Wer Microsoft Project im Einsatz hat, kennt die Vorteile benutzerdefinierter Felder: kunden- und projektspezifische Informationen mit in die Projektplanung abzuspeichern und dann nach diesen Informationen zu sortieren, gruppieren oder zu filtern.
Im unserer Artikel-Reihe „benutzerdefinierte Ansichten“ haben wir Ihnen die grundlegenden Schritte im Umgang mit benutzerdefinierten Feldern bereits vorgestellt. In diesem Microsoft Project Quick-Tipp gehen wir jetzt einen Schritt weiter: Sie erfahren, wie Sie die benutzerdefinierten Felder komprimiert darstellen und so leichter den Überblick über Ihren Projektplan behalten.
Alle Teile der Serie im Überblick:
Teil 1: „Neue Spalte hinzufügen“ in Tabellen einblenden
Teil 2: Benutzerdefinierte Felder mit oder ohne Nachschlagetabelle
Teil 3: Vorgangsattribute definieren
Teil 4: Bedingte Formatierung von Vorgangsbalken
Teil 5: Ansichten anpassen und einsetzen
Benutzerdefinierte Felder verknüpfen – so geht’s
Das Problem dürfte Ihnen bekannt vorkommen: Beim Einsatz vieler benutzerdefinierter Felder wird die Ansicht in der Tabellendarstellung unübersichtlich, da für jede zusätzliche Information eine Spalte angezeigt wird. Um auch die anderen planungsrelevanten Felder zu sehen, müssen Sie dann diese Ansicht als zusätzliche Tabelle speichern oder viel scrollen.
Im folgenden Beispiel werden drei benutzerdefinierte Felder hinzugefügt und umbenannt:
- Im ersten Feld: Produktionsstandort (Werk) aus einer Auswahlliste eingetragen
- Im zweiten Feld: der jeweilige Fahrwerktyp
- Im dritten Feld: die Ausstattungsvariante
Gut zu wissen: Für die spätere Bearbeitung kann entweder der ursprüngliche Feldname (Text 1, Text 2, Text 3) oder der umbenannte Feldname (Werk, Fahrwerk, Ausstattung) benutzt werden. Gleichzeitig wird auch schon das Feld für den späteren Kurztext definiert.
In der Tabellenansicht haben Sie z.B. folgende Auswahlmöglichkeiten für die einzelnen Felder:
Nach Auswahl der Werte sieht die Tabelle so aus:
Der Vorteil: Die Projektbeteiligten können in der Regel die Informationen auch ohne Spaltenüberschrift interpretieren, da es sich meist um „sprechende“ Schlüssel handelt. Daher können die Informationen jetzt in einer eigenen Spalte Kurztext zusammengefasst und dann auch als Balkenbeschriftung benutzt werden.
Und so bündeln Sie Ihre Informationen im Textfeld:
Um die Informationen jetzt in einer Spalte zusammen anzuzeigen, wählen Sie zu dem benutzerdefinierten Feld Kurztext die Option Formel aus und verknüpfen die Felder Werk, Fahrwerk und Ausstattung mit einem &.
Wichtig für die Formel: Die eckigen Klammern und die Feldnamen können Sie über den Menüpunkt Feld und dann über die Auswahl Text auswählen und einfügen. Als Trennzeichen ist ein „|“ vorgesehen. Sie können aber auch jedes andere Trennzeichen verwenden, solange Sie es in Anführungszeichen setzen.
Fügen Sie jetzt das benutzerdefinierte Feld Kurztext in die Tabelle ein, so werden alle Informationen in einer Spalte angezeigt. Durch Verkleinerung der Spalte können diese auch mehrzeilig ausgegeben werden.
Wie Sie im Screenshot sehen, findet der Kurztext hier auch als Balkenbeschriftung Verwendung. Sie stellen dies über die Option Format/Balkenarten ein. Über das Dropdown-Feld in den Beschriftungsoptionen wählen Sie dann das Feld Kurztext als Beschriftung rechts neben dem Balken aus.
Zuletzt blenden Sie für eine bessere Übersicht die eigentlichen Auswahlspalten Werk, Fahrwerk und Ausstattung aus bzw. zeigen diese in einer anderen Tabellenansicht an.
Extratipp: Mit der Möglichkeit Felder zu verknüpfen, können Sie auch Währungsbeträge oder Einheiten direkt hinter den Werten angeben, wie z. B. € oder pro Tsd. Dazu fügen Sie im benutzerdefinierten Feld den gewünschten Bezeichner mit einem „&“ an, z. B. „$“.
Zusammenfassung
In diesem Microsoft Project Tipp haben Sie erfahren, wie Sie sich mit einfachen Einstellungen eine komprimierte Darstellung der benutzerdefinierten Felder anzeigen lassen können – sowohl in der Tabellenansicht als auch im Balkendiagramm.
Sie möchten zu diesem Tipp etwas ergänzen oder haben eine Frage? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld!
Klaus Oberbörsch, Quality Manager und Projekt-managementtrainer
Über den Autor
Klaus Oberbörsch ist seit 47 Jahren im Projektumfeld aktiv und zertifiziert nach GPM, Prince2 und CPPM. Sein Kerngebiet umfasst u.a. Projektmanagement sowie Einführung und Anpassungen von Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard. Herr Oberbörsch ist Buchautor von Handbüchern für Microsoft Project und Softwaretests nach ISTQB Standard. Seit über 10 Jahren ist er zudem akkreditierter ISTQB Trainer für die Zertifizierungen im Bereich Certified Tester und Testmanager.
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