Si vous travaillez avec Microsoft Project Server / Project Online (PPM), alors vous savez déjà que c’est un outil fait pour les chefs de projet, optimisé pour planifier les projets avec des tâches et des lots de travail de manière structurée.
Mais il ne se prête pas bien à la description détaillée des nombreux petits travaux personnels en dessous des tâches. Des outils comme Atlassian Jira ou Microsoft Azure DevOps Server (anciennement TFS) sont bien plus adaptés pour cela. Avec ces outils, les problèmes détaillés peuvent être planifiés dans des sprints ou des itérations.
Découvrez les avantages de Microsoft PPM par rapport à Microsoft Project Standard (en anglais).
Alors, comment lier ces deux mondes ? Et quels sont les avantages d’une intégration telle que l’intégration MS Project Jira ?
En utilisant 3 études de cas, cet article vise à montrer les avantages à intégrer la gestion de projet et la gestion du travail.
Note : Les études de cas présentées ici ne peuvent être réalisées qu’avec Microsoft Project Server ou Project Online (PPM). De plus, les études de cas utilisent le produit d’interface TPG PSLink. Cela permet la réalisation de plusieurs scénarios. Dans ces scénarios, l’utilisateur provoque l’échange de données ou alors des travaux automatisés sont exécutés en arrière-plan.
Les principaux avantages d’une intégration
L’échange de données inter-systèmes entre MS Project et Jira ou Azure DevOps/TFS offrira les avantages suivants à tous les rôles impliqués :
- Chaque rôle fonctionne avec le système qui lui est le plus adapté
- Mise à disposition efficace d’informations actualisées pour toutes les parties concernées
- Des données fiables comme base pour le travail et la prise de décisions
- Une durée et des efforts réduits pour la planification et les mises à jour
- La saisie multiple de données est évitée
- La cohérence des données est garantie dans tous les systèmes impliqués
L’intégration MS Project Jira est un exemple de gestion de projet hybride. Plus d’informations ici (en anglais).
Le retour sur investissement (ROI) de votre intégration augmente avec :
- Le nombre de systèmes intégrés
- La quantité de données
- Le nombre de personnes impliquées
- Le nombre de mises à jour
Vous envisagez de mettre en œuvre une solution de gestion de projet et portefeuille (PPM) ? Voici un article sur 3 approches pour cela (en anglais).
Les cas d’utilisation suivants utilisent l’exemple d’une intégration MS Project Jira. Mais le déroulement est très similaire avec Azure DevOps / TFS.
Etude de cas 1 : Intégration Microsoft Project Jira
A : Transfert de la Structure de MS Project à Jira
Chaque chef de projet a besoin d’une structure projet lui donnant un support optimal pour le contrôle des projets. Cette structure peut être différente selon le type de projet. Les projets informatiques, de département, organisationnels ou de développement n’ont pas les mêmes structures.
Par conséquent, il est bon de se poser la même question pour chaque cas d’utilisation. Comment affecter les nombreux petits problèmes traités dans Jira aux tâches/lots de travail dans le plan de projet Microsoft Project ?
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Un lien 1:1 n’a de sens qu’au niveau structurel dans lequel les valeurs agrégées des problèmes détaillés sont synchronisés avec Microsoft Project.
C’est un prérequis pour une intégration automatique. Pour une tâche MS Project, il doit y avoir une affectation claire d’un objet Jira auquel les problèmes sont à leur tour affectés.
La demande client que nous rencontrons le plus souvent est la connexion de projets à des versions et des épics. En règle générale, les phases d’un plan MS Project sont représentées sous forme de versions et les lots de travail sous forme d’épics. Dans ce cas présent, les problèmes sont affectés aux épics.
D’autres possibilités d’alignement structurel peuvent être envisagées :
- Les tâches dans MS Project correspondent à des sprints dans Jira : Les valeurs agrégées des problèmes dans les sprints sont synchronisées avec les tâches MS Project.
- Plan axé sur les composantes dans MS Project : Les valeurs agrégées des problèmes affectés aux composantes sont synchronisées avec les tâches MS Project.
En cas de changement dans les plans de projets, ceux-ci doivent aussi être transférés à Jira. Ceci s’applique à la structure ainsi qu’aux dates et à d’autres informations complémentaires.
B : Saisie automatique des problèmes dans Jira
Dans le cas de projets standards, le retour aux problèmes standardisés peut s’avérer utile pour la gestion des problèmes. Vous ne devriez pas avoir à les saisir à nouveau chaque fois. Idéalement même, ils pourraient être importés.
SharePoint est un excellent outil pour mettre facilement à disposition une liste de problèmes par type de projet. Pour les nouveaux projets, un outil d’intégration adapté vous permettra de transposer cette liste dans Jira en un simple clic. Cela vous fera gagner beaucoup de temps.
Faire un rapport sur l’avancement depuis Jira vers PPM
Dans le cadre du contrôle du projet, le chef de projet doit être informé de l’avancement de tous les livrables à intervalles réguliers.
Le chef de projet doit connaître l’avancement en termes de contenu et d’effort enregistré. Jira peut fournir ces 2 données automatiquement s’il est tenu à jour.
Cela nécessite que les membres d’équipe tiennent à jour d’une part des « story points » pour illustrer l’avancée en termes de contenu. Quand les problèmes sont clôturés, les « story points » sont transférés à la structure correspondante du plan de projet MS Project.
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D’autre part, les membres d’équipe saisissent les heures travaillées sur chaque problème. Les résultats peuvent aussi être rebasculés vers MS Project.
Bien sûr, vous pouvez également synchroniser l’état des objets au niveau structurel. Vous transférez l’état des objets correspondants dans Jira, vers MS Project.
La figure ci-dessous vous montre :
- La somme des “story points” des problèmes résolus jusqu’à maintenant
- L’effort correspondant
- Etat de l’épic du niveau supérieur
Etude de cas 2 : Intégration de Jira avec SAP
Si la gestion de projet et de portefeuille est gérée dans un système ERP tel que SAP, le scénario d’intégration sera similaire à celui décrit dans l’étude de cas 1 ci-dessus. En d’autres termes, le planning approximatif est fait dans SAP PS ou PPM, tandis que Jira est utilisé pour la planification détaillée et l’exécution des lots de travail. Un autre élément important ici, est la synchronisation des feuilles de temps. Dans ce processus, les enregistrements de travail (feuilles de temps) sont transférés de Jira à SAP CATS ou SAP pour l’affectation des coûts.
Etude de cas 3 : Intégration de Jira, SAP, SharePoint, Project Server / Project Online
Le scénario illustré dans cette étude de cas est l’un des plus fréquemment rencontré dans les grandes entreprises. Il permet aux entreprises de mieux gérer leurs environnements multi-projets et programmes et intègre plusieurs domaines : la finance, la gestion de projet, et la planification détaillée des tâches. L’intégration englobe habituellement les systèmes suivants :
- SAP : pour la planification budgétaire et l’affectation des coûts
- Microsoft Project Server et SharePoint : pour la gestion de portefeuille et de projet ainsi que pour la centralisation du suivi des temps.
- Jira : pour la planification des sprints, la gestion des tâches, des problèmes et des flux de travail et le suivi de l’avancement.
L’intégration permet les processus de partage des données suivants entre les différents systèmes :
- SAP <> Microsoft PPM / SharePoint : structures, coûts, budgets
- Microsoft PPM / SharePoint <> Jira : lots de travail aux versions / épics / problèmes
- SAP <> Microsoft PPM <> Jira : enregistrement des journaux de travaux Jira et des rapports Microsoft Project dans SAP CATS ou SAP pour l’affectation des coûts
Conclusion – Intégration MS Project Jira ou Intégration Azure DevOps/TFS
Cet article vous a présenté 3 cas d’utilisation d’intégration de systèmes PPM, ERP avec Jira/ Azure DevOps/TFS. Chacun de ces 3 cas vous permet d’échanger des données entre Microsoft Project Server / Project Online (PPM), Jira et SharePoint. Ou d’afficher des données d’un système à un autre. Ces études de cas traitent de :
- Transfert de la structure de MS Project à Jira
- Saisie automatique des problèmes dans Jira
- Rapport d’avancement de Jira vers MS Project
- Affichage des problèmes dans MS Project, sans import.
Dernière Recommandation : Il existe des solutions bon marché et bien établies qui peuvent seulement connecter MS Project à Jira. Mais la plupart des organisations veulent faire plus que cette simple intégration. Pour elles, il est question de connecter le plus de systèmes possibles de manière pertinente dans le cadre de leur transformation digitale. Par conséquent, il est logique d’utiliser un middleware qui intègre et contrôle de nombreux systèmes de façon centralisée. D’autres systèmes intéressants peuvent être des systèmes ERP ou CRM ou encore des bases de données.
Avez-vous de l’expérience avec les systèmes intégrés de gestion de projet et de gestion des tâches comme par exemple l’intégration MS Project Jira ? Comment cette intégration a-t-elle changé votre façon de travailler ? Souhaitez-vous ajouter quelque chose ? Nous attendons vos commentaires ci-dessous !
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Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
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