11 Argumente für eine Projekt-, Portfolio- und Ressoucenmanagement PPM-Lösung

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+++ So überzeugen Sie Ihre Entscheider leichter von einer zentralen PPM-Lösung +++

von Johann Strasser und Achim Schmidt-Sibeth

Ihr Umfeld für Projekt-, Portfolio- und Ressoucenmanagement (PPM) sollte professioneller gestaltet werden? Wenn Sie nicht mehr nur mit Excel managen möchten und daher eine bessere Lösung für Ihr PPM-Umfeld suchen – im besten Fall das „PPM Paradise“ – dann sind Sie hier richtig.

In diesem Artikel geben wir Ihnen gewichtige Argumente dafür an die Hand. Diese gelten, egal welche Technologie oder welchen Hersteller Sie für eine PPM-Lösung vielleicht schon im Auge haben. Damit haben Sie eine gute Ausgangsposition für das Überzeugen Ihrer Entscheider, dass diese in eine leistungsfähige PPM-Lösung investieren.

Ein leistungsfähiges PPM-Werkzeug kann aber seinen Nutzen erst wirklich entfalten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Zuerst eine kurze Skizze, wie ein „PPM Paradise“ unserer Meinung nach aussehen könnte.

Wie kann ein „PPM Paradise“ aussehen?

Ein optimales Werkzeug für Projekt-, Portfolio- und Ressoucenmanagement geht über Einzelprojektmanagement und Excel-Listen weit hinaus. Es sollte allen beteiligten Rollen dienen.

Zudem sollte es die notwendigen Daten rund um alle PPM-Prozesse erfassen und die daraus optimal aufbereiteten Informationen schnell wieder zur Verfügung stellen.

Zum Beispiel wären Auswertungen zum Status der Projekte, Portfolio, Pipeline, Kosten, Terminen, Risiken, Ressourcenauslastung, etc. wichtig.

Integriertes PPM System

Bild 1: Das „PPM Paradise“ für integriertes Projekt-, Portfolio- und Ressoucenmanagement

Alle beteiligten Rollen überzeugen

Zum Einführen und für den nachhaltigen Erfolg eines PPM-Systems müssen Sie allerdings nicht nur Ihre Entscheider überzeugen. Wichtig ist auch die langfristige Akzeptanz aller Rollen bzw. Personen, die damit arbeiten sollen.

Dazu gehören neben der Geschäftsführung auch die Mitarbeiter im PMO, die Teamleiter, Projektleiter und die Projektmitarbeiter sowie das Controlling. Jede Rolle hat andere Anforderungen an solch ein Werkzeug.

Nur wenn diese verschiedenen Rollen den zusätzlichen Nutzen des neuen Systems für sich selbst erkennen, erlangen Sie die notwendige Akzeptanz. Und nur dann wird das System zum Erfolg – für jeden, der damit arbeitet und letztlich auch für das Unternehmen.

Die Kommunikation zwischen den beteiligten Rollen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Diese muss einem vorgegebenen Takt unterliegen und regelmäßig erfolgen. Diese Prozesse und auch deren Taktung gilt es für Ihr Unternehmen individuell nach Best Practices zu gestalten.

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Eine wesentliche Rolle beim Implementieren all dieser Anforderungen spielt das PMO. Dieses gilt es, falls noch nicht vorhanden, zuerst aufzubauen. Denn ohne dessen koordinierende Funktion ist es unserer Erfahrung nach nicht möglich, ein „PPM Paradise“ für Multi-Projektmanagement erfolgreich einzuführen.

passenden Prozesse im PPM

Bild 2: Die passenden Prozesse im PPM sind eine wichtige Voraussetzung und wesentlicher Erfolgsfaktor

[tweet_box design=“default“]11 Argumente für ein PPM-System: Eine wesentliche Rolle bei der erfolgreichen Einführung spielt das PMO. via @tpg_de[/tweet_box]

Neben den Prozessen spielt auch die möglichst automatisierte Datenerfassung eine wichtige Rolle. Denn Sie wollen ja Ihre Aufwände reduzieren und die Dauer für die Planung und Aktualisierung kurz halten.

Sind die Daten aber zu alt, so hinken die Entscheidungen in Ihrem Unternehmen der Realität zu weit hinterher. Projekte und Portfolio lassen sich dann nicht mehr richtig steuern.

Daher sollte alles, was Regeln unterliegt und wiederkehrend ist, nach Möglichkeit automatisiert werden.

Ist ein solches integriertes IT-Werkzeug in Ihrem Unternehmen etabliert und laufen die dafür notwendigen Prozesse über alle beteiligten Rollen, haben Sie Ihr „PPM Paradise“ erschaffen.

Alles, was Regeln unterliegt und wiederkehrend ist, sollte nach Möglichkeit automatisiert werden. Laufen die Prozesse über alle beteiligten Rollen, dann haben Sie Ihr „PPM Paradise“ erschaffen.

Die 11 Argumente für ein PPM-System im Einzelnen

Aber zuerst müssen Sie  Ihre Entscheider vom Nutzen einer derartigen Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressoucenmanagement überzeugen.

Folgend finden Sie elf Argumente, die wir für Sie zusammengestellt haben. Damit sollte Ihnen die Argumentation leichter fallen.

Argument 1: Bestmögliche Entscheidungen

Die zentrale Datenhaltung eines integrierten PPM-Systems ist die Grundlage für wichtige Informationen. Sie ermöglicht ein aussagekräftiges Berichtswesen mit Dashboards und Drill-downs.

Dabei geht es um Kosten, Auslastung der Ressourcen, Lieferinhalte, Termine, Risiken etc.

Aktuelle Berichte auf Knopfdruck lassen erkennen, in welchen Bereichen Entscheidungen zu treffen sind.

Dies schafft die richtige Basis für bestmögliche und schnelle Entscheidungen durch das Management oder das PMO. Geschwindigkeit kann hier für Ihr Unternehmen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verpassen keine Entscheidung und verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage.

Berichte mit „drill-down“ lassen Gründe für Probleme gut zu erkennen

Bild 3: Mit der Möglichkeit eines „Drill-down“ sind Gründe für Probleme gut zu erkennen

Argument 2: Vollständiger Projektportfolio-Überblick

Die vollständige Übersicht aller laufenden Projekte zeigt, woran momentan gearbeitet wird und bis wann was geliefert werden muss.

Eine vollständige Projektliste ist ein sehr guter und schnell zu realisierender „Quick-Win“ als Einstieg bei der Implementierung eines PPM-Systems.

Extra Download: So kommen Sie in 7 Schritten zum Projektportfoliomanagement (PDF)

Eine vollständige Projektliste ist ein sehr guter und schnell zu realisierender „Quick-Win“ als Einstieg bei der Implementierung eines PPM-Systems.

Damit wird klar, welche Projekte gerade laufen, welchen Zustand sie haben und wer dafür zuständig ist. Das erhöht die Transparenz bezüglich der Projektgesundheit sowie die Effizienz bei der Abwicklung.

Hand aus Herz: haben Sie den derzeit aktuellen Überblick und wissen Sie woran wirklich gearbeitet wird?

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte, Deadlines, Zustände und Verantwortlichkeiten.

Argument 3: Standardisierte Projektinitiierung

Das zentrale und standardisierte Erfassen von Ideen und Projektanfragen kanalisiert alle Projektvorschläge.

Die Qualität der Anträge für die Projektauswahl stellen ein methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows sowie festgelegte Kriterien und Berechtigungen sicher.

Handelt es sich um ein großes Projektportfolio, dann ist dieses Vorgehen unbedingt zu empfehlen.

Wichtig dabei ist die Unterscheidung zwischen Linientätigkeiten und Projekten.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine saubere Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.

Projektwürdigkeitsanalyse

Bild 4: Die Projektwürdigkeitsanalyse hilft bei der Unterscheidung zwischen Projekt- und Linienaufgaben

Argument 4: Objektive Investitionsentscheidungen

Die Auswahl des Projektportfolios sollte sich möglichst rational an der Unternehmensstrategie sowie den verfügbaren Ressourcen und Budgets ausrichten.

Portfoliomanagement- und Analyse-Funktionen im PPM-System helfen, mehr mit weniger Aufwand zu erreichen. Projekte lassen sich so besser an der Unternehmensstrategie und an den Möglichkeiten ausrichten.

Eine priorisierte Projektliste zeigt allen Beteiligten, was wichtig und dringlich ist.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie arbeiten nur an den richtigen Projekten.

Portfoliomanagement

Bild 5: Portfoliomanagement stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte die nötigen Ressourcen erhalten

Argument 5: Strategische Kapazitätsplanung

Projekte dürfen nicht schon vor Beginn aufgrund mangelnder Ressourcen zum Scheitern verurteilt sein.

Daher müssen die tatsächliche Projektverfügbarkeit von Ressourcen sowie der Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte bekannt sein.

Mit einem guten PPM-System besteht die Möglichkeit, in verschiedenen Szenarien die zeitliche Anordnung von Projekten entsprechend der Ressourcenverfügbarkeit zu variieren oder die Kapazitäten entsprechend anzupassen.

So lassen sich alle Projekte mit einer ausgeglichenen Ressourcensituation starten.

Projekte dürfen nicht schon vor Beginn aufgrund mangelnder Ressourcen zum Scheitern verurteilt sein. Starten Sie alle Projekte mit einer ausgeglichenen Ressourcensituation.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Vorausschauend vermeiden Sie Ressourcenkonflikte beim Durchführen von Projekten.

Strategische Kapazitätsplanung

Bild 6: Strategische Kapazitätsplanung stellt sicher, dass Projekte nur mit ausreichender Ressourcenzuordnung starten

Argument 6: Vollständige Teamplanung

Intransparenz oder Unkenntnis über die tatsächliche Verfügbarkeit von Teammitgliedern ist eine der häufigsten Ursachen für Ressourcenkonflikte in der Projektplanung.

Die Arbeit eines Teammitglieds setzt sich in der Regel nicht nur aus Projekttätigkeiten, sondern eben auch aus individuellen und allgemeinen Linientätigkeiten sowie Abwesenheiten zusammen.

Nur wenn der Teamleiter all diese Themen plant, erhält er eine vollständige Übersicht der tatsächlichen Auslastung jeder Person.

Nur wenn der Teamleiter Projekttätigkeiten, individuelle und allgemeine Linientätigkeiten sowie Abwesenheiten seiner Leute plant, erhält er eine vollständige Übersicht der tatsächlichen Auslastung jeder Person.

Auf dieser Basis können dann Projektzusagen deutlich besser erfolgen und die Planungssicherheit entschieden erhöht werden.

Das ist meist nicht leicht durchzusetzen. Denn Transparenz in der Ressourcenauslastung ist oft nicht von allen wirklich gewollt. Häufig ist auch der Betriebsrat erst von den Vorteilen dieser Vorgehensweise zu überzeugen.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben jederzeit die vollständige Übersicht der Ressourcenauslastung und -verwendung.

Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Bild 7: Belastbare Zusicherung von Ressourcen aus der Linie vom Teamleiter an den Projektleiter

Argument 7: Optimierte Einzelprojektsteuerung

Projektleiter brauchen ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sie verlässlich Ihre Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung durchführen können. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist die gut bedienbare Oberfläche, optimiert für die jeweilige Arbeit.

Wichtige Funktionen sollten dabei auch online bzw. browser-basiert von jedem Ort aus und über beliebige Endgeräte erfolgen können.

Zudem sollte es schnell zu erlernen sein, um die Akzeptanz zu sichern.

Das Tool sollte, je nach Bedarf im Unternehmen, auch flexibel für den Einsatz in verschiedenen Projektarten im Unternehmen geeignet sein: vom kleinen Einzelprojekt bis zum Programm aus einer Vielzahl an Unterprojekten.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Durch hohe Akzeptanz der Werkzeuge schaffen Sie beste Voraussetzungen für den Projekterfolg.

Methoden im Projektmanagement

Bild 8: Nicht jedes Projekt braucht den gleichen Umfang an Methoden

Argument 8: Effiziente Zusammenarbeit

Zusammenarbeit im Unternehmen geschieht größtenteils immer noch per E-Mail. Dokumente werden als Anhang verschickt oder liegen auf lokalen Fileshares. Informationen, die zu diesen Dokumenten ausgetauscht werden, gehen so oft verloren.

Kommunikation wird effizienter und klarer, wenn Informationen strukturiert innerhalb des PPM-Systems vorgangs- bzw. ereignisbezogen abgelegt sind.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben weniger Reibungsverluste und kommunizieren viel effizienter.

Argument 9: Transparentes Programmmanagement

Bei komplexen Programmen mit zahlreichen Teilprojekten ist ein übergeordneter Terminplan das passende Instrument zur Steuerung. Dieser muss mit relevanten Informationen aus den einzelnen Projekten synchronisiert werden.

Umgekehrt sollten aber auch Vorgaben in die Projekte verteilt werden können. Ob Änderungen direkt Auswirkung in den Plänen haben oder nur als Vorgabe bzw. Rückmeldung angezeigt werden, sollte wählbar sein.

Abweichungen und deren Effekte auf das Programm lassen sich frühzeitig erkennen. Schnelle Reaktionen sind so möglich und oft ein entscheidender Faktor für den Programmerfolg.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie verfügen über eine klare Terminsteuerung, sowohl „top-down“ als auch „bottom-up“.

Programmmanagement „top-down“ und „bottom-up“

Bild 9: Transparente „top-down“ und „bottom-up“ Informationen im Programmumfeld

Argument 10: Umfassende Systemintegration

Projektrelevante Informationen existieren auch an diversen Stellen außerhalb des PPM-Systems – Ressourcen- und Finanzdaten z.B. im ERP-System. Diese werden von den Projektleitern benötigt.

Zudem brauchen aber auch andere Abteilungen, etwa das Controlling, regelmäßig aktuelle Daten aus den Projekten.

Die Integration der Systeme führt zu höherer Datenqualität und mehr Effizienz. Ein ideales PPM-System basiert auf einer offenen, erweiterbaren und programmierbaren Plattform.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie haben die Voraussetzungen für die bestmögliche Entscheidungsgrundlage bei sehr hoher Effizienz.

Integration PPM- mit ERP-System und anderen

Bild 10: Integration von weiteren Systemen für den Austausch zu Ressourcen und Projektdaten

Argument 11: Zentrale Ist-Zeiten Erfassung

Die zentrale Zeiterfassung aller Projektbeteiligten ist wesentlich für die Projektabrechnung. Zudem ist sie ein Teil der Fortschrittsdokumentation und somit Grundlage zur Planung von Restaufwänden.

Außerdem können künftige Planungen besser an den Erfahrungen ausgerichtet werden.

Die Zeiterfassung ist aber auch oft ein datenrechtlich heikles Thema. Daher müssen Berechtigungen und die Granularität der Datenerfassung flexibel eingestellt werden können.

Der Nutzen für Ihre Entscheider: Sie sehen, welche Leistungen von wem wofür erbracht wurden.

Zusammenfassung der PPM-Argumente

In diesem Beitrag haben Sie wesentliche Voraussetzungen für erfolgreiches Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement kennengelernt:

  • das frühzeitige Einbinden aller Stakeholder für die Akzeptanz der PPM-Lösung sowie
  • die Notwendigkeit, Prozesse individuell an die Erfordernisse Ihre Unternehmens anzupassen.

Zudem spielt das PMO eine wesentliche Rolle, die auf jeden Fall vor Einführen der PPM-Lösung bereits bestehen sollte. Denn ohne die koordinierende Funktion des PMOs ist es unserer Erfahrung nach nicht möglich, ein „PPM Paradise“ für Multi-Projektmanagement erfolgreich einzuführen.

Mit den dargestellten elf Argumenten von den bestmöglichen Entscheidungsgrundlagen bis zur Übersicht der erbrachten Leistungen, haben Sie für Ihre „internen Verkaufsgespräche“ eine gute Vorlage. Der Pitch gegenüber den Entscheidern sollte Ihnen damit leichter fallen.

Hier finden Sie nochmals eine > Zusammenfassung der Argumente als PDF.

Haben Sie schon Erfahrung mit dem internen „Verkaufen“ einer PPM-Lösung gesammelt? Berichten Sie kurz darüber im Kommentar unten. Oder stellen Sie uns jetzt Ihre Fragen im Kommentar.

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