Microsoft Project Server 2010 bei Warema
Neues Projektmanagement-Tool im Entwicklungsbereich
Die Warema Renkhoff SE ist eine Gesellschaft europäischen Rechts mit über 2000 Mitarbeitern und Europas führender Komplettanbieter für Sonnenschutztechnik und Steuerungssysteme. Das Familienunternehmen bietet intelligente Sonnenschutzlösungen an, die technisch überzeugen und auf die individuellen Anforderungen der Bauherren ausgerichtet sind. Dadurch werden die Energiebilanz von Gebäuden, der Werterhalt der Immobilie und die Lebensqualität der Menschen verbessert.
Ausgangssituation: Projektmanagementumfeld zu verbessern
In den Entwicklungsbereichen bei Warema werden seit jeher Projekte mit fachübergreifendem Charakter abgewickelt. Darunter fallen Projekte der Produktentwicklung, Softwareentwicklung, Bauvorhaben et cetera. Diese Projekte wurden beim Hersteller für Sonnenschutzlösungen unterstützt durch feste Strukturen und Abläufe anhand von Vorlagen, Checklisten und Phasenprozessen. So konnten pro Jahr rund 100 Projekte begonnen und fertiggestellt werden.
Allerdings erfolgte die Planung der einzelnen Projekte meist dezentral in den betroffenen Abteilungen. Auch die eingesetzten Werkzeuge unterlagen keinen Richtlinien. So planten die Verantwortlichen teils ohne Software, teils mit Microsoft Excel oder individuellen Projektmanagement-Lösungen. So kam es nicht selten vor, dass eine Abteilung nicht wusste, wie weit die notwendigen Vorarbeiten eines anderen Fachbereichs waren. Eine übergreifende Priorisierung und Planung der Projekte existierte nicht. Gleichermaßen fehlte es an klaren Kompetenzen sowie gutem Eskalations- und Änderungsmanagement innerhalb der Projektabwicklung.
Lösung: neues zentrales Werkzeug und Prozesse
Um diese Schwierigkeiten für die Zukunft auszuräumen, entschied sich Warema für die Einführung des Microsoft Enterprise Project Management-Systems (EPM) auf Basis von Microsoft Project Server 2010 und SharePoint: Mit Hilfe dieser Projektmanagement-Lösung hat Warema ein eigenes Vorgehensmodell zur Projektabwicklung erstellt: VAKIR ist ein Modell zur Durchführung für Einzelprojekte. Dabei werden die Projekte in fünf Phasen unterteilt: Vorbereitung, Analyse, Konzeptionierung, Implementierung und Review des abgeschlossenen Projekts. Für jede dieser Phasen sind nicht nur die Prozess-Schritte festgelegt, sondern auch die Art der Software-Werkzeuge und notwendige Resultate.
Je nachdem, welche Art von Projekt durchgeführt werden soll, stellt VAKIR Projektplanvorlagen mit den entsprechenden Aktivitäten und Dokumentenvorlagen zur Verfügung. Mit Hilfe von Microsoft Projekt Server 2010 ist es außerdem möglich, die vom Projektleiter definierten Arbeitspakete im Handumdrehen den anderen Team-Mitgliedern zur Verfügung zu stellen.
Alle Projektbeteiligten wissen jetzt, wann was zu tun ist
„Die Zusammenarbeit mit TPG The Project Group hat nicht nur auf technischer und fachlicher Ebene gut funktioniert – dank der jahrelangen Erfahrung der TPG Experten kamen wir hier schnell auf einen Nenner. Auch menschlich waren wir auf einem Level, so dass die Arbeit trotz einiger schwieriger Herausforderungen immer Spaß gemacht hat. Seit wir nun das von TPG implementierte System in Betrieb haben, wissen alle Projektmitarbeiter – vom Manager bis zum Team-Mitglied, wer wann was machen muss“, sagt Christoph März aus dem Project Management Office von Warema Renkhoff.
Im Jahr 2012 sollen standardisierte Abläufe mit automatisierten Workflows im System abgebildet werden. Auch eine bidirektionale Schnittstelle zum SAP System soll kommen.
