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Kurzer Überblick über diese Fallstudie zur Luft- und Raumfahrt
- Das Unternehmen
- Als Marktführer in seiner Branche entwickelt und produziert das Kundenunternehmen innovative Lösungen in der Luft- und Raumfahrt. Das Portfolio in dem von der PM-Umstellung betroffenen Geschäftsbereich umfasst unter anderem komplexe Flugzeug- und Verteidigungssysteme. Für die Raumfahrt liefert das Unternehmen Produkte von elektronischen Komponenten bis hin zu kompletten Telekommunikations-Relaisplattformen, Satelliten und Raumfahrzeugen.
- Die Herausforderung
- Das Unternehmen traf 2018 die strategische Entscheidung, das Projektmanagement unternehmensweit zu vereinheitlichen. Nach einem internen Vergleich entschied sich der Kunde für die On-Premise-Lösung Planisware Enterprise V6. Vorher wurden unterschiedliche Tools genutzt. Damit wurde die Migration umfangreicher,
komplexer und zum Teil hochsensibler Daten erforderlich.
Der Projektstart 2020 fiel mit dem Beginn der Corona-Pandemie zusammen. - Die Lösung
- Zu Beginn des Projekts wurde eine BusinessRelationship-Planung aufgesetzt. Mit den jeweiligen Ansprechpartnern in den User Communities konnte TPG alle anfallenden Fragen auf kurzem Weg klären. Die Daten von insgesamt circa 500, zum Teil sehr umfangreichen Projekten wurden sorgfältig für das neue System vorbereitet und schrittweise in mehreren Batches migriert. Trotz der Einschränkungen durch die CoronaSchutzmaßnahmen gelang der vollständige Umzug in nur einem halben Jahr, von Mai bis Oktober 2020.
- Der Nutzen
- Das Kundenunternehmen hat seine heterogene Projektmanagement-Landschaft innerhalb vergleichsweise kurzer Zeit konzernweit vollständig harmonisiert.
Die umfangreichen, zum Teil sicherheitsrelevanten Datenbestände sind qualitätsgesichert migriert und zugleich durch sorgfältiges Clean-up bereinigt und verschlankt worden. Trotz des kompletten Systemwechsels kann das Unternehmen für den Support mit TPG weiter auf einen seit Jahren bewährten Dienstleister mit Kompetenz im alten wie im neuen System setzen.
Sorgfältige Vorbereitung, erfolgreiche Migration
Das Kundenunternehmen bietet global marktführende Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Luft- und Raumfahrt. Viele der damit verbundenen Projekte sind sehr groß, müssen standort- und grenzüberschreitend gemanagt werden oder beinhalten sicherheitssensible Daten. Die unternehmensweite Harmonisierung der diversifizierten Projektmanagement-Landschaft hin zu einem gemeinsamen Toolset bedeutete einen weitreichenden Systemwechsel. Dabei galt es, umfangreiches Datenmaterial aus mehreren unterschiedlichen Unternehmensbereichen in enger Abstimmung mit den Nutzern zu migrieren. Als Schlüssel zum Erfolg hat es sich erwiesen, bereits im Vorfeld detailliert zu klären, welche Daten nach welchen Kriterien wie und wohin transferiert werden müssen. Auf dieser Basis konnte die eigentliche Datenmigration reibungslos verlaufen. Die hoch komplexe Systemharmonisierung wurde innerhalb von nur sechs Monaten erfolgreich abgeschlossen. Mit TPG hat sich das Unternehmen für einen Dienstleister entschieden, der Expertise in beiden Technologien vorweist – Microsoft Project Server als Quellsystem sowie Planisware als Zielsystem der Datenmigration. Darüber hinaus verfügte TPG als langjähriger Support-Partner des Kunden nicht nur über einschlägige Branchenkenntnisse, sondern auch über Erfahrung mit außerordentlich hohen Anforderungen an die Datensicherheit.
Sorgfältige Grundlagenarbeit als Basis für den erfolgreichen Systemwechsel
Heterogene, historisch gewachsene Software-Landschaften sind nichts Ungewöhnliches für einen multinationalen und stark diversifizierten Konzern mit einer langen Unternehmensgeschichte. So auch bei dem vom PM-Systemwechsel betroffenen Geschäftsbereich des Kundenunternehmens, der aus drei verschiedenen Abteilungen hervorgegangen ist. Jeder dieser Bereiche verfügte über eigene Toolsets für das Projektmanagement.
Martin Hespe (TPG) Head of Key Account Management
2018 traf die Unternehmensleitung die strategische Entscheidung, eine gemeinsame, unternehmensübergreifende Lösung an die Stelle der diversifizierten Systeme zu setzen. Nach einem intensiven internen Vergleich unterschiedlicher Produkte fiel die Wahl auf die Enterprise-Lösung von Planisware (V6). Sie war zuvor bereits zehn Jahre in einem der Geschäftsbereiche des Konzerns eingesetzt worden. Ziel war es, die Projektplanungsprozesse mit Planisware Enterprise V6 unternehmensweit zu vereinheitlichen und zu harmonisieren und damit effizienter zu machen.
TPG hatte Microsoft Project Server als umfassendes Projektmanagement-Tool bereits 2008 bei einem Vorgängerunternehmen des betroffenen Geschäftsbereichs installiert und war seither für den Support an Bord geblieben.
„Wir standen nun vor der Herausforderung, das Unternehmen als großen und geschätzten Kunden trotz des Systemwechsels zu halten“, erinnert sich Martin Hespe, Leiter des Key Account Managements bei TPG. Bei der Ausschreibung des Auftrags konnte TPG sich nicht nur mit langjährig bewährter Microsoft Expertise, sondern auch mit Kompetenz für Planisware empfehlen. „Diese Kombination war entscheidend dafür, dass die Wahl auf uns fiel“, erinnert sich Hespe.
Optimierte Anpassung der Daten auf das neue Zielsystem
Zum Projektstart im Frühjahr 2020 wurden für die betroffenen Nutzer-Communities des bisherigen PM-Systems jeweils eigene Business-Relationship-Manager benannt. Diese führten einerseits den Dialog in den User-Netzwerken und dienten andererseits als Ansprechpartner für TPG.
„Die Umstellung auf ein völlig neues Tool war für viele Nutzer ein Sprung ins Ungewisse und erforderte eine enge Kommunikation zwischen den Nutzergemeinschaften und unseren Experten, um aufkommende Fragen schnell zu klären.“Martin Hespe, Leiter der Abteilung Key Account Management TPG
„Ein zentrales Thema war: Welche Projekte sollen überhaupt in das neue System übernommen werden, welche werden nicht mehr benötigt?“, erklärt Hespe. Für dieses Clean-up, die Bereinigung der Daten um überflüssig gewordenes Material, wurden auch ehemals zuständige Projektmitarbeiter befragt, die zum Teil inzwischen an ganz anderer Stelle tätig waren. „Wir sind aktiv auf die Leute zugegangen, um alle erforderlichen Informationen einzuholen“, sagt Hespe.
Wie wichtig es ist, das System zu bereinigen und Daten zu löschen, wurde auch bei HENSOLDT deutlich. Unsere Fallstudie zeigt, wie die Bereinigung der Datenbanken die Leistung um mehr als 30 % steigerte.
Besonders viel Aufwand und Sorgfalt galt der Erstellung von sogenannten Field Mappings. Sie definieren im Vorfeld der eigentlichen Datenmigration, welche Daten aus dem alten System wie und wohin in das neue System transferiert werden. Genauigkeit bei der Erarbeitung dieser Listen sorgt später für den reibungslosen Ablauf der Migration und macht mühsame Korrekturen unnötig.
„Wir sind in endlosen Workshops über einige Wochen diese Feldlisten durchgegangen und haben die einzelnen Felder zwischen dem alten und neuen System abgeglichen”, berichtet Hespe. Planisware hat bereits hunderte Felder im System vorkonfiguriert, für die Kundenbedürfnisse individualisierte Felder kommen hinzu.
„Mit dem Quellsystem, dem Microsoft Project Server, kannten wir uns natürlich bestens aus. Um die Anpassung der Daten auf das neue System zu optimieren, haben wir Experten der Firma Planisware hinzugezogen und eng mit ihnen zusammengearbeitet“, erinnert sich Hespe. „Gemeinsam sind wir tief in die unterschiedlichen Datenmodelle der PM Systeme abgestiegen.“
Auf Basis dieser Grundlagenarbeit erfolgten weitere Schritte wie Prototypisierungen, Modellierungen, Datenausleitungen mit komplizierten Abfragen. Wiederholte Importläufe in das neue System dienten der Qualitätssicherung und zeigten, ob die Daten richtig aufbereitet waren.
„Die Feldlisten wurden akribisch vorbereitet – was einige Zeit in Anspruch nahm – und die Konfigurationselemente und Daten, die nicht migrationswürdig waren, wurden sorgfältig archiviert und dann gelöscht. Damit war die Grundlage für eine reibungslose und effiziente Migration der Daten geschaffen.“Martin Hespe, Leiter Key Account Management TPG
Parallel zu den Qualitätssicherungszyklen entwickelte TPG Kriterien für den Kunden, anhand derer geprüft werden konnte, ob alle Anforderungen an die Datenqualität erfüllt waren. Hespe: „Das neue PM-Tool war für viele User Neuland. Um den Anwendern die Datenvalidierung zu erleichtern, stellte TPG entsprechende Leitfäden zur Verfügung.“ Die eigentliche Datenmigration schließlich erfolgte schrittweise in mehreren Batches. Diese Aufteilung in Teilabschnitte opt imierte zum einen die Handhabbarkeit des Prozesses und reduzierte zum anderen den Kontrollaufwand für den Fall, dass Unstimmigkeiten im Datenmaterial zutage getreten wären.
Letztendlich gelang die Migration reibungslos; es gab kaum Korrekturbedarf. Im Oktober 2020, knapp sechs Monate nach dem Start der Arbeiten, war das komplette Projektmanagement erfolgreich auf Planisware Enterprise V6 umgestellt.
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Komplexes Anforderungsprofil verlangt umfassendes Branchen-Know-How
Die Anforderungen, die das Kundenunternehmen an das neue, übergreifende PM-Tool stellt, sind erheblich. Dazu zählen beispielweise
- das Management multinationaler Projekte. Es umfasst viele Beteiligte an mehreren Standorten in verschiedenen Ländern.
- die Arbeit mit klassifizierten und sicherheitsrelevanten Netzwerken und Daten, die besonders geschützt werden müssen und die nicht außerhalb der deutschen Landesgrenzen transferiert werden dürfen.
- das Projektmanagement im Rahmen einer internationalen Kooperation, an der neben Deutschland drei weitere EU-Länder sowie neben dem Kundenunternehmen auch italienische und französische Firmen beteiligt sind.
Für das Verständnis der damit verbundenen Strukturen und Prozesse hat es sich als hilfreich erwiesen, dass TPG nicht nur Expertise für das alte ebenso wie für das neue Projektmanagement-Tool hat, sondern auch die Branche kennt.
Hespe: „Als langjähriger Dienstleister unseres Kunden verstehen wir, wie die Projekte des Unternehmens aufgebaut sind und ablaufen.“ Darüber hinaus hat TPG Erfahrung im Umgang mit besonders sicherheitssensiblen Daten und kann den hohen Anforderungen des Kunden an den Datenschutz gerecht werden.
Flexibles Management der Kommunikation unter Corona-Schutzbedingungen
Als nicht vorhersehbare zusätzliche Herausforderung fiel der Start der Systemumstellung im Frühjahr 2020 mit dem Beginn der Corona-Pandemie zusammen. Die damit verbundenen Beschränkungen der persönlichen Kontakte, der Mobilität und der Präsenz am Arbeitsplatz erforderten von allen Beteiligten Flexibilität und zusätzlichen Management-Aufwand.
Nicht alle Kontakte während der Vorbereitungen und der Durchführung der Systemumstellung ließen sich rein digital gestalten. „Die persönliche Anwesenheit war zum Teil nötig, schon wegen der Sicherheitsbestimmungen“, erklärt Hespe. Wo immer möglich, wurden Besprechungen und Konferenzen per Video organisiert; auch das habe, so Hespe, „prima geklappt“.
„Der direkte Draht zu den Ansprechpartnern im Unternehmen war sehr wichtig für den Erfolg der Systemumstellung”, betont er. Beim Kunden bildeten ein- bis dreimal pro Woche stattfindende Gespräche mit den User-Teams beziehungsweise mit deren jeweiligen Business-Relationship- Managern den Rahmen. „Entscheidend für den Erfolg war unsere Kompetenz sowohl im Quell- als auch im Zielsystem, kombiniert mit umfassender Branchenkenntnis.“ Darüber hinaus waren TPG-Experten bei allen auftauchenden Fragen jederzeit schnell erreichbar. Eng zusammengearbeitet hat TPG auch mit weiteren internen Stellen und externen Dienstleistern. Diese waren zum Beispiel zuständig für den Aufbau und die Einrichtung der Server.
War diese Case Study zur Luft- und Raumfahrt für Sie relevant? Was halten Sie von dem von TPG und dem Luft- und Raumfahrtunternehmen gewählten Ansatz? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare unten.
