, les connaissances ne se « perdent » pas.
Le dernier sondage « Pulse of the Profession® » du PMI a montré de manière éclatante l’importance de ce que l’on appelle les « power skills« . Une fois de plus, la capacité des chefs de projet à communiquer de manière adéquate est en tête de liste.

Une autre question importante est de mettre les connaissances existant dans l’entreprise à la disposition du plus grand nombre possible de personnes de manière durable (« si l’entreprise X savait ce que l’entreprise X sait »). Si cela fonctionne mieux, les connaissances auront également un impact positif sur les résultats futurs du projet.

La question du partage des connaissances est également concernée.

Le partage des connaissances continue à s’étendre

Vous connaissez sûrement le problème suivant : les gourous, en tant que source unique gardant leurs précieuses connaissances pour eux-mêmes, créent des goulots d’étranglement dans la planification des ressources.

Si vous disposez d’un nombre insuffisant de collaborateurs compétents ayant des connaissances similaires à déployer sur le même intervalle de temps, cela entraînera des conflits de ressources. Plus les compétences des collaborateurs disponibles sont proches les unes des autres, plus il sera facile de les affecter. Cela réduira automatiquement les conflits.

Toutefois, cela ne fonctionnera que si vous partagez réellement les connaissances. Ce n’est donc pas le nombre réel de personnes qui pose problème, mais les goulots d’étranglement pour certaines compétences.

« Tout seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin ». Dans les environnements agiles, cet état d’esprit est la norme. Pourtant, pour de nombreuses structures organisationnelles traditionnelles bien établies, ce type de remise en question sera un défi majeur.

La tendance au partage des connaissances est de plus en plus répandue, quel que soit le secteur d’activité. En tant que tendance de la gestion de projet, elle est de plus en plus manifestée par la jeune génération.

Notre conseil : Soutenez les différentes options de communication (par exemple, via le chat) et essayez de rendre les connaissances que vous avez rassemblées disponibles pour des projets futurs (par exemple, avec des outils d’intelligence artificielle). En outre, veillez à ce que les connaissances des experts clés soient réparties entre plusieurs responsables.

Tendance 4 : Plus de focus sur les bénéfices réalisés grâce aux résultats

Aujourd’hui, il ne suffit pas que quelque chose soit censé être fait. Nous nous interrogeons de plus en plus sur le comment et le pourquoi. Le résultat d’un projet et la manière d’y parvenir doivent répondre aux exigences de la protection de l’environnement et aux critères RSE. Les employés s’y intéressent de plus en plus, tout comme les clients de l’entreprise et la société dans son ensemble.

Les projets dans le domaine de l’organisation et des logiciels sont soumis à des environnements qui évoluent rapidement et doivent être guidés encore plus par les avantages escomptés, qui peuvent changer même pendant la durée de vie du projet.

Depuis 2023, nous avons observé que les entreprises mettent en œuvre de plus en plus de projets liés à la RSE. D’autre part, la tendance est aux grands projets, en particulier dans les domaines de l’infrastructure, de l’approvisionnement en énergie et de la défense.

Le sondage effectué lors de notre webinaire de janvier 2024 a montré que seul un quart des participants avait défini des lignes directrices RSE, tandis que la RSE n’était pas un facteur pour les deux tiers d’entre eux.

Il est de plus en plus difficile de se permettre de rater des objectifs. C’est pourquoi il est important d’axer votre portefeuille sur les avantages réels des résultats de vos projets. Lorsque les avantages escomptés d’un projet ne peuvent plus être obtenus, il peut être judicieux d’abandonner le projet. Ceci est particulièrement important dans un environnement où les ressources sont limitées.

Notre conseil : réfléchissez à la manière de mettre en œuvre une planification de projet en trois parties en vous concentrant sur les bénéfices du projet (par exemple, dans la gestion de portefeuille). Voici une suggestion :

• Description des objectifs et des bénéfices
• Feuille de route avec les phases, les étapes et les produits livrables pour les bénéficiaires du service.
• Planification interne détaillée avec les activités permettant de réaliser les livrables pour les équipes (qui sont de plus en plus auto-organisées).

Tendance 5 : La gestion du changement et la transparence deviennent de plus en plus importante

Dans le contexte de la numérisation, les changements organisationnels sont souvent mis en œuvre sous forme de projets. Dans ce processus, il arrive souvent que quelque chose se passe mal. La mise en œuvre d’un nouvel outil logiciel, par exemple, peut ne pas apporter les avantages souhaités, car les utilisateurs potentiels n’ont pas été dûment pris en compte, préparés ou accompagnés.

Pour que les projets soient couronnés de succès, il est indispensable d’aborder comme il se doit le processus de changement dans l’organisation, parallèlement à la mise en œuvre effective du contenu. C’est la tâche de la gestion du changement dans les projets.

Selon l’ampleur des changements et le nombre de personnes concernées, la prise en charge du changement sera une tâche pour le chef de projet. Toutefois, il est probablement judicieux, dans ce type d’initiative, de faire appel à des spécialistes de la gestion du changement.

Cette idée n’est peut-être pas nouvelle, mais ces derniers temps, les gens ne se contentent pas d’en parler, ils agissent en conséquence. La gestion du changement est un facteur clé de succès pour les projets de l’avenir.

Une plus grande transparence désormais soutenue

L’environnement des projets est de plus en plus ouvert à une plus grande transparence : les feux rouges sont souvent délibérément allumés en guise de système d’alerte précoce et ne sont plus une fin de non-recevoir, comme c’était le cas auparavant. L’ancienne habitude de se dérober dans les situations difficiles continue à s’estomper. De plus en plus de personnes soulignent les lacunes et veulent contribuer à changer les choses.

Le sondage réalisé lors de notre webinaire de janvier 2024 a révélé qu’un tiers des participants ne voyait toujours pas de réponse réelle à la résistance aux changements – un chiffre déplorable qui présente un fort impact pour les entreprises concernées. Le même résultat s’applique à la l’évaluation de l’efficacité des formations. Néanmoins, une majorité considère les formations (60%) et les sponsors (59%) comme nécessaires dans le contexte du changement. Etonnament, les résultats n’ont que très peu changé depuis le même sondage effectué lors de notre webinaire de début 2023.

Notre conseil : Dans les projets de changement, veillez dès le départ à ce que les personnes concernées par les changements soient correctement préparées et assistées.

Tendance 6 : La planification des ressources devient de plus en plus importante

Les études et enquêtes récentes ont clairement montré que la gestion des ressources d’un projet devient de plus en plus importante. On considère souvent que c’est le « domaine le plus difficile de la gestion de projet ». C’est pourquoi de nombreuses entreprises ne l’ont pas encore abordée.

En réalité, il n’est pas si difficile de commencer à gérer les ressources avec succès. Ce qui importe, toutefois, c’est d’adopter la bonne approche, en commençant par une planification sommaire, et de veiller à ce que toutes les activités des ressources fassent l’objet d’un suivi complet. Ce n’est qu’à cette condition que la planification des ressources peut fonctionner correctement au niveau de l’équipe, du projet et de l’entreprise au niveau du portefeuille.
Il est par ailleurs très important d’impliquer tous les rôles.

 

Project Management Office (PMO)

Le PMO assume de plus en plus la coordination de la gestion des ressources aux côtés des chefs d’équipe et des chefs de projet. En collaboration avec les décideurs, ce bureau central doit fournir des capacités dotées des compétences appropriées de manière proactive.

Chefs d’équipe

Les chefs d’équipe sont de plus en plus impliqués dans la formation continue des membres de leur équipe. La formation des collaborateurs est évidemment un moyen d’accroître continuellement les connaissances. L’objectif doit être de retenir les employés à long terme. L’élargissement de leurs connaissances renforcera non seulement leurs liens avec l’entreprise, mais permettra également de leur donner plus de satisfaction. Car la satisfaction dans le travail devient de plus en plus importante sur un marché du travail qui évolue rapidement.

Chefs de projet

Les chefs de projet sont de plus en plus engagés dans la recherche de solutions pour des objectifs clairs et des compétences sociales. Traditionnellement, il était possible de définir un objectif clair au moment de la commande du projet. De nos jours, cependant, nous sommes souvent incapables de définir complètement cet objectif, ce qui rend nécessaire une approche différente du sujet. En outre, l’augmentation constante du nombre de projets signifie que la responsabilité des chefs de projet de s’occuper de tout de manière adéquate a augmenté.

Membres d’équipe

Pour maîtriser tout cela, les membres de l’équipe doivent gérer de façon honnête l’ambiguïté, le manque de connaissances et les échéances (lire notre article sur VUCA dans la gestion de de projet). En effet, la principale raison de l’échec d’un projet est l’absence d’objectifs ou l’incapacité à les définir clairement.

Notre conseil : La gestion des ressources ne se passera bien que s’il y a une bonne interaction entre les chefs de projet, les chefs d’équipe, les membres d’équipe et le PMO. Posez les bases avec des processus et des outils.

Les processus de planification des ressources doivent garantir l’implication des chefs d’équipe dans le processus de coordination entre la gestion du projet et la gestion opérationnelle.Ce n’est qu’en considérant les deux perspectives que vous obtiendrez une planification des ressources complète et donc fiable.

Pour aggraver les choses, de nouveaux besoins pour de nouveaux projets et de nouveaux domaines de connaissances apparaissent à des intervalles de plus en plus courts. Il faut en tenir compte de manière plus souple dans la planification stratégique de la capacité.

A lire : 6 étapes de la gestion des ressources – mettre rapidement en œuvre la planification tactique des ressources (article en anglais)

C’est pourquoi les PMO et les responsables de portefeuilles ont besoin d’un soutien encore plus important dans la planification de scénarios variables. En fonction des priorités et des disponibilités des mois et des années à venir, ils doivent décider quels nouveaux projets lancer, et quand. Certains doivent également faire preuve d’une grande souplesse pour reporter des projets et s’adapter aux nouvelles circonstances extérieures.

Une planification approximative mais complète des ressources est plus utile à cette fin qu’une planification précise pour quelques projets seulement. On accepte dérormais beaucoup plus volontiers l’approche « Complète et suffisante« . De plus, les entreprises se détournent de plus en plus d’Excel dans le contexte de la gestion des ressources, car cet outil n’est tout simplement pas assez flexible. Les outils spéciaux pour la gestion des ressources sont bien mieux adaptés.

Notre conseil : Une planification approximative mais complète des ressources (toutes les activités opérationnelles, les absences et les activités projet) est préférable à une planification détaillée de certains projets mais globalement incomplète.

Planification complète des ressources avec les opérations et les activités projet ainsi que les absences pour chaque membre de l’équipe (avec TPG TeamManager)

Compétences sociales et interpersonnelles pour la gestion de projet du futur

Si vous travaillez dans l’environnement projet, vous devriez tenir compte de quelques conseils concernant les compétences sociales et interpersonnelles. Ils vous aideront à vous préparer aux tendances futures d’un environnement projet toujours plus complexe et d’une gestion des ressources toujours plus exigeante :

• Ayez une vision humaine du terme “ressources”
• Encouragez la créativité dans la recherche de solutions
• Permettez les essais infructueux et prenez-les en considération
• Créez la confiance comme base d’une évaluation honnête des circonstances et des tâches
• Faites en sorte de limiter les incertitudes, sources de stress dans les projets
• Créez un environnement où les équipes se sentent à l’aise et qu’elles n’auront pas envie de quitter
• Dans l’ensemble, il existe une tendance qui exige que les chefs de projet deviennent (comme) des chefs d’équipe – « Vous pouvez gérer les choses, mais vous devez diriger les gens. » Et pourquoi en est-il ainsi ? Du point de vue de l’entreprise, c’est le principe directeur qui sera perçu comme de plus en plus vrai à mesure que la main-d’œuvre qualifiée se raréfie : « Les choses les plus importantes ne sont pas des choses. »

Le sondage sur la situation des ressources dans un webinaire TPG en janvier 2024 a confirmé l’importance des points problématiques (pain points) dans la gestion des ressources : les problèmes de processus, de personnel, de compétences et d’outils sont courants.

Tendance 7 : Le PMO devient plus stratégique

Le PMO assume de plus en plus la responsabilité de la mise en œuvre des objectifs stratégiques.  Sur le plan organisationnel, il est plus avantageux que le PMO soit établi en tant que département exécutif avec un accès direct à la direction de l’entreprise.

Dans ce contexte, une planification stratégique de la capacité réussie exige une vue d’ensemble des ressources à l’échelle de l’entreprise et une bonne gestion des compétences. Trouver et former les ressources appropriées est essentiel, tout comme leur affectation encore plus dynamique à des projets à valeur stratégique.

Dans le cadre de la gestion du portefeuille, le PMO devrait désormais travailler davantage à l’abandon des projets les plus faibles. L’abandon délibéré d’un projet permettra de libérer des ressources à temps pour des projets ayant une plus grande priorité.

La notion de « limiter les dégâts » n’est pas nouvelle, mais elle est particulièrement importante dans ce contexte. Il est judicieux de reconnaître l’échec à un stade précoce et de prendre des mesures appropriées avant que les dommages ne s’aggravent. Cela permet de soutenir le changement culturel nécessaire à l’avenir en faveur d’un échec réussi des projets.

Notre conseil : Veillez, de haut en bas, à ce que les projets qui échouent puissent être reconnus comme tels et abandonnés. Cela nécessite un changement culturel dans l’ensemble de l’entreprise, afin que les chefs de projet n’aient plus peur de l’échec.

Un autre sondage réalisé lors du même webinaire de janvier 2024 concernant les futures fonctions souhaitées du PMO a donné les résultats illustrés dans le graphique ci-dessous:

Les personnes interrogées ont accordé la note la plus élevée au soutien des chefs de projet, suivi de la normalisation /mise à disposition de rapports, du soutien dans la gestion du portefeuille et de la coordination de la gestion des ressources. Trois des quatre responsabilités ont été souhaitées par plus de 50% des 256 participants au webinaire.

A l’avenir, les PMO doivent se préparer aux changements suivants :

• Des liens plus étroits avec la direction
• Ne pas se contenter de créer des standards et des rapports
• Plus de coordination dans la gestion des ressources
• Plus d’implication dans la gestion de portefeuille
• Une utilisation flexible des méthodes de gestion de projet
• Un soutien individualisé aux chefs de projet sur les processus et méthodes traditionnels, agile, hybrides afin d’obtenir la bonne combinaison
• Il faut appliquer les enseignements tirés et continuellement adapter le guide de gestion de projet en vigueur dans l’entreprise.

Conclusion : Tendances en gestion de projet 

Dans cet article, vous avez appris quelles tendances en matière de gestion de projet nous voyons se dessiner à l’horizon. Nous avons mis l’accent sur les domaines de la planification des ressources, de la collaboration, des rôles, des méthodes et des outils.

En conclusion et pour résumer, voici  ces tendances en un coup d’œil :

• Tendance 1 : L’Intelligence Artificielle de plus en plus présente dans la gestion de projet
• Tendance 2 : Outils de gestion de projet et utilisation automatisée des données
• Tendance 3 : La communication devient de plus en plus importante
• Tendance 4 : Plus de focus sur les bénéfices des résultats obtenus
• Tendance 5 : La gestion du changement et la transparence deviennent de plus en plus importante
• Tendance 6 : La planification des ressources devient de plus en plus importante
• Tendance 7 : Le PMO devient de plus en plus stratégique

Voyez-vous d’autres tendance en gestion de projet qu’il serait utile de rajouter à cette liste ? Laissez-nous votre commentaire ci-dessous. Merci!

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Au sujet de l’auteur :  Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars. 

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