La gestion des ressources dans le domaine de la gestion de projets est un défi énorme. Les projets doivent avoir suffisamment de ressources disponibles – même quand tout ne se passe pas exactement comme prévu. Les chefs d’équipe et supérieurs hiérarchiques se plaignent d’exigences changeant constamment.
Et le PMO est censé tout arranger. Le PMO ne sera jamais à même de résoudre ce conflit de ressources. Il peut toutefois désamorcer la situation en suivant une ligne d’action stratégique et centrée sur les objectifs.
Qu’est-ce que la planification des ressources en gestion de projets ?
Définition : La planification des ressources est un élément clé de la gestion de projets. Elle garantit qu’un projet a accès aux ressources nécessaires (personnel, locaux, etc…) à tout moment. Cette planification est très étroitement liée au développement des plannings et des budgets.
Pourquoi la planification des ressources est-elle essentielle ?
- La planification et la gestion des ressources aident l’entreprise en l’obligeant à se concentrer sur l’optimisation et l’efficacité.
- L’objectif de toute entreprise est d’atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts.
- Savoir ce dont vous avez besoin pour que votre projet soit une réussite vous permet de planifier efficacement et d’utiliser de façon économique les ressources disponibles. Les grandes entreprises ont souvent un responsable des ressources pour gérer cela spécifiquement. Cette personne décharge les chefs de projets des tâches telles que l’organisation des ressources nécessaires pour les projets déjà prévus.
Quand vous planifiez et mettez en œuvre un projet, vous avez besoin de ressources. Ces ressources comprennent les personnes et les équipements dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet. Le fait d’affecter des ressources à votre projet s’appelle la planification de ressources ou la gestion de ressources projets.
- Les ressources dont vous avez besoin ont tendance à être sollicitée pour d’autres projets concurrents – si possible pas au même moment. Vous puisez dans le même pool de ressources que les autres chefs de projets.
- Il est possible que le projet ne se déroule pas comme prévu, et vous pourriez avoir besoin de faire des ajustements. Peut-être aurez-vous besoin de plus de ressources ou alors d’une ressource pour plus longtemps que prévu à l’origine. Pour ces raisons, la planification des ressources est rarement une activité ponctuelle mais plutôt un processus continu tout au long de la gestion d’un projet.
Note : Il n’y a pas de modèle type pour faire face à cette compétition pour les ressources et le comportement humain peut aussi avoir toute son importance. Il y a cependant deux expressions magiques pour :
- La poursuite de la planification des ressources en lien avec les objectifs de l’entreprise,
- La minimisation de conflits.
Ces deux expressions magiques sont : ‘priorisation’ et ‘processus de coordination’.
Quels projets essayez-vous de prioriser ?
Pour bien conceptualiser ces deux domaines, réfléchissez tout d’abord au type de projet que vous gérez.
Projets de développement
Etes-vous responsable d’un portefeuille de projets de développement ? Si c’est le cas, vous créez vous-même vos propres pics de ressources et êtes plutôt dans une bonne position. Votre mission est de gérer la priorisation de manière rationnelle et compréhensible.
Projets contractuels
Les projets contractuels sont complètement différents. Les demandes, les annulations et confirmations arrivent de toute part et sans aucun contrôle. Vous êtes confronté à des prévisionnels approximatifs et chaque client pense que son projet doit être votre priorité. Etes-vous responsable d’un pipeline commercial de ce type ? Si c’est le cas, il vous faudra gérer les probabilités et ajuster en permanence vos plans en fonction de la situation du carnet de commandes.
Projets d’entreprise
Les projets internes d’entreprise doivent être traités de la même manière que tout autre projet. L’avantage est qu’il y a moins de parties prenantes impliquées dans la priorisation. En revanche, les projets internes ont tendance à être les premiers à être retardés quand les ressources viennent à manquer.
Astuce : Soyez bien clair sur le type de projet auquel vous avez à faire et par le même coup sur le challenge en termes de gestion des ressources typiquement associée à ce type de projet.
Cycles des processus et contrôle pour la gestion des ressources projets
Vous ne parviendrez pas à avoir une planification fiable pour qui que ce soit si les chefs d’équipe sont :
- Confrontés à des nouvelles demandes quotidiennes de ressources de la part des projets,
- Tenus de réagir rapidement à ces demandes.
Les chefs d’équipes ne peuvent pas faire de rapport sur la disponibilité de leur équipe.
Et les chefs de projets ne savent jamais si :
- Les promesses d’engagement de ressources seront tenues,
- Un projet ayant une plus haute priorité passera devant le leur du jour au lendemain.
Comment pouvons-nous garantir une planification des ressources projet systématique et prioritaire qui soit en ligne avec les objectifs d’entreprise ?
Les processus suivants sont indispensables :
- Etats d’avancement (hebdomadaire de préférence) de la part des membres d’équipe (faisant état du temps passé et des résultats) pour les chefs de projets respectifs, les informant ainsi de qui a travaillé sur quoi.
- Réunions d’avancement d’équipe (hebdomadaires) axées sur les mises à jour des membres, les problèmes et les remontées d’incidents.
- Si nécessaire, coordinationdes ressources (bi-hebdomadaire) entre le chef de projet et le chef d’équipe.
Contenu connexe :
> Les besoins des processus pour la planification des ressources : Lire. (en anglais)
Les chefs d’équipe doivent souvent se mettre d’accord avec plusieurs chefs de projets. Toute demande liée à un projet qui leur est faite doit donc être clairement structurée. Des processus fiables et validés par tous sont indispensables pour toutes les parties impliquées.
- Réunions budget et stratégie : revues trimestrielles du budget et re-priorisation possible au niveau de l’entreprise.
- Réunion de revue du portefeuille :réunion mensuelle pour discuter les priorités afin de solutionner toute conflit lié aux ressources.
Quand il est nécessaire de prendre des décisions, un processus régulé de planification et de coordination des ressources doit être suivi et respecté. Toutes les personnes impliquées doivent comprendre comment planifier les ressources et doivent connaître le processus et les règles.
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Les prérequis pour une planification stratégique des ressources en gestion de projets
Pour éviter les difficultés et garantir la disponibilité des ressources demandées, vous devez respecter les prérequis suivants :
- Le premier prérequis pour garantir des résultats réalistes est de réaliser les calculs en se basant sur la disponibilité réelle. Otez les montants correspondants aux activités opérationnelles quotidiennes, aux jours fériés et congés divers, temps de formation etc…
- Le deuxième prérequis concerne la planification de portefeuille : les exigences de capacité pour les projets en cours et les nouveaux projets doivent être complètes.
- Le troisième prérequis est la consolidation des exigences de capacité au niveau des compétences ou équipes demandées.
Contenu connexe :
> Les 4 étapes pour une planification stratégique des ressources réussie. Lire (en anglais).
Quand on planifie le portefeuille, la validation des capacités pour les projets prioritaires doit être LA priorité. Les goulots d’étranglement en termes de capacités peuvent être atténués ou éliminés en reportant à plus tard des projets moins prioritaires et/ou en se procurant des capacités supplémentaires.
Dans un environnement dynamique, ceci ne sera pas un processus ponctuel. Cette situation se produira encore et encore : les ressources sont insuffisantes et doivent être redistribuées.
Les entreprises ayant 10 à 20 projets peuvent encore gérer cette redistribution manuellement. A partir de 30 projets, cela devient de plus en plus difficile. Avec plusieurs centaines de projets, une planification stratégique de ressources sans l’aide d’un outil dédié devient impossible.
La gestion des ressources projets en pratique
La planification des ressources projets commence toujours de la même manière, avec des chefs de projets et des chefs d’équipes qui essaient de planifier de manière aussi réaliste que possible. Pendant la planification, ils ont déjà une option pour les aider à réduire, voire éviter le risque de goulot d’étranglement. Ils peuvent positionner leurs projets de façon stratégique dans le temps. Il n’est pas nécessaire de tout commencer en même temps !
Contenu connexe :
> Astuce MS Project : Utiliser l’engagement de ressources dans MS Project ! Lire (en anglais).
La planification des ressources opérationnelles dans les organisations fonctionnelles et matricielles
La structure de l’organisation affecte la planification des ressources pour les projets. Il y a une différence selon que vous êtes dans une organisation fonctionnelle ou matricielle.
Dans les organisations fonctionnelles, les services ou équipes livrent leurs résultats au chef de projet. Essentiellement ce qui se passe généralement dans le projet, est une planification approximative qui servira à répondre à des questions comme : de quoi a-t-on besoin et quand ?
La planification détaillée est faite au niveau de la fonction/du service. Cela aide à répondre à des questions comme : qui travaille quand ? Quel effort est fourni ? Quel résultat est attendu ?
Le responsable de la ressource est aussi le planificateur et il/elle fixe les dates et l’effort nécessaire. Les données sont entrées dans l’outil de planification de projet.
Contenu connexe :
> Impact du type d’organisation sur la planification de ressources (en anglais)
Du point de vue du chef de projet, cette alternative est plus facile. Cependant, ce n’est pas exactement agile. Des interférences ou même de nouvelles exigences peuvent modifier la priorité du projet. Dans ce cas, l’organisation fonctionnelle a peu de latitude pour réaffecter les ressources.
Dans les organisations matricielles, les chefs de projets réservent des ressources auprès des équipes. Dans les équipes, on fait seulement de la planification approximative. Qui travaille sur quel projet ? Et quand ?
La planification détaillée se fait dans le projet. Qui fait quoi exactement ? Et quand ? Le challenge pour les chefs d’équipe est le suivant : ils reçoivent souvent de nombreuses demandes et doivent décider.
Surtout quand un élément change dans le projet, il est nécessaire d’évaluer les besoins.
Contenu connexe :
> Etude de cas: La gestion de ressources internationales pour le développement de produit (en anglais)
> Etude de cas : Gestion de projets et de ressources chez un fournisseur d’électricité (en anglais)
Planification de ressources dans les organisations matricielles : le dilemme et ses solutions
Situation initiale
- Dans les organisations matricielles, les chefs de projets ont accès à un pool de ressources. Ils affectent des membres de différentes équipes à leurs projets.
- Les chefs d’équipe affectent les activités opérationnelles, les formations, les congés etc… à leurs équipes.
- Tout cela pris ensemble constitue l’utilisation globale de la ressource.
Problème
- Les chefs de projets ne sont pas au courant de la disponibilité réelle de la ressource.
- Les chefs d’équipe ne sont pas complètement informés de l’utilisation des membres de leur équipe. Ils ne peuvent pas voir si ces membres de leur équipe ont été affectés à des projets.
- Si les choses changent pour un projet, cela aboutit à des conflits directs. Ces conflits impactent non seulement les plans du chef d’équipe mais aussi les plans d’autres projets.
Solution proposée
- Les chefs de projets enregistrent leurs besoins en ressources à destination des équipes au niveau du projet
- Les chefs d’équipe alignent les exigences et prennent leurs décisions. Ils engagent les ressources sur les projets pour des périodes définies(par exemple pour un mois)
- Les différences dues à des modifications de besoins sont analysées et coordonnées dans des itérations régulières.
Avec cette solution, une grande quantité de données sur l’utilisation des ressources doit être documentée, partagée et mise à jour. Ceci ne peut être réalisé efficacement qu’avec des outils vraiment adaptés.
De nombreuses entreprises utilisent de fait des solutions efficaces pour la gestion de projets et de ressources. Mais les chefs d’équipes, responsables des ressources travaillent souvent avec des tableaux Excel développés par eux-mêmes. Il n’y a pas d’échange de données entres ces deux mondes, alors qu’un échange remédierait justement aux problèmes de communication. Ceci est précisément le défi à surmonter.
Conclusion – L’optimisation de la gestion de ressources projets
Cet article a démontré que de définir les priorités et les processus est primordial. Vous avez appris comment le type de projet influence la priorisation. Vous avez découvert des cycles de processus raisonnables et sensés pour planifier et contrôler un projet. Les trois prérequis pour la planification stratégique des ressources sont :
- Calcul en utilisant la disponibilité réelle
- Dans la planification de portefeuille, travaillez avec les besoins en capacité complets pour les projets en cours et les nouveaux projets
- Consolidez les besoins en capacité au niveau des compétences requises ou des équipes.
Vous maîtrisez désormais les différences entre organisations fonctionnelles et matricielles pour ce qui concerne la planification des ressources pour les projets. Nous vous avons proposé une solution pour la planification des ressources projets dans les organisations matricielles.
Cela vous laisse face au défi ultime : automatiser l’échange de données entre les plans des chefs d’équipe et ceux des chefs de projets.
Voulez-vous ajouter quelque chose sur ce sujet ? quelle est votre plus grande inquiétude ? Nous répondrons à vos commentaires avec plaisir.
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