L’importance d’un PMO (les arguments en faveur d’un PMO ou Project Management Office)

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+++ Comment convaincre facilement vos décideurs de mettre en place un PMO +++ Et pourquoi cela fera avancer votre entreprise +++

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Cet article vous expliquera pourquoi nous considérons qu’un PMO est important ; important pour les entreprises qui mettent en application la gestion de projets, de portefeuilles et de ressources. Vous en saurez plus sur :

  • Les avantages d’un PMO
  • Les différents types de PMO
  • Quelles peuvent être les différentes responsabilités d’un PMO.

Si votre challenge actuel est de convaincre vos décideurs de la nécessité d’un PMO, cet article est résolument pour vous. Il vous donnera des arguments forts et c’est un bon point de départ pour leur montrer l’évidence et les faire investir dans un PMO.

Vous avez déjà passé ce stade ? En savoir plus sur comment mettre en place un PMO avec succès.

Le “Paradis du PPM” a besoin d’un PMO

Chez TPG, grâce à notre longue expérience nous avons formé notre propre opinion. Différentes parties prenantes ont tendance à avoir des exigences très différentes pour le PMO. Les parties prenantes du projet incluent :

  • Décideurs
  • Chefs de projets
  • Chefs de services
  • Le service contrôle

“LE” PMO unique n’existe pas. Les tâches incombant au PMO varient d’une organisation à une autre. Mais finalement, l’objectif est bien toujours le même. Le PMO doit permettre de réaliser des économies grâce à une gestion plus efficace et réussie des projets.

Esprit et objectif d’un PMO : une mise en œuvre de projets plus efficace et réussie.

Le PMO (Project Management Office) est en train de devenir le centre névralgique de l’entreprise. Entre autres choses, les missions lui incombant peuvent inclure le support direct aux chefs de projets. Ou alors développer centralement les compétences, méthodes, processus et standards internes. Dans le futur il pourrait aussi se concentrer sur la gestion stratégique de projets.

Une tâche importante du PMO est de fournir les bons outils pour la gestion de projets, portefeuilles et ressources (PPM). Grâce à nos nombreuses années d’expérience, nous avons une idée très précise de ce à quoi ressemble une telle solution PPM. De plus, nous sommes convaincus qu’un tel environnement ne peut pas être introduit, ni d’ailleurs perdurer, dans une organisation sans PMO.

Vous avez du mal à augmenter l’acceptance de votre PMO ? Découvrez nos 7 mesures ! (En anglais)

Il vous faut une solution PPM si :

  • Il y a trop de projets à contrôler dans l’entreprise.
  • Vous devez coordonner les ressources de différents services.
  • Des décisions doivent être prises basées sur des données actuelles et bien fondées.
  • Les projets impliquent différents services : ils sont interdépendants et vont potentiellement au-delà des frontières nationales.
  • Vous avez besoin de décisions rapides car votre environnement est dynamique.
  • Les exigences pour vos rapports sont de plus en plus dures car de plus en plus de personnes demandent des informations de plus en plus précises.
  • Les coûts de projets gagnent en importance.
  • Vous devez déterminer et examiner les priorités et les contributions stratégiques.
Concept - PPM Paradise

Figure 1 : Le “Paradis PPM” pour la gestion de projets, portefeuilles et ressources

Si vous êtes en quête d’un tel “Paradis PPM”, vous aurez besoin d’une unité organisationnelle qui s’en occupe. Cette fonction distincte s’appelle PMO (Project Management Office).

Un PMO se doit d’être au plus haut dans l’organisation hiérarchique. Cela permettra, entre autres, que la direction et les décideurs reçoivent la bonne information des projets.

A l’inverse, le PMO s’assure que leurs directives en matière de projets, atteignent bien toutes les parties impliquées. Pour cela, les rôles, processus et outils garantissant cela, doivent être mis en œuvre.

Portefeuille de projets

Figure 2 : Les informations projets sont adaptées à chaque rôle/fonction dans l’entreprise.

Le nombre de membres de l’équipe PMO dépend de deux choses :

  • La taille de l’environnement
  • Ce qui doit être accompli

Il y a trois types de PMO :

  1. Un PO (Project Office) tout d’abord, prend le contrôle d’un projet très large.
  2. Le plus classique : un PMO (Project Management Office) s’occupe d’une multitude de projets. Il gère la coordination dans certains domaines et établit les standards.
  3. Un SPMO (Strategic Project Portfolio Management Office)intervient dans le contrôle des projets. Il joue aussi un rôle dans la priorisation et la stratégie.
Périmètre du (S)PMO - PO - PrgO

Figure 3 : Les 3 types de PMO : à l’échelle de l’entreprise, à l’échelle du département et pour un projet unique.

Ainsi, les possibles responsabilités d’un PMO, sont :

  • Gestion stratégique de projet :Alignement à la stratégie d’entreprise en classant, sélectionnant et priorisant les projets.
  • Contrôle classique du portefeuille de projets :Contrôle au niveau multi-projets, et contrôle des dépendances affectant les ressources, les budgets etc…
  • Formation et Coaching :Former et soutenir les chefs de projets et tous ceux impliqués dans les processus.
  • Services Projets :Ceci a trait au support opérationnel à tous ceux exécutant des tâches de gestion de projets dans les projets mêmes (par exemple : modération d’un atelier de travail, remplacement temporaire d’un contrôleur de projets). Pour cela, il peut aussi y avoir un pool de chefs de projets à plein temps.
  • Méthodes et processus : Personnaliser et choisir les méthodes et processus de gestion de projets pour tous ceux impliqués.
  • Outils : Sélection et introduction d’outils appropriés pour les différents rôles dans la solution PPM.

Les processus PPM et le PMO

Cycle de vie du projet

Figure 4 : Un exemple d’un processus PPM

Au départ, il y a l’initiation du projet et les phases suivantes de planification et de contrôle. Les rôles impliqués dans le processus PPM sont :

  • Le PMO
  • Les chefs de projets
  • Les chefs d’équipe
  • Les membres d’équipes
  • Potentiellement le département Contrôle

Le nombre de rôles peut être adapté individuellement à votre entreprise.

Une autre lecture intéressante : Introduction rapide et efficace à la gestion des ressources  (en anglais)

Le processus : On commence par créer des projets. Au départ, un planning approximatif est suffisant. Le projet nécessite une estimation d’effort et de coûts. Ce qui suit est la priorisation et la sélection des projets. Le projet est-il important ? Peut-il être mis en œuvre ? Une fois le projet commissionné, le chef de projet transforme le planning approximatif en planning détaillé.

Ensuite, les chefs d’équipes doivent faire les demandes et engager des compétences ou des membres d’équipes. Pendant la mise en œuvre du projet, il est nécessaire de capturer, voire de faire un rapport sur l’avancée du projet. Cela s’applique aux membres d’équipes, aux chefs de projets mais aussi au département contrôle/comptabilité.

En règle générale, les rôles impliqués dans le processus PPM sont :

  • Le PMO
  • Les chefs de projets
  • Les chefs d’équipes
  • Les membres d’équipes
  • Potentiellement le département Contrôle

La tâche principale des chefs de projets est de comparer régulièrement le planning et l’objectif d’avancement pour calculer l’effort restant. Cela garantit que les informations projets sont à jour et que les évolutions défavorables sont corrigées à temps.

Le PMO s’assure de la qualité et du contenu des rapports d’avancement. C’est la seule façon de garantir une préparation optimale à la prise de décisions.

Ce qui rend un PMO important.

Le PMO est un coordinateur central. Il est important d’impliquer :

  • Les décideurs
  • Les chefs de projets
  • Les chefs de départements
  • Le département Contrôle

Le PMO est le centre névralgique. Il s’assure que les besoins, les souhaits et les exigences projets de tous ceux impliqués sont satisfaits. Grâce au PMO, le flux d’information entre les quatre principales parties prenantes est maintenu en continu.

Parties Prenantes

Figure 5 : Le PMO comme centre névralgique pour assurer un flux d’information régulier

En tant que plaque tournante de l’information de l’entreprise, votre PMO doit remplir les exigences des différentes parties prenantes. Celles-ci sont données ci-dessous :

Les décideurs attendent les choses suivantes du PMO :

  • Ils veulent des comités de pilotage avec des données fiables et bien présentées mais ils ne veulent pas collecter ces données eux-mêmes.
  • Les petits conflits de ressources doivent être résolus directement.
  • Les plus gros conflits de budget et de ressources doivent être préparés pour prise de décision – des options viables de résolution doivent également être présentées.
  • Les risques évalués doivent être visibles dans les rapports d’avancement.
  • Il est important d’examiner tous les projets au fil du temps.

Un chef de projet souhaite les choses suivantes :

  • Des projets dans un ordre clair.
  • De l’aide à la planification y compris avoir connaissance des meilleures pratiques sur les anciens projets.
  • Une validation rapide des changements.
  • L’engagement des ressources et des budgets.
  • De l’aide sur les interdépendances avec les autres projets.
  • Des outils appropriés pour les différents types de projets.
  • Formation sur les processus, outils et méthodes.
  • Coaching pour les situations délicates.

Les chefs de départements ont, eux, d’autres priorités. Ils souhaitent :

  • Principalement un processus pour contrôler les demandes et les engagements de ressources.
  • Communication sur la disponibilité plutôt que sur la capacité : il s’agit ici de la transparence voulue par beaucoup dans l’entreprise.
  • Priorisation des projets en ligne avec les objectifs d’entreprise pour permettre de déployer les meilleures ressources sur les projets les plus importants.
  • Information sur la feuille de route et les projets à venir afin de contrôler la mise à disposition ou la formation de ressources à moyen et long terme.

Et enfin, le département Contrôle souhaite :

  • Un processus pour demander et engager des budgets.
  • Information de planification actuelle utile pour les projections (délais de paiement, acceptance, etc…).
  • Priorisation des projets en ligne avec les objectifs d’entreprise pour réserver la plus grande partie du budget aux projets les plus importants.
  • Information sur la feuille de route et les projets à venir pour contrôler la mise à disposition de budget à moyen et long terme.

Important : Optimisation de la chaîne d’outils.

Dans son rôle de coordinateur, le PMO prend généralement en charge l’optimisation des outils PPM appropriés. Le but étant de réaliser une interaction entre la planification stratégique et la planification d’équipe et budgétaire.

Cela montrera :

  • Quels sont les nouveaux projets
  • S’ils peuvent être mis en œuvre en conséquence ou non.

En liant tout cela au système ERP, vous parvenez à une chaîne d’outils complète.

Voici ci-dessous ce à quoi peut ressembler une chaîne d’outils PPM complète :

Optimiser la chaîne d’outils fait partie des responsabilités du PMO.

Figure 6: Optimiser la chaîne d’outils fait partie des responsabilités du PMO.

Quels bénéfices tirer d’un PMO

Comme mentionné précédemment, « LE » PMO unique n’existe pas. Il vous faudra toujours adapter les responsabilités aux besoins de votre entreprise. Toutefois, d’une manière générale, les bénéfices que l’on peut obtenir avec un PMO peuvent être résumés ainsi :

  • Le PMO vient en support à tous les rôles (chefs de projets, chefs de départements etc..) et ainsi économise du temps à tout le monde.
  • Il dirige l’initiation des projets pour garantir que seuls les projets importants sont lancés ; et correctement lancés.
  • L’utilisation des ressources est optimisée ce qui engendre moins de conflits.
  • La fiabilité des décisions est améliorée en garantissant que les rapports sont :
    • Actuels
    • Complets
    • Plausibles
  • Il établit les processus et méthodes pour optimiser la collaboration et minimiser les conflits liés à la communication.
  • Les Chefs de projets sont formés, ce qui garantit qu’ils appliquent l’expérience acquise en formation et évitent les erreurs connues.
  • Il prend en charge ou influence, l’introduction d’outils PPM pour répondre aux exigences de la manière la plus automatisée possible.

En pratique :

  • En développant vos propres standards au sein de votre entreprise, vous pouvez réduire l’effort global pour la gestion de projets, portefeuilles et ressources. Cela commence avec la définition du moment où un projet peut commencer à s’appeler « projet ». Cela aide à éviter les malentendus.
  • De plus, les standards mènent à de meilleures comparabilité et contrôlabilité des projets. Par exemple via des rapports projets standardisés.
  • Le PMO peut préparer les bases pour la prise de décision et la priorisation des projets. Cela peut aider à aligner le portefeuille de projets à la stratégie d’entreprise. Une bonne préparation rendra la prise de décision (qui est basée sur les objectifs et dépendante de chaque situation) plus facile.
  • L’un des plus gros challenges est d’optimiser l’utilisation des ressources. Le PMO fournit un support essentiel dans ce domaine. Car le flux d’information entre les chefs de projets et les chefs d’équipes est plus aisé à contrôler avec du contenu et des arguments factuels et pertinents. Et cela améliore par conséquent l’affectation des ressources.
  • Un PMO peut aider les chefs de projets à exécuter des tâches administratives. Le PMO devient ainsi un « ami » des parties prenantes. Ces derniers peuvent désormais s’occuper de choses plus importantes, qui ne peuvent pas être déléguées dans le contexte du projet.
  • Créer des conditions plus favorables pour la communication dans l’environnement projet pourrait bien être l’une des missions les plus importantes du PMO. Cela concerne notamment l’introduction de réunions régulières pour clarifier qui parle à qui, de quoi et à quel moment.
  • Une base de connaissances sur les expériences acquises et les meilleures pratiques peut aussi avoir une incidence. Les utilisateurs peuvent ainsi apprendre des erreurs et succès du passé. Le PMO pourrait être l’emplacement central d’où viendrait la documentation sur ces données et ces projets.
  • Un PMO peut aider au bon déroulement des projets et à une mise en application des décisions plus rapide. De plus, les coûts peuvent être réduits tandis que la qualité, elle, augmente.
  • La fiabilité des processus et l’aide aux projets augmentent avec un PMO. L’une des raisons principales de la réussite des projets peut être qu’une prise de décision plus rapide basée sur des données à jour et bien préparées, aide à gagner du temps dans un contexte de marchés dynamiques.

Même le futur parle en faveur d’un PMO

Le nombre de projets va augmenter dans le futur. L’une des raisons pour cela est que l’on utilise les projets dans de plus en plus de domaines. Dans le même temps, les projets deviennent de plus en plus internationaux. Par exemple, de nombreux clients de TPG ont acheté des entreprises ou ont eux-mêmes été rachetés. Dans les deux cas, leur siège social est désormais à l’international.

Une transparence des coûts accrue est aussi demandée. Vous devez savoir à quoi exactement sert votre budget. Les interdépendances entre projets augmentent aussi. Si vous avez des projets en cours dans différents départements de votre entreprise, ils vont être de plus en plus liés entre eux.

En parallèle, nous observons que la maturité projet des entreprises a considérablement augmenté. De nos jours il y a beaucoup de chefs de projets certifiés (par le PMI ou IPMA par exemple).

La rareté des ressources est l’une des principales raisons pour plus de transparence et de contrôle dans le domaine des projets. Un PMO qui fonctionne bien est absolument clé pour ça.

Par ailleurs, il y a une tendance actuelle à exiger plus de résultats en moins de temps.  Mais d’un autre côté, le nombre de ressources baisse. La rareté des ressources est la principale raison pour laquelle nos clients veulent plus de transparence et de contrôle. Cela veut dire qu’il y a aujourd’hui plus d’activités projets que d’activités opérationnelles et routinières. Raison supplémentaire pour avoir un PMO qui tourne bien !

Vous voulez en savoir plus sur le futur du PMO ? ? Lisez cet article à ce sujet ! (en anglais)

Conclusion – Pourquoi un PMO est-il important ? Les avantages clés qui sauront convaincre vos décideurs.

Pourquoi un PMO est-il important ? Nous avons commencé avec une description rapide des situations dans lesquelles vous avez besoin d’un « Paradis PPM » pour la gestion des projets, portefeuilles et ressources. L’introduction orientée vers les objectifs de cet ensemble de tâches complexes, de processus cycliques et d’outils, ne marchera que sous une condition. Vous devez vous équiper d’une unité centrale d’organisation responsable de tout cela : le PMO. Sans PMO, vous aurez du mal à garder le cap.

Avec ses activités, le PMO contribue à augmenter le niveau de maturité en gestion de projets de votre entreprise. Les processus fonctionnent de manière plus fluide et vous aurez plus de chances de compléter vos projets avec succès.

Si vous avez pour projet de mettre en place un PMO, vous devriez mettre en avant les avantages suivants auprès de vos décideurs :

  • Réduction des coûts
  • Augmentation de la qualité et de la fiabilité des processus.

Avez-vous déjà fait l’expérience d’un PMO ? Vous pouvez partager vos expériences ci-dessous avec un commentaire. Ou vous pouvez également poser toutes les questions que vous souhaitez.

Retrouvez plus d’informations de TPG The Project Group sur différents thèmes autour de la gestion de projets, portefeuilles et ressources sur ce blog (majoritairement en anglais mais nous travaillons sur une version française qui voit le jour peu à peu).

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