Aufgabenmanagement Software von Microsoft

Von der simplen To-Do-Liste bis zum umfassenden Projekt: Wie managen Sie Ihre unterschiedlichen Aufgaben im Unternehmensalltag? Dafür gibt es eine ganze Reihe sinnvoller Tools. Eines davon lässt sich sogar als zentrale Schaltstelle verwenden, mit dem Sie den Großteil Ihrer Aufgaben auf einen Blick erfassen können.

Lernen Sie im Folgenden fünf Microsoft-Werkzeuge kennen, die auf die Verwaltung unterschiedlich komplexer Aufgaben zugeschnitten sind:

• Outlook und Wunderlist, die Sie für einfache Aufgaben einsetzen können,
• SharePoint Team Sites / Tasks – um beispielsweise in einer laufenden Teamsitzung Aufgaben zu erfassen, zu koordinieren und an Verantwortliche zu verteilen,
• Microsoft Planner, das Tool zur Aufgabenverwaltung für übergeordnete Vorhaben und umfassend organisiertes Vorgehen, das auch Statusverfolgung und Benachrichtigungen einbezieht,
• Microsoft Project Server für das Aufgabenmanagement in komplexen Projekten, mit dem Sie prozessgesteuerte Aufgaben organisieren sowie offene Aspekte und Projektrisiken permanent im Fokus behalten.

Lesen Sie mehr darüber, was die einzelnen Werkzeuge können, wo ihre Grenzen sind und wie sie ineinander greifen.

(Hinweis: Ein passendes Video zum Thema finden Sie weiter unten in diesem Artikel.)

Die Aufgabenmanagement Software von Microsoft

Niemand kann immer alles im Kopf behalten. Der Sinn jeder Aufgabenverwaltung ist es, dass nichts vergessen und alles erledigt wird – das gilt für die Einkaufsliste im Supermarkt ebenso wie für aufwändige, Team übergreifende Projekte im Unternehmen.

Zugleich hat die Aufgabenverwaltung aber auch eine zweite Anforderung zu erfüllen: Sie muss anwenderfreundlich sein. Schließlich soll sie Ihnen das Leben erleichtern und nicht verkomplizieren.

Aus diesem Grund gibt es nicht ein einziges Werkzeug für alle Aufgaben, sondern unterschiedliche Software-Tools für die Aufgabenplanung. Sie sind jeweils so einfach wie möglich aber so komplex wie nötig, um für genau die Aufgaben geeignet zu sein, die Sie managen wollen.

Tipp: Für die Planung von detaillierten Arbeitspaketen gibt es spezielle Werkzeuge, die den Anforderungen der agilen Planung besser gerecht werden, wie z.B. Jira. Erfahren Sie hier, wie Sie Jira mit PPM-Tools integrieren.

Es gibt vier Typen von Aufgaben

Welche Arten von Aufgaben gibt es eigentlich?

1. Zum einen diejenigen, die spontan im Tagesgeschäft entstehen und die in der Regel nur für Sie allein gelten: Nennen wir sie die Ad-hoc-Aufgaben.
2. Die zweite Gruppe umfasst Aufgaben, von denen auch andere Personen betroffen sind und die Sie deswegen abstimmen müssen – die koordinierten Aufgaben.
3. Komplexer wird es bei der dritten Gruppe: Zu ihr gehören Aufgaben, die sich ihrerseits aus übergeordneten Vorhaben oder Initiativen ergeben und ein standardisiertes Vorgehen erfordern. Sie heißen hier die organisierten Aufgaben.
4. Die vierte und letzte Gruppe schließlich sind die prozessgesteuerten Aufgaben. Sie sind Teil eines operativen Projektmanagements und im dazu gehörenden Planungsprozess verankert.

Was macht die vier unterschiedlichen Aufgabentypen und die jeweils passende Software für die Aufgabenverwaltung im Einzelnen aus?

1. Schnell notiert: Die Ad-hoc-Aufgaben

Ad-hoc-Aufgaben ergeben sich meistens spontan: In vor-digitalen Zeiten hätten Sie eine Notiz in Ihren Taschenkalender geschrieben oder auch nur einen Knoten ins Taschentuch gemacht.

In der Regel lassen sich Ad-hoc-Aufgaben ganz einfach in Form einer To-do-Liste verwalten. Beispiel aus dem privaten Alltag: die Reiseliste – Sie müssen noch Sonnencreme einkaufen, den Nachbarn zum Blumen-gießen bestellen, das Taxi zum Flughafen organisieren.

Ad-hoc-Aufgaben wie diese erfordern keine besondere Datensicherheit. Deswegen können Sie sie auf allen Endgeräten ohne spezielle Schutzmaßnahmen organisieren.

Aber sie stellen andere Anforderungen: So soll die Aufgabenliste beispielsweise überall – auch offline – verfügbar sein und automatisch über alle Ihre Endgeräte synchronisiert werden.

Die Anforderung an das Tool sind klar: Ad-hoc-Aufgaben müssen auf jedem Endgerät zur Verfügung stehen und sich automatisch synchronisieren.

Möglicherweise möchten Sie zudem den Status der Aufgabenbearbeitung – ist das Taxi bereits bestellt oder noch nicht? – auch mit anderen Personen teilen.

Zwei Aufgabenmanagement-Systeme: Outlook und Wunderlist

Die klassische Software für Aufgabenmanagement ist Outlook. Es ist in Ihrem Office 365 Abonnement enthalten und als typischer „Client” – also auf Ihrem Endgerät installierte Software – online ebenso wie offline verfügbar.

Das gilt für Ihr Smartphone ebenso wie für Ihren PC oder andere Endgeräte. In Outlook können Sie Aufgaben völlig unkompliziert und direkt eingeben, mit einem Stichtag versehen und sich automatisch an die anstehende Erledigung erinnern lassen.

Daneben gibt es eine durchaus schicke Alternative: Wunderlist. Microsoft hat Wunderlist Ende 2015 aus einem Berliner Start-Up übernommen und arbeitet derzeit an der Integration in Office 365 und Project Online.

Wunderlist ist eine Cloud basierte Anwendung, die Ihnen kostenlos zur Verfügung steht. Sie können sie sowohl als Applikation herunterladen als auch online über den Browser nutzen. Wenn Sie Wunderlist auf mehreren Endgeräten verwenden, wird der Status automatisch synchronisiert.

Das Schöne an Wunderlist ist die attraktiv gestaltete grafische Oberfläche, die das Aufgabenmanagement ebenso leicht wie angenehm macht.

Praktisch ist die Möglichkeit, aus der Anwendung heraus Ihre persönlichen Kontakte dazu aufzufordern, Wunderlist ebenfalls als App herunterzuladen oder per Browser zu nutzen, um sich gegenseitig über den Status der Aufgabenverwaltung auf dem Laufenden zu halten.

Auf diese Weise können Sie, um im Beispiel zu bleiben, die Bearbeitung Ihrer Urlaubsliste mit Ihrem Reisepartner abstimmen.

2. Erfordern Abstimmung: Die koordinierten Aufgaben

Das führt bereits zum zweiten Aufgabentyp – den koordinierten Aufgaben. Die Koordination zwischen mehreren Beteiligten ist für ihn charakteristisch.

Koordinierte Aufgaben ergeben sich oft als Ergebnis von Team- oder Verkaufsmeetings:

• Inhalte,
• Zuständigkeiten und
• Termine für künftige Aufgaben werden spontan festgelegt.

Entsprechend einfach und ohne großen Aufwand müssen sich solche Aufgaben notieren und den Verantwortlichen zuordnen lassen.

SharePoint Team Sites als Tool für die Aufgabenplanung

Das Tool dazu? SharePoint Team Sites mit Aufgaben (SharePoint Team Sites / Tasks). Sie erhalten es über Ihr Office 365 Paket mit einem sehr kostengünstigen Zusatzabonnement.

 

Wenn Sie es nutzen möchten, legen Sie, beziehungsweise Ihr Administrator, zunächst eine SharePoint Team Site in Office 365 an.

Die Anwendung ist Web basiert und läuft über Ihren Browser. Sie geben dem Team einen Namen und definieren die Mitglieder. Alle Anwendungen innerhalb der Team Site stehen als Apps zur Verfügung – für das Aufgabenmanagement aktivieren Sie folglich die App Tasks.

In der Praxis existiert diese Team Site meist schon, weil sie in der Regel bei der Neugründung eines Teams angelegt wird. Wenn Sie Team Meetings abhalten und dabei neue Aufgaben auftauchen, können Sie diese mit Hilfe der Task App inhaltlich beschreiben, mit Stichtagen und zusätzlichen Informationen versehen und den jeweils Verantwortlichen zuordnen.

In Ihrer Browserdarstellung der Team Site veranschaulicht eine Zeitleiste auf einen Blick, was wann zu erledigen ist.

Darüber hinaus kann jedes Teammitglied seine Ansicht des Aufgabenmanagements auf der Team Site personalisieren. Dann werden ihm explizit nur die Aufgaben dargestellt, für die er zuständig ist.

Aufgabenverwaltung auf einen Blick

Aber müssen die Teammitglieder immer die Team Site besuchen, um den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten? Keineswegs. SharePoint Team Sites bietet die überaus praktische Möglichkeit, Aufgaben mit Outlook zu synchronisieren.

Ihr individuelles Aufgabenmanagement in Outlook zeigt Ihnen dann neben Ihren selbst notierten Ad-hoc-Aufgaben auch all diejenigen, die Ihnen aus den Teams zugewiesen wurden, in denen Sie Mitglied sind. Damit werden Sie, online ebenso wie offline, verlässlich und auf einen Blick an sämtliche Aufgaben erinnert.

3. Planungstools für komplexe Fälle

Warum sind noch weitereichendere Tools für die Aufgabenplanung nötig? Der Grund: Aufgabenverwaltung über SharePoint Team Sites stößt an ihre Grenzen. Das ist dann der Fall, wenn die Aufgaben sich nicht aus dem laufenden Arbeitsprozess oder aus Meetings ergeben, sondern wenn sie

• Bestandteile eines übergeordneten Vorhabens oder einer Initiative im Unternehmen sind,
• nach einem grundlegenden Standard erfasst,
• und einheitlich bearbeitet werden müssen.

Anders gesagt: Am Anfang steht eine Idee, ein Thema oder ein Plan. Zur Umsetzung müssen verschiedene Aufgaben definiert und koordiniert behandelt werden.

Organisierte Aufgaben planen – mit dem Office 365 Planner

Auch für diesen Aufgabentyp – die organisierten Aufgaben – müssen Verantwortliche benannt und zugeordnet werden können.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass der aktuelle Bearbeitungsstatus der Aufgaben angezeigt wird und dass Statusänderungen automatisch allen Betroffenen gemeldet werden. Für diese Kombination von Anforderungen ist der Web-basierte Microsoft Planner ein Tool für einfaches Aufgabenmanagement.

Warum? Der Planner ist ebenso leicht verfügbar wie einfach zu nutzen. Er ist Bestandteil so gut wie aller Office 365 Pläne so zum Beispiel E1 bis E5, EDU und Business. Die Anwendung wird Ihnen als Cloud-Lösung bereitgestellt und läuft über Ihren Browser.

Auf der ansprechend und nutzerfreundlich gestalteten grafischen Oberfläche werden Ihnen die aktuellen Pläne zunächst bildlich als stilisierte Container angezeigt. Sie bieten Ihnen mit einer kleinen Grafik bereits einen ersten Überblick über den Status der dort jeweils anstehenden Aufgaben.

Klicken Sie sich in einen der Container hinein und öffnen damit das Vorhaben, dann können Sie die Strukturen und Details der Aufgaben einsehen und bearbeiten. Mit dieser Aufgabenplanungs-App können Sie, am Rande gesagt, übrigens auch Strukturen für agiles Projektmanagement wie beispielsweise KANBAN realisieren.

Mit wenig Aufwand erstellen Sie mit dem Office 365 Planner innerhalb der einzelnen Vorhaben neue Aufgaben, die Sie nach Bedarf mit Bildern und weiteren Informationen anreichern. Sie können Verantwortlichkeiten zuweisen und Arbeitsteams zusammenstellen.

Bis zu sechs Labels, die sie frei definieren können, bieten Ihnen die Möglichkeit, jedes Vorhaben weiter zu klassifizieren. So können Sie Bezüge beispielsweise zur Budgetplanung oder zu externer Unterstützung deutlich machen.

Macht die Planung jetzt noch einfacher: die neue Microsoft Planner App für iPhone und Android

Gerade im Aufgabenmanagement geht es darum, geräte- und zeitunabhängig auf die auch kurzfristig entstehenden Aufgaben zugreifen zu können. Microsoft hat deshalb nachgelegt und den Einsatzbereich des Microsoft Office 365 Planner erweitert –  mit einer mobilen App für iPhone und Android.

Mit der App bleiben Sie auch außerhalb des Büros immer up-to-date und erfahren, wenn etwas erledigt werden muss. Oder erfassen Ihre Ideen, eben wenn sie gerade entstehen.

Und wie der Planner selbst, ist auch die App sehr einfach zu bedienen: Sie melden sich einfach mit Ihrem Microsoft Benutzerkonto an und haben sofort Zugang zu ihren Projekten und Aufgaben.

Dabei liefert Ihnen die App das gesamte Funktionsspektrum des Planners:

• Sie organisieren und weisen Aufgaben zu,
• teilen Ihre wichtigen Dokumente,
• besprechen Aufgaben und
• werden über den Fortschritt der Projekte informiert.

Weitere Details zum neuen Microsoft Planner für iPhone und Android erfahren Sie hier!

Aufgaben planen in der 0365-Gruppe

Was den besonderen Charme des Planners ausmacht: Er lässt sich eng mit Outlook verzahnen. Damit erhalten Sie als Anwender letztlich ein Aufgabenmanagement aus einer Hand.

 

Wie sieht das konkret aus? Die Anlage eines neuen Vorhabens im Web basierten Planner bildet zugleich eine 0365-Gruppe für alle Beteiligten. Das erleichtert in vielfältiger Hinsicht die Zusammenarbeit.

Über sein individuelles Outlook kann sich jeder zum Status seiner Aufgaben informieren oder Unterhaltungen und Dateien aus der Gruppe abrufen.

Nachrichten und Kalenderereignisse aus der Gruppe können Sie sich, wenn Sie möchten, direkt an Ihren E-Mail-Account schicken lassen. Es ist also nicht nötig, dafür die Planner Website im Browser anzusteuern.

Outlook – die Schaltzentrale für Ihr Aufgabenmanagement

Mit den bis jetzt genannten Tools für das Aufgabenmanagement wird Outlook zu Ihrer zentralen Schaltstelle. Aufgaben aus drei Gruppen – ad hoc, koordiniert und organisiert – laufen hier zusammen, sind auf einen Blick sichtbar und auf unterschiedlichen Endgeräten online und offline zu nutzen.

Das bedeutet für Sie: Mit Outlook betreiben Sie Ihr persönliches Aufgabenmanagement aus einer Hand.

4. In Projektmanagement-Tools sind Aufgaben Teil der Prozesse

An seine Grenzen stößt der Office 365 Planner dann, wenn Sie eine übergeordnete Strukturierung über mehrere Pläne oder Vorhaben hinweg benötigen. Das Aufgabenmanagement ist dabei in den Steuerungsprozess eines umfassenden Projekts eingebunden.

Sie möchten den Office 365 Planner und Project miteinander verknüpfen? Mit TPG Project2Planner können Sie auf Knopfdruck aus Vorgängen in Microsoft Project neue Pläne im Planner erstellen und von dort Stände ans Projekt zurückmelden. Ebenso können Vorgänge mit bereits vorhandenen Plänen verknüpft werden.

Das Projektmanagement-Tool mit entsprechender Leistungsfähigkeit ist der Microsoft Project Server mit der Microsoft Project Online Umgebung. Über den Browser oder mit der Microsoft Project Web App erhalten Sie darauf Zugriff.

Der Microsoft Project Server steht Ihnen nicht nur als Cloud-Lösung zur Verfügung; Sie können ihn auch in Ihre eigene Infrastruktur integrieren.

Es gibt verschiedene Lizensierungstypen, zugeschnitten auf Ihren jeweiligen Bedarf. Das System umfasst sämtliche Standardfunktionen, die Sie für das Projekt- und Portfoliomanagement benötigen.

Das Projektmanagement mit dem Microsoft Project Server ist ein eigenes großes Themenfeld, über das Sie in anderen Blog-Beiträgen Wissenswertes lesen können.

Weitere Informationen bietet Ihnen unsere Wissensplattform „PPM-Paradise“. Sie finden hier zahlreiche Beiträge – u.a. das Video-Webinar „Aufgabenmanagement mit Microsoft Technologie“.

Aufgaben und Termine werden automatisch verknüpft

Mit dem Anlegen jedes neuen Projekts wird eine Project Site erzeugt, die Ihnen den Zugriff auf alle Anwendungen des Projektmanagements bietet. Standarddokumente werden automatisch erstellt; es lassen sich Arbeitspakete definieren, Aufgaben detailliert planen und Verantwortliche zuordnen – gleich mit Namen und E-Mail-Adresse.

Das Aufgabenmanagement in diesem Rahmen ist Teil der gesamten Koordination und Kommunikation im Projekt. Sie können Aufgaben ganz einfach mit Inhalten aus dem Terminplan des Projekts verknüpfen.

Dadurch werden die entsprechenden Inhalte automatisch in der Aufgabenbeschreibung sichtbar; zugleich erscheint im Terminplan immer der aktuelle Status der Aufgabenbearbeitung.

Personalisierte Aufgabenverwaltung für jeden Nutzer

Wie bleiben die für die einzelnen Aufgaben zuständigen Projektbeteiligten immer auf dem Laufenden? Sie erhalten personalisierte Informationen, sobald sie auf den Microsoft Projekt Server zugreifen.

Diese Informationen gelten übrigens nicht nur für ein Projekt, sondern für alle, an denen der entsprechende Mitarbeiter beteiligt ist.

So sieht jeder auf seinem Bildschirm gleich beim Eintritt in die Project Online Umgebung projektübergreifend und mit einem Blick, um welche offenen Punkte und Projektrisiken er sich kümmern muss.

Von diesen Benachrichtigungen aus kann er mit einem Klick in die Detaildarstellung springen und sich alle nötigen weiteren Informationen geben lassen.

Tipp: Mehrwert erhöhen durch Integration von Aufgaben und Projekten

Unabhängig von Ihrer Software für Aufgabenverwaltung: wenn Sie Ihre unterschiedlichen Systeme integrieren, dann steigern Sie den Mehrwert Ihrer Tool-Landschaft erheblich:

• jede Rolle arbeitet mit dem für sie optimalen System
• effizientes Bereitstellen der aktuellen Informationen für alle Beteiligten
• verlässliche Daten als bestmögliche Arbeits- und Entscheidungsgrundlage
• Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung
• mehrfache Dateneingaben werden vermieden
• Datenkonsistenz in allen beteiligten Systemen ist sichergestellt

Wie eine solche Software-Integration aussehen kann erfahren Sie hier am Beispiel einer Integration von PPM-Systemen mit Jira. Jetzt lesen!

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