Die optimale Lösung zur Ressourcenplanung: So überzeugen Sie Ihre Stakeholder!

Wer Ressourcenmanagement erfolgreich einführen will, braucht eine Tool-Umgebung, die alle relevanten Prozesse und Rollen unterstützt. Doch wie holen Sie die relevanten Stakeholder mit an Board? Nicht alle werden von der Notwendigkeit einer neuen Lösung so überzeugt sein wie Sie. Hier hilft nur eins: stichhaltige Argumente, die die Vorteile der neuen Lösung verdeutlichen.

Und genau diese Argumente möchten wir Ihnen in diesem Artikel an die Hand geben – abgestimmt  auf die jeweilge Rolle des Stakeholders:

• Entscheider
• Teamleiter
• Projektleiter

Am Ende finden Sie zudem noch einen Ausblick auf die Zukunft des Ressourcenmanagements.

Zur Erinnerung: Unter taktischer Ressourcenplanung verstehen wir hier die Abstimmung zwischen Projekt und Linie. Diese ist abhängig von der Organisationsform im Unternehmen (Matrix oder Linie). Ziel ist es, den Bedarf an Ressourcen mit benötigten Skills für Projekte zeitnah durch Mitarbeiter aus der Linie zu decken. Diese Arbeit ist zumeist die Aufgabe von Teamleitern.

Eine allgemeine Einführung zum Thema finden Sie in dem Artikel  „So führen Sie Ressourcenmanagement erfolgreich ein“.

Argumente für Teamleiter

Beginnen wir mit den Argumenten für Teamleiter. Teamleiter stehen einerseits zwischen ihren Vorgesetzten und den Projektleitern. Auf der anderen Seite verantworten sie die Führung ihrer Teammitglieder.

Mit ihrem Team haben sie möglichst viele Aufgaben in der Linie und in Projekten zu erledigen. Dabei sollen die Teammitglieder bestenfalls immer optimal ausgelastet sein, aber nicht überlastet.

Teamleiter müssen gegenüber den Entscheidern, Projektleitern und Teammitgliedern jederzeit auskunftsfähig sein. Dabei geht es um Informationen bezüglich des Einsatzes ihres Teams oder der einzelnen Personen.

Was Teamleiter besser können

Mit einem passenden und ausgereiften System für die taktische Ressourcenplanung planen, zeigen und argumentieren die Teamleiter besser:

• welche Kapazitäten/Verfügbarkeiten ihr Team hat
• welche Fähigkeiten/Skills ihr Team und dessen Mitglieder haben
• an welchen Projekten ihr Team derzeit arbeitet
• wie viel Zeit für Teammeetings und andere allgemeine Linientätigkeiten eingeplant ist
• welche Grundlast ihr Team hat und wie diese sich zusammensetzt
• wer wann in Urlaub gehen kann und wer die Vertretung übernimmt
• wie viel Weiterbildung ihr Team in welchen Bereichen macht
• wie gut die Auslastung ihres Teams in 6, 12 oder 18 Monaten ist
• ob weitere Aufgaben geschaffen oder übernommen werden müssen
• welche Mitarbeiter welche Lücken bezüglich des Teamwissens haben
• wer noch wie ausgebildet werden muss, um die Aufgaben besser verteilen zu können
• welche Ausbildung oder Umbildung für kommende Aufgaben bis wann erfolgen muss
• wer wann an neuen Projekten mitarbeiten kann

Zudem hilft so ein passendes System dem Teamleiter:

• zu belegen, dass zusätzliche Anfragen aus Projekten abgelehnt werden müssen, weil das Team über keine freien Kapazitäten mehr verfügt
• zu erkennen, wann das Team oder einzelne Mitarbeiter überlastet sind
• zu erarbeiten, wie eine Entlastung für überlastete Mitarbeiter geschaffen werden kann
• zu verstehen, welche Mitarbeiter vergleichbare Qualifikationen haben, sodass eine Vertretung oder Umverteilung vorgenommen werden kann
• zu erkennen, welche Auswirkung Projektverschiebungen auf die Teamauslastung haben und welche Umplanung erfolgen muss, um die Änderungen abzufedern

Was ist Ressourcenplanung und wie führen Sie sie schnell und effizient ein? Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Herausforderungen! 

Auch hat der Teamleiter mit so einem System:

• aussagefähige Übersichten zur Auslastung über Projekte und das Team zur Verfügung
• eine Übersicht, wie die Projektzusicherung im Vergleich zu den Projektanfragen ist
• einen einfachen Nachweis, dass dringend weitere Ressourcen für das Team benötigt werden
• die Möglichkeit, Änderungen der Daten in das Tool einzugeben
• die Möglichkeit, einfach Daten aus dem System der Projektleiter zu übernehmen und eigene zur Info an dieses zu übergeben
• einen eigenen Datenbestand für die Teamplanung, ohne in die Planung der Projektleiter eingreifen zu müssen

Argumente für Projektleiter

Projektleiter haben gänzlich andere Aufgaben als Teamleiter. Daher fallen die Argumente für sie auch anders aus.

Projektleiter müssen Ergebnisse liefern. Dafür benötigen sie, je nach Organisationsform, die Zuarbeit aus Teams (Linienorganisation) oder Personen aus den Teams (Matrixorganisation). In beiden Fällen sind sie auf verlässliche Zusagen der Teamleiter angewiesen.

Projektleiter können mit einem ausgereiften System für taktische Ressourcenplanung besser sehen:

• welche Teams welche Qualifikationen haben
• welches Team welches Arbeitspaket wann übernehmen kann
• welches Team wann wie viele Personen mit den geforderten Qualifikationen zur Verfügung stellen kann
• warum ein bestimmter Mitarbeiter nicht mehr Zeit für sein Projekt hat
• wer den zugesagten Kollegen in dessen Urlaub vertritt
• wie die Zusagen aus den Teams mit der aktuellen Projektplanung verglichen werden können
• wie sich Zusagen aus den Teams geändert haben

Zudem wird die Kommunikation zwischen Projektleiter und Teamleiter über benötigte Ressourcen von einem geeigneten Tool gut unterstützt. Zusagen lassen sich hierin gut dokumentieren.

Auch kann ein Teamleiter, wenn er nicht mit dem Tool für Projektmanagement arbeiten muss, die Daten in der Planung des Projektleiters nicht verändern. Denn im Idealfall arbeiten beide Rollen mit getrennten Systemen, deren Inhalte durch die Teammanagement-Software dann nur miteinander verglichen werden.

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Argumente für Entscheider

Entscheider müssen u. a. dafür Sorge tragen, dass mittel- und langfristig genügend geeignete Personen zum Umsetzen von Initiativen und Projekten zur Verfügung stehen. Dafür brauchen sie eine Übersicht über alle Teams sowie deren aktuelle und kommende Auslastung.

Dies ist in vielen Unternehmen nicht an einen Standort gebunden. Es kann oft vielleicht sogar eine internationale Anforderung sein. Und diese ist ggf. nur unter Einbezug der Teamleiter und Projektleiter bzw. Portfoliomanager zu bewältigen.

Entscheider im Unternehmen sehen mit einem ausgereiften System für taktische Ressourcenplanung besser:

• die aggregierte Auslastung über alle Teams in allen Bereichen
• wie stark und womit Teams in den verschiedenen Unternehmensbereichen ausgelastet sind
• welche Fähigkeiten/Skills an welchen Standorten verfügbar sind und welche fehlen
• welche Anforderungen an Fähigkeiten / Skills aus Projekten kommen
• welche Projekte mit welchen Fähigkeiten / Skills nicht ausreichend versorgt werden können
• wo Personal mit welchen Fähigkeiten eingestellt, umgeschult oder abgebaut werden muss

Nach diesen Listen mit Argumenten für die drei wichtigsten Rollen zum Ressourcenmanagement im Unternehmen werfen wir noch einen Blick in die Zukunft. Wie wird sich die Ressourcenplanung entwickeln?

Ausblick auf die Ressourcenplanung der Zukunft

Der Reifegrad des Projektmanagements in den Unternehmen nimmt immer weiter zu. Gleiches gilt für das PM-Verständnis bzw. die Akzeptanz von Projektmanagement.

Auch steigt der Wunsch von Mitarbeitern nach mehr Eigenverantwortung, vor allem aus jüngeren Generationen. All dies bringt Aspekte der agilen PM-Methoden mit klassischen PM- Methoden zusammen.

Die Kombination von Teammanagement auf Projekt- bzw. Sprint-Ebene sowie die eigenverantwortliche Detailplanung innerhalb von Sprints bzw. getakteten Arbeitspaketen wird in Zukunft eine noch höhere Planungsqualität erzeugen. Bei der Termin- und Ergebnisplanung wird also die Zuverlässigkeit steigen.

Dazu wird es auch neue Tools bzw. neue Features in bestehenden Tools geben. Diese werden die Flexibilität in der Planung und Steuerung deutlich erhöhen. Gleichzeitig wird die Ressourcenplanung damit wesentlich einfacher.

Ein erster Schritt in diese Richtung kann der Einsatz von Integrationsprodukten sein.

Diese verbinden klassische PM-Werkzeuge mit Tools zur Planung von To-dos bzw. Action-Items. Durch solch eine Integration könnten z. B. in den Gantt-Charts nur die Sprints zur Ressourcenanfrage und die Meilensteine für die Lieferungen geplant werden. Die vielen detaillierten Aufgaben, deren Ressourcenplanung den Projektleiter zur Verzweiflung treibt, fallen weg.

In Zukunft könnte also eine gröbere Projektplanung durch den Projektleiter und eine dazu passende feine Aufgabenplanung durch die Mitarbeiter kommen, die von den Teamleitern pro Sprint zugesichert werden. Außerdem hält die digitale Transformation in vielen neuen Bereichen von Firmen Einzug. Dies erfordert eine Beteiligung weiterer Personen an Projekten zur Umsetzung dieser Strategie.

Demnach werden künftig mehr Personen in Projekten arbeiten. Es werden auch Personen aus Teams in Projekten mitwirken, die dies bislang nicht getan haben. Deren Teamleiter haben dann ähnliche Anforderungen zu meistern wie die Kollegen aus den klassischen Bereichen der Projektabwicklung: Sie müssen künftig Zusagen von Personen oder Ergebnissen zu Projekten geben.

Dazu wird es auch für diese Teamleiter nötig, die teaminternen Aufgaben künftig genauer zu planen. Sonst können sie das Engagement ihrer Mitarbeiter in Projekten nicht organisieren. Die taktische Ressourcenplanung wird sich also rasch auf fast alle Bereiche in Unternehmen aller Branchen ausweiten. Von der digitalen Transformation ist keine Branche ausgenommen. Überall wird es mehr IT-Projekte geben und damit neue Anforderungen an die Ressourcenplanung, quer durch alle Abteilungen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie Argumente für eine Lösung zur taktischen Ressourcenplanung an die Hand bekommen. Diese können Sie gegenüber den Stakeholdern wie Teamleitern, Projektleitern und Entscheidern einsetzen.

Zudem haben Sie einen kurzen Einblick in die voraussichtliche Entwicklung der Ressourcenplanung erhalten: Im Zuge der digitalen Transformation werden immer mehr Personen in Projekten arbeiten, die dies bislang noch nicht getan haben. Und auch deren Vorgesetzte werden somit ihre Teams strategisch und taktisch planen müssen. Das Thema Ressourcenplanung wird also immer wichtiger.

Haben Sie noch Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld.

Von Johann Strasser

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