Aufgabenlisten synchronisieren in MS Project und SharePoint

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+++ Synchronisieren statt exportieren: So verbinden Sie MS Project Projektpläne mit SharePoint Aufgabenlisten +++ Einfacher Datenaustausch mit bestehenden Tools +++

von Johannes Koschinski

Projektleiter stehen bei der Arbeit mit MS Project oft vor der Herausforderung, einen Projektplan mit dem Projektteam zu teilen. Schließlich soll das Team sehen, welche Vorgänge ihnen zugeordnet worden sind und ggf. den Fortschritt zurückmelden.

Was sind die Herausforderungen?

Die Herausforderung besteht in erster Linie darin, dass jeder Benutzer, der einen MS Project Projektplan öffnen möchte, auch eine entsprechende Lizenz benötigt. Und diese kosten bekanntermaßen Geld.

MS Project bietet im Standard natürlich einige Möglichkeiten des Datenexports wichtiger Informationen. Das Problem: Ein Projektplan verändert sich naturgemäß regelmäßig. Das bedeutet: damit immer alle auf dem neuesten Stand sind, müssen die Informationen bei jeder Änderung erneut an den entsprechenden Personenkreis gesendet werden. Außerdem sind natürlich keine Änderungen an den Daten nach dem Export möglich.

Aufgabenlisten synchronisieren in MS Project und SharePoint

Um Ihnen lästige Updates oder unnötige Lizenzkäufe zu ersparen, können Sie Ihre MS Project Projektpläne ganz einfach mit SharePoint Aufgabenlisten verbinden und synchronisieren. Der Vorteil: SharePoint Lizenzen sind in vielen Organisationen ohnehin vorhanden. Außerdem ist die Anwendung solcher Listen kinderleicht und oft bereits im Einsatz.

Die Synchronisation der Daten erfolgt bi-direktional. Das heißt konkret: Ändert der Projektmanager etwas in MS Project, werden die Daten nach dem Speichern in die verbundene SharePoint Liste synchronisiert. Ändert jemand etwas innerhalb der SharePoint Liste, wird die Änderung beim nächsten Öffnen in MS Project gespiegelt. Damit können die Teammitglieder den aktuellen Projektplan jederzeit einsehen und gleichzeitig einen Fortschritt zu den Vorgängen / Arbeitspaketen zurückmelden. Extrem praktisch.

Damit Sie in Zukunft auch auf diese praktische Möglichkeit zurückgreifen können, erfahren Sie hier, wie Sie:

  • eine Verbindung zwischen einem MS Project Projektplan und einer SharePoint-Aufgabenliste herstellen und
  • mit der Aufgabenliste umgehen.

Zum Schluß finden Sie noch eine Auflistung der technischen Voraussetzungen sowie einen Überblick über wichtige Bedingungen bei der Synchronisation zwischen MS Project Vorgängen / Arbeitspaketen und SharePoint Aufgabenlisten.

Aufgabenliste in SharePoint anlegen

Sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie SharePoint Listen mit wenigen Mausklicks anlegen. Zum Erstellen der Aufgabenliste öffnen Sie die SharePoint Website, auf der Sie die Aufgabenliste anlegen möchten und klicken Sie auf das kleine Zahnrad am rechten oberen Bildschirmrand. Hier klicken Sie nun auf die Schaltfläche App hinzufügen und wählen anschließend die Vorlage Aufgaben.

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Geben Sie nun einen Namen für die Liste ein. Passenderweise könnte man hier zum Beispiel den Projektnamen wählen. Bestätigen Sie mit Erstellen. Anschließend taucht die Liste in der Schnellstartleiste der Website auf.

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Die Erstellung von Vorgängen kann direkt über die Liste erfolgen. Anfangs- und Fälligkeitsdatum müssen jedoch manuell eingegeben werden, da der automatische Planungsmodus nicht zur Verfügung steht. Die Eingabe einer Dauer ist nicht möglich. Über das Feld Zugewiesen an können Sie den Vorgang zuordnen. Zugeordnete Benutzer müssen aber SharePoint / AD Benutzer sein.

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Auch interessant: So nutzen Sie SharePoint und MS Project für Ihr Ideenmanagement!

Ansichten in SharePoint Aufgabenliste nutzen

Ähnlich wie in MS Project bieten SharePoint Aufgabenlisten verschiedene vordefinierte Ansichten. Weitere Ansichten, wie beispielsweise das Gantt-Diagramm, finden Sie oberhalb der Liste – in der Navigation unter den drei Punkten (…).

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Im Gantt-Diagramm können Vorgänge eingezogen, ausgerückt, oder in die Zeitachse aufgenommen werden.

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Aufgabenliste mit MS Project öffnen

Um die SharePoint Aufgabenliste mit MS Project zu öffnen, wechseln wir im Menüband in die Registerkarte Liste. Dort finden wir die Schaltfläche Mit Project öffnen.

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Planung in MS Project

Nachdem Sie die SharePoint Aufgabenliste in MS Project geöffnet haben, können Sie wie gewohnt Ihr Projekt planen. Sie können Vorgänge hinzufügen, Dauern eingeben, Verknüpfungen ändern, Ressourcen zuordnen (Ressourcen müssen dabei SharePoint Benutzer sein) und die Zeitachse anpassen.

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Auch interessant: 11 Schritte zum optimalen Microsoft Project Projektplan (How-to)

Anschließend haben Sie die Möglichkeit die Planung mit der SharePoint Liste zu synchronisieren. Klicken Sie dazu auf Datei. Im Info Bereich finden Sie die Schaltfläche Speichern, mit welcher Sie das Speichern bzw. die Synchronisation starten können. Außerdem können Sie hier die Feldzuordnungen vornehmen (Schaltfläche Felder zuordnen).

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Bestehende Projektpläne mit SharePoint synchronisieren

Für die Synchronisation vorhandener Projektpläne mit SharePoint Aufgabenlisten bietet Project standardmäßig ebenfalls eine Funktion. Wechseln Sie dazu erneut in die Registerkarte Datei und klicken Sie auf Speichern unter. Dort finden Sie die Schaltfläche mit SharePoint synchronisieren. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Synchronisation mit einer vorhandenen Website / Liste durchzuführen, oder aus Project heraus eine neue Website / Liste anzulegen.

Übrigens kann das Erstellen einer neuen Website für jedes Projekt durchaus sinnvoll sein. Das ermöglicht dem Benutzer, über den Projektplan hinaus Dokumente hochzuladen, zu kommunizieren oder mit weiteren SharePoint Listen zu arbeiten.

Nachdem Sie Ihren Projektplan gespeichert haben, können Sie diesen auf der zuvor definierten SharePoint Website im Web aufrufen. Die Vorgänge sind sichtbar und lassen sich im Gantt-Diagramm anzeigen. Falls Sie in MS Project eine Timeline definiert haben, wird diese ebenfalls auf der Weboberfläche dargestellt.

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Zusammenfassung

Sie haben nun alle wesentlichen Schritte kennengelernt, um bestehende Projektpläne mit SharePoint zu synchronisieren. Sie wissen, wie Sie:

  • Aufgabenlisten in SharePoint anlegen,
  • Ansichten in SharePoint Aufgabenlisten nutzen,
  • SharePoint Aufgabenlisten in MS Project öffnen und
  • Ihre Planung mit der SharePoint Liste synchronisieren.

Im folgenden finden Sie die wichtigsten Fakten zur Synchronisation von MS Project und SharePoint Aufgabenlisten im Überblick.

Technische Voraussetzungen

  • MS Project Professional 2013/2016/2019 oder MS Pro für Office 365 (Project Standard wird nicht unterstützt).
  • MS SharePoint Server 2013/2016/2019 oder SharePoint Online.
  • Eine SharePoint Website, auf der die Aufgabenliste bereitgestellt werden kann.
  • Projektleiter, Projektteam und ggf. Stakeholder müssen Zugriff auf die Website haben.

Wichtig: Die Synchronisation erfolgt zwischen MS Project Professional / Online und SharePoint Server / Online und kann nicht in einer MS Project Server Umgebung durchgeführt werden.

Auch interessant: Was ist Microsoft Project Server / Project Online (PPM)?


Besonderheiten bei der Synchronisation

  • Die Synchronisation ist bi-direktional.
  • Vorgänge / Aufgaben in den Listen sind immer manuell geplant.
  • In MS Project kann automatisch und manuell geplant werden.
  • Automatisch geplante Vorgänge werden bei der Synchronisation mit SharePoint auf manuell geplant gesetzt. Sie sind in MS Project bei der nächsten Synchronisation jedoch wieder automatisch geplant.
  • Das Projektstartdatum wird das aktuelle Datum.
  • Standard-Termineinschränkung ist So früh wie möglich.
  • Es sind nur Anfang-Ende Verknüpfungen möglich.
  • Stichtage können im Projektplan verwendet werden.
  • Ressourcen im Projektplan müssen exakt der Bezeichnung des SharePoint Users entsprechen.
  • Zuweisung mehrerer Ressourcen je Vorgang ist möglich.
  • In Project kann die Arbeit je Ressource vorgegeben werden.
  • Es können keine generischen Ressourcen verwendet werden (da kein SharePoint User).
  • Die Zeitachse (Timeline) wird bi-direktional synchronisiert.
  • Falls vorhanden, können neben den Standardfeldern weitere Werte synchronisiert werden.
  • Die Ansicht der SharePoint Liste muss über Ansicht ändern entsprechend angepasst werden.

 

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