Un leader global du marché de l’aéronautique cherchait à harmoniser son environnement de gestion de projet hétérogène. L’objectif était de remplacer les différents systèmes de gestion de projet de tous les départements, par une solution d’entreprise partagée – Planisware Enterprise V6.
Le département concerné devait migrer de MS Project Server à Planisware Enterprise avec l’aide de TPG. Cette initiative a réussi en tout juste six mois, et ce malgré les restrictions imposées par la pandémie de Covid 19 en 2020. Une large quantité de données, dont certaines sensibles en termes de sécurité, a été migrée d’une manière qui a pu conserver leur qualité tout en les nettoyant et en les rationalisant. Lisez cette étude de cas du secteur aéronautique pour en savoir plus.
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Vue d’ensemble de cette étude de cas du secteur aéronautique
- L’entreprise
- En tant que leader du marché dans son secteur, le client développe et produit des solutions innovantes pour l’industrie aérospatiale. Le portefeuille de l’unité commerciale concernée par la migration PM comprend des avions et des systèmes de défense complexes. Pour l’industrie spatiale, l’entreprise fournit des produits allant des composants électroniques à des plateformes complètes de relais de télécommunication, des satellites et des engins spatiaux.
- Le défi
- En 2018, l’entreprise a pris la décision stratégique d’uniformiser la gestion de projet à l’échelle de l’entreprise. Après une analyse interne des différentes options, le client a choisi Planisware Enterprise V6, une solution sur site basée sur Planisware. Jusque-là, différents outils étaient utilisés. Le passage à un outil unique nécessitait la migration de données importantes, complexes et parfois très sensibles. Le lancement du projet en 2020 a coïncidé avec le début de la pandémie de COVID-19.
- La solution
- Tout d’abord, un plan de relation commerciale a été mis en place. TPG a pu résoudre rapidement toutes les questions qui se sont posées en travaillant en étroite collaboration avec les personnes contact dans les communautés d’utilisateurs respectives. Les données provenant d’environ 500 projets, dont certains de très grande taille, ont été soigneusement préparées pour le nouveau système et migrées progressivement par lots. Malgré les restrictions imposées par la situation liée au COVID-19, la totalité de la migration a été réalisée en six mois seulement, de mai à octobre 2020.
- Les bénéfices
- Le client a harmonisé son environnement hétérogène de gestion de projet à l’échelle de l’entreprise dans un laps de temps relativement court. La grande quantité de données, dont certaines étaient liées à la sécurité, a été migrée avec succès d’une manière qui a préservé leur qualité tout en les nettoyant et en les rationalisant soigneusement. Malgré le changement complet des systèmes, l’entreprise peut continuer à compter sur TPG pour un support supplémentaire.
Une préparation minutieuse, une migration réussie
Le client est un leader global du marché de l’aéronautique (produits et services). Beaucoup de ses projets sont de grande envergure et doivent être gérés depuis différents pays, ou impliquent des données sensibles en termes de sécurité.
L’harmonisation à l’échelle de l’entreprise des différents systèmes de gestion de projet vers un ensemble d’outils communs a nécessité d’importants changements systémiques. L’objectif était de migrer de nombreuses données depuis plusieurs départements en étroite collaboration avec les utilisateurs. Un facteur majeur de la réussite du projet s’est avéré être la clarification en amont de quelles données devaient être migrées (selon plusieurs critères spécifiques), vers où et à quel moment. Ce travail préliminaire a énormément facilité la migration. L’harmonisation très complexe du système a été brillamment réalisée en six mois.
En sélectionnant TPG, l’entreprise client a choisi un fournisseur de service ayant une expertise sur les deux technologies concernées : Microsoft Project Server comme système source et Planisware comme système cible pour la migration des données. De plus, TPG étant un partenaire de longue date avait non seulement l’expertise du secteur mais également l’expérience pour traiter des données ayant des exigences de sécurité très strictes.
Un travail de préparation minutieux a posé les bases pour une migration des systèmes réussie
Des environnements logiciels hétérogènes qui ont évolué avec le temps ne sont pas chose rare dans une société multinationale, diversifiée et ayant une longue histoire. Cela peut aussi se produire quand par exemple la consolidation de différents départements engendre des changements dans le système de gestion de projet du client. Chacun de ces départements possède son propre ensemble d’outils de gestion de projet.
En 2018, la direction de l’entreprise a pris la décision stratégique de remplacer les différents systèmes par un système commun à toute l’entreprise. Après une comparaison approfondie de différents produits, Planisware Enterprise V6 a été sélectionné. Cet outil était déjà utilisé par l’un des départements de l’entreprise depuis plus de 10 ans. L’objectif était de promouvoir l’efficacité en normalisant et en harmonisant les processus de planification des projets à l’échelle de l’entreprise grâce à Planisware Enterprise V6.
TPG avait déjà installé Microsoft Project Server en tant qu’outil complet de gestion de projet dans l’entreprise précédente du département concerné en 2008 et était resté à bord depuis pour fournir un service de support. « Nous devions maintenant relever le défi de conserver l’entreprise en tant que client important et de grande valeur et ce, malgré le changement de système », se souvient Martin Hespe, responsable grands comptes chez TPG.
Lors de l’appel d’offres, TPG a fait valoir non seulement son expertise de longue date de Microsoft, mais aussi sa connaissance approfondie de Planisware. « Cette combinaison d’expertise a convaincu le client de nous choisir », souligne M. Hespe.
Adaptation optimale des données au nouveau système cible
Lorsque le projet a été lancé au printemps 2020, des responsables de la relation commerciale distincts ont été nommés pour chacune des communautés d’utilisateurs concernées de l’ancien système PM. Ils ont mené des discussions au sein des réseaux d’utilisateurs et ont également servi de points de contact pour TPG.
« Le passage à un outil entièrement nouveau a constitué un saut dans l’inconnu pour de nombreux utilisateurs et a nécessité une communication étroite entre les communautés d’utilisateurs et nos experts pour répondre rapidement aux questions dès qu’elles se posaient. »
Martin Hespe, Responsable Grands Comptes TPG
« L’une des questions clés était de savoir quels projets devaient être transférés vers le nouveau système et lesquels n’étaient plus nécessaires », explique M. Hespe. Lors du nettoyage des données pour éliminer les éléments devenus inutiles, les membres du projet précédemment responsables ont également été consultés, certains d’entre eux travaillant désormais ailleurs. « Nous avons activement recherché ces personnes afin d’obtenir toutes les informations nécessaires », précise Hespe.
Le besoin de nettoyer le système et d’enlever les données inutiles s’est aussi fait sentir chez HENSOLDT. Notre étude de cas montre comment le nettoyage des bases de données a augmenté la performance de plus de 30%.
Beaucoup d’efforts et d’attention ont été portés à la cartographie des champs. Avant la migration, il a été décidé quelles données héritées seraient transférées et comment et où elles allaient s’intégrer au nouveau système. La précision de la préparation de ces listes a assuré une migration sans soucis et a rendu inutiles les corrections fastidieuses généralement effectuées a posteriori.
« Dans le cadre de nombreux ateliers de travail étalés sur plusieurs semaines, nous avons passé en revue des listes de champs et comparé chaque champ de l’ancien système aux champs du nouveau système » raconte Hespe. Planisware inclut déjà des centaines de champs préconfigurés et des champs personnalisés sont ajoutés au système sur la base des besoins du client.
« Nous avions bien sûr une très grande expérience du système source, Microsoft Project Server. Pour adapter de façon optimale les données au nouveau système, nous avons utilisé l’expertise des experts Planisware et avons travaillé très étroitement avec eux » se souvient Hespe. « Ensemble, nous nous sommes plongés dans les différents modèles de données des systèmes PM ».
Utilisant ceci comme base, d’autres étapes ont été suivies telles que : élaboration d’un prototype, modélisation et extraction des données en utilisant des requêtes complexes. A des fins d’assurance qualité, les données ont été importées de façon répétée dans le système pour vérifier qu’elles avaient été préparées correctement.
« Les listes de champs ont été méticuleusement préparées, ce qui a pris beaucoup de temps, et les éléments et les données de configuration qu’il n’était pas nécessaire de migrer, ont été soigneusement archivées puis effacées. Cela a permis de poser les bases d’une migration des données efficace et sans complications ».
Martin Hespe, Responsable Grands Comptes TPG
En parallèle aux cycles d’assurance qualité, TPG a développé des critères que le client pouvait utiliser pour vérifier que toutes les exigences de qualité des données étaient bien respectées. Hespe précise : « Le nouvel outil de gestion de projet était inconnu à de nombreux utilisateurs et TPG a donné les instructions et informations nécessaires pour aider les utilisateurs à valider les données ».
Enfin, la migration des données a eu lieu de façon progressive, par lots. Le fait de diviser par lots a rendu la progression bien plus gérable et a réduit les efforts nécessaires pour identifier et corriger toute incohérence dans les données. La migration s’est déroulée très facilement et il n’y a eu besoin que de très peu de corrections. En octobre 2020, environ 6 mois après le début du travail, tout le système de gestion de projet avait été migré avec succès dans Planisware Enterprise V6.
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Des exigences complexes qui nécessitent une forte expertise du secteur
Les exigences du client pour ce nouvel outil très complet de gestion de projet (PM) étaient très fortes. Elles incluaient notamment :
- Gestion de projets multinationaux impliquant de nombreuses parties prenantes à travers différents pays
- Travail avec des réseaux et des données classifiés et sécurisés qui nécessitent une protection spéciale empêchant le transfert de données en dehors des frontières allemandes
- Gestion de projet dans le cadre d’un effort de coopération international impliquant l’Allemagne et trois autres pays de l’Union Européenne mais également des sociétés italiennes et françaises.
Afin de comprendre les structures et processus impliqués, il s’est avéré extrêmement utile que TPG possède non seulement une expertise aussi bien sur l’ancien que sur le nouvel outil de gestion de projet mais également une très bonne connaissance de ce secteur d’activité. Sans oublier le fait que TPG a également l’habitude de gérer des données particulièrement sensibles et pouvait donc répondre aux exigences du client sur la stricte protection des données.
Selon M. Hespe : « Grâce à nos nombreuses années d’expérience à servir ce client, nous comprenons comment l’entreprise organise et gère ses projets ».
Une communication gérée de façon flexible tout en respectant les règles liées au COVID-19
La migration du système au printemps 2020 a malheureusement coïncidé avec le début de la pandémie COVID-19, ce qui se révéla être un défi tout à fait imprévisible. Les restrictions en découlant concernant les contacts, la mobilité et la présence sur le lieu de travail ont demandé une grande flexibilité et un plus gros effort de gestion et d’administration de toutes les personnes impliquées.
Toutes les interactions pendant les phases de préparation de la migration et de mise en œuvre n’ont pas pu se faire complètement virtuellement. « Être physiquement présent était parfois nécessaire, pour des raisons de sécurité à minima » explique Hespe. Et quand cela était possible, les réunions se sont tenues virtuellement par visio-conférence, ce qui a aussi « bien fonctionné » selon Hespe.
« Un accès direct aux contacts clients était très important pour la réussite de la migration du système » ajoute-t-il. Sur le site client, des discussions avaient lieu une à trois fois par semaine avec les équipes d’utilisateurs ou leurs responsables respectifs. Les experts TPG étaient disponibles à tout moment pour répondre à toutes les questions qui se posaient. Et TPG a également travaillé en étroite collaboration avec d’autres services internes et des fournisseurs de services externes responsables par exemple d’installer et de configurer les serveurs.
Cette étude de cas du secteur aéronautique vous a-t-elle été utile ? Que pensez-vous de l’approche prise par TPG et la société client ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous.
