Trouver des arguments pour mettre en place un project management office (PMO) est facile au début. En effet, votre objectif est de faire des économies en rendant le traitement des projets plus efficace et plus réussi. Les choses se compliquent lorsque vous devez prouver que le PMO est réellement rentable pour l’entreprise. Mais comment créer des KPIs (ou indicateurs clés de performance) pour le PMO ? Comment mesurer sa valeur ? Et son acceptation ?
Dans cet article, vous verrez comment créer des KPIs pour le PMO et à quoi faire attention.
- Les types de PMO et les domaines de responsabilité possibles
- Les PMOs doivent avoir un impact mesurable
- Les KPIs pour le PMO – Comment montrer la valeur du PMO
- Ce que vous devez prendre en considération quand vous mesurez
- Comment introduire les KPIs de gestion de projet
- Conclusion
Tout d’abord, nous allons nous pencher sur les différents types de PMO et leurs différentes tâches possibles.
Selon les besoins, un PMO peut avoir :
- Une structure différente
- Une position particulière dans l’organisation
- Divers domaines de responsabilités
Tous les PMOs ne sont pas identiques. Raison de plus pour créer des processus individuels d’évaluation concernant sa valeur ajoutée.
Par conséquent, la valeur ne peut pas être déterminée à l’aide d’une seule méthode. Il s’agit plutôt de réfléchir aux différentes manières de mesurer la valeur ajoutée du PMO dans votre entreprise. Cela vous permettra d’élaborer un processus d’évaluation adapté à votre environnement.
Les types de PMO et les domaines de responsabilité possibles
Nous distinguons trois types de PMO:
- Project Office (PO) ou Bureau de Projet individuel pour un gros projet
- Project Management Office (PMO)central et multi-projets
- Strategic Project Management Office (SPMO)
En savoir plus sur le concept du PMO Agile dans cet article (en anglais).
Selon le type d’organisation et votre niveau de maturité en termes de gestion de projet, le PMO peut se voir confier différentes tâches.
Le schéma ci-dessous illustre les 5 domaines de responsabilité :
- Support Stratégique :
Ceci fait référence à l’intervention du PMO dans la gestion stratégique de projet ; par exemple par la mise en place des processus de sélection et de priorisation des projets, la réalisation d’analyses d’efficacité ou encore la détermination des conditions de gestion de projet. - Processus, Méthodes, Outils :
Le PMO doit définir et maintenir les processus, ainsi que les méthodes et les outils de gestion de projet. - Formation, Coaching :
La mise en place de mesures de développement du personnel pour les chefs de projet et les équipes projet est l’une des responsabilités de base du PMO. - Services aux projets :
Une autre responsabilité du PMO est le support opérationnel aux projets pour la mise en œuvre des tâches de gestion de projet (par exemple animation d’ateliers, mise à disposition temporaire d’un contrôleur de projet). - Gestion multi-projets, gestion des ressources :
Il s’agit par exemple de suivre l’évolution du projet et de mettre en œuvre des mesures de contrôle, de recueillir et de préparer des informations sur le projet pour les organes de décision, de planifier les capacités stratégiques, de gérer les ressources.
Cet autre article pourrait vous intéresser : Strategic PMO of the Future (en anglais).
Nous avons interrogé les 215 participants à notre séminaire de mars 2019 en leur demandant « quelles sont les responsabilités de votre PMO ? ». Les résultats montrent les résultats suivants (plusieurs choix étaient possibles) :
- 80% = Méthodes et processus
- 65% = Services aux projets
- 51% = Contrôle du portefeuille de projets
- 51% = Formation et Coaching
- 41% = Gestion stratégique de projet
Les PMOs doivent avoir un impact mesurable
Bien souvent, la part du PMO dans la réussite de l’entreprise n’est ni mesurée ni suffisamment communiquée. Et ceci peut donner la perception erronée que le PMO ne contribue pas de façon positive à l’entreprise, voire ne contribue à rien.
Pour en savoir plus sur l’état des PMO, nous avons mené une étude approfondie en Allemagne, Autriche et Suisse en 2021. Nous avons interrogé 588 personnes de 450 différentes organisations, dont 73% avaient déjà un PMO.
Nous leur avons demandé d’évaluer leur satisfaction vis-à-vis du PMO. Seuls 5% étaient très satisfaits. Une large majorité (63%) était satisfaite et ne voyait qu’un besoin minimal d’amélioration. Les 32% restants n’étaient pas satisfaits et souhaitaient des améliorations significatives.
Dans notre étude, nous avons également séparé les participants en 3 groupes selon leur niveau de performance : peu performants, très performants, top performants. Puis nous avons réparti les entreprises dans les groupes en fonction de leurs réponses aux questions concernant le respect des délais, des budgets et des exigences de qualité.
Parmi les top performants, la proportion de participants « très satisfaits » était beaucoup plus élevée (20%). Ils étaient trois fois plus satisfaits que les « très performantes » et sept fois plus que les « peu performants ».
L’enquête a abouti à une autre conclusion intéressante. Il semble que plus le PMO existe depuis longtemps, plus son influence positive sur la gestion de projet des entreprises est grande. Les entreprises les plus performantes étaient les plus susceptibles d’avoir leur PMO depuis plus de cinq ans.
La satisfaction à l’égard du PMO est directement liée à la capacité du PMO à gérer avec succès les projets, à l’ancienneté du PMO et à la taille de l’équipe PMO.
Étude PMO 2020 : Partie 1, p. 21
Ce sentiment d’avoir un PMO très bénéfique pourrait-il être mesuré à l’aide de KPIs ? Et la valeur peut-elle être attestée ? Cet article montre comment vous pouvez évaluer les avantages de votre PMO à l’aide de KPIs. Les résultats devraient vous permettre d’apporter des améliorations pertinentes et d’augmenter ainsi la durée de vie et les performances de votre PMO.
En savoir plus sur L’étude PMO de TPG ici (en anglais)
Les KPIs pour le PMO – Comment montrer la valeur du PMO ?
Un indicateur clé de performance ou KPI (Key Performance Indicator) est un index reflétant le succès, ou plutôt la performance d’une unité organisationnelle telle que le PMO.
Vous cherchez à mettre en place un PMO ? Vous trouverez dans cet article toutes les informations utiles pour le faire avec brio !
Pour démontrer la valeur de votre PMO, il vous faut :
- Définir un ensemble d’indicateurs clés de performance (KPIs pour le PMO)
- Aligner ceux-ci avec vos parties prenantes
Ceci augmentera d’autant vos chances d’un PMO durable dans le temps.
Vous trouverez ci-dessous des sujets qualitatifs et quantitatifs pour mesurer la valeur ajoutée. Vous pouvez les utiliser comme base pour votre processus d’évaluation. En substance, vous pouvez distinguer trois domaines :
- Le travail du PMO
- L’acceptation du PMO
- Les résultats impactés par le PMO
1- Le travail du PMO
Le tableau ci-dessous montre comment prendre des mesures quantitatives concernant le travail et le niveau de maturité de votre PMO. Tous les exemples permettent de mesurer, et donc de justifier le développement et le succès du PMO.
Les zones pour les quantités mesurables permettant la cartographie des KPIs sont par conséquent :
- Exhaustivité des listes, rapports, etc. (projets et rapports disponibles en permanence ?)
- Actualité des données, des rapports etc… (tous les projets sont-ils mis à jour dans les délais ?)
- Niveau de formation des collaborateurs (formation terminée ?)
- Support par le PMO (aucun ticket ouvert plus longtemps que prévu ?)
- Acceptation du PMO par les parties prenantes (bons résultats de sondage ?)
- Mise en place et documentation de la méthode(documentation complète et disponible ?)
Prenons l’exemple de la liste des projets actifs. Votre entreprise compte actuellement 100 projets actifs, mais seuls 80 sont enregistrés dans la liste des projets. Pour certains d’entre eux, il peut manquer des valeurs pour les indicateurs de feux tricolores, les coûts, etc. En outre, plus de la moitié d’entre eux peuvent avoir un rapport d’état datant de plus de 4 semaines.
En savoir plus sur L’importance de rapports d’avancement Projet à jour et pertinents
Ainsi vous avez un besoin mesurable d’amélioration.
Vous devez être en mesure de juger de la plupart des sujets en évaluant le stock de données.
2- L’acceptation du PMO
L’acceptation du PMO est une toute autre affaire. La seule manière de savoir comment le travail du PMO est réellement perçu est de mener des sondages répétés des différentes parties prenantes.
Vous n’êtes pas satisfait du niveau actuel d’acceptation de votre PMO ? En savoir plus sur comment améliorer l’acceptation du PMO (article en anglais).
Vous pouvez poser les questions suivantes :
- Globalement, êtes-vous satisfait des services du PMO ?
- Etes-vous content d’utiliser les services du PMO ?
- Trouvez-vous le temps de réponse du PMO adapté ?
- Le PMO vous fait-il gagner du temps ?
- Le PMO vous aide-t-il ?
- Le portefeuille de projets vous aide-t-il à voir les priorités ?
- Avez-vous le sentiment que le PMO vous aide en cas de conflit de ressource ?
- Trouvez-vous les méthodes de gestion de projet à votre disposition utiles ?
- La documentation de gestion de projet est-elle suffisante ?
- La formation fournie est-elle bénéfique ?
3- Les résultats impactés par le PMO
Si le travail du PMO est réussi, il contribuera également au succès de l’entreprise. Cependant, cette circonstance est plus difficile à mesurer que les sujets présentés ci-dessus. Il s’agit de mesurer les effets. Souvent, ces derniers ne peuvent être remarqués qu’indirectement.
Par exemple, l’augmentation de la production de projets pourrait être un objectif souhaitable. Il vous sera facile de déterminer le nombre de projets achevés avec succès dans un portefeuille (par exemple par an).
Pourtant, un tel nombre ne peut avoir qu’une valeur limitée du fait des différences entre les projets (complexité, durée, effort, coût…). Gardez toujours cela à l’esprit !
Dans notre Etude PMO 2020, nous faisons une différence entre l’évaluation quantitative et qualitative des bénéfices du PMO.
Pour l’évaluation quantitative, nous avons posé la question suivante : « Parmi les données projet suivantes, quelles sont celles que vous utilisez pour déterminer l’avantage quantitatif fourni par votre PMO ? »
Les points que vous pouvez évaluer dans ce contexte incluent :
- Combien de projets ont un statut vert/jaune/rouge ?
- Dans quelle mesure les coûts du projet s’écartent-ils du budget correspondant ?
- Dans quelle mesure les dates de fin de projet s’écartent-elles des valeurs de référence correspondantes ?
- Quel est le nombre de projets dont la documentation est correcte ?
- Quel a été le succès du projet par rapport au bénéfice du projet / au revenu du projet ?
- Quel est le nombre d’heures non facturées dans les projets pour les clients ?
- Quelle a été la contribution stratégique des projets achevés ?
- Quel a été le montant / le nombre de pénalités payées pour les commandes clients ?
Les mesures des avantages quantitatifs sont plus répandues dans les entreprises, car elles sont plus faciles à mesurer que les avantages qualitatifs. Notre étude PMO a également révélé que les entreprises les plus performantes étaient loin devant les moins performantes en matière de mesures quantitatives.
Néanmoins, la mesure des avantages qualitatifs est également précieuse. Dans notre sondage PMO, nous avons demandé aux participants s’ils sondaient régulièrement les parties prenantes dans ce but. Une fois encore, les entreprises les plus performantes ont devancé les moins performantes lorsqu’il s’agissait de prendre ces mesures.
Pour ce qui est du sondage des parties prenantes pour capturer des preuves qualitatives nous proposons les questions suivantes :
- Comment évaluez-vous la qualité des informations fournies par le PMO ?
- Le PMO apporte-t-il un support utile aux projets ?
- Comment évaluez-vous votre satisfaction globale à l’égard du PMO ?
- L’environnement outil est-il facile d’utilisation ?
- Quelle est votre impression sur la qualité des données des rapports ?
- Quelle est la disponibilité générale du PMO en cas de problème ?
- Le PMO offre-t-il des bonnes formations et des bonnes mesures de développement du personnel ?
Une étude menée en 2013/2014 par l’Association Allemande pour la Gestion de Projet (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, GPM) traite de façon très explicite de l’évaluation de la réussite du PMO. L’étude liste 5 domaines à mesurer si vous voulez déterminer le succès de votre PMO :
- Dans quelle mesure les gens suivent-ils le processus de gestion de projet défini ?
- Quel est le niveau de réalisation des objectifs pour les projets du portefeuille ?
- Dans quelle mesure pouvez-vous contrôler le portefeuille de projet (niveau de contrôlabilité) ?
- Quelle est la faisabilité du portefeuille de projet prévu ?
- Quel est le niveau de maturité des projets du portefeuille tel que prévu ?
Ce qu’il faut prendre en compte quand on mesure
Notez qu’il existe une condition préalable essentielle pour mesurer les améliorations. Enregistrez l’état initial. Documentez-le par tous les moyens possibles afin de pouvoir comparer les états par la suite.
Des mesures régulières vous permettront de documenter les changements L’état initial enregistré vous permettra également de démontrer les évolutions. En outre, il constitue une base importante pour déterminer le niveau de maturité.
Les membres du PMO peuvent réaliser eux-mêmes les enquêtes et les mesures. Sinon, des consultants externes peuvent se charger de cette tâche. Avec un soutien externe, vous augmenterez l’acceptation des résultats de l’enquête au sein de l’entreprise. En effet, il n’y aura pas d’auto-évaluation par le PMO.
Comment introduire des KPIs de gestion de projet
Choisissez dans la liste ci-dessus les indicateurs clés de performance qui vous semblent pertinents pour vos besoins.
Ensuite, vous devez aligner cette sélection avec toutes vos parties prenantes. En même temps, vous devez déterminer à quelle fréquence vous allez communiquer les valeurs actuelles de ces indicateurs.
Au fil du temps, le domaine de responsabilité du PMO va également évoluer. Cela sera dû aux changements correspondants du niveau de maturité et des objectifs. Une chose à laquelle vous devez être préparé : la définition du processus d’évaluation ne sera pas une opération ponctuelle.
En déterminant les sujets d’évaluation, il devient souvent plus facile de définir le champ des tâches.
Mettez les résultats des évaluations ou des enquêtes à la disposition de tous les employés – de préférence sur le portail du PMO. N’en faites pas un mystère.
Prenez des contre-mesures si vous constatez une évolution dans le mauvais sens.
Documentez les mesures que vous prévoyez et prenez afin que le PMO soit perçu comme actif et transparent.
L’environnement de votre projet sera certainement dynamique. Le PMO ne peut pas être considéré comme à la traîne. Faites connaître la valeur du PMO par des rapports réguliers et actifs.
Célébrez les succès du projet. Et obtenez des déclarations positives de la part des chefs de projet et des autres parties prenantes sur les avantages qu’ils ont tirés du PMO.
Conclusion – Comment créer des KPI pour les PMO
Cet article a montré que la valeur d’un PMO ne peut pas être déterminée avec une seule méthode. Il est plutôt nécessaire de tenir compte des responsabilités individuelles du PMO dans votre entreprise.
Nous avons énuméré des suggestions pour mesurer la valeur ajoutée individuelle de votre PMO. Vous avez également pu lire sur ce qu’il faut garder à l’esprit lors de la mesure. Dans ce cas précis, les quantités mesurables sont les suivantes :
- Travail
- Acceptation du PMO
- Résultats impactés par le PMO
A partir de ces éléments, vous devez mettre en place un processus d’évaluation adapté à votre environnement.
Vous avez aimé cet article ? Quelle est votre approche pour démontrer la valeur et l’acceptation de votre PMO ? Nous aimerions aussi savoir si vous avez d’autres exemples d’indicateurs clés de performance du PMO. Laissez-nous vos commentaires ci-dessous !
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
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