Abweichende Dauer beim Sammelvorgang in Microsoft Project

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+++ Warum und wann Sammelvorgänge nicht zur Dauer der Einzelvorgänge passen können +++ 4 wichtige Gründe, die Sie kennen sollten +++

von Kathryn Dixon

Eins ist Ihnen sicherlich längst aufgefallen wenn Sie mit Microsoft Project arbeiten: die Dauer eines Sammelvorgangs entspricht nicht unbedingt der längsten Dauer der darunterliegenden Vorgänge.

Woran kann das liegen? Ist es ein Fehler?

In diesem Tipp erfahren Sie, wann diese Unterschiede auftreten und wie Sie diese „Planungsprobleme” erkennen und beseitigen können.

Folgend beschreiben wir diese vier Möglichkeiten, bei denen es zu einer Abweichung kommen kann. Dies kann der Fall sein:

  1. im (standardmäßig eingestellten) manuellen Planungsmodus
  2. wenn der Sammelvorgang versehentlich auf Manuell geplant gestellt ist
  3. die Berechnung ausgeschaltet ist
  4. Unterschiede zwischen Projekt- und Ressourcen-/Vorgangskalendern bestehen.

1. Manueller Planungsmodus

Im manuellen Planungsmodus werden – wie der Name schon sagt – Vorgänge und Sammelvorgänge manuell geplant: Anfang, Ende bzw. Dauer werden vom Projektleiter festgelegt. Diese Angaben werden von Microsoft Project nicht geändert.

Dieser Modus ist bei Microsoft Project als Standard festgelegt. Es werden jedoch Warnhinweise angezeigt, wenn die eingegebenen Werte zu Problemen führen.

Abweichende Dauer beim Sammelvorgang 1

Bild1: Manuelle Vorgänge mit möglichen Planungsproblemen

Fahren Sie mit der Maus über die angezeigten Warnhinweise in der Eingabetabelle oder im Balkendiagramm. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Vorgangsinspektor beheben aus, um Lösungsvorschläge anzuzeigen.

Abweichende Dauer beim Sammelvorgang 2

Bild2: Der Vorgangsinspektor bietet Lösungsvorschläge bei Planungsproblemen.

Wenn Sie absichtlich unterschiedliche Werte z.B. in einer frühen Planungsphase eingegeben haben, können Sie ggf. die Warnhinweise für den Vorgang ausschalten. Oder Sie schalten die Warnhinweise nicht aus, sondern tragen eine Vorgangsnotiz mit der Begründung ein.

Profitipp: Ändern Sie in den Optionen/Terminplanung die Standardeinstellung für alle neue Vorgänge in automatisch geplant. Greifen Sie nur bei Bedarf auf manuell geplant zurück. Ein Umstellen des Planungsmodus für einzelne oder alle Vorgänge ist jederzeit möglich.

2. Sammelvorgang versehentlich auf Manuell geplant umgestellt

Sie arbeiten grundsätzlich mit der automatischen Planung. Dabei richten sich Anfang, Dauer und Ende eines Sammelvorgangs nach den untergeordneten Vorgängen. Sie merken aber trotzdem Unterschiede zwischen dem Sammelvorgang und der Vorgänge.

Kontrollieren Sie in diesem Fall, ob der Sammelvorgang nicht versehentlich auf manuell geplant geändert wurde. Dies kommt beispielsweise vor, wenn die Anzahl Tage oder Wochen direkt in das Feld Dauer eingeben wurde.

Lesen Sie auch diese Tipps: „Mehrere Zeitachsen parallel anlegen” und „Mehrfache Zeitachsen in Microsoft Project 2016“

Der Planungsmodus des Sammelvorgangs wird dadurch auf manuell umgestellt und die Dauer wird nicht mehr von Microsoft Project automatisch berechnet.

In der Ansicht Gantt-Diagramm ist dieser Zustand an dem roten Balken bei dem Sammelvorgang leicht zu erkennen, sobald es Unterschiede zwischen dem Sammelvorgang und den Einzelvorgängen gibt.

Achtung: In anderen Ansichten wie z.B. Gantt-Diagramm: Überwachung bzw. in älteren MS Project Versionen (z.B. 2010) gibt es keinen optischen Hinweis im Balkendiagramm.

Abweichende Dauer beim Sammelvorgang 3

Bild 3: Unterschiedliche Anzeige eines Planungsproblems in unterschiedlichen Ansichten

Achten Sie unbedingt auf die roten Linien in den Spalten Anfang oder Ende und blenden Sie die Spalte Vorgangsmodus als zusätzliche Hilfe ein.

Sie können das Problem beheben, indem Sie den Sammelvorgang markieren und entweder mit der rechten Maustaste oder im Menüband Vorgang/Vorgänge die Funktion Automatisch planen auswählen.

3. Berechnung ausgeschaltet

Wenn Sie ausgeschlossen haben, dass keine Vorgänge bzw. Sammelvorgänge auf manuell geplant gesetzt sind, kontrollieren Sie, ob die automatische Berechnung ausgeschaltet wurde. In der Statusleiste unten links steht in dem Fall „Berechnung: Aus“.

Dies passiert beispielsweise, wenn die Tastenkombination Strg + f9 gedrückt wurde.

Wie Sie die Berechnung wieder einschalten:

  • Strg + f9 drücken
  • in der Statusleiste mit der rechten Maustaste klicken und das Häkchen bei Berechnung entfernen
  • oder in den Optionen/Terminplanung/Berechnung „ein“ auswählen.
Unterschiedliche Dauer Sammelvorgange in Microsoft Project 1

Bild 4: Direkte Korrektur zur Berechnungsoption über das Menü Optionen/Terminplanung/Berechnung

4. Unterschiede zwischen Projekt- und Ressourcen- bzw. Vorgangskalendern

Wenn Sie verschiedene Kalender für das Projekt, die Ressourcen und Vorgänge im Einsatz haben, kann es zu Unterschieden bei der Dauer der Sammel- und Einzelvorgänge kommen.

Dies ist kein Fehler, denn:

  • der Sammelvorgang wird von dem Projektkalender beeinflusst
  • die Einzelvorgänge hingegen werden von den Basiskalendern der zugeordneten Ressourcen bzw. vom Vorgangskalender gesteuert.

Wenn Ressourcen- und Projektkalender andere Feiertage beinhalten, kommt es zu Verschiebungen bei Sammel- und Einzelvorgängen.

Gibt es beispielsweise mehr oder weniger arbeitsfreie Tage im Ressourcenkalender im Vergleich zu dem Projektkalender, wird die Dauer in Arbeitstage anders ausfallen.

Hier ein Beispiel:

Sie leiten ein deutschlandweites Projekt mit Ressourcen in mehreren Bundesländern. Als Projektkalender setzen Sie den Standardkalender von Microsoft Project ein, der keine arbeitsfreien Tage außer Wochenenden enthält.

Für Ihre Teammitglieder in Bayern und Hamburg erstellen Sie neue Basiskalender mit den Feiertagen des jeweiligen Bundeslands und weisen die Kalender den Ressourcen entsprechend zu.

Es laufen zwei Vorgänge mit einer Dauer von 5 Arbeitstagen parallel in Bayern und Hamburg.

Unterschiedliche Dauer Sammelvorgange in Microsoft Project 2

Bild 5: Projekt ohne Ressourcenzuordnung

In der Woche gibt es einen Feiertag nur in Bayern. Das Teammitglied in Hamburg wird am Freitag fertig, sein bayrischer Kollege erst am darauf folgenden Montag.

Unterschiedliche Dauer Sammelvorgange in Microsoft Project 3

Bild 6: Projekt nach der Ressourcenzuordnung

Zusammenfassung: Abweichende Dauer beim Sammelvorgang

In diesem Tipp haben Sie erfahren, dass nicht unbedingt ein Fehler vorliegt, wenn ein Sammelvorgang eine andere Dauer als die der Vorgänge haben kann. Dazu haben Sie gelernt, wie Sie diese Abweichungen erkennen und bei Bedarf beseitigen können.

Klassische „Stolperfallen“ auf einen Blick: 

  • standardmäßig eingestellter manueller Planungsmodus
  • Sammelvorgang auf Manuell geplant
  • die Berechnung ist ausgeschaltet ist
  • unterschiedliche Projekt- bzw. Ressourcen- / Vorgangskalender.

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