Pourquoi se doter d’un PMO ? Rôle, avantages et acceptation – tout ce que vous devez savoir sur la création d’un PMO (+ téléchargements)

De nombreuses entreprises disposent déjà d’un PMO (Project Management Office ou Bureau de Gestion de Projet). Pourtant, très peu d’entre elles ont atteint un niveau qu’elles jugent satisfaisant. Il n’y a rien d’étonnant à cela, car simplement mettre en place un PMO et le laisser fonctionner ne mènera pas à un succès durable.

De l’autre côté du spectre, les entreprises qui n’ont pas de bureau de gestion de projet s’interrogent sur les avantages d’un PMO ou sont à la recherche d’arguments solides pour convaincre les décideurs. Cette série d’articles s’adresse aux deux groupes : ceux avec et ceux (toujours) sans PMO. Dans cette série, qui comprend de nombreux conseils pratiques, vous en saurez plus sur la mise en place et l’amélioration d’un PMO.

Il s’agit de la première page d’une série d’articles. Si vous êtes novice en la matière, vous y trouverez la définition du PMO et quelques réponses de base aux questions les plus fréquentes :

• Qu’est-ce qu’un PMO ? Définition
• Quelle est la différence entre PMO et Project Office, etc.?
• Pourquoi se doter d’un PMO? Dans quel contexte un PMO fait sens ?
• Quelle valeur ajoutée apporte un PMO ? Les avantages d’un PMO
• Qu’est-ce qui fait un bon PMO ?
• Conclusion et liens vers d’autres articles autour du PMO

Mais commençons par la définition et la distinction avec un Project Office et avec les autres organes autour de la gestion de projet. Car il règne encore un peu de confusion autour de ce sujet.

Qu’est-ce qu’un PMO ? Définition

Un PMO est une unité organisationnelle centralisée et permanente qui est responsable de la gestion de plusieurs projets (gestion multi-projets) pour l’ensemble d’une entreprise ou d’un département de l’entreprise. Les fonctions du PMO peuvent inclure, par exemple, la formation, les services aux projets, la méthodologie, les processus et les outils de gestion de projet. Un PMO peut également avoir des fonctions stratégiques, telles que l’assistance à la gestion de portefeuilles de projets.

Différence entre PMO (Bureau de Gestion de Projet), Project Office (Bureau de Projet), Program Office (Bureau de Programme), et Project Assistance (Assistance Projet)

	Responsabilités	Durée de vie
Project Management Office (PMO / sPMO)	Environnement multi-projets complet d’une entreprise ou d’un département au sein de l’entreprise Le PMO stratégique (sPMO) contribue au contrôle du portefeuille, à la définition des priorités et à la stratégie.	Conçu pour le long terme
Project Office (PO)	Mise en œuvre d’UN grand projet Correspond à un accompagnement de projet un peu plus développé	Seulement pour la durée du projet
Program Office (PrgO)	Optimisation d’un programme composé de plusieurs projets dédiés à un objectif de programme commun	Seulement pour la durée du programme
Project assistance	Support aux tâches opérationnelles et administratives afin de réduire la charge de travail du PMO, du PO et du PrgO.	En fonction de la mission

 

Les entreprises ayant un environnement multi-projets impliquant plusieurs départements interdépendants disposent souvent de plusieurs PMO (voir graphique). Chaque bureau de gestion de projet est responsable de la méthodologie et des processus de gestion de projet dans son département respectif ;

• Un PMO fait traditionnellement partie d’un département R&D. Son objectif est de mieux gérer les projets de développement.
• Les départements informatiques disposent aussi souvent d’un PMO. Ce bureau de gestion de projet veille à la réussite des projets informatiques.
• Dans les départements de vente et de marketing, vous trouverez plus rarement des bureaux de gestion de projet. En revanche, souvent, des éléments de projets vitaux pour la mission de l’entreprise, tels que des projets de R&D ou des projets informatiques, y sont traités.
• De plus, il existe parfois un PMO stratégique ayant des responsabilités interdépartementales. Ce bureau de gestion de projet est lié à la direction générale et peut avoir des responsabilités plus étendues, notamment en matière de gestion de portefeuille et de mise en œuvre stratégique.

Pourquoi se doter d’un Bureau de Gestion de Projet ? Dans quel contexte un PMO fait sens ?

L’expérience a montré que l’existence d’un PMO centralisé est particulièrement utile dans les cas suivants :

• Vous devez gérer de nombreux projets
• Vous devez coordonner des ressources impliquant différents départements
• Vous avez besoin d’informations fiables et actualisées pour prendre des décisions.
• Vos projets se déroulent dans différents départements, mais sont interdépendants et peuvent avoir une dimension internationale.
• Vous avez besoin de prendre des décisions rapidement car vous travaillez dans un environnement dynamique.
• Vos exigences en matière de rapports augmentent constamment car de plus en plus de personnes souhaitent obtenir des informations plus spécifiques.
• Les dépenses liées aux projets sont de plus en plus importantes.
• Vous devez déterminer les priorités et la contribution stratégique des projets et en tenir compte.

Un PMO doit être positionné dans les échelons supérieurs de l’entreprise. Cela présente plusieurs avantages, notamment celui de permettre à la direction générale et aux principaux décideurs d’obtenir les bonnes informations sur les projets.

À l’inverse, cela permet également de s’assurer que les demandes des principaux décideurs sont communiquées à toutes les personnes impliquées dans les projets et impactées par ceux-ci.

Les rôles, les processus et les outils appropriés doivent être mis en œuvre pour que cela se produise.

Le nombre de membres de l’équipe travaillant dans le PMO dépend de la taille de l’environnement projet et de l’étendue de ses activités.

Quelle valeur ajoutée apporte un PMO ? Les avantages d’un PMO

La mission du PMO est d’améliorer les processus dans un environnement multi-projets. Cependant, ce qui est considéré comme une amélioration varie d’une entreprise à l’autre. Ainsi, l’avantage d’avoir un PMO peut être décrit comme suit :

“Le PMO doit donner à toutes les parties prenantes d’un environnement mult­i-proj­et la satisfaction que tout est sous contrôle.” (Johann Strasser)

Le PMO apporte donc dans le paysage multi-projets un degré de satisfaction qui n’existerait pas sans ses efforts.

Voici une liste des arguments possibles en faveur d’un PMO et de la valeur ajoutée qu’il apporte. Ceux-ci donnent aux parties prenantes la confiance dans la réussite des projets

• Chaque projet a une orientation stratégique (condition préalable : le PMO a son mot à dire sur les questions stratégiques liées au projet).
• Chaque projet est géré avec succès (une exigence légitime, mais qui n’est pas toujours possible pour tous les projets).
• Une plus grande maturité dans la gestion des projets de l’entreprise (par le biais de diverses mesures pour toutes les personnes impliquées dans les projets)
• Maximisation de la performance des projets (ex : des projets de R&D réalisés dans un délai court, ce qui peut constituer un avantage concurrentiel évident dans de nombreuses industries)
• Utilisation optimisée des ressources (faire le meilleur usage possible des ressources en personnel disponibles lorsque les ressources sont rares)
• Moins de retards, de dépassements de coûts et d’utilisation excessive des ressources (par exemple, en fournissant au chef de projet un soutien sous forme de formation et de méthodologie)
• Moins de risques liés au projet (par exemple, grâce aux enseignements tirés et à une plus grande sensibilisation à la gestion des risques liés au projet)
• Maximiser le succès de l’entreprise par le biais de ses projets en cours

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Qu’est-ce qui fait un bon PMO ?

Un bon PMO veille à ce que les projets dans un environnement multi-projets se déroulent le mieux possible. Les PMO les plus performants sont bien plus à même de fournir le cadre nécessaire aux projets que les moins performants. Ils parviennent donc beaucoup plus souvent à respecter les délais, les budgets et les exigences de qualité.

L’enquête PMO menée et publiée par TPG (dans les pays germanophones) a révélé que les PMO les plus performants ont, en comparaison, beaucoup moins de problèmes avec les éléments suivants :

• Définition claire du périmètre et des objectifs
• Estimation de l’effort
• Qualifications des collaborateurs
• Fournisseurs
• Projets qui sont, dès le départ, voués à l’échec

A l’inverse, les deux premiers points sont les principales raisons de l’échec des projets, qu’ils soient peu ou très performants (voir le tableau ci-dessous).

Note : Si vous recherchez de l’aide externe, vous trouverez ici des information sur nos services de consulting PMO ainsi qu’une méthode de mise en place d’un PMO en 99 jours.

Conclusion et liens vers d’autres articles autour du PMO

Vous connaissez maintenant la définition de PMO et savez où se situent les différences avec d’autres entités, par exemple le bureau de projet, le bureau de programme ou l’assistance au projet. Par ailleurs, vous avez appris quand et pourquoi vous avez besoin d’un PMO et quelle valeur ajoutée il peut apporter. Vous savez également ce qui distingue un bon PMO, c’est-à-dire un PMO performant, d’un PMO moins performant.

Il est maintenant temps d’approfondir les domaines complémentaires. Pour ce faire, vous trouverez ci-dessous des liens vers les autres articles de notre série autour du PMO :

• Quelles sont les fonctions et les responsabilités typiques d’un PMO ?
• Comment mettre en place un PMO avec succès
• Les rapports du PMO pour la gestion de projet et portefeuille
• Les KPIs pour le PMO – Comment les créer
• Pourquoi les projets échouent – comment les PMO peuvent-ils éviter les échecs
• Entretiens avec des PMO sur la crise du COVID-19 que réserve l’avenir au télétravail sur les projets
• Cinq arguments en faveur de la mise en place de la gestion de portefeuille de projets
• Les réunions de portefeuille de projets – la clé pour gérer votre paysage multi-projets
• Enquête PMO 2020 : conseils avisés pour réussir dans le monde des projets

Pourquoi n’avez-vous toujours pas de PMO ? Pourquoi votre PMO ne fonctionne-t-il pas aussi bien que vous l’auriez imaginé ? Partagez votre expérience ! Laissez-nous vos commentaires ci-dessous.

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