Entretiens avec des PMO sur la crise du COVID-19 que réserve l’avenir au télétravail sur les projets

Le virus Covid-19 a complètement dominé l’économie et nos vies depuis mars 2020. Partout dans le monde, nombreux sont ceux qui ont été dans l’impossibilité de travailler sur leur lieu de travail habituel. Le débat sur le télétravail a par conséquent pris une nouvelle ampleur sous l’impulsion de cette crise sanitaire.

L’article La Gestion de projet en période de crise explore l’impact de la crise sur la gestion de projet et étudie aussi les rôles du PMO et du chef de projet.

Pour avoir une meilleure compréhension de la situation, nous avons interrogé 12 PMO : comment faites-vous face à la situation actuelle et comment la crise du COVID-19 a-t-elle affecté votre travail ?

Cet article se penche également sur les pronostics pour l’avenir afin de voir à quoi nous pouvons nous attendre. Qu’en pensez-vous ? L’avenir verra-t-il le télétravail comme la nouvelle norme de travail ? Le sondage réalisé auprès de différents PMO a mis en lumière plusieurs solutions possibles.

• Comment la crise a -t-elle impacté les PMO ?
• Le télétravail : une toute nouvelle expérience ?
• Les avantages du télétravail
• Les inconvénients du télétravail
• Conclusion : Les PMO tournés vers l’avenir
• Addendum: Microsoft a analysé les données sur ses collaborateurs travaillant nouvellement a distance

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Comment la crise a-t-elle impacté les PMO ?

Entre fin avril et début mai 2020, TPG The Project Group a réalisé des entretiens téléphoniques avec 12 PMO de divers secteurs. Le sondage était destiné à déterminer la façon dont les environnements de travail ont été modifiés par la crise sanitaire actuelle.

Les principales conclusions sont les suivantes :

• Tous les membres du PMO sont actuellement en télétravail.
• Tous les autres services de l’entreprise où le télétravail était possible font de même.
• Le chômage partiel est envisagé dans 5 des 12 PMO.
• Pour le moment, les PMO prévoient que la situation restera identique pendant un certain temps.

« Je suis convaincu que la normalité à laquelle nous étions habitués il y a juste 3 mois, ne reviendra pas de sitôt ».

– Peter Heister, Responsable du Centre Projet pour l’Excellence de CPS; DXF-SP (Roche CPS – Centralised and Point of Care Solutions Roche Diagnostics GmbH)

Cependant, il y a aussi de bonnes nouvelles. Nos entretiens ont révélé que pour l’instant, beaucoup des entreprises n’avaient pas modifié leur portefeuille de projets. Seul un PMO a réduit son travail pour se concentrer sur la documentation et l’optimisation de processus. Nous avons découvert que les problèmes proviennent généralement des clients et/ou partenaires. Certains ont dû stopper net leurs projets.

D’autre part, on nous a également dit que les projets et les commandes clients avaient reçu un nouvel élan ou le feu vert pour aller de l’avant.

#COVID #HomeWorking Day 1 … #Dilbert‘s Ethical Dilemma by @ScottAdamsSays pic.twitter.com/wTOqTAbM0j

— Sony Kapoor (@SonyKapoor) March 14, 2020

Cela montre que le niveau de commandes pendant cette crise dépend énormément du secteur d’activité. Les PMO tentent de prioriser les projets pour déterminer lesquels sont absolument essentiels et y consacrer leurs efforts.

Il est difficile de mesurer la marge de manœuvre réelle des PMO. La crise rend aussi difficile une planification fiable.

• Le personnel clé n’est plus aussi disponible qu’avant la crise.
• Les réunions et les dates d’échéances ont été reportées ou annulées.
• La collaboration avec les sites à l’étranger est difficile.

Les entreprises nationales sont confrontées au problème de l’avantage concurrentiel. Quand est-ce que chaque site pourra rouvrir ? Bien que certaines entreprises, certains commerces commencent à rouvrir ici et là, la situation varie beaucoup d’un pays à l’autre.

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Le télétravail – une toute nouvelle expérience ?

Seul l’un des PMO que nous avons interrogé a eu des difficultés à télétravailler et c’est parce que c’était tout nouveau. Pour les autres, le télétravail était déjà pratiqué. Ils avaient l’infrastructure technique permettant le télétravail, ce qui leur a donné la flexibilité nécessaire pour gérer le travail en télétravail.

« Nous avons organisé des séminaires de formation et des ateliers, et avons réalisé des tests d’intégration avec 150 employés. De plus, nous avons pu gérer les go-lives à distance. Nos clients étaient aussi bien préparés à cela et étaient contents de voir que les projets pouvaient continuer sans entrave »

– Dr. Achim Detering, Kaufmännische Steuerung Strategisches PMO (commercial management strategic PMO) chez GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme GmbH

La plupart des PMO avaient déjà de l’expérience dans la coordination de projets nationaux via Internet avant le début de la crise. L’une des personnes interrogées a parlé d’une mission impliquant la gestion d’un projet à l’échelle nationale et l’assurance produit. Dans cette situation précise, même les tâches liées à l’organisation des équipes à distance se sont très bien passées.

Les réunions et conférences virtuelles étaient déjà largement pratiquées dans la majorité des PMO avant même le début de la crise, tout simplement pour éviter de longs déplacements et les coûts associés.

« J’espère que le télétravail deviendra plus commun. Nous avons vu que Microsoft propose plusieurs outils et il serait judicieux que nous les mettions en œuvre et les utilisions ». Oliver Grossmann, Head of Project Management (Sauber Motorsport AG) 

Globalement, la plupart des PMO étaient bien préparés à la situation de télétravail, même d’un point de vue technique. Les collaborateurs ont pu simplement prendre leur ordinateur portable du bureau à la maison car l’entreprise avait déjà la bonne infrastructure technologique en place. Certaines entreprises ont aussi tenu des séminaires de formation et des ateliers à distance.

« Nous proposions déjà la possibilité de télétravailler depuis plusieurs années, donc c’était déjà bien dans les mœurs » Jürgen Hönack, Directeur PMO (ETECTURE GmbH)

Cette tendance va-t-elle continuer ? Pour le savoir nous avons posé les questions suivantes : quels sont selon vous les avantages et les inconvénients du télétravail ? Est-ce que le télétravail est une stratégie durable ? Un environnement business dirigé par des personnes en télétravail est-il réellement durable ?

Les avantages du télétravail

Les personnes interrogées ont identifié les avantages suivants au télétravail :

• D’une certaine façon une plus grande disponibilité.
• Plus de concentration sur le projet lui-même sans les distractions habituelles d’un environnement de bureau.
• Un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle grâce à la suppression des trajets domicile-travail.
• Les grosses réunions à plus de 20 personnes sont plus faciles à coordonner car il y a moins de temps morts pendant les discussions.
• Les réunions avec des participants répartis dans plusieurs fuseaux horaires sont plus faciles à gérer grâce à la gestion plus flexible du travail.
• Les changements au reporting projet peuvent être facilement traités car la communication directe est rarement indispensable pour les PMO stratégiques.
• Il est plus facile pour les entreprises situées dans des endroits moins attractifs d’attirer des professionnels qualifiés et des jeunes talents.

La majorité des PMO interrogés ont indiqué que le télétravail était généralement bien accepté dans leur organisation. Dans certains cas c’était même bénéfique par rapport au travail sur site.

« Nos collaborateurs ont bien accueilli le télétravail et voudraient que la pratique continue dans le futur. » – Jens Steinhilber, Chef de Projet Systèmes d’Ingénierie (entreprise d’ingénierie mécanique).

Mais, le télétravail a aussi ses inconvénients.

Pour en savoir plus lisez notre article : L’importance de la gestion de projet en période de crise.

Les inconvénients du télétravail

« Les gens se sentent seuls car l’interaction sociale du bureau leur manque. »  Eduard B. Bleckmann, Senior PMO Manager (KARL STORZ SE & Co. KG)

Les PMO que nous avons interrogés ont cité les inconvénients suivants au télétravail :

• Il est beaucoup plus difficile de maintenir les contacts personnels avec les clients et les équipes.
• Être présent physiquement est généralement plus pratique pour des échanges d’information rapides et pour les réunions.
• Il est plus difficile de guider les nouveaux collaborateurs uniquement virtuellement, car l’aspect humain manque.
• Si le télétravail devait s’installer sur le long-terme, l’entreprise devrait alors clarifier quels équipements sont nécessaires et elle devrait sans doute les fournir (ex : bureau, chaise, casque etc…)
• Les personnes qui ont besoin de l’interaction sociale que l’on peut trouver au bureau pourraient se sentir seules et mal à l’aise.
• On peut observer un manque de connaissance et/ou de discipline sur l’utilisation des nouvelles technologies (ex : ne pas utiliser l’e-mail pour « chatter »). Des conseils, des guides, des bonnes pratiques sont nécessaires.
• Une surabondance d’outils peut faire peur et faire perdre le fil des choses.
• Les collaborateurs ne font pas toujours bon usage de toutes les fonctionnalités des outils.

« La communication est altérée car les personnes préfèrent éteindre leur caméra pour économiser de la bande passante. Ils préfèrent juste partager leur écran. » – Joachim Braun, PMO (Lenzing AG)

Working from home by @Dilbert_Daily 🙂 #dilbert pic.twitter.com/CvaDF7SSMN

— Oleksii Beloschuk (@beloschuk) May 19, 2020

Conclusion : Les PMOs se tournent vers l’avenir

Nos entretiens ont révélé que tous les membres des PMO étaient en télétravail depuis chez eux. Nos discussions avec eux ont vite tourné vers les avantages et les inconvénients du télétravail.

Au moment où nous avons fait les entretiens, aucun des PMO n’avait été concerné par des mesures de chômage partiel mais pensaient que cela pourrait les concerner à moyen ou long terme. Ils considèrent leur rôle comme essentiel dans l’entreprise et par conséquent pensent qu’ils seraient les derniers dans leur organisation à être concernés par cette mesure.

For the sake of all of us #Homeworking under #Covid #Lockdowns I just hope that ⁦@ScottAdamsSays⁩ and #Dilbert were right about this … #FingersCrossed pic.twitter.com/vXZYSKQxLg

— Sony Kapoor (@SonyKapoor) March 15, 2020

Pour ce qui est de l’avenir ils s’accordent tous à dire que le télétravail est une solution temporaire : ou du moins le télétravail à 100% est une solution temporaire. Ils pourraient envisager une combinaison de télétravail et de travail au bureau. Ce qui pourrait être une amélioration par rapport à l’environnement de travail d’avant.

Les PMO considèrent que l’environnement de travail flexible de demain devra répondre à ces critères :

• Si la nature du travail le permet, les collaborateurs se verront proposer l’option de télétravailler.
• Les collaborateurs devront aussi être flexibles : ils devront accepter de participer en personne à des réunions importantes si besoin.
• Le personnel devra être présent au bureau en alternance pour maintenir les canaux de communication informels ouverts et éviter que le bureau ne devienne un lieu de travail abandonné et peu attrayant.
• Le service informatique devra s’assurer que les outils collaboratifs permettent aussi au personnel de communiquer avec les contacts extérieurs tels que les clients et les fournisseurs.
• Il devra y avoir des lignes directrices uniformes et convenues par tous pour l’utilisation des technologies disponibles. Ces lignes directrices devront réglementer par exemple l’objectif et l’usage de chaque outil (par exemple pas de chat par e-mail) et où/comment sont stockés les fichiers.
• Toutes les informations clés et les documents doivent être accessibles depuis le domicile des télétravailleurs via un intranet. Il faut en effet éviter les dossiers papiers en télétravail.

Toutes les personnes interrogées ont relevé que la normalité telle qu’elle existait avant la crise du Covid-19 est encore loin. Le télétravail restera un élément clé de l’environnement de travail. La question de savoir dans quelle mesure il le restera, est, elle, sujet à débat.

Addendum: Microsoft a analysé les données sur ses collaborateurs travaillant nouvellement a distance

Dans une nouvelle étude menée en juillet 2020, Microsoft a analysé le comportement de travail de 350 de ses collaborateurs en télétravail durant la pandémie. L’étude a donné à l’entreprise une image claire de la façon dont ses collaborateurs géraient cette nouvelle situation.

Microsoft a remarqué que le temps global passé dans des réunions hebdomadaires a augmenté de 10%. Toutefois ce temps était réparti sur un plus grand nombre de réunions plus courtes. En télétravail, plus de collaborateurs ont travaillé durant leur pause déjeuner et plus tard le soir qu’avant la crise du COVID-19. L’étude a confirmé l’hypothèse selon laquelle les collaborateurs télétravaillant devenaient de plus en plus flexibles dans la manière dont ils planifiaient leur temps.

Une autre tendance est apparue clairement : les réunions sociales virtuelles.

Vous pouvez lire l’étude complète ici : MICROSOFT A ANALYSE LES DONNEES SUR SES COLLABORATEURS NOUVELLEMENT A DISTANCE.

La façon naturelle et spontanée d’interagir habituellement avec les autres manquait aux collaborateurs. Ils ont donc organisé des déjeuners ou des « after work » virtuels.

Microsoft va maintenant utiliser les résultats de cette étude pour répondre à cette nouvelle façon de télétravailler. Il y aura de nouveaux processus et lignes directrices, des outils et des espaces de travail, des normes de collaboration et des ressources pour améliorer le bien-être des collaborateurs. Microsoft est certain que la pandémie va donner lieu à un futur qui sera plus digital, plus flexible et plus propice au travail à distance.

Quelle a été votre expérience du télétravail ? Si vous avez télétravaillé, quels avantages et inconvénients y voyez-vous ? Nous serions ravis de recevoir vos commentaires ci-dessous.