Einführung von Projektmanagement-Software – 9 Risiken zu scheitern (die Sie unbedingt kennen sollten)

Viele Unternehmen investieren reichlich Zeit, Budget und Engagement in die Einführung von Projektmanagement-Software. Oft bleibt danach aber die versprochene Transparenz aus, die Akzeptanz der User ist gering. In manchen Fällen stagniert auch die Projektperformance oder wird gar schlechter. Kennen Sie das?

Dann ist dieser Artikel ein Must-Read für Sie, damit Ihre nächste Einführung eines Tools für Projekt- Portfolio und Ressourcenmanagement (PPM) zum Erfolg wird. Sie erhalten wertvolle Einblicke und praxiserprobte Ratschläge, die auf unserer bald dreißigjährigen Erfahrung basieren. Folgende Kapitel zu den Risiken und Stolpersteinen warten auf Sie:

• Risiko 1: Fehlende Einbindung der User und unklarer Nutzen für Stakeholder
• Risiko 2: Fehlendes oder zu wenig Change Management
• Risiko 3: Mangelnde Unterstützung durch das Management
• Risiko 4: Unzureichende Planung und Vorbereitung
• Risiko 5: Falsche Priorisierung und „Big Bang“ Ansatz
• Risiko 6: Fehlende oder mangelhafte Schulung der User
• Risiko 7: Unterschätzung des Aufwands für die Datenmigration und -pflege
• Risiko 8: Keine kontinuierliche Betreuung und Weiterentwicklung
• Risiko 9: Fehlende Erfolgskontrolle und Messung des Nutzens
• Zusammenfassung

Der wichtigste Punkt zuerst:

Die technische Implementierung einer Projektmanagement-Software ist selten das Hauptproblem – es sind die Menschen, die die Einführung von Projektmanagement-Software oft scheitern lassen. Denn das beste Tool wird nutzlos, wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen nicht stimmen und die User nicht mitziehen.

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Steigen wir jetzt ein in die neun wichtigsten Risikobereiche.

Risiko 1: Fehlende Einbindung der User und unklarer Nutzen

Die Einführung eines PPM-Tools scheitert häufig an zwei eng miteinander verknüpften Ursachen:

• der mangelnden Einbindung der User und
• dem unzureichend kommunizierten Nutzen für die relevanten Stakeholder.

Viele Unternehmen machen bei der PPM Tool-Einführung Betroffene nicht zu Beteiligten. Sie versäumen es gleichzeitig, klare Ziele für das neue Tool zu definieren.

Dies führt zu weit verbreiteten Vorbehalten bei den Mitarbeitenden, wie z.B.:

• Sie haben Angst vor zu viel Transparenz
• Viele befürchten zusätzlichen Aufwand
• Sie haben den Eindruck, dass das Tool nur für andere eingeführt wird
• Ihnen bleibt der konkrete Nutzen für die eigene Rolle unklar

Zudem fehlt es häufig an einer klaren Kommunikation darüber, was mit der Einführung erreicht werden soll. Projektleitende, Teammitglieder und das Management verstehen nicht, wie das Tool ihre tägliche Arbeit verbessert.

Ihre Erwartungen werden nicht erfragt und ihre tatsächlichen Arbeitsweisen nicht berücksichtigt. Dadurch entsteht Widerstand – und die Einführung des PPM-Tools bleibt hinter den Erwartungen zurück.

Unser Praxis-Tipp: Beziehen Sie die zukünftigen Tool-User frühzeitig in den Auswahl- und Einführungsprozess ein. Führen Sie Interviews, um Erwartungen und Bedenken zu verstehen und einbeziehen zu können.

Risiko 2: Fehlendes oder zu wenig Change Management

Wie einleitend schon gesagt: Bei der Einführung eines PPM-Tools geht es um mehr als nur Technik. Für den Erfolg benötigen Sie besonders ein strukturiertes Change Management bzw. User Adoption – Sie müssen betroffene Personen abholen. Begleiten Sie diese durch den Veränderungsprozess:

• Schaffen Sie Bewusstsein für die Vorteile der Änderungen
• Bauen Sie Ängste ab
• Vermitteln Sie Wissen über das Tool
• Ignorieren Sie nicht den Widerstand gegen Veränderungen, gehen Sie darauf ein.

Unser Praxis-Tipp: Kommunizieren Sie die Vorteile des neuen PPM-Tools im Rahmen eines gut organisierten Change Managements klar und deutlich. Gehen Sie auf Bedenken ein und zeigen Sie frühzeitig Erfolge.

Risiko 3: Mangelnde Unterstützung durch das Management

Häufig kommuniziert das Management die Bedeutung des neuen PPM-Tools nicht klar und konsequent im Unternehmen. Dadurch fehlt die sichtbare treibende Kraft auf Organisationsebene. Ohne diese Rückendeckung des Managements werden Sie die notwendige Akzeptanz bei der Einführung von Projektmanagement-Software nicht erreichen können.

Es unerlässlich, dass Ihr Management den Nutzen des Tools konsequent betont. Nur wenn es die mit dem Tool einhergehende Transparenz selbst aktiv vorlebt und unterstützt, wird sich der Widerstand der Mitarbeitenden dagegen in Grenzen halten.

Zeigen Sie durch regelmäßige Kommunikation und das Einfordern von positiven Ergebnissen durch das PPM-Tool die Wichtigkeit des Systems für die Organisation.

Unser Praxis-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die aktive Unterstützung eines Sponsors auf oberster Ebene gewinnen. Dieser Sponsor sollte die Ziele und den Nutzen des PPM-Tools klar und deutlich im gesamten Unternehmen kommunizieren und als Vorbild für die Nutzung des Systems vorangehen.

Risiko 4: Unzureichende Planung und Vorbereitung

Die Einführung einer PPM-Software ist selbst ein Projekt. Daher ist eine eigene Projektleitung und ein Einführungsteam wichtig, die sich federführend darum kümmern und z.B. folgende Aufgaben erledigen:

• Analyse der Ausgangslage (Probleme und aktuelle Toollandschaft)
• Erstellen eined detaillierten Projektplans für die Einführung (klare Ziele, realistischer Zeitplan, notwendige Ressourcen)
• Rechtzeitiges Einbinden des Betriebsrats

Unser Praxistipp: Stellen Sie sicher, dass Sie frühzeitig eine klare Projektleitung benennen und ein dediziertes Team zusammenstellen. Unserer Erfahrung nach ist ein zentrales und starkes PMO hier genau die richtige Instanz, um so ein Einführungsprojekt zum Erfolg zu führen.

Risiko 5: Falsche Priorisierung und „Big Bang“ Ansatz

Wählen Sie bei der Einführung des PPM-Tools einen stufenweisen Ansatz (MVP – Minimum Viable Product). Versuchen Sie nicht, von Anfang an alle Wünsche und Anforderungen vollständig abzubilden. Mit schnellen, sichtbaren Erfolgen steigern Sie die Akzeptanz und vermeiden die Frustration der User.

Unser Praxis-Tipp: Lieber klein anfangen als groß scheitern – konzentrieren Sie sich auf schnelle und sichtbare „Quick Wins“, wie beispielsweise eine zentrale Projektliste. Erweitern Sie den Funktionsumfang iterativ und in kleineren Schritten, immer mit dem Fokus auf den Nutzen für die User.

Risiko 6: Fehlende oder mangelhafte Schulung der User

Unzureichende Schulungen der User führen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Unsicherheit, Frustration und geringer Akzeptanz Ihres neuen PPM-Tools. Legen Sie daher Wert auf:

• Rechtzeitiges Anbieten von gründlichen Schulungen
• Schulungsinhalte für die unterschiedlichen Rollen und Bedürfnisse der User
• Kontinuierliche Unterstützung bei offenen Fragen im Tagesgeschäft
• Möglichkeiten zum Selbststudium
• Frühzeitige „Hands-on“-Schulungen in einer Testumgebung für Administratoren.

Unser Praxis-Tipp: Entwickeln Sie ein differenziertes Schulungskonzept, das rollenspezifische Inhalte und praxisnahe Übungen beinhaltet, sowie einen guten Support bei Fragen.

Risiko 7: Unterschätzung des Aufwands für die Datenmigration und -pflege

Stimmt die Datenqualität im neuen PPM-Tool nicht, so ist es mit dem Vertrauen in die neue Software und der Akzeptanz schwierig. Folgendes sollten Sie daher beachten:

• Planen Sie detailliert, welche Daten migriert werden sollen (und welche nicht) und auf welche Weise dabei vorzugehen ist.
• Prüfen Sie die Qualität der Altdaten, damit fehlerhafte Daten im neuen System vermieden werden.
• Schätzen Sie den Aufwand für die manuelle Dateneingabe oder die toolgestützte Migration großzügig ein.
• Legen Sie klare Verantwortlichkeiten und Prozesse für die laufende Pflege der Daten im PPM-Tool fest.
• Berücksichtigen Sie die Vorteile der Integration des PPM-Systems mit anderen Systemen.

Unser Praxis-Tipp: Investieren Sie unbedingt ausreichend Zeit in die Planung der Datenmigration und die Aufbereitung der Daten vor der Migration nach klaren Regeln.

Risiko 8: Keine kontinuierliche Betreuung und Weiterentwicklung

Eine schlechte Betreuung und Weiterentwicklung Ihres PPM-Tools kann dessen anfänglichen Nutzen schnell schmälern. Sorgen Sie daher unbedingt dafür, dass Ihr PPM-Tool nach der Implementierung weiter gepflegt und an sich ändernde Bedürfnisse angepasst wird. Nur so gehen Sie den Weg zum PPM-Top-Performer und „The PPM Paradise“ konsequent weiter, bei dem wir Sie mit unserer bald dreißigjährigen Erfahrung gerne unterstützen.

• Definieren Sie ein dediziertes Team oder eine Person für die Betreuung der User (z.B. das PMO).
• Holen Sie systematisch Feedback von Usern ein und berücksichtigen Sie dieses bei der Fortentwicklung des Tools.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Prozesse und Tool-Konfiguration durch.
• Nutzen Sie weitere Potenziale durch Erweiterung des Funktionsumfangs und die Integration mit anderen Systemen.

Unser Praxistipp: Etablieren Sie ein PPM-Kompetenzteam oder beauftragen Sie einen PPM-Administrator, der als zentrale Anlaufstelle für die User dient und die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems vorantreibt. Diese Rolle kann z.B. gut im PMO angesiedelt sein.

Risiko 9: Fehlende Erfolgskontrolle und Messung des Nutzens

Durch eine systematische Erfolgskontrolle und Messung des Nutzens Ihres PPM-Tools stellen können Sie klar nachweisen, in welchem Ausmaß die erhofften Verbesserungen durch die neue Software tatsächlich eingetreten sind. Das hilft Ihnen bei Nachfragen durch die User und Stakeholder. Beachten Sie dafür folgendes:

• Definieren Sie klare Kennzahlen (KPIs) zur Messung des Erfolgs.
• Dokumentieren Sie rechtzeitig die Ausgangssituation, um Verbesserungen später nachweisen zu können.
• Messen Sie regelmäßig, z.B. die Zufriedenheit der User mit dem neuen Tool.
• Analysieren Sie regelmäßig die tatsächliche Nutzung des PPM-Tools.
• Führen Sie Umfragen zu Verbesserungsmöglichkeiten durch.

Sehr einfach können Sie die Zufriedenheit und den wahrgenommenen Nutzen z.B. mit Sterne-Bewertungen feststellen. Wenn Sie diese regelmäßig wiederholen, dann lässt sich die Entwicklung der Zufriedenheit mit Ihrem neuen PPM-Tool dokumentieren.

Unser Praxistipp: Definieren Sie messbare Ziele für die PPM-Tool Einführung und legen Sie geeignete Kennzahlen zur Erfolgskontrolle fest.

Zusammenfassung

Die Einführung eines PPM-Tools ist ein bedeutendes Vorhaben, das Ihr Projektmanagement nachhaltig verbessern kann. Wenn Sie es allerdings nicht richtig angehen, dann haben Sie ein großes Risiko zu scheitern. Die wichtigsten Risikofelder haben Sie in diesem Artikel kennengelernt. Wenn Sie die Handlungsempfehlungen beherzigen, legen Sie einen soliden Grundstein für eine erfolgreiche Einführung Ihrer neuen Projektmanagement-Software und maximieren den Nutzen Ihrer Investition in ein PPM-Tool.

Nochmals im Überblick die konkreten Handlungsbereiche:

1. User einbeziehen: Beziehen Sie Ihre Projektteams und Stakeholder frühzeitig und umfassend in den gesamten Prozess ein. Dies schafft Akzeptanz, deckt Bedürfnisse auf und fördert die spätere Nutzung des Systems.
2. Ziele definieren: Definieren Sie klare und messbare Ziele, welchen konkreten Nutzen die Einführung der Projektmanagement Software bringen soll. Dies hilft bei der Auswahl, Konfiguration und späteren Erfolgsmessung.
3. Veränderung managen: Unterschätzen Sie nicht den Faktor Mensch! Setzen Sie von Beginn an auf ein aktives Change Management, um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu fördern.
4. Management-Support sichern: Gewinnen Sie die aktive Unterstützung und das Engagement des Managements. Dies ist entscheidend für die Bereitstellung von Ressourcen und die Durchsetzung notwendiger Veränderungen.
5. Planung ist entscheidend: Investieren Sie ausreichend Zeit und Ressourcen in die sorgfältige Planung und Vorbereitung der PPM-Tool Einführung. Eine fundierte Planung ist die Basis für den Erfolg.
6. Schrittweise vorgehen: Starten Sie mit den wichtigsten und nutzbringendsten Funktionen und erweitern Sie das System iterativ in überschaubaren Schritten. Dies ermöglicht frühe Erfolge und vermeidet Überforderung.
7. Schulung und Support: Bieten Sie adäquate Schulungen an, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen zugeschnitten sind, und stellen Sie fortlaufenden Support sicher, um Fragen zu beantworten und die Nutzung zu optimieren.
8. Datenqualität sicherstellen: Achten Sie auf eine sorgfältige Datenmigration und implementieren Sie Prozesse zur Sicherstellung einer nachhaltig hohen Datenqualität.
9. PMO einbeziehen: Nutzen Sie die Expertise und die koordinierende Rolle eines Project Management Office (PMO), falls vorhanden, um die Einführung zu steuern und den langfristigen Betrieb sicherzustellen.
10. Erfolg messen: Definieren Sie klare Kennzahlen und verfolgen Sie den Fortschritt kontinuierlich, um den Mehrwert des PPM-Tools messbar zu machen und den Erfolg zu belegen.

Laden Sie sich hier eine kostenlose Excel-Checkliste mit 50 Risikopunkten aus diesem Artikel herunter. Nehmen Sie diese als Leitfaden und passen Sie sie an Ihre spezifischen Unternehmensbedürfnisse an. Mit Engagement und einer strukturierten Herangehensweise steht einer erfolgreichen PPM-Tool-Einführung mit geringem Risiko zu scheitern nichts im Wege! Sie werden die positiven Auswirkungen auf Ihr Projektmanagement bald spüren – Ihre ersten Schritte in Richtung PPM-Top-Performer.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn.

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