L’importance de la gestion de projet en période de crise

A quel point la crise liée au Covid-19 m’a-t-elle impacté ? Que va-t-il se passer maintenant et que nous réserve l’avenir ? Ces questions sont actuellement dans tous les esprits, que l’on soit auto-entrepreneur, salarié ou dirigeant. Le virus a sérieusement limité nos vies personnelle et professionnelle depuis de nombreuses semaines, certains étant plus impactés que d’autres. Comment la gestion de projet est-elle traitée durant cette crise, comment sera-t-elle traitée dans le futur ? Est-ce un sujet qui prendra ou perdra de l’importance ?

Cet article va explorer ce sujet :

• L’évolution de la gestion de projet en période de crise
• La gestion de projet– pourquoi est-ce encore plus important en période de crise ?
• Les chefs de projets et le PMO– deux rôle clés de la gestion de projet pendant une crise
• Le télétravail – une nouvelle expérience pour beaucoup
• Conclusion : La gestion de projet en période de crise

Nous allons tout d’abord regarder comment la gestion de projet a évolué ces dernières années.

Comic for May 02, 2020 #dilbert https://t.co/0zJLc63kdz pic.twitter.com/8s2xLKpptr

— Dilbert (@dilbertstrip) May 2, 2020

L’Evolution de la gestion de projet en période de crise

Au cours de la période de croissance économique des 12 dernières années et avec la globalisation croissante, la gestion multi-projet a pris de l’importance. De nombreuses entreprises ont pris conscience des avantages que procure la gestion de projet et ont par conséquent mis en œuvre les méthodes, processus et outils associés.

Ces derniers temps, la croissance de la gestion de projet a été stimulée par le volume important de commandes et de projets devant être traités simultanément. De nombreuses entreprises ont créé des PMO pour assurer la coordination. Elles ont défini des normes, formé et soutenu les chefs de projet, et optimisé la manière dont ils traitaient les projets multiples et utilisaient les ressources.

La reprise a rempli les carnets de commandes dans presque tous les secteurs de l’économie, et de nombreuses entreprises ont dû faire face au problème enviable de devoir se battre pour suivre la croissance continue de la demande de leurs produits. Cette période a vu l’embauche de collaborateurs, la réorganisation d’entités, la construction de sites de production, l’établissement de partenariats, le rachat d’entreprises et une expansion mondiale sur de nouveaux marchés.

Les entreprises ont déployé de grands moyens pour trouver des collaborateurs dans un large éventail de professions et se sont efforcées de trouver des candidats adéquats. Cette pénurie et les coûts de main-d’œuvre associés sont devenus un véritable problème dans presque tous les secteurs. En réponse, de nombreuses activités ont été délocalisées dans des pays où des collaborateurs correspondant aux besoins étaient disponibles à un coût acceptable.

Cela a eu un impact important sur la façon dont la gestion des projets a été gérée.

• L’accent est donc passé de la gestion de projets individuels à la gestion multi-projets, de plus en plus courante aujourd’hui.
• De plus en plus d’entreprises ont désormais un Project Management Office(PMO) qui est là en support à la gestion des projets pour pallier au manque de standards et de processus uniformes.
• Les responsabilités du PMO s’étendent de plus en plus haut dans la hiérarchie jusqu’au niveau de la direction de l’entreprise, par exemple dans la sélection des projets et la gestion du portefeuille.
• Le manque de personnel qualifié rend plus difficile la recherche de candidats adéquats pour assumer des tâches exigeantes et innovantes liées à des projets. Une bonne gestion des ressources est donc devenue un facteur critique et est souvent la raison principale de l’introduction de la gestion de projet dans les entreprises.
• L’environnement de plus en plus concurrentiel oblige les entreprises à réaliser leurs projets encore plus rapidement qu’auparavant, ce qui entraîne une demande en gestion de projets et en outils adaptés.
• Des méthodes agiles sont désormais de plus en plus utilisées pour favoriser une collaboration étroite avec les clients afin de tirer une plus grande valeur des projets.
• Comme ces projets impliquent la collaboration de plusieurs entreprises, les interdépendances sont plus complexes et il y a un accent sur l’international encore plus marqué.

L’environnement projet a aussi subi de grandes transformations : tout s’est axé sur la croissance et l’internationalisation.

Alors, la question est maintenant : comment la gestion de projet peut nous aider en période de crise ?

Prochains webinars TPG :  Project Management Webinars

La gestion de projet – Pourquoi est-ce encore plus important en période de crise ?

La plupart des crises sont souvent, à leur base, également un problème de ressources. Cependant, regardons les choses sous un autre angle ; le problème est qu’il y a trop de travailleurs pour un travail qui se fait rare. Pour y remédier, il faut soit lancer davantage de projets, soit réduire le nombre d’employés.

Pour cette raison et comme nous le voyons aujourd’hui, une bonne gestion de projet est particulièrement importante en temps de crise. Votre organisation a probablement des projets essentiels qui doivent se poursuivre malgré le ralentissement économique. Les questions que vous devez vous poser sont :

• Quels projets puis-je oublier ou modifier en termes de périmètre ?
• Quels sont mes besoins en ressources ?
• Quels projets puis-je repousser ou annuler ?
• Quels collaborateurs et quelles compétences sont essentiels et desquels je peux me passer ?
• Et maintenant en cette période de Covid-19, quelles activités peuvent être faites ou ne pas être faites en télétravail ?

Comic for April 25, 2020 #dilbert https://t.co/B79U8X4UAG pic.twitter.com/b2WqUXdldU

— Dilbert (@dilbertstrip) April 25, 2020

Sans une bonne gestion de projet, centralisée par le PMO, il vous manque les bases pour une bonne prise de décision. Cela amplifie les problèmes suivants :

• Pas de processus établis pour gérer de multiples projets
• Une liste incomplète de projets
• Manque de priorité dans la liste de projets
• Des interdépendances cachées entre les projets
• Des objectifs flous pour les projets individuels
• Des plans irréalistes concernant l’effort projet
• Absence de calcul des coûts réels du projet
• Aperçu incomplet de l’utilisation des ressources
• Absence d’aperçu des compétences des ressources
• Absence de critères pour la fin d’un projet
• Absence d’une culture d’entreprise tolérante à l’échec.

Une bonne gestion de projet est extrêmement importante en temps de crise car cela contribue activement à la réussite d’une organisation.

Un bon PMO met en avant la transparence dans l’environnement projet et donne une bonne base pour la prise de décision, peu importe qu’il y ait trop ou trop peu de projets en cours.

Dans les périodes de forte croissance, une mauvaise gestion de projet ne se remarquera peut-être pas, mais en temps de crise, cela peut mener à la disparition de l’entreprise.

En pleine crise, la dernière chose à faire est de réduire le financement du PMO ! La meilleure stratégie consiste à s’efforcer d’améliorer votre gestion de projet afin qu’elle contribue encore plus au succès de votre entreprise.

La meilleure façon de faire cela est d’optimiser votre PMO. La vraie valeur d’un PMO solide devient véritablement apparente lors d’une crise. Le PMO peut :

• Donner l’information qui est absolument cruciale pour prendre des décisions éclairées grâce à l’utilisation de processus et méthodologies établis.
• Dans certains cas même, prendre des décisions auto-critiques prudentes.
• Servir de point de contact central pour venir en soutien aux chefs de projets dans les temps difficiles.

Les chefs de projets et le PMO – deux rôle clés de la gestion de projet pendant une crise

Les responsabilités des chefs de projets ont également évolué au fil du temps.  L’époque où un chef de projet était uniquement jugé sur son aptitude à livrer un projet dans les délais et selon le budget est révolue. Ils ont maintenant également la responsabilité de garantir que les bénéfices attendus du projet sont bien atteints. Et ceci est particulièrement important en temps de crise.

La gestion de projet, dans son ensemble, devient de plus en plus collaborative. Simplement et uniquement gérer un projet ne suffit plus ; il est également important de fournir aux équipes une direction/leadership efficace. Les méthodes agiles, en particulier, impliquent une coopération encore plus étroite avec les équipes de projet.

Cependant, la communication joue également un rôle important dans la gestion de projet traditionnelle en raison de la complexité croissante du périmètre du projet et des nombreuses disciplines impliquées.

FALSE

Meilleures sont la communication et la collaboration, plus les projets sont généralement réussis également. Dans le cadre du projet, le chef de projet est responsable de la bonne communication. Le PMO est chargé d’assurer cette communication entre les différents projets.

Le PMO doit optimiser l’utilisation des ressources et assurer la coordination entre les chefs de projet et les chefs d’équipe. Pour de plus en plus d’entreprises, le PMO est également responsable de la mise en œuvre des objectifs stratégiques de la direction de l’entreprise.

Ces objectifs doivent être communiqués fréquemment et de manière exhaustive afin de s’assurer que les personnes comprennent les priorités et la manière dont les bénéfices sont évalués. Les résultats des projets sont toujours plus faciles à atteindre si toutes les personnes impliquées comprennent non seulement ce que l’on attend d’elles, mais aussi pour quelles raisons.

Astuce : Particulièrement en période de récession, évitez de forcer à tout prix l’achèvement d’un projet juste pour pouvoir le cocher comme fini. A la place, demandez-vous si le projet est vraiment nécessaire. Ne gaspillez pas de ressources sur des projets qui n’apportent pas de valeur ajoutée.

Assurez-vous d’avoir un système de management de portefeuille de projets bien établi et servez-vous en pour soutenir l’évolution culturelle en cours. Ayez le courage de stopper tout projet présentant peu ou pas de valeur ajoutée. Ceci pourrait être déterminant pour le futur de votre organisation.

#geekandpoke pic.twitter.com/IMpKUAwvOI

— Anna Pauels (@AnnaPauels) May 7, 2020

La récession qui se dessine actuellement, combinée aux problèmes de ressources, signifie que les entreprises, y compris la vôtre, doivent adhérer à ce principe extrêmement important : concentrez vos ressources financières et votre personnel sur les projets qui vous feront gagner de l’argent, pour vous aider à vous relever plus rapidement de la crise.

Le télétravail – une nouvelle expérience pour beaucoup

Les entreprises dans le monde entier permettent désormais à leurs collaborateurs de travailler depuis leur domicile quand cela est possible. Pour beaucoup d’entre eux, c’est une toute nouvelle expérience.

Gérer une pleine journée de travail en dehors du bureau, parfois avec les enfants à la maison, s’est révélé être un véritable défi.

Comic for April 23, 2020 #dilbert https://t.co/OxbwGbmLyg pic.twitter.com/JrbD0wdXgB

— Dilbert (@dilbertstrip) April 23, 2020

On attend des chefs de projets qu’ils gèrent leurs projets et continuent à les faire avancer tout en travaillant à distance. Cela est inconcevable sans la technologie et les outils de travail adaptés.  Cela vous permet alors de tenir des réunions et de faire des présentations à distance. Toutefois cette situation présente d’autres défis comme celui de trouver le meilleur moyen de favoriser la collaboration, aussi bien dans le cadre du projet qu’à travers l’ensemble de l’entreprise.

Les outils de communication comme Microsoft Teams donnent les moyens pour rester en contact. Les mêmes exigences qui s’appliquent à la communication en personne s’appliquent également à la communication en ligne – mais elles sont amplifiées. Les chefs de projet doivent apprendre à diverses personnes comment :

• Gérer le travail projet
• Estimer l’effort et les ressources nécessaires
• Donner du retour d’information
• Fournir des rapports d’avancement
• Alerter les responsables de tout risque identifié

Maintenant, plus que jamais, il est essentiel que les chefs de projets contactent plus souvent les membres d’équipe.

Les personnes en télétravail ne rencontrent plus leur collègue pendant leur trajet ou lors de la pause déjeuner, à la machine à café ou tout simplement dans les couloirs donc ces opportunités informelles de communication et de partage d’information ont disparu.

Comic for April 24, 2020 #dilbert https://t.co/XyLgCFZVAI pic.twitter.com/UTtB6pK9ND

— Dilbert (@dilbertstrip) April 24, 2020

Vous devez trouver un moyen d’éliminer toute hésitation des collaborateurs à utiliser des outils tels que Microsoft Teams.  Les collaborateurs doivent se sentir aussi à l’aise pour contacter quelqu’un en ligne qu’ils le seraient en entrant dans le bureau de la personne au travail.

Soyez sensible aux hésitations des personnes à utiliser ces outils et prenez des mesures pour les aider à passer outre ces hésitations.

Discutez activement de cette question et fixez des heures de base convenues où les gens seront accessibles. Insistez sur le fait que travailler à domicile ne signifie pas que tout le monde est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Suggérez à tous les participants de l’appel vidéo d’allumer leur caméra, au moins au début, lorsque tout le monde arrive dans la réunion. En tant qu’organisateur de la réunion, donnez le bon exemple en allumant la vôtre. Ne vous inquiétez pas, c’est facile. Se voir à l’écran pourra donner un sentiment étrange à certains, mais il est plus facile de parler à quelqu’un si vous pouvez le voir. Le fait de pouvoir voir les participants à la réunion rendra celle-ci plus humaine et favorisera une bonne communication.

Nous vous recommandons d’organiser des réunions en ligne plus courtes et plus fréquentes. En tant que chef de projet, vous devez être tenu au courant de tout, même si vous voyez maintenant moins souvent ces personnes en personne.

En outre, la plupart des gens préfèrent des réunions courtes et plus fréquentes à de longues réunions occasionnelles.

N’oubliez pas de prévoir quelques pauses dans vos réunions.

Nous avons de nombreux clients qui sont très reconnaissants que, compte tenu de la situation actuelle, non seulement leurs outils de communication mais aussi leur environnement PPM soient basés sur le Cloud (comme avec Microsoft Project Online) et que toutes les personnes concernées puissent y accéder depuis chez elles.

Nous avons également des clients qui sont frustrés parce que leur entreprise ne dispose pas de l’infrastructure informatique nécessaire pour accéder à leurs systèmes PPM depuis leur domicile.

Le fait d’avoir un système PPM centralisé qui n’est pas toujours accessible pénalise réellement une entreprise de nos jours car cela rend plus difficile la prise de décisions éclairées – ce qui affecte négativement leur compétitivité.

Conclusion :  La gestion de projet en période de crise

Cet article a décrit pourquoi un PMO solide et une gestion de projet compétente sont tellement importants en temps de crise, surtout pour les entreprises fonctionnant en mode projet.

Un environnement de projet bien établi peut grandement contribuer à garantir que les projets sont gérés efficacement, qu’ils se poursuivent pendant la crise et qu’ils assurent une forte reprise par la suite. Il est important d’éviter de prendre des décisions hâtives concernant les réductions.

Ce qu’il faut, c’est une bonne direction/leadership au sein du PMO. En tant que chef de projet, vous devez garder une bonne vue d’ensemble et être capable d’identifier rapidement tout problème et d’y répondre de manière à assurer le succès de votre entreprise.

Une communication honnête et fréquente est un facteur clé pour assurer une bonne collaboration et la réussite des projets. Vous devez faire un effort supplémentaire pour maintenir l’esprit d’équipe, surtout maintenant que de nombreux collègues travaillent à domicile.

Nous espérons que vous (et nous tous) tirerez quelque chose de positif de cette expérience et que vous pourrez utiliser ces connaissances à votre avantage (et à celui de l’entreprise) lorsque cette crise sera passée. Une crise peut également être l’occasion d’un changement positif.

Qu’avez-vous appris de cette crise qui vous aidera dans votre travail projet ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous sur vos expériences ou sur cet article !